Che cos'e il processo di approvvigionamento? Definizione, Suggerimenti e Altre

Il ciclo di approvvigionamento e la serie di azioni necessarie per ottenere beni o servizi da una fonte esterna. Gli eventi possono includere la ricerca di fornitori, richieste di ordini, negoziazione del budget, acquisti e audit.
Il ciclo di approvvigionamento puo richiedere tempo e capitale significativi per il completamento. Ad esempio, se un rivenditore deve rifornire un prodotto, deve prima completare le procedure interne come le richieste di ordini d'acquisto e le approvazioni di fatturazione.

Una volta approvate tutte le richieste, la gestione gestisce i costi di inventario e le spese di magazzinaggio con fornitori esterni e strutture di stoccaggio. Solo quando tutti questi processi sono completati, l'azienda puo finalmente acquistare il proprio inventario.

Comprendere l'importanza della gestione degli appalti e attuare correttamente le sue fasi puo aiutare le aziende a ottimizzare i loro profitti.

L'importanza del processo di approvvigionamento

aziendale richiede un supplemento dal totale delle entrate per acquisire beni e servizi necessari. Solo nel 2019, le aziende hanno sprecato circa il 30% delle spese per ordini di acquisto senza impatto a causa di sistemi di approvvigionamento interni inadeguati. Pertanto, l'efficienza del ciclo di approvvigionamento influisce direttamente sul risparmio dei costi e sui profitti dell'azienda.

Il sondaggio 2018 Pulse of Procurement condotto da Zyncus ha rivelato che il 54% delle aziende di approvvigionamento ha fissato il risparmio sui costi come obiettivo principale. Cio significa che oltre la meta delle organizzazioni riconosce le spese inutili legate a metodi di approvvigionamento obsoleti e attribuisce priorita all'efficienza degli adempimenti. Oltre a limitare le spese, il flusso di processo puo migliorare la relazione con i fornitori, la conformita e la gestione dei rischi.

Le aziende devono valutare periodicamente le prestazioni del fornitore per garantire che l'evasione degli ordini sia all'altezza dei propri standard. Questo processo di valutazione e in grado di identificare punti di forza e di debolezza all'interno della catena di fornitura che consente alla gestione di applicare le modifiche laddove necessario. L'analisi periodica degli acquisti crea anche una relazione simbiotica tra il fornitore e l'azienda. La comunicazione aperta sui processi consente a entrambe le parti di beneficiare dei termini di costo concordati e della qualita delle merci.

L' implementazione di un sistema completo puo aiutare a gestire i rischi associati alla supply chain. Inoltre, prevenire i rischi relativi alle finanze, ai contratti, alla produzione e alle operazioni puo promuovere l'efficienza operativa e la redditivita.

Cicli efficaci aiutano anche le aziende a determinare quale fornitore soddisferebbe meglio le loro esigenze in base ai loro standard di produzione. Scegliendo un fornitore in base alle esigenze di approvvigionamento, le aziende possono fornire beni e servizi di alta qualita a un costo minimo.

Applicando una strategia di approvvigionamento efficace e eseguendo controlli periodici di qualita, le aziende possono ottimizzare tutte le fasi della supply chain e il loro risparmio sui costi.

Differenza tra Acquisto e Procuring

Mentre entrambi i processi sono eseguiti per raggiungere i beni e i servizi necessari per un'azienda, i focus di acquisto rispetto all'acquisto sono molto diversi.L'

acquisto di beni e un processo reattivo che si concentra sul capitale necessario per organizzare la spesa. Questa pratica esamina esclusivamente i dati quantitativi, come il cartellino del prezzo, per prendere decisioni. Pertanto, la procedura di acquisto viene utilizzata solo quando e il momento di effettuare un ordine. Vengono valutati tutti i costi, ad esempio ordinazione, spedizione e altri moduli di pagamento per garantire che l'azienda stia limitando le sue spese.

D' altra parte, il ciclo di approvvigionamento aziendale e un processo proattivo che si concentra intorno a soddisfare le esigenze dell'azienda e costruire relazioni. Procuring prevede tutte le fasi necessarie per ordinare le merci, dalla documentazione iniziale al contatto con i fornitori. Questo sistema e piu preoccupato per il valore di un articolo piuttosto che solo il cartellino del prezzo. Pertanto, quando l'azienda ordina merci, sono in grado di stabilire connessioni con fornitori che ne trarranno beneficio nel lungo periodo.

Le 3 P di Procurement

Dalla richiesta di ordine all'acquisto finale, il metodo di approvvigionamento utilizza elementi denominati 3 P per garantire un'esecuzione efficiente. Questi tre componenti includono-

1. Persone
Molte persone possono essere coinvolte nel processo di approvvigionamento. Pertanto, e fondamentale per la gestione assegnare una persona per ogni passo. Anche i responsabili decisionali come risorse umane, consulente finanziario, ufficio legale e responsabile delle operazioni dovrebbero essere coinvolti nella determinazione dei fattori di rischio.

Ad esempio, ordinare nuovi computer richiederebbe meno approvazione e assistenza rispetto alla ristrutturazione di un edificio aziendale.

2. Processo
Il processo di ordinazione delle merci deve includere punti di controllo in ogni fase per garantire la qualita. Le fasi, tra cui la revisione dei prodotti, l'ordine, la consegna e il pagamento, devono essere eseguite in modo accurato e puntuale. Eventuali errori nel processo possono causare ritardi nei pagamenti fornitore, che influiscono sulla relazione fornitore-distributore.

3. Documentazione burocrativa
Sebbene molte aziende utilizzino software di approvvigionamento per semplificare i propri processi, i documenti si riferiscono a tutta la documentazione dei processi. Le imprese devono compilare relazioni e documenti adeguati in ogni fase ai fini della revisione contabile.

Fasi del processo di approvvigionamento

In genere, il processo di approvvigionamento include sette passaggi generici che possono essere modificati per adattarsi a qualsiasi modello di business. I passaggi includono-

1. Identificare le esigenze dell'azienda
Il ciclo inizia quando un'azienda riconosce la necessita di un bene o di un servizio. Identificare la necessita come materiali interni necessari per eseguire le operazioni, o oggetti esterni destinati alla vendita, e il primo passo. Una volta individuata la necessita, il dipartimento finanziario deve stabilire un budget per passare alla fase successiva.

2.
Valutare i fornitori Trovare un fornitore dovrebbe fare affidamento sulla loro capacita di soddisfare il valore dell'azienda e la qualita delle merci standard. I criteri devono includere la quantita di produzione del produttore, la reputazione, la tempestivita, l'affidabilita e il servizio clienti. I fornitori devono inoltre offrire un prezzo competitivo che abbassa i costi di acquisto dell'azienda. L'approvvigionamento di fornitori adeguati e essenziale perche puo potenzialmente portare a una relazione a lungo termine che avvantaggia reciprocamente entrambe le parti.

3. Negozia prezzo e sottometti una richiesta di acquisto
Una volta che l'azienda si stabilisce su un fornitore, entrambe le parti devono concordare il prezzo delle merci. Questa fase, nota come contrattazione, richiede la collaborazione su termini e condizioni che coinvolgono la produzione e la consegna. Solo una volta che ogni fattore e delineato nel contratto, l'azienda puo inviare una richiesta di acquisto al proprio reparto finanziario interno. Il consulente finanziario deve seguire la procedura necessaria e approvare la richiesta prima che un ordine possa essere finalizzato.

4. Rilascia ordinedi
acquisto L'ordine fornitore viene creato quando la societa e finalmente in grado di acquistare i beni o i servizi dal fornitore approvato. L'ordine e un contratto che lega legalmente sia l'azienda che il fornitore alle condizioni concordate. Ai fini del controllo e della tracciabilita, gli ordini di acquisto vengono registrati manualmente o creati utilizzando un software di ordinazione.

