Guida alla creazione di un sistema di gestione perpetua dell'inventario
Le aziende che offrono beni e servizi gestiscono grandi volumi di dati di inventario sia dal front che dal back-end.In
negozio, i dipendenti utilizzano un sistema POS (Point-of-Sale) per registrare gli acquisti dei clienti e tenere traccia dei prodotti in uscita. Dietro le quinte, i responsabili del magazzino esplorano le soluzioni di gestione dell'inventario e ordinazione per mantenere livelli di scorte sani e garantire che siano in grado di soddisfare la domanda dei clienti.
Tuttavia, il consolidamento di queste informazioni e difficile senza adeguati metodi di contabilita delle scorte. Con l'inventario perpetuo, tutte le informazioni sulle scorte vengono raccolte e consolidate da sistemi di gestione consolidati in modo che i responsabili possano accedere ai dati in tempo reale. Questo elevato livello di visibilita consente alle aziende di migliorare le proprie strategie e ottimizzare i sistemi interni.
Che cos'e l'Inventario Perpetuo e Periodico?
Le scorte perpetue e periodiche utilizzano metodi contabili diversi per tenere traccia dei livelli di scorte disponibili-
Inventario perpetuo
La maggior parte dei rivenditori moderni utilizzano un sistema di inventario perpetuo, in quanto registra immediatamente la vendita o l'acquisto di inventario in tempo reale. Il metodo di inventario perpetuo registra l'attivita dei prodotti tramite software informatizzato, ad esempio un sistema POS.
Se integrate con le soluzioni di gestione dell'inventario e ordinazione, le aziende possono visualizzare una ripartizione completa delle variazioni e dei livelli delle scorte.
Inventario perpetuo aggiorna anche il costo delle merci vendute (COGS) al termine di ogni transazione.
Pertanto, le aziende possono controllare il loro sistema di inventario perpetuo in qualsiasi punto per visualizzare livelli accurati e in tempo reale delle scorte, supponendo che non vi siano furti o discrepanze.
Inventario
periodico D'altra parte, le scorte periodiche conteggia fisicamente le scorte in un programma prestabilito per misurare i livelli e i COGS. Quando i prodotti vengono acquistati da un fornitore, i dipendenti registrano l'ordine nel conto di acquisto o nel sistema di ordinazione dell'azienda.
Cio significa che le imprese non possono vedere le loro effettive quantita di scorte o COGS fino alla fine del loro periodo contabile, ovvero settimane, mesi o trimestri.
Poiche il metodo delle scorte periodiche non incorpora dati sulle vendite in tempo reale per misurare il COGS, e necessario utilizzare calcoli manuali-
Valore scorte iniziali + Costo degli acquisti di magazzino Valore finale magazzino = COGS
Il modello di magazzino periodico viene in genere utilizzato da organizzazioni con diverse linee di prodotti simili o volumi di inventario elevati e non hanno i mezzi per condurre conteggi regolari. Anche se questo metodo consente di risparmiare tempo, le aziende tendono a sperimentare imprecisioni nei dati di inventario.
Sistema di inventario perpetuo contro periodico
I sistemi di inventario perpetuo e periodico si rivolgono a diversi tipi di aziende, in quanto offrono vantaggi unici. Mentre l'inventario perpetuo consente alle aziende di visualizzare i livelli delle scorte in tempo reale, il metodo periodico richiede meno tempo.
Tuttavia, ci sono molte altre differenze chiave da notare-
- Conto acquisto
Un conto di acquisto viene utilizzato solo in un sistema di inventario periodico, poiche il metodo perpetuo addebita sul conto magazzino per ogni ordine. Eventuali resi dei prodotti vengono successivamente accreditati sul conto inventario.
- Costo merce venduta
Nel sistema periodico, COGS viene calcolato manualmente alla fine del periodo contabile confrontando le scorte all'inizio e alla fine del ciclo. L'inventario perpetuo utilizza sistemi automatizzati per aggiornare il conto COGS con ogni vendita e acquisto di scorte.
- Transazioni di vendita
Nel sistema periodico, viene effettuata una sola immissione di dati alla fine del periodo di riferimento quando viene calcolato il COGS. Con l'inventario perpetuo, le vendite vengono segnalate man mano che si verificano.
- Inserimenti
chiusura Le voci di chiusura sono applicabili solo ai sistemi di magazzino periodici per aggiornare i livelli delle scorte e i COGS.
- Registrazione
I sistemi di inventario perpetuo registrano le voci dettagliate per ogni ordine di acquisto e transazione, fornendo alle aziende informazioni dettagliate sui tassi di fatturato. Cio consente alle aziende di ottimizzare le loro funzioni, le operazioni interne e i magazzini per incrementare le vendite.
