発注 | 1 min read

発注および発注システムへの完全ガイド

complete guide to purchase orders po systems
Jin Hyun

By Jin Hyun

発注は、補充プロセスに不可欠です。今日、多くの企業が自動注文システムを使用して、発注書の作成、支出の追跡、在庫管理を効率的に行っています。

ある時点で、ビジネスは別の会社から製品やサービスを購入する必要があります。これは、生産に必要な原材料、事務作業のための消耗品、またはビジネスを実行するために必要なサービスから何でもかまいません。多くの中小企業は、通常、これらの取引を行うために口頭での合意で始まります。しかし、ある時点で、企業は発注書の形でより多くの公式文書を求めるつもりです。

発注書(PO)は、売り手またはサプライヤーの製品やサービスを調達するために事業者が送る法的拘束力のある契約または文書です。財務の観点から見ると、発注書文書を使用すると、企業は支出を追跡し、管理することができます。物事の在庫面では、発注システムは、原材料や物資などの商品の流入を監視する上で重要な役割を果たします。

発注にはどのような情報がありますか?

標準発注書文書には、通常、次の情報が含まれます。

  • 購入される品目またはサービスのタイプ購入された
  • 品目の数量
  • 単価および品目またはサービスの合計価格
  • 配送日と場所
  • 会社請求先住所
  • 支払条件(配送時、分割払いなど)
各POには、調達プロセス全体を通じて購入を追跡するための固有の番号も付いています。これは、

  • サプライチェーン管理
  • 経費管理
  • 発注処理コストの追跡
など、いくつかのビジネス機能において重要な役割を果たします。

4 発注書の種類発注書の目的は一定

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ですが、用途に応じて大きく分けて4種類あります。

1.標準発注書
これは最も一般的に使用される発注タイプであり、購買担当者(ビジネス)が購買に関するすべての詳細を知っている場合に利用されます。ビジネスは、必要な品目またはサービス、数量、配送期間、および支払条件を特定できる必要があります。

2.計画発注書
これらの発注書は、将来のビジネスニーズの見積もりに基づいており、事前に提出されます。計画発注を作成するには、購買担当は、必要な品目またはサービス、価格および支払条件について明確にしておく必要があります。ただし、数量は見積もりの数値に基づいており、納期は未確認です。

3.包括発注書
これらの発注書は、割引価格を達成または交渉するために、企業が一度に複数の発注を行う場合に使用されます。一括発注を行う場合、一括発注が最も一般的に使用されます。

4.発注
の契約これは、発注の最も正式なバリエーションであり、関係するすべての関係者に最も法的保護を提供します。このような状況では、ビジネスとベンダーは、発注書が作成される前に購買条件の詳細を契約に同意します。

発注の仕組み

多くの場合、会社によって発注書の処理方法が異なります。たとえば、 CAPS Resear chのレポートによると、発注を承認する責任は、供給管理チーム(84%)、予算所有者(54%)、または財務部門(21%)。少数の企業(8%)は、発注書の承認に対する一連の責任を負いません。

それでも、ほとんどの組織は、発注書を作成および管理するときに同じライフサイクルに従います。

1.購買依頼購買
依頼ステージでは、商品またはサービスを購入することで満たすことができるビジネスニーズを特定します。専門の調達部門を持つ企業の場合、この手順は通常、複数のサプライヤから見積もりを取得し、価格を交渉します。

2.承認
2番目のステップには、発注書の承認が含まれます。先に述べたように、このプロセスは最終的に会社の構造と方法に依存します。Coupaによる調査によると、PO承認要求は通常、個々の部門マネージャ(34%)、専任の調達マネージャ(31%)、または2つの組み合わせ(27%)によって承認されます。

3.発注書の処理
この段階では、発注書の実際の作成が行われます。ビジネスのテクノロジの採用に応じて、PO は手動で、半手動で、または完全自動で、またはサプライヤーに送信できます。大部分の中小企業は、紙ベースの発注書フォームを使用して手動で開始します。しかし、ビジネスの成長に伴い、これはすぐに非効率になります。これに対し、自動調達ソフトウェアは、発注書を作成し、仕入先の優先プラットフォームに自動的に送信します。