5. Ricevi fattura ed effettua l'ordine finale
Quando il fornitore riceve ed esamina l'ordine di acquisto della societa, restituisce una fattura. La fattura descrivera i prodotti, le quantita e i prezzi, cosi come la nota quando il pagamento finale e dovuto. Se l'azienda presenta discrepanze con l'ordine, ha tempo limitato per contattare il fornitore e apportare modifiche. Al termine del periodo impostato, l'ordine viene finalizzato e la produzione inizia.

6. Pagare le merci e condurre un audit
A seconda di quando e stato impostato il tempo di pagamento concordato, la societa paghera per la merce prima o dopo la consegna. Una volta che la merce arriva presso la struttura dell'azienda, il team di contabilita fornitori del dipartimento finanziario deve andare oltre la fattura e condurre un audit. Il gruppo esegue un audit di abbinamento a tre vie, un processo di contabilita fornitori che corrisponde ai dati degli ordini fornitore, delle fatture e delle istruzioni di consegna.

7. Aggiorna record
La fase finale del processo di approvvigionamento consiste nell'aggiornare tutti i record per includere le informazioni relative all'audit, alla fattura e all'ordine fornitore. Una contabilita accurata e essenziale in quanto rende meno complicate le ispezioni trimestrali ed evita discrepanze nelle scorte.

Suggerimenti per ottimizzare i profitti tramite

l'approvvigionamento E importante notare che i dipendenti del ciclo di approvvigionamento sono anche responsabili di altri progetti. Pertanto, il processo deve essere semplice, efficiente e il piu indolore possibile per evitare qualsiasi confusione o discrepanze.

Esistono diversi modi in cui un'azienda puo aumentare l'efficienza e l'accuratezza del processo di approvvigionamento, tra cui-

1. Verifica due volte tutto prima di effettuare un acquisto
Il sistema di approvvigionamento e pensato per aiutare le aziende a risparmiare capitale riducendo i costi relativi all'inventario. Tuttavia, effettuare un ordine per ogni richiesta non supporta questa missione. I manager dovrebbero andare oltre ogni richiesta e parlare con il mittente per quanto riguarda eventuali domande. Avere una comunicazione aperta sull'utilizzo e la rotazione dell'inventario puo impedire la perdita di capitale da sovraccarico.

Quando le richieste sono state controllate, consolidate e pronte per essere ordinate, la gestione dovrebbe andare oltre il contratto del fornitore. Non dovrebbero esserci lacune riguardo a termini e condizioni vaghe, ma piuttosto un piano dettagliato che soddisfi entrambe le parti. Garantire che tutte le sezioni del contratto siano chiare fornira un flusso regolare lungo tutta la catena di fornitura.

2. Focus on Building Relations With Vendors
La ricerca condotta e il tempo investito nella ricerca di un fornitore che soddisfi le esigenze dell'azienda dovrebbero mirare a costruire un rapporto duraturo e vantaggioso. La creazione di una partnership semplifica il processo di approvvigionamento riducendo al minimo il tempo necessario per cercare i futuri fornitori. Puo anche risparmiare il capitale aziendale, spesso perche le relazioni venditore-distributore sono dotate di sconti specifici per mantenere l'esclusivita del fornitore.

3. Espandi la tua rete
Anche se puo sembrare piu semplice controllare il processo all'interno di un team, espandere il gruppo con i reparti in tutto il business puo fornire informazioni migliori. Dopo tutto, i dipartimenti, come la finanza, sono coinvolti una volta che l'ordine e stato effettuato e quando un audit deve essere condotto. La creazione di un dialogo aperto con tutti i gruppi interni ed esterni accelerera il processo di approvvigionamento e creera fiducia.

4. Utilizzare Analytics per aiutare a prendere decisioniLa
gestione della catena di fornitura dovrebbe avere analisi complete in ogni fase del ciclo di approvvigionamento. Le informazioni dettagliate in ogni fase consentono alla gestione di apportare le modifiche necessarie per semplificare il processo e risparmiare capitale.

5. Ricordati di negoziare Termini
La maggior parte delle cose nella vita sono negoziabili, soprattutto gli sforzi commerciali. Risparmio dei costi e creazione di partenariati richiede competenze negoziali sicure da entrambe le parti per creare un sano equilibrio.

In che modo i sistemi automatizzati aiutano

La strategia di approvvigionamento puo presentare molte sfide. Tuttavia, l'utilizzo di un sistema di ordinazione automatizzato aiuta a prevenire problemi nel ciclo. Alcuni elementi che il software digitale offre per semplificare il processo includono-

• Efficienza - I sistemi digitali sono piu veloci, piu accurati e regolano i processi in base agli standard di qualita dell'organizzazione. L'utilizzo di software automatizzato richiede un minor numero di persone necessarie in ogni fase, risparmiando l'azienda sui costi di manodopera e inventario.

• Analisi- e possibile impostare sistemi automatizzati per generare report dettagliati sugli ordini che analizzano tutti i costi. Questi dati consentono alla gestione di ottimizzare i livelli di inventario e risparmiare sulle spese non necessarie.

• Riduzione degli errori umani - Richiedendo meno controllo umano, il software automatizzato limita l'input manuale, impedendo errori umani all'interno dei dati di inventario. Con informazioni accurate, la gestione puo garantire la soddisfazione in tutte le fasi del ciclo di approvvigionamento.

• Rischi ridotti- i report generati dai sistemi automatizzati aumentano la trasparenza tra le operazioni interne ed esterne, evitando qualsiasi confusione. Con tutti sulla stessa pagina, c'e un rischio ridotto per eventuali discrepanze all'interno della supply chain.

• Strategia - Integrando un sistema di ordinazione con gli obiettivi stabiliti da un'azienda, le aziende possono allineare le loro priorita con i dati quantitativi per aumentare la loro scalabilita.

Caratteristiche vantaggiose del software di rifornimento

Molti sistemi di gestione degli acquisti offrono le stesse caratteristiche di base che contribuiscono a rendere il ciclo di approvvigionamento piu efficiente. Tuttavia, le aziende dovrebbero impegnarsi per il software che fornisca elementi aggiuntivi che garantiscano l'ottimizzazione.

Durante la ricerca, le aziende dovrebbero cercare sistemi che offrono-

• Controllo e analisi delle spese
  
• Conveniente Approvazione degli ordini di acquisto
  
• Facile integrazione con altri software
  
• Risk Management
  
• Automated Report dettagliati automatizzati
  
• Personalizzazione
  

Modelli

Applicazioni interattive Con In-Real-Time Stock Orders and Levels

Software che fornisce queste funzionalita puo guidare i profitti di un'azienda limitando i costi di inventario e la spesa. Possono anche aiutare con il secondo passaggio del processo di approvvigionamento consentendo agli utenti di cercare l'inventario in base a fornitori o prodotti specifici. Questo aiuta la direzione a trovare cio che i fornitori locali hanno le migliori tariffe, riducendo al minimo i costi di acquisto. Gli

strumenti software avvisano inoltre gli utenti di eventuali modifiche nelle tariffe dei fornitori, in modo che l'azienda possa determinare se e necessario trovare un altro fornitore. Questi elementi assicurano che le aziende offrano ai loro consumatori il miglior prezzo possibile, aumentando la soddisfazione e le vendite.

Il ciclo di approvvigionamento e un processo meticoloso che richiede molto tempo, denaro e manodopera. Tuttavia, sebbene sia necessario per soddisfare le esigenze di un'azienda, puo essere semplificato implementando un piano completo e un software automatizzato. L'integrazione di tutte queste parti mobili puo aiutare le aziende a creare partnership, aumentare i loro risparmi sui costi e incrementare i loro profitti.