Guida completa agli ordini di acquisto e ai sistemi OA Gli ordini di
By Jin Hyun
Ad un certo punto, un'azienda dovra acquistare prodotti o servizi da un'altra societa. Questo puo essere qualsiasi cosa, dalle materie prime necessarie per la produzione, le forniture per il lavoro d'ufficio o i servizi necessari per gestire l'azienda. Molte piccole imprese in genere iniziano con accordi verbali per condurre queste transazioni. Ma ad un certo punto, le aziende chiederanno piu documentazione ufficiale sotto forma di ordini di acquisto.
Un ordine di acquisto (PO) e un contratto o un documento legalmente vincolante inviato da un'azienda per procurarsi i prodotti e i servizi di un venditore o fornitore. Dal punto di vista finanziario, l'utilizzo dei documenti degli ordini di acquisto consente alle aziende di tenere traccia e controllare la spesa. Sul lato dell'inventario, i sistemi di ordini di acquisto svolgono un ruolo cruciale nel monitoraggio dell'afflusso di merci come materie prime e forniture.
Quali informazioni trasporta un ordine di acquisto?
Un documento standard dell'ordine di acquisto include generalmente le seguenti informazioni-
- Tipo di articolo o servizio acquistato
- Quantita di articoli acquistati
- Prezzo unitario e prezzo totale di articoli o servizi ordinati
- Data di consegna e ubicazione
- Societa indirizzo di fatturazione
- Termini di pagamento (ad esempio, al momento della consegna, a rate)
- Gestione della catena di fornitura Gestione delle
- spese Monitoraggio dei
- costi di elaborazione degli OA
4 Tipi di ordini di acquisto
Mentre lo scopo dell'ordine fornitore rimane costante, esistono 4 tipi principali di ordini fornitore a seconda dell'occasione.
1. Ordini fornitore standard
Questo e il tipo di ordine fornitore piu comunemente utilizzato e viene utilizzato quando l'acquirente (l'azienda) conosce tutti i dettagli relativi all'acquisto. L'azienda deve essere in grado di identificare l'articolo o il servizio richiesto, nonche la quantita, i tempi di consegna e le condizioni di pagamento.
2. Ordini fornitore pianificati
Questi ordini fornitore si basano su stime delle esigenze aziendali future e vengono inviati in anticipo. Per creare un ordine di acquisto pianificato, l'acquirente deve indicare chiaramente quale articolo o servizio richiede, il prezzo e le condizioni di pagamento. Tuttavia, la quantita si basa su una cifra stimata e i tempi di consegna non sono confermati.
3. Ordini fornitore aperti
Questi ordini fornitore vengono utilizzati quando le aziende effettuano piu ordini contemporaneamente per ottenere o negoziare un prezzo scontato. Gli ordini di acquisto aperti sono piu comunemente utilizzati quando si effettuano ordini in blocco.
4. Ordini fornitore contrattuali
Questa e la variante piu formale dell'ordine fornitore e fornisce la protezione piu legale per tutte le parti coinvolte. In questo caso, l'azienda e il fornitore accettano un contratto, che descrive in dettaglio la condizione della durata di acquisto prima della creazione dell'ordine fornitore.
Come funziona un ordine di acquisto?
Diverse aziende hanno spesso modi diversi di elaborare gli ordini di acquisto. Ad esempio, secondo un rapporto di CAPS Research, la responsabilita di approvare gli ordini di acquisto puo ricadere sul team di gestione della fornitura (84%), sul proprietario del budget (54%) o sul finanziamento reparto (21%). Una piccola percentuale di aziende (8%) non ha nemmeno una catena di responsabilita per le approvazioni degli ordini di acquisto.
Tuttavia, la maggior parte delle organizzazioni segue lo stesso ciclo di vita durante la creazione e la gestione degli ordini di acquisto.
1. Richiesta di
acquisto La fase della richiesta di acquisto comporta l'identificazione di un'esigenza aziendale che puo essere soddisfatta acquistando beni o servizi. Per le aziende con reparti di approvvigionamento dedicati, questo passaggio in genere comporta l'acquisizione di quotazioni da piu fornitori e la negoziazione dei prezzi.
2. Approvazione
Il secondo passaggio prevede l'approvazione dell'ordine fornitore. Come accennato in precedenza, questo processo dipende in ultima analisi dalla struttura e dai metodi dell'azienda. La ricerca di Coupa mostra che le richieste di approvazione OA sono generalmente approvate da singoli responsabili di reparto (34%), da un responsabile di approvvigionamento dedicato (31%) o da una combinazione di due (27%).
3. Elaborazione OA
In questa fase si verifica la creazione effettiva dell'ordine fornitore. A seconda dell'adozione della tecnologia da parte dell'azienda, gli OP possono essere creati e inviati ai fornitori manualmente, semi-manualmente o su base completamente automatizzata. La maggior parte delle piccole imprese inizia manualmente con moduli di ordine di acquisto cartacei. Tuttavia, questo diventa rapidamente inefficiente man mano che il business cresce. Al contrario, il software di approvvigionamento automatizzato crea e invia gli OP automaticamente alla piattaforma preferita dal fornitore.