- Paper Trail
- Costo di gestione dell'inventario
- Previsione della domanda
Integrando il POS e ordinando il software con soluzioni di previsione, la soluzione puo utilizzare l'apprendimento automatico e gli algoritmi per prevedere le fluttuazioni della domanda. Cio consente alle organizzazioni di ottimizzare l'approvvigionamento per incrementare le vendite e ridurre al minimo i costi di magazzino.
Come funziona un sistema di inventario perpetuo?
Il modello di inventario perpetuo si aggiorna continuamente come i prodotti vengono acquistati e venduti, migliorando l'accuratezza e l'efficienza dei dati. In genere, i sistemi di inventario perpetuo seguono cinque passaggi fondamentali-
1. Implementazione di un sistema di punti vendita
Una soluzione POS registra le transazioni da tutti i canali di vendita man mano che si verificano e invia le informazioni al sistema integrato di gestione dell'inventario. Questo e spesso visto nei negozi di alimentari quando i cassieri scansionano i codici a barre e il computer riconosce immediatamente il prodotto.
2. Aggiornare il costo della merce venduta
Allo stesso modo, il software di inventario utilizza le fatture e le transazioni di approvvigionamento per aggiornare i calcoli COGS, migliorando i rapporti finanziari.
3. Adeguamento dei punti di riordino
Quando la domanda dei clienti oscilla, il sistema POS scambia i dati transazionali con soluzioni di gestione dell'inventario e ordinazione in modo che possano migliorare i punti di riordino. Mantenendo livelli ottimali delle scorte, le aziende possono evitare che i prodotti superino o sottoordinino, il che puo limitare i profitti.
4. Genera ordini di acquisto
Integrando tutte le soluzioni di gestione, i livelli di scorte bassi possono attivare automaticamente i punti di riordino, generando un nuovo ordine fornitore. In questo modo, i dipendenti possono esaminare e approvare la richiesta, che viene quindi inviata al fornitore.
Con l'automazione, le aziende possono ridurre gli errori umani e le risorse necessarie per regolare i livelli delle scorte. Assicura inoltre che le aziende possano prevenire scorte e arretrati.
5. Integrazione dei prodotti ricevuti
Una volta che le spedizioni di inventario raggiungono il magazzino, un dipendente deve scansionare i colli per inserire le unita nel software di gestione. Questo integra le quantita in tutti i canali di vendita, in modo che i clienti possano iniziare ad acquistare i prodotti.
Tuttavia, i lavoratori devono innanzitutto esaminare l'elenco di spedizione, l'ordine di acquisto, la fattura e le unita fisiche per assicurarsi che tutti gli articoli siano presenti e integri. In caso contrario, le aziende possono riscontrare discrepanze di inventario dovute a spedizioni errate o merci danneggiate.
Cose da considerare prima di scegliere un sistema di inventario
Ci sono molti fattori da considerare quando si sceglie tra un sistema di inventario perpetuo e periodico, tra cui-
Dimensione inventario
Il numero di dipendenti e la quantita di risorse necessarie per gestire in modo adeguato i prodotti dipendono interamente dalle dimensioni dell'inventario.
Sebbene possa essere facile per le startup contare manualmente i loro elementi utilizzando il sistema periodico, potrebbe non essere ragionevole per le aziende piu grandi. Le aziende che lavorano attivamente per l'espansione dovrebbero anche pianificare il futuro e prevedere le loro esigenze di inventario a lungo termine.
Siti aziendali
Analogamente, le organizzazioni con piu sedi hanno bisogno di software in grado di integrare i dati di inventario di ogni sito e canale di vendita.
In caso contrario, i manager potrebbero facilmente overstock articoli, creando spese di deposito non necessarie. Con le soluzioni di gestione, le aziende possono localizzare i prodotti lungo tutta la catena di fornitura con un semplice clic.
Volume delle transazioni
Ogni azienda ha livelli di transazione diversi a seconda della posizione in cui si trovano nel ciclo di vita. Mentre le startup possono ancora creare una base clienti fedele, le aziende affermate possono sperimentare volumi di transazioni costantemente elevati.
Le organizzazioni con piu transazioni giornaliere necessitano di un sistema di magazzino che aggiorni frequentemente le quantita ad ogni acquisto e vendita.
Restrizioni di budget
Mentre i sistemi di inventario perpetuo richiedono un investimento iniziale, l'automazione elimina la necessita di intervento umano, riducendo i costi di manodopera nel lungo periodo.
D' altra parte, i sistemi di inventario periodico richiedono conteggi manuali, ma solo una volta un periodo contabile. Pertanto, i manager devono valutare il budget e le esigenze di gestione per determinare quale opzione e piu conveniente per le loro operazioni.
Vantaggi di un sistema di inventario perpetuo
Ci sono numerosi vantaggi che i sistemi di inventario perpetuo offrono alle aziende, tra cui-
Accesso ai dati in tempo reale
Con aggiornamenti continui, i sistemi perpetui offrono l'accesso a report di inventario in tempo reale che cambiano a ogni transazione, migliorando in modo significativo l'accuratezza dei dati.
