注文ガイド | 1 min read

4種類の発注書と使用時期の発注

4 types of purchase orders when to use them
Jin Hyun

By Jin Hyun

書は、効果的な在庫管理のための重要なビジネス文書です。すべての企業が知っておくべき発注書には4種類あります。

発注書は、在庫注文プロセスの重要な部分です。この文書は、バイヤーから仕入先への在庫購買要求を明確にレイアウトします。

発注書 は、法的拘束力のある契約です。つまり、ビジネスとサプライヤーの両方に対して責任を負うことを意味します。両当事者の間で意見の相違がある場合、このペーパートレイルは混乱を解消するのに役立ちます。

それは比較的単純でシンプルなようですが、このフォームには、製品の詳細、数量、追加指示、サービス/商品の価格、支払条件、納期などの重要な詳細が含まれています。

企業が在庫注文プロセスで発注書の使用を怠った場合、経費を記録して追跡したり、将来の参照のために過去の購買データを調べたりすることははるかに難しくなります。

企業が利用できる発注書には4種類あります。この記事では、各タイプと使用時期について詳しく説明します。

発注の重要性発注

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は、2つのパーティを含む大規模な取引を行う際に不可欠なバックエンド・ビジネス・プロセスです。予算に固執し、在庫経費精算書を作成し、サプライチェーンのエラーを回避するには、ビジネス経費を明瞭にすることが重要です。

以下は、発注書 (PO) が不可欠な5つの主な理由です。

1.監査のクリア情報
監査担当者は、発注書を使用して取引の履歴データを参照します。会社が発注書の発行、処理、記録が透明である場合、財務情報の不一致を防止し、監査役は企業の財務状態を明確に把握できます。

2.経費の追跡
会社支出は、発注書で明確に追跡できます。どのくらいの費用が費やされているかだけでなく、購入されているものの詳細も把握することで、将来的にこのプロセスを最適化するためのデータの注文に関する重要な情報が企業に提供されます。過去の発注書と売上統計を簡単に見ると、企業が少量ではなく一括購入する方が望ましいかどうかを示すことができます。

3.請求の正確さ
請求書は本質的に発注書とは逆です。これは、支払を要求するために仕入先からバイヤーに発行された文書です。ただし、PO を請求書と共に使用することは依然として重要です。これは、両当事者の取引プロセス中にさらに明確かつ説明責任を提供するためです。

4.円滑な運用
会社の財務部門と在庫部門が発注書にアクセスできる場合、注文の返品と出荷の円滑で透明性の高いプロセスが作成されます。

5.法的契約
発注は、両当事者の法的保護を提供します。商品/サービスのサプライヤーが発注書に記載された契約(価格、数量、品目詳細、配送日)を満たしていない場合、この文書は契約違反の証拠として使用できます。

発注書の種類会社が発注書を作成

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するときは、正しい種類が発行されていることが重要です。各バリエーションは他のバリエーションと非常によく似ていますが、小さな違いはトランザクションプロセスの効率に影響する可能性があります。

1.標準発注(SPO)
標準発注は、最も一般的な発注書です。これらの文書は、最も単純化されているので理解するのが最も簡単です。

SPOを使用する場合:

  • 商品またはサービスのリクエストは、1回限りのリクエストです。
  • 注文の詳細(配送日、数量、説明、価格)が分かっています。
  • 両当事者は、支払いを行い、商品/サービスを送受信する法的合意に拘束されています。
このタイプのPOは、通常、商品/サービスの必要性が定期的または定期的でない場合に作成および発行されます。たとえば、まれに、または時折補充する必要がある管理事務用品は、SPO を必要とします。

2.計画発注書 (PPO)
PPOは、配送日が不明な場合に予約されている点を除いて、SPOと非常によく似ています。

PPO の使用時-

  • 商品/サービスは将来を見込んでいます。
  • サプライヤーとバイヤーは、進行中の注文について暫定的な合意を設定しています。
  • 会社がリオーダーポイントに到達するタイミングに基づいて、緩やかに定義された配送スケジュールがあります。
計画された発注書の納期は、最終的に確定され、調整できます。たとえば、出荷日が設定されていない300品目について、PPO を最初に書き上げ、後で仕入先から毎月100品目が配送されるように調整できます。

3.包括発注(BPO)
これは、標準に似ていますが、情報が少ない別のタイプの発注です。BPOは主に商品のタイミングと数量が不確実な場合に使用されます。

BPOを使用する場合:

  • 企業はどのようなサービス/良いものが必要かを知っていますが、品目の数量やタイミングがわかりません。
  • ある会社は、特定の期間にわたるサービス/商品の需要を見込んでいます。
  • 支出の制限およびその他の利用規約は、サプライヤーとバイヤーによって合意されています。
  • 定期的な購入が必要な保証契約内でより良い価格を確保するため。
「包括購買注文」フォームには、特定の配送条件に基づいて事業が購入している商品の詳細が表示されます。ただし、事業がリリースされるまで、詳細情報は確立されません。買い手とサプライヤーは、特定の期間内に最大数量に同意し、必要が生じた場合、買い手は最大数量を下回っている限り、任意の量の商品を注文することができます。

4.発注の契約(CPO)
担当者発注書(CPO)は、4種類の発注の中で最も複雑なものです。これらは、将来の取引のための契約条件の合法性を確立するために使用される購入契約とみなされます。

CPOを使用する場合:

  • サプライヤーとバイヤーの間に正式な長期契約があります。
  • 将来すべての取引に法的拘束力のある契約条件を設定する。
  • これらは、後でSPOを作成できる包括的なフレームワークとして使用されます。
  • 有効期限がないと、両当事者間の購買取引プロセスを合理化し、保護するために使用されます。
CPOは、彼らが彼らと取引したいと知っているが、実際の取引(商品/サービスの購入)はまだ行われていないとき、サプライヤーとの契約を確立するために企業によって使用されます。
これは、トランザクション関係が将来的に動作する基準を設定します。これには、最終的に行われるSPOも含まれます。通常、CPO は、有効期限が設定された時間枠 (通常は1年間) で作成されます。