4. Riconoscimento
In questa fase, il fornitore riconosce di ricevere la richiesta accettando i termini dell'ordine di acquisto. Tuttavia, ci sono circostanze impreviste che lasciano ai fornitori alcuna scelta se non chiedere nuovi termini. In questo caso, l'ordine di acquisto puo essere modificato tramite un processo di modifica dell'ordine.
5. Ordine di modifica OA
Sia l'acquirente o il fornitore possono avviare un processo di modifica dell'ordine. Sul lato fornitore, un ordine di modifica puo verificarsi a causa di prezzi errati, scorte, articoli sospesi o disaccordi sugli articoli nell'ordine fornitore. D'altra parte, gli acquirenti in genere richiedono un ordine di modifica a causa dell'utilizzo di un'unita di misura errata nell'ordine fornitore.
Procedure consigliate per la gestione degli ordini di acquisto
Mentre il processo dell'ordine di acquisto sembra abbastanza semplice, possono ancora verificarsi errori umani. Pertanto, e importante seguire le procedure consigliate per la gestione degli ordini di acquisto.
- Investire nella tecnologia - L'adozione della tecnologia e qualcosa con cui le aziende di tutte le dimensioni lottano. A livello aziendale, ad esempio, solo un terzo dei responsabili dell'approvvigionamento ha adottato tecnologie moderne come le reti di collaborazione e l'analisi predittiva, secondo uno studio di Deloitte. Eppure, i passi per bambini sono meglio dell'inazione. Prendi in considerazione l'opportunita di investire nel miglior sistema di gestione degli ordini d'acquisto che puoi permetterti.
- Ordine alla rinfusa - L'acquisto alla rinfusa e una tattica collaudata per sfruttare le economie di scala. Una volta fatto bene, consente alle aziende di ridurre il costo unitario del loro acquisto. Tuttavia, la cattura e dover spendere piu soldi in anticipo. Considera di farlo solo se la tua attivita e abbastanza stabile.
- Sii puntuale - Il tempo e denaro. Prendi l'abitudine di elaborare e inviare ordini di acquisto in modo tempestivo. Prima i fornitori ricevono gli ordini di acquisto, prima possono iniziare a elaborare l'acquisto. In una nota separata, ma correlata, i sistemi automatizzati di ordini di acquisto consentono ai team di acquisto di risparmiare tempo eliminando le attivita di routine, come la compilazione manuale di moduli e l'invio di ordini di acquisto via e-mail.
- Coinvolgere i dipendenti - Anziche eseguire il processo di approvvigionamento in un team o reparto, e consigliabile introdurre un sistema di gestione degli ordini di acquisto che consente ai dipendenti di inviare richieste di acquisto per le forniture di cui hanno bisogno al lavoro. Oltre a potenziarli, dare ai team l'accesso al processo di approvvigionamento fornisce loro maggiori informazioni sul flusso e sui costi di gestione dell'azienda.
Comuni errori di gestione degli ordini
di acquisto spesso, e piu facile sapere cosa non fare che cosa fare. Proprio come ci sono buone pratiche quando si tratta di gestione degli ordini di acquisto, ci sono anche errori comuni che vale la pena tenere a mente.
Non confrontare i fornitori - Poiche un'azienda utilizza alcuni fornitori piu frequentemente, il suo team di approvvigionamento arrivera a dipendere da queste aziende per comodita. Ma cio che accade spesso e che il team dimentica di controllare quali offerte altri fornitori possono avere. Questo puo essere un errore costoso quando gli ordini di acquisto comportano ingenti somme di denaro. Ricordati sempre di controllare e confrontare prezzi, tariffe e offerte tra fornitori.
Ignorare i suggerimenti dei fornitori - E probabile che i fornitori conoscano i loro prodotti meglio di te. Non ignorare alcun consiglio che potrebbero dare su cose come la gestione, la conservazione e persino il risparmio di denaro quando si acquistano i loro prodotti.
Quando si tratta di fornitori di servizi, e una buona idea che i team di approvvigionamento ascoltino i loro consigli su quali servizi corrispondono alle esigenze immediate dell'azienda. Possono confrontarlo con le loro ricerche. Linea di fondo? Non fa mai male ascoltare i fornitori.
Non negoziare i prezzi - I prezzi dei fornitori sono raramente se mai, incastonati nella pietra. Anche se il prezzo quotato di un fornitore rimane fisso, non negoziare significa privare l'azienda di un'opportunita per risparmiare denaro. Ricorda, acquirenti e venditori alla fine vogliono la stessa cosa. Proprio come gli acquirenti vogliono spendere il meno possibile, i fornitori vogliono anche risparmiare denaro trattenendo i clienti. Infatti, aumentare i tassi di fidelizzazione dei clienti di appena il 5% puo aumentare i profitti fino al 95%.
Gli agenti di approvvigionamento possono convincere i fornitori ad armeggiare con i prezzi comunicando la volonta di essere un cliente a lungo termine.
