6 fasi del processo di evasione degli ordini Guida per le aziende
Dal punto di vista del cliente, l'evasione dell'ordine e un evento unico che si verifica quando il pacco viene consegnato. Tuttavia, questo processo sembra molto diverso dal punto di vista dell'azienda, in quanto comporta diverse operazioni back-end.
Mentre alcune organizzazioni con grandi gamme di prodotti gestiscono gli ordini in base all'ordine, la maggior parte delle aziende standardizza una procedura operativa per semplificare l'evasione degli ordini. Sebbene il processo effettivo non venga avviato fino a quando non viene effettuato un ordine, le aziende devono disporre dell'inventario, dei materiali di imballaggio e dei corrieri pronti prima di poter accettare le richieste dei clienti.
Ci vuole un'ampia pianificazione per ottenere materiali, dipendenti, macchinari e terze parti in atto per l'evasione degli ordini. Tuttavia, attraverso un'attenta strategia, le aziende possono garantire l'accuratezza degli ordini e le consegne tempestive.
Che cos'e l'evasione degli ordini?
L' evasione dell'ordine e il processo di ricezione e completamento delle richieste dei clienti attraverso la distribuzione della merce. Questo processo inizia nel momento in cui un consumatore effettua un ordine e termina quando riceve la spedizione. Tuttavia, l'evasione dell'ordine puo essere allungata se il cliente avvia un reso, un rimborso o una sostituzione del prodotto.
L' evasione degli ordini riuscita include
- la registrazione delle transazioni
- Prelievo accurato dei prodotti
- Consegna delle spedizioni in tempo
- Aggiornamento dei record di magazzino
Mentre le campagne di marketing avviano il contatto con i clienti e le vendite, l'ordine adempimento e il sistema back-end che finalizza le transazioni in modo che le aziende possano scambiare i loro beni per reddito. Una volta semplificata, l'evasione degli ordini puo effettivamente preservare i profitti in modo che le aziende possano estendere i profitti.
Considerazioni sulla strategia di evasione degli
ordini La gestione degli ordini appare leggermente diversa per ogni organizzazione, in quanto puo gestire diversi volumi di inventario, clienti e ordini.
Volume degli ordini
Un'azienda che soddisfa grandi volumi di ordini avra una strategia significativamente diversa rispetto a una startup che cerca di aumentare le vendite. I volumi di ordini ridotti possono risultare piu convenienti in quanto le aziende sono in genere in grado di mantenere l'evasione degli ordini internamente e ridurre al minimo i costi operativi.
D' altra parte, le aziende che gestiscono centinaia di ordini ogni giorno potrebbero aver bisogno di strumenti di automazione per semplificare le diverse fasi del processo di evasione. Queste aziende possono anche avere bisogno di piu magazzini per immagazzinare l'inventario e personale piu ampio.
Per determinare il volume degli ordini, e necessario calcolare
- il numero di unita di stoccaggio (SKU) vendite dall'azienda
- Numero di ordini dei clienti effettuati mensilmente
- Numero di ordini spediti modello di
Canali di vendita
L'evasione degli ordini dipende fortemente dai canali di vendita in cui le aziende commercializzano i loro prodotti e servizi. I canali di vendita comuni includono
- Social media
- Marketplace online
- Sito Web di marca
- Negozio di mattoni e mortaio
- App mobile
- Cataloghi di stampa
I rivenditori che utilizzano i canali di vendita online hanno bisogno di software raccoglie e aggrega le richieste dei clienti da ogni piattaforma, creando un'interfaccia universale per l'evasione degli ordini. Cio elimina la necessita per i dipendenti di navigare su piu piattaforme per consolidare manualmente gli ordini, il che spesso provoca errori umani.
Con il software, il personale di magazzino viene avvisato automaticamente non appena viene effettuato un nuovo ordine, attivando il processo di evasione. Le soluzioni avanzate si integrano anche con il software esistente per la gestione dell'inventario e l'ordinazione per aggiornare i livelli delle scorte in tempo reale. Una volta che le quantita scendano al di sotto dei punti di riordino, il software di ordinazione effettua un ordine di acquisto, evitando le scorte.Ubicazioni Anche
le ubicazioni di clienti, magazzini e centri di distribuzione sono fondamentali per il processo di evasione degli ordini, in quanto possono influire direttamente sulla tempestivita delle spedizioni. I consumatori di e-commerce si aspettano soprattutto consegne rapide, poiche il 24% dei clienti annulla gli ordini se la spedizione e troppo lenta. La
convenienza gioca anche un fattore di localizzazione, dato che il 73% dei consumatori si aspetta consegne rapide e convenienti. Tuttavia, cio potrebbe non essere possibile per le aziende a meno che i centri logistici non si trovino centralmente attorno al mercato di destinazione.
Riducendo al minimo il numero di zone di spedizione a cui sono disposte a consegnare, le organizzazioni possono ridurre significativamente i costi di spedizione.
