Ordine Ordine Vs. Fattura Gli ordini di | 4 mins read

Ordine di acquisto e fattura- perche la tua azienda ha bisogno di ordini di

purchase order vs invoice why your business needs both
Jin Hyun

By Jin Hyun

acquisto e fatture contengono informazioni dettagliate per guidare fornitori e acquirenti attraverso i processi di transazione. Scopri come questi documenti differiscono e perche le aziende dovrebbero utilizzare entrambi.

Gli ordini di acquisto e la fatturazione accurata danno a qualsiasi azienda trasparenza dei dati per seguire in modo efficace i budget e capire dove stanno andando i loro soldi.

Tracciare le spese senza questi documenti diventa quasi impossibile, soprattutto se ci sono molte fasi di ricezione, stoccaggio e gestione dell'inventario nella catena di fornitura.

Inoltre, avere ordini di acquisto e fatturazione come parte di un piano di rifornimento dell'inventario consente alle aziende di risolvere rapidamente eventuali controversie o problemi che si verificano durante la transazione e il processo di evasione degli ordini.

Un sistema di acquisto chiaro e formale e essenziale affinche le aziende basate sull'inventario abbiano fiducia nelle loro operazioni di supply chain, come l'ordinazione delle scorte, la definizione del budget e l'evasione degli ordini in modo efficiente.

Definizione ordine di acquisto

Un documento ordine di acquisto (PO) e un file che viene trasferito da un acquirente a un venditore in cui vengono illustrate le specifiche dell'ordine di merce richiesto, ad esempio tipo, quantita, prezzo, condizioni di spedizione e richieste di consegna aggiuntive.

Si tratta essenzialmente di una richiesta formale di prodotto o servizio che agisce come un contratto giuridicamente vincolante. Questo e per l'acquirente (per effettuare un ordine formale con accordi stabiliti in vigore) cosi come il venditore (per evadere l'ordine come richiesto e concordato).

In genere, viene inviato un ordine di acquisto esterno e interno. Il modulo esterno viene inviato al fornitore e lo stesso documento viene inviato internamente al reparto contabilita di entrambe le societa per i futuri processi di approvazione delle fatture.I

dettagli chiave in un ordine di acquisto includono-

  • Data di emissione
  • Numero ordine di acquisto (numero OA)
  • Nome e indirizzo dell'acquirente
  • Nome fornitore e indirizzo
  • merce/servizi Descrizione e dettagli
  • Termini e condizioni della transazione.

Chi trae vantaggio dagli ordini di acquisto?

Essenzialmente, qualsiasi tipo di acquirente che acquista servizi o beni da un fornitore, fornitore o venditore trarrebbe vantaggio dalla creazione di un ordine fornitore. In particolare, quando si tratta di aziende che gestiscono l'inventario come parte delle loro operazioni e vendite, gli ordini di acquisto sono essenziali per mantenere le operazioni senza intoppi.

Quando le aziende cambiano e crescono, cambieranno anche le preferenze e le richieste di acquisto. L'ordine di acquisto puo essere effettuato per riflettere le modifiche dell'ordine per entrambe le parti e garantire che esista un percorso cartaceo affidabile per ridurre al minimo gli errori di inventario.

Per evitare confusione, errori e possibili controversie, gli ordini di acquisto sono estremamente vantaggiosi per qualsiasi tipo di attivita che forma relazioni con i fornitori come parte delle loro operazioni.

Definizione fattura

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Contrasta a un ordine fornitore, una fattura e un documento che viene trasferito dal venditore all'acquirente. Questo funge da riepilogo dei servizi o dei beni che sono stati acquistati o che sono stati concordati per essere acquistati in futuro.

Le fatture vengono inviate dopo l'ordine di acquisto e il pagamento sono stati ricevuti, oppure possono essere inviate dopo che i servizi/beni sono stati soddisfatti come richiesta di pagamento. A volte il pagamento puo anche essere parzialmente liquidato prima dell'emissione di una fattura, con l'importo rimanente pagato dopo l'invio.