Non essere dinamici - Per rimanere competitive, le imprese devono anticipare come potrebbe essere il mercato nel prossimo e lontano futuro. Cio potrebbe significare guardare i fornitori emergenti con soluzioni innovative o prepararsi alla prossima interruzione tecnologica.
Ad esempio, secondo Deloitte, il 33% dei responsabili degli appalti ritiene che le loro strategie di approvvigionamento digitale consentiranno loro di raggiungere i propri obiettivi e di generare valore. Per il business medio, questo rappresenta un indizio della direzione che i processi di approvvigionamento stanno andando.
Isolare i team di approvvigionamento - Creare un team di approvvigionamento e una cosa, ma isolarli completamente dal resto della societa e un'altra. Procurement e uno sforzo collaborativo che copre l'intero business - piu se l'acquisto coinvolge forniture o servizi vitali per il lavoro svolto da piu team.
Gli agenti di approvvigionamento devono coinvolgere manager o reparti per comprendere le loro esigenze e scoprire come e perche gli articoli o i servizi ordinati ne traggono vantaggio.
Gli ordini di acquisto sono solo per le grandi aziende?
Man mano che fai crescere il tuo business, i tuoi fornitori, rivenditori e fornitori alla fine vorranno qualcosa di piu ufficiale delle strette di mano e degli accordi informali. All'inizio gli accordi non espressi potrebbero sembrare convenienti, ma cosa succede durante una controversia, un problema relativo al pagamento o disaccordi sugli standard di prestazioni e qualita?
Qui e dove entrano gli ordini di acquisto. Essi non solo trasmettono informazioni ai fornitori, ma servono anche come documentazione legale per entrambe le parti. E qualsiasi azienda, indipendentemente dalle dimensioni o dal numero di sedi, alla fine avra bisogno di un sistema per registrare tutti i suoi ordini di acquisto passati e futuri.
Automated Purchase Order Systems to the Rescue
Research by CAPS mostra che il 96% delle aziende utilizza ora software ERP (Enterprise Resource Planning) per creare ordini di acquisto standard. Al contrario, solo il 17% delle aziende utilizza ancora un sistema di ordini di acquisto manuale basato su carta.
Forse la cosa piu interessante e che quasi la meta (47%) delle aziende che si affidano al software ERP ora riportano utilizzando sistemi automatizzati per creare PO. Ecco alcuni motivi per cui queste aziende stanno andando su questa strada.
Costi di elaborazione inferiori per ordine di acquisto- ogni minuto che un dipendente trascorre manualmente la creazione di un ordine di acquisto rappresenta il tempo che avrebbe potuto spendere per compiti piu importanti e strategici. E piu un ordine di acquisto e complesso, piu tempo e persone sono necessari per scrivere, rivedere e inviare il documento ai fornitori.
Ad esempio, nel settore dell'ingegneria e delle costruzioni, il costo medio di elaborazione di un ordine fornitore e pari a 1.226 USD. I sistemi automatizzati di ordini di acquisto risolvono questo problema eliminando attivita noiose e ripetitive, consentendo agli agenti di approvvigionamento di concentrarsi su altri lavori.
Livelli piu elevati di produttivita - I sistemi manuali di ordini di acquisto introducono anche sprechi lungo la catena di fornitura. Il rischio di errore umano, per esempio, puo significare spendere piu tempo a ripulire i casini con gli ordini di cambio, il che, a sua volta, si traduce in tempo e denaro sprecato. Il software risolve questo problema con l'inserimento accurato dei dati e l'invio automatizzato di PO ai fornitori.
Minore rischio di frode - La frode degli appalti e un problema che costa alle agenzie governative e alle istituzioni centinaia di milioni di dollari ogni anno. Nel Regno Unito, il National Health Service del paese ha perso piu di 300 milioni di dollari nel 20152016 a causa di appalti e frodi contrattuali.
Per le imprese, il rischio di frode deriva da carenze nei controlli degli acquisti, che possono introdurre fughe di cassa e schemi di fatturazione che consentono agli individui senza scrupoli di prelevare denaro per lunghi periodi di tempo. Un sistema sicuro di ordini di acquisto consente di eliminare questi punti deboli monitorando attivita sospette, come improvvisi aumenti degli acquisti, ordini d'acquisto con descrizioni vaghe degli articoli o ordini d'ordine scritti a nuovi fornitori con informazioni di base poco o nulla.
Visibilita granulare - Mentre i sistemi di acquisto cartacei lasciano una traccia di moduli e documenti che i team di approvvigionamento possono seguire, la consultazione di questi file richiedera naturalmente del tempo. Cio significa che le aziende con processi manuali di ordine di acquisto hanno spesso una visibilita limitata della spesa aziendale.
Grazie ai sistemi automatizzati di ordini di acquisto, i team di approvvigionamento possono eseguire il drill-down fino al livello di voce dei propri ordini d'acquisto. Cio consente alle aziende di rilevare le tendenze della spesa e pianificare i budget in modo piu efficiente, aumentando al contempo la precisione del processo di acquisto.