Attualmente ci sono nove zone di spedizione negli Stati Uniti, ciascuna misura la distanza del pacco dal centro logistico- Zona 1 - 50 miglia
- Zona 2 - 51-150 miglia
- Zona 3 - 151-300 miglia
- Zona 4 - 301-600 miglia
- Zona 5 - 601-1000 miglia
- Zona 6 - 1001-1400 miglia Zona 7 - 1401-1800 miglia
- Zona 8 - 1801+ miglia
- Zona 8 - 1801+ miglia
Questi costi tendono ad essere piu elevati per i centri situati nelle aree rurali, in quanto devono viaggiare ulteriormente per raggiungere aree piu popolate. Tuttavia, le spedizioni da piu sedi possono ridurre al minimo i costi di trasporto, spedizione e altri costi logistici, consentendo alle aziende di offrire spedizioni accelerate.
Le aziende di personalizzazione che offrono prodotti personalizzati fragili, appositamente confezionati o personalizzati hanno bisogno di scegliere con cura tutti coloro che si occupano della propria rete che gestiscono il loro inventario.
E il piu sicuro utilizzare l'evasione interna per questi tipi di articoli, in modo che la gestione possa mantenere il controllo completo sulle date di personalizzazione, imballaggio e spedizione. Tuttavia, le aziende che utilizzano fornitori terzi devono avere piena fiducia nei propri partner per proteggere i prodotti durante l'imballaggio e la consegna degli articoli in modo sicuro.Tipi di evasione degli ordini
In base alle considerazioni precedenti, esistono diverse opzioni di evasione che potrebbero funzionare per alcune aziende e non altre.
L'evasione
interna degli ordini, nota anche come venditore e autoevasione, utilizza le risorse proprie e i dipendenti di un'azienda per gestire le richieste dei clienti, dalla gestione dell'inventario alle spedizioni finali. Cio significa che l'azienda deve integrare i costi generali di stoccaggio delle scorte in loco, come affitto, utenze e materiali di spedizione.
Questa opzione e ideale per le organizzazioni che desiderano mantenere il pieno controllo sull'intero processo di evasione degli ordini. La maggior parte delle startup inizia con la gestione interna perche hanno un intervallo di inventario ridotto, volumi di ordini ridotti e non possono permettersi un servizio di terze parti. Tuttavia, man mano che le piccole imprese si espandono, tendono a superare il loro negozio originale e possono richiedere servizi aggiuntivi per tenere il passo con la domanda.L'evasione di ordini di
terze parti, o esternalizzati, avviene quando un'azienda utilizza un fornitore esterno per gestire uno o piu processi di evasione. Ci sono aziende che gestiscono la
- gestione dell'inventario
- Liste di prelievo
- Confezionamento dei prodotti
- Spedizioni
- Elaborazione dei resi
Con la logistica di terze parti (3PL), le aziende non devono espandere la propria spazio di archiviazione personale e personale, risparmiando manodopera, spese operative e generali. Pertanto, le aziende che non hanno spazio o capitale sufficiente per investire in magazzini utilizzano tipicamente 3PL.Dropshipping
Dropshipping e quando le aziende impiegano produttori per produrre, archiviare e spedire prodotti. In dropshipping, un ordine del cliente viene immediatamente inoltrato al produttore, dove da priorita al prelievo dei prodotti e avviano le consegne, dando all'azienda un controllo poco o nessun sulla loro catena di fornitura.
Si tratta di un'ottima opzione di evasione per le aziende che vogliono ridurre al minimo i costi generali. Tuttavia, la maggior parte dei produttori risiede all'estero. Cio significa che eventuali spese risparmiate nell'inventario degli alloggi potrebbero essere spesi per la spedizione dei prodotti. Spedizioni piu lunghe potrebbero anche comportare consegne tardive e clienti insoddisfatti.La gestione
ibrida ibrida e un mix di servizi dropshipping, gestione interna e di terze parti. Le aziende che utilizzano il metodo ibrido possono avere societa separate che gestiscono la produzione, l'inventario e il prelievo degli ordini.
Alcune organizzazioni utilizzano anche provider esterni solo per prodotti specifici. Ad esempio, le aziende che gestiscono alcuni articoli personalizzati reclutano un esperto di terze parti per gestire gli ordini personalizzati mantenendo l'inventario regolare in-house.
Il modello ibrido e piu comunemente utilizzato dalle organizzazioni che richiedono maggiore flessibilita all'interno della propria supply chain a causa dell'espansione o dell'inventario univoco.Fasi del processo di evasione degli ordini
Il processo di evasione dell'ordine dispone di molte parti mobili che funzionano contemporaneamente. Cio richiede alle aziende di implementare una strategia organizzata per garantire che ogni fase sia eseguita in modo accurato ed efficiente.
1.
Ricezione ricezione si riferisce all'accettazione dell'inventario in entrata, sia in un magazzino, in un centro di distribuzione o in un punto vendita al dettaglio. Ogni spedizione deve essere controllata, registrata e stoccata per garantire che l'equipaggio di prelievo del prodotto possa iniziare ad evadere gli ordini.