Analogamente all'ordine di acquisto, una fattura e un documento legalmente vincolante che esprime cio che e dovuto (o e stato pagato) al venditore.I

dettagli chiave in una fattura includono-

  • Data di emissione
  • Numero della fattura
  • Nome e indirizzo del venditore
  • Nome e indirizzo dell'acquirente
  • Numero dell'ordine di acquisto (se emesso)
  • Sconti sul
  • prezzo/Imposte
  • (se pertinente)
  • Importo totale dovuto e/o Condizioni dovute
  • e le condizioni della transazione
  • Conto fornitori
  • Data di scadenza del pagamento
Ordine di

Chi trae vantaggio dalle fatture?

Le fatture sono obbligatorie per tutte le aziende che forniscono servizi o beni e si aspettano o hanno ricevuto pagamenti. Avere record chiari di vendite e pagamenti e importante per le aziende per esaminare eventuali discrepanze di pagamento, budget per l'inventario e osservare le abitudini di spesa.

In questo modo, tutte le aziende beneficiano di prendere parte alla fatturazione. Inoltre, gli acquirenti saranno in grado di utilizzare la fattura come un modo per tenere traccia delle proprie spese, utilizzarla come prova di acquisto e liquidare eventuali rimborsi o scambi per i loro acquisti.

Ordine di acquisto vs fattura- somiglianze e differenze

Quando si valuta quando utilizzare ciascun documento e come si inserira nei processi unici di un'azienda, e importante comprendere le somiglianze e le differenze tra fatture e ordini di acquisto.

Ordine di acquisto vs. somiglianze fatture

  • Sono entrambi documenti di comunicazione commerciale sugli acquisti.
  • Entrambi forniscono le informazioni necessarie per ottimizzare la spesa.
  • Essi forniscono trasparenza nel processo di acquisto e sono entrambi utilizzati dai reparti contabili come record.
  • I
  • dettagli inclusi in entrambi sono i dettagli dell'ordine, le informazioni sul fornitore, i dettagli di spedizione, la quantita, il prezzo e le condizioni di pagamento.
  • Gli ordini di acquisto e le fatture sono entrambi legalmente vincolanti.

Differenze ordine di acquisto e fatture
  • Gli ordini di acquisto vengono inviati dal buyer al fornitore, mentre la fattura e inverso.
  • Un ordine fornitore e circa l'intento di acquisto, mentre una fattura indica che e stato effettuato un acquisto.
  • Gli ordini fornitore sono in genere uno dei primi documenti inviati nel processo, mentre le fatture sono spesso gli ultimi documenti inviati nel processo di acquisto a richiedere il pagamento.
  • Gli ordini di acquisto impediscono l'eccesso di scorte. Le fatture, d'altra parte, impediscono pagamenti in eccesso e duplicati.
  • Gli ordini di acquisto assistono nella tracciabilita dell'inventario, mentre le fatture aiutano con i dati relativi alle spese e alle imposte.

La linea di fondo- le aziende hanno bisogno

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Sia gli ordini di acquisto che le fatture dovrebbero essere utilizzati per mantenere la chiarezza nel processo di acquisto di scorte e di vendita di beni, creando operazioni di business efficienti. Sebbene le piccole imprese possano considerare questo processo come un'attivita aggiuntiva, vale la pena di ridurre al minimo gli errori dei fornitori e duplicare le spese.

Quando le aziende utilizzano software di ordinazione dell'inventario per assistere nelle strategie di rifornimento, possono anche redigere digitalmente questi documenti legalmente vincolanti. Poiche questi sistemi possono essere programmati per rifornire automaticamente determinati prodotti quando iniziano ad esaurimento, possono anche inviare automaticamente gli ordini di acquisto appropriati a operazioni interne ed esterne.

In definitiva, concentrandosi sull'uso degli ordini di acquisto e sulla fatturazione consente alle aziende di mantenere sane relazioni sulla catena di fornitura e migliorare la gestione dell'inventario per portare a un maggiore successo aziendale.