Creazione di un percorso cartaceo
Tracciando tutti i movimenti di inventario lungo tutta la catena di fornitura, le aziende creano un percorso cartaceo esteso. Cio e utile per migliorare la gestione della supply chain, individuare i colli di bottiglia e ottimizzare gli ordini di magazzino.
Riduzione dei costi
di gestione Mantenendo bassi livelli di scorte, le aziende possono ridurre al minimo i costi di ordine, trasporto e stoccaggio. L'integrazione dei sistemi consente inoltre di automatizzare i riordini in modo che i magazzini possano risparmiare sui costi di manodopera.
Calcoli automatizzati
Mentre alcune aziende utilizzano ancora metodi manuali per calcolare i saldi di fine anno, i sistemi di inventario perpetuo aggiornano continuamente i record finanziari. Cio consente di risparmiare tempo e manodopera necessari per consolidare un anno di dati sulle scorte, che possono introdurre errori umani.
Previsione della domanda migliorata
Le societa non sono in grado di prevedere con precisione le domande future con sistemi di inventario periodici, in quanto non mostrano le tendenze delle vendite.
D' altra parte, le soluzioni di inventario perpetuo forniscono l'analisi necessaria per prevedere la domanda futura. Con una previsione accurata della domanda, le aziende possono ottimizzare i livelli di inventario per sfruttare le tendenze piu recenti.
Discrepanze scoperte
Combinando il metodo di inventario perpetuo con il numero occasionale delle scorte fisiche, le aziende possono rilevare e risolvere rapidamente le discrepanze. Con le voci dettagliate, i responsabili possono analizzare gli errori interni di furto, restringimento e conteggio ripetitivo.
Funzioni utili del software di inventario
Mentre sul mercato esistono numerosi sistemi di gestione dell'inventario e ordinazione, gli imprenditori devono cercare soluzioni con-
Codificare a barre e tagging
codici a barre, tagging e altri strumenti di automazione eliminano il rischio di errori umani inclusi nelle immissioni manuali dei dati. Implementando i codici a barre nelle procedure di gestione dell'inventario, le aziende possono ridurre al minimo il tempo necessario per la formazione dei dipendenti, il conteggio dei cicli e i riordini.
Inventory Tracking I sistemi di inventario
avanzati possono scambiare dati da ogni posizione, consentendo ai dipendenti di individuare le scorte. In questo modo, le aziende possono trasferire i prodotti tra i propri siti prima di inviare ordini di acquisto, riducendo i costi di inventario.
Strumenti di reporting
La maggior parte dei sistemi di gestione delle scorte offre strumenti di reporting che generano un'analisi dettagliata di elementi specifici del prodotto, ad esempio-
- Tassi di fatturato
- Margini di profitto
- Ubicazione
- Scostamenti prodotti
- Costi
Gli strumenti di reporting supportano il processo decisionale basato sui dati, in modo che le aziende possano fare scelte educate e rapide.
Previsioni
Con una scarsa comprensione dell'utilizzo delle scorte e delle tendenze della domanda, le aziende possono essere in eccesso o in eccesso di prodotti con conseguente perdita di vendite o aumento dei costi di deposito, limitando la redditivita. Le scorte possono anche frustrare i clienti, inviandoli ai concorrenti con i prodotti disponibili.
Pertanto, le aziende dovrebbero assicurarsi che il proprio software di gestione dell'inventario possa tenere traccia delle tendenze di vendita per ogni linea di prodotti per determinare le esigenze future.
Avvisi automatizzati
Prima del moderno software di inventario, i dipendenti dovevano monitorare i dati delle scorte per ricostituire l'inventario in diminuzione. Ora, i sistemi automatizzati avanzati inviano avvisi ogni volta che i prodotti scendano al di sotto dei livelli sani, attivando un riordino. Le aziende possono anche programmare avvisi per-
- Anomalie
- Spedizioni in arrivo
- Fornitore nota
- Consegne in ritardo
- Aggiornamenti
Questo assicura che le aziende possano risolvere i problemi quando si presentano per una rapida risoluzione.
Integration Capabilities
Integration Integration e un must per le aziende che desiderano espandere la propria intelligenza. Il software di inventario con funzionalita di integrazione puo connettersi con altri sistemi di gestione, tra cui-
- previsione della domanda
- sul punto vendita
- Pianificazione
- della gestione dei dipendenti
Integrando tutto il software, le aziende possono generare piu dettagliati e informazioni utili per ottimizzare i processi interni.
La sicurezza
dei dati di sicurezza deve sempre rimanere una priorita assoluta per le aziende che gestiscono informazioni finanziarie, inventario e clienti sensibili. Pertanto, i proprietari devono assicurarsi che la loro soluzione di inventario disponga di firewall e misure di protezione per proteggere i dati in entrata e in uscita.