Non appena arriva l'inventario, i dipendenti devono esaminare le unita fisiche con l'ordine di acquisto, la fattura e l'elenco di spedizione per assicurarsi che tutti i prodotti siano presenti e integri. Eventuali articoli danneggiati devono essere restituiti immediatamente per un rimborso o un credito.
A questo punto, tutti i nuovi codici a barre SKU dovrebbero essere creati e implementati nel sistema di gestione.2. Negozio
Una volta che tutto e stato ricontrollato, i dipendenti possono iniziare a immagazzinare l'inventario nei loro posti giusti intorno al magazzino. I prodotti devono essere organizzati per ridurre al minimo i tempi di viaggio per i raccoglitori di prodotti.
Il layout del magazzino dovrebbe gia essere ottimizzato per migliorare la velocita di evasione e l'accuratezza. Ad esempio, gli articoli con tassi di fatturato elevati devono essere stoccati vicino alle aree di gestione, mentre i prodotti meno popolari dovrebbero rimanere nel retro del magazzino.
Le aziende devono inoltre ricordare di separare le variazioni dei prodotti per gli SKU per ridurre le imprecisioni di prelievo.3. Ritiro
Il processo di evasione inizia ufficialmente quando un cliente effettua un ordine. Quando le aziende hanno stabilito una soluzione di ordinazione, i selezionatori vengono avvisati automaticamente ad ogni richiesta.
Una volta che l'ordine raggiunge un dipendente, individua gli articoli all'interno del magazzino. Il prelievo manuale di solito consiste in una lista di imballaggio cartacea in cui vengono memorizzati i prodotti. Un sistema di gestione delle scorte visualizza l'ubicazione dell'articolo e aggiorna automaticamente le quantita delle scorte per riflettere i prodotti in uscita.4. Imballaggio
Quando gli articoli dell'ordine si trovano nell'area di imballaggio, i lavoratori iniziano a confezionare i prodotti per assicurarsi che non siano danneggiati durante il trasporto.
A seconda del tipo di inventario, i dipendenti possono utilizzare pluriball, carta velina o arachidi di imballaggio. Il tipo di materiale da imballaggio utilizzato dipende anche dal limite di peso dell'azienda per i pacchi standard.
Dopo che tutti gli articoli sono stati confezionati, alcune aziende stampano una fattura che delinea l'ordine prima di sigillare la scatola con del nastro di imballaggio.5. Spedizione
Quando il pacco e sigillato e dotato di un'etichetta di spedizione, e pronto per essere spedito alla sua destinazione finale.
Ci sono diverse opzioni di spedizione disponibili per le aziende, ma alla fine dipende dal budget della societa. Sebbene i clienti desiderino quasi sempre l'opzione di consegna piu rapida, alcune organizzazioni non dispongono dei mezzi per accelerare gli ordini standard.
Le piccole imprese di solito spediscono tramite USPS (United States Postal Service), mentre alcune grandi aziende collaborano con i corrieri per ridurre al minimo i costi di spedizione e offrire ai clienti opzioni di consegna rapide.
Una volta spedito l'ordine, molte aziende invieranno le informazioni di tracciabilita ai clienti in modo che possano controllare lo stato di consegna.6. Elabora resi
Tutti i rivenditori riceveranno un reso per un motivo o per un altro. Pertanto, le aziende devono implementare una politica di restituzione completa per chiarire come e quando i clienti possono avviare il processo di reso.
Le aziende devono inoltre implementare un processo per essere in grado di accettare la restituzione dei prodotti e introdurli nuovamente nell'inventario.Come semplificare l'evasione degli ordini
Dopo aver implementato il sistema di evasione degli ordini, le aziende dovrebbero lentamente apportare miglioramenti per migliorare la velocita e l'accuratezza del servizio.
Automazione dei processi
La maggior parte delle fasi del processo di evasione puo essere automatizzata con il software moderno, inclusa la
- gestione dell'inventario
- Ordinazione dell'inventario
- Generazione delle liste di prelievo
- Gestione dei resi
Con il software, le aziende puo automatizzare le attivita ripetitive, riducendo al minimo i costi di manodopera e gli errori umani. Con le immissioni automatiche dei dati, i manager non devono preoccuparsi di conteggi o calcoli errati.Utilizza il software
Inventory Data Inventory raccoglie anche i dati da ogni transazione per generare report dettagliati. Queste informazioni consentono alla gestione di migliorare le strategie di evasione degli ordini per migliorare l'efficienza, l'accuratezza e la velocita.
Ad esempio, i responsabili possono utilizzare i dati cronologici delle scorte per adeguare i punti di riordino e il layout del magazzino in modo da mantenere la flessibilita con le fluttuazioni della domanda dei clienti.
Il processo di evasione degli ordini e esteso e soggettivo per ogni azienda, poiche spesso varia a seconