発注対.請求書 | 1 min read

発注と請求書-ビジネスニーズの理由

purchase order vs invoice why your business needs both
Jin Hyun

By Jin Hyun

発注書と正確な請求書発行により、企業はデータの透明性が得られ、予算を効果的に守り、資金がどこにあるのかを理解できます。

これらの文書なしで経費を追跡することは、サプライチェーン内の在庫の受信、保管、および処理の多くの段階がある場合は特に、ほぼ不可能になります。

さらに、 発注書 と請求を在庫補充計画の一部として持つことで、企業はトランザクション中に発生した紛争や課題を迅速に解決できます。および注文フルフィルメントプロセス。在庫@@

ベースの企業が在庫注文、予算作成、注文の効率的な履行など、サプライチェーン業務に自信を持たせるためには、明確かつ正式な購買システムが不可欠です。

発注定義

発注書(PO)文書は、購入者から出品者に転送されるファイルで、タイプ、数量、価格、出荷条件、追加搬送要求など、要求された商品の注文の詳細を説明しています。

本来、法的拘束力のある契約として機能する正式な製品またはサービスの要求です。これは、購入者(契約書が設定された正式な注文を発行)と出品者(要求され合意された注文を履行するため)の両方にとってのものです。

通常、外部発注書と内部発注書が送信されます。外部フォームはサプライヤに送信され、同じ文書は将来の請求書承認プロセスのために両社の会計部門にも内部的に送信されます。

発注書の主な詳細は次のとおりです。

  • 発行日
  • 発注番号(発注番号)
  • バイヤー名と所在地
  • 仕入先名と住所
  • 商品/サービスの説明と詳細
  • 取引条件。

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発注から恩恵を受けるのは誰ですか?

基本的に、仕入先、仕入先、または売り手からサービスや商品を購入する購買担当は、発注書の作成からメリットを得られます。具体的には、業務および販売の一部として在庫を処理する企業の場合、発注書は、業務を円滑に実行するために不可欠です。

企業がシフトして成長すると、購入の好みや需要も変化します。発注書は、両当事者のこれらの発注変更を反映し、在庫エラーを最小限に抑えるための信頼できる紙証跡があることを確認できます。

混乱や間違いや紛争を避けるために、発注書は、業務の一環としてサプライヤーとの関係を形成するあらゆるタイプのビジネスにとって非常に有益です。

請求書定義発注

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とは対照的に、請求書は売り手からバイヤーに転送される文書です。これは、購入された、または将来購入することに同意されたサービスまたは商品の概要として機能します。

請求書は、発注書と支払の受領後に送信されるか、またはサービス/商品が支払要求として履行された後に送信することができます。場合によっては、請求書が発行される前に支払が部分的に決済され、残りの金額が送付された後に支払われることもあります。

発注書と同様に、請求書は、売り手に負う(または支払われた)ものを表現する法的拘束力のある文書です。

請求

  • 書の主な詳細は次のとおりです。発行日
  • 請求書番号
  • 販売者名と住所
  • 購入者名と住所
  • 発注書の番号(発行された場合)
  • 価格
  • 割引/税金(該当する場合)
  • 合計未払額および/または支払い
  • 条件トランザクションの条件
  • 買掛金勘定の
  • 支払期日

請求書から利益を得るのは誰ですか?

請求書は、サービスや商品を提供し、支払いを期待している、または受け取っているすべての事業に必須です。売上と支払いの明確な記録を持つことは、企業が支払の不一致、在庫の予算を調査し、支出習慣を観察するために重要です。

このようにして、すべての企業が請求書発行に参加することから利益を得ます。さらに、購入者は、請求書を使用して経費を追跡し、購入の証明として使用し、購入の払い戻しや交換を解決することができます。

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発注書と請求書-類似点と相違

点各文書を使用するタイミングと、それらが会社固有のプロセスにどのように適合するかを評価する場合、請求書と発注書の類似点と相違点を理解することが重要です。

発注書と請求書の類似点

  • これらは両方とも購入に関する商用通信文書です。
  • どちらも、支出を最適化するために必要な情報を提供します。
  • これらは、購買プロセスの透明性を提供し、両方とも会計部門がレコードとして使用します。
  • 両方に含まれる詳細は、注文の詳細、仕入先情報、出荷の詳細、数量、価格、支払条件です。
  • 発注書と請求書はどちらも法的拘束力があります。

発注と請求書差異
  • 発注は購買担当から仕入先に送付されますが、請求書は逆になります。
  • 発注書は、購入の意図に関するものですが、請求書は購入が行われたことを示します。
  • 通常、発注書は、プロセスで最初に送られる文書の 1 つですが、請求書は、多くの場合、支払を要求するために購買プロセスで送られる最後の文書です。
  • 発注書は、在庫の過剰在庫を防止します。一方、請求書は、過払いや重複支払いを防止します。
  • 発注書は、在庫の追跡を支援し、請求書は、支出と税金データを支援します。

ボトムライン:企業は、発注書と請求書

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の両方を必要とし、効率的なビジネス運営を作成しながら、在庫を購入し、商品を販売するプロセスで明確性を維持する必要があります。中小規模企業では、このプロセスを追加タスクとして見ることがありますが、サプライヤのエラーを最小限に抑え、支出を重複させることは十分に価値があります。

企業が在庫注文ソフトウェアを使用して補充戦略を支援する場合、これらの法的拘束力のある文書をデジタルで作成することもできます。これらのシステムは、特定の製品が枯渇し始めたときに自動的に補充されるようにプログラムできるため、適切な発注書を内部および外部の業務に自動的に送信することもできます。

最終的には、発注書と請求書の使用に重点を置くことで、企業は健全なサプライチェーン関係を維持し、在庫管理を強化し、ビジネスの成功につながります。

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