4.確認応答
この段階では、仕入先は、発注書の条件に同意することで、要求を受け取ることを承認します。しかし、新しい条件を求めるしかない仕入先を離れるという不測の事態があります。この場合、発注書は変更管理プロセスを通じて変更できます。

5.発注変更
購買担当または仕入先は、発注変更プロセスを開始できます。サプライヤ側では、誤った価格設定、在庫切れ、製造中止品目、または発注書の品目に対する不一致が原因で、変更注文が発生することがあります。一方、購入者は通常、発注書で誤った測定単位 (UOM) が使用されているため、変更注文を要求します。

発注を処理するためのベストプラクティス発注プロセスは十分に単純

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ですが、人為的なエラーは発生することがあります。したがって、発注書を管理するためのベストプラクティスに従うことが重要です。テクノロジー@@

  • への投資-テクノロジー の採用は、あらゆる規模の企業が苦労する課題です。例えば、企業レベルでは、Deloitteの調査によると、コラボレーションネットワークや予測分析などの最新技術を採用している調達リーダーの3分の1に過ぎません。それでも、赤ちゃんのステップは不作為よりも優れています。最高の発注管理システムに投資することを検討してください。
  • 一括注文- 一括購入は、規模の経済を活用するための実証済みの戦術です。適切に行うと、企業は購入単位あたりのコストを削減できます。しかし、キャッチは、前払いにより多くのお金を費やす必要があります。あなたのビジネスが十分に安定している場合にのみ、これを行うことを検討してください。
  • タイムリーに- 時間はお金です。発注書をタイムリーに処理して送信する習慣を作ってください。仕入先が発注書を早く入手するほど、購入の処理を早く開始できます。個別の関連ノートでは、自動発注システムにより、フォームの手動入力や電子メールによるPO送信などのルーチンタスクが不要になり、購買チームは時間を節約できます。
  • 従業員の関与- 1 つのチームまたは部門で調達プロセスをサイロ化するのではなく、従業員が仕事で必要な供給の購買要求を送信できるようにする発注管理システムの導入を検討してください。チームへの権限付与とは別に、調達プロセスへのアクセスをチームに付与することで、ビジネスの運営の流れとコストをより詳細に把握できます。

よくある発注管理ミスは、

多くの場合、何をすべきかよりも、何をすべきかを知る方が簡単です。発注書管理に関するベストプラクティスがあるのと同様に、念頭に置いておく価値のあるよくある間違いもあります。

サプライヤを比較しない- ビジネスは、より頻繁に特定のサプライヤを使用するように、その調達チームは、利便性のうち、これらの企業に依存するようになります。しかし、多くの場合、チームは他のサプライヤーが持っているかもしれない取引をチェックするのを忘れているということです。発注書には多額の金額が含まれている場合、これはコストのかかる間違いになる可能性があります。常にサプライヤー間の価格、料金、取引をチェックし、比較することを忘れないでください。

サプライヤーの提案を無視する- サプライヤーは、貴社よりも自社の製品を知っている可能性が高いです。彼らは取扱い、保管、さらには彼らの製品を購入するときにお金を節約するようなものについて与えるかもしれない任意のアドバイスを無視しないでください。

サービスプロバイダーに関しては、調達チームが自社のニーズに合致するサービスについての推奨事項を聞くことをお勧めします。彼らはこれを自分の研究と比較することができます。ボトムライン?サプライヤーに耳を傾けるのは決して痛くない。

価格を交渉しない- サプライヤー価格は石に設定されていれば、めったにありません。たとえサプライヤーの見積もり価格が固定されたままであっても、交渉に失敗することは、会社にお金を節約する機会を奪うことを意味します。買い手と売り手は最終的に同じことを望んでいます。バイヤーができるだけ少なく過ごしたいように、サプライヤーはまた、顧客を保持することによってお金を節約したいと考えています。実際、顧客維持率をわずか 5% 増加させると、利益は最大 95% 増加 します。

