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4 Tipi di ordini di acquisto e quando utilizzarli Gli ordini di

4 types of purchase orders when to use them
Jin Hyun

By Jin Hyun

acquisto sono documenti aziendali essenziali per una gestione efficace dell'inventario. Ci sono quattro tipi di ordini di acquisto che ogni azienda dovrebbe conoscere.

Un ordine fornitore e una parte vitale del processo di ordinazione inventario. Questo documento illustra chiaramente le richieste di acquisto dell'inventario da parte dell'acquirente al fornitore.

Gli ordini di acquisto sono contratti giuridicamente vincolanti, il che significa che e destinato a ritenere responsabili sia l'azienda che il fornitore. In caso di disaccordo tra le due parti, questa traccia cartacea puo aiutare a chiarire qualsiasi confusione.

Sebbene sembri relativamente semplice e semplice, questo modulo conterra dettagli vitali quali specifiche del prodotto, quantita, istruzioni aggiuntive, prezzo del servizio/articolo, termini di pagamento e tempi di consegna.

Quando le aziende trascurano di utilizzare gli ordini di acquisto nei processi di ordinazione del magazzino, sara molto piu difficile registrare e tenere traccia delle spese o guardare indietro ai dati storici di acquisto per riferimento futuro.

Esistono quattro diversi tipi di ordini di acquisto che le aziende possono utilizzare. In questo articolo, discuteremo ogni tipo in modo piu dettagliato e quando utilizzarli.

Importanza degli ordini di acquisto

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Un ordine di acquisto e un processo aziendale back-end essenziale quando si effettuano transazioni di grandi dimensioni che coinvolgono due parti. Avere chiarezza sulle spese aziendali e fondamentale quando si attacca a un budget, si creano note spese di magazzino ed si evitano errori nella supply chain.

Di seguito sono riportati cinque motivi principali per cui gli ordini di acquisto (PO) sono essenziali.

1. Le informazioni chiare per i
revisori di revisione utilizzano gli ordini di acquisto per esaminare i dati storici delle transazioni. Quando un'azienda e trasparente nell'emissione, nell'elaborazione e nella registrazione degli ordini di acquisto, cio impedisce discrepanze nelle informazioni finanziarie e consente ai revisori di comprendere chiaramente lo stato finanziario di un'azienda.

2. Tracciamento
delle spese Le spese aziendali possono essere chiaramente monitorate con gli ordini di acquisto. Sapere non solo quanto viene speso, ma anche le specifiche di cio che viene acquistato fornisce alle aziende informazioni chiave sull'ordine dei dati per ottimizzare questo processo in futuro. Uno sguardo semplice agli ordini di acquisto passati e alle statistiche di vendita puo mostrare se e piu desiderabile per un'azienda acquistare in massa piuttosto che in piccole quantita.

3. Precisione per la fatturazione
Una fattura e essenzialmente l'opposto di un ordine di acquisto. Si tratta di un documento rilasciato dal fornitore all'acquirente per richiedere il pagamento. E comunque fondamentale che l'ordine d'acquisto venga utilizzato insieme alle fatture, in quanto offre ancora piu chiarezza e responsabilita durante il processo di transazione per entrambe le parti.

4. Operazioni fluide
Quando i reparti finanziari e di magazzino di una societa hanno accesso agli ordini di acquisto, questo crea un processo di ripopolamento e gestione degli ordini senza problemi e trasparente.

5. Contratti legali
Gli ordini di acquisto offrono protezione legale per entrambe le parti. Se il fornitore dei prodotti/servizi non soddisfa i contratti indicati nell'ordine di acquisto (prezzo, quantita, specifiche dell'articolo, data di consegna), questo documento puo essere utilizzato come prova di una violazione del contratto.

Tipi di ordini di acquisto

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Quando una societa crea ordini fornitore, e importante che venga emesso il tipo corretto. Sebbene ogni variazione sia abbastanza simile al resto, le piccole differenze possono ancora influire sull'efficienza dei processi di transazione.