調達エージェントは、長期的な顧客になる意欲を伝えることによって、価格をいじくり回すためにサプライヤーを説得することができます。

動的でない- 競争力を維持するには、近い将来と遠い将来の両方で市場がどのように見えるかを予測する必要があります。これは、革新的なソリューションを持つ新興サプライヤを見据えたり、次の技術的混乱に備えることを意味します。

たとえば、デロイトによると、調達リーダーの 33% は、デジタル調達戦略が目標を達成し、価値を高めることができると考えています。平均的なビジネスにとって、これは調達プロセスの方向性の手がかりを表しています。

調達チームの分離- 調達チームを作成することが 1 つですが、会社の残りの部分から完全に切り離すのはもう 1 つです。調達は、ビジネス全体をカバーする共同作業です。購入には、複数のチームによって行われている作業に不可欠な物資やサービスが含まれる場合にもっとそうです。

調達担当者は、マネージャや部署に働きかけ、ニーズを理解し、注文された品目やサービスがどのように利益を得るかを調べる必要があります。

発注書は大企業のみですか?

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ビジネスを成長させるにつれ、サプライヤー、ディーラー、ベンダーは最終的に握手や非公式の手配よりも公式なものを求めていきます。暗黙の契約は最初は便利だと思われるかもしれませんが、紛争、支払いに関する問題、パフォーマンスや品質基準に関する意見の相違ではどうなりますか?

これは、発注書が来る場所です。サプライヤーに情報を伝えるだけでなく、両当事者の法的文書としても機能します。また、事業所の規模や数に関係なく、最終的に、過去および将来の発注書をすべて記録するシステムが必要になります。

CAPS による Rescue Res

earch への自動発注システムによると、企業の 96% がエンタープライズリソースプランニング (ERP) ソフトウェアを使用して標準的な発注書を作成しています。これに対し、紙ベースの手動発注システムを使用している企業はわずか 17% です。

おそらく最も興味深いのは、ERPソフトウェアに依存している企業の半数近く(47%)が、自動システムを使用してPOを作成していることです。ここでは、これらのビジネスがこのルートに進行しているいくつかの理由があります。

発注ごとの処理コストの削減- 従業員が発注書を手動で作成する1分ごとに、より重要で戦略的なタスクに費やした時間です。また、発注書が複雑になるほど、文書の作成、レビュー、および仕入先への送信に必要な時間と人数が増えます。

たとえば、エンジニアリング部門と建設部門では、発注書の平均処理コストは $1,226 です。自動発注システムは、面倒で反復的なタスクを排除し、調達担当者が他の作業に集中できるようにすることで、この問題を解決します。

生産性の向上- 手動発注システムでも、サプライチェーンに沿って無駄が生じます。人為的ミスのリスクは、変更管理による混乱のクリーンアップに多くの時間を費やすことを意味し、その結果、時間と費用が浪費されます。ソフトウェアは、正確なデータ入力とサプライヤーへのPOの自動送信により、この問題を解決します。

詐欺のリスクの低減- 調達詐欺は、政府機関や機関が毎年何億ドルもかかる問題です。英国では、同国の国民保健サービスが、詐欺の調達、契約に 2015年52016年に3億ドル 以上を失った。

企業にとって、不正行為のリスクは購買管理の弱点から生じます。これにより、悪徳な個人が長期間にわたってキャッシュアウトできる現金漏洩や請求スキームが導入されます。安全な発注システムは、購入の急激な増加、商品の説明が曖昧な PO、またはバックグラウンド情報がほとんどまたはまったくない新しいベンダーに書き込まれたPOなど、疑わしいアクティビティを追跡することで、これらの弱点を差し込みます。

きめ細かな可視性- 紙ベースの購買システムでは、調達チームが追跡できるフォームやドキュメントの痕跡が残っていますが、これらのファイルを調べるには当然時間がかかります。つまり、手動発注プロセスを持つ企業は、多くの場合、会社の支出の可視性が限られています。



自動発注システムを使用すると、調達チームは発注書の明細品目レベルまでドリルダウンできます。これにより、企業は支出の傾向を検出し、予算をより効率的に計画し、購買プロセスの精度を高めることができます。