1. Gli ordini di acquisto standard (SPO)
Gli ordini fornitore standard sono gli ordini fornitore piu comuni utilizzati. Questi documenti sono anche i piu facili da capire in quanto sono i piu semplicistici.

Quando vengono utilizzati gli SPO-

  • la richiesta di beni o servizi e una richiesta una tantum.
  • Le specifiche dell'ordine sono note (data di consegna, quantita, descrizione, prezzo).
  • Entrambe le parti sono tenute in un accordo legale a effettuare il pagamento e inviare/ricevere i beni/servizi.
Questo tipo di PO viene generalmente creato ed emesso quando la necessita dei beni/servizi non e regolare o ricorrente. Ad esempio, le forniture per uffici amministrativi che devono essere rifornite raramente o occasionalmente avrebbero bisogno di un SPO.

2. Ordini di acquisto pianificati (
PPO) Gli PPO sono molto simili agli SPO, tranne che sono riservati quando la data di consegna e sconosciuta.

Quando vengono utilizzate le PPO-

  • i beni/servizi sono previsti per il futuro.
  • Fornitori e acquirenti stanno creando un accordo provvisorio per gli ordini in corso.
  • C' e un programma di consegna liberamente definito, in base al momento in cui l'azienda si aspetta di raggiungere il punto di riordino.
Le date di consegna pianificate dell'ordine di acquisto verranno finalizzate e potranno essere modificate. Ad esempio, il PPO potrebbe essere inizialmente registrato per 300 articoli senza data di consegna impostata e successivamente rettificato per ottenere 100 articoli consegnati ogni mese dal fornitore.

3. Ordini di acquisto aperti (BPO)
Si tratta di un altro tipo di ordine fornitore simile allo standard, ma di nuovo con meno informazioni. I BPO vengono utilizzati principalmente quando la tempistica e la quantita delle merci rimangono incerte.

Quando vengono utilizzati BPO-

  • un'azienda sa quale servizio/buono e necessario, ma la quantita e la tempistica dell'articolo non sono noti.
  • Un' azienda anticipa la sua domanda di servizi/beni per un periodo specifico.
  • Limiti di spesa e altri termini e condizioni sono stati concordati dal fornitore e dall'acquirente.
  • Per garantire un prezzo migliore all'interno del contratto garantito che richiedera acquisti ricorrenti.
Il modulo dell'ordine di acquisto aperto consente di specificare gli articoli che l'azienda sta acquistando in base a condizioni di consegna specifiche. Tuttavia, ulteriori dettagli non saranno stabiliti fino a quando l'azienda non rilascera un rilascio. L'acquirente e il fornitore concorderanno una quantita massima entro un periodo di tempo specifico e, quando si verifica la necessita, l'acquirente puo ordinare qualsiasi quantita di articoli purche sia inferiore alla quantita massima.

4. Ordini di acquisto a contratto
L'ordine di acquisto contatto (CPO) e il piu complesso dei 4 tipi di ordini fornitore. Questi sono considerati contratti di acquisto 'che vengono utilizzati per stabilire la legalita dei termini e delle condizioni per transazioni future.

Quando vengono utilizzati CPO-

  • esiste un accordo formale a lungo termine tra il fornitore e l'acquirente.
  • Impostare termini e condizioni giuridicamente vincolanti per tutte le transazioni in futuro.
  • Essi sono utilizzati come il quadro generale in cui gli SPO possono essere successivamente creati.
  • Senza date di scadenza, vengono utilizzati per semplificare e salvaguardare il processo di transazione di acquisto tra le due parti.
I CPO sono utilizzati dalle aziende per stabilire un contratto con un fornitore quando sanno che vorrebbero fare affari con loro, ma la transazione effettiva (acquisto di beni/servizi) non e ancora in corso.
Esso stabilisce gli standard con cui la relazione transazionale operera in futuro, compresi gli SPO che verranno eventualmente realizzati. Generalmente, i CPO sono realizzati in un periodo di tempo impostato con una data di scadenza, che di solito e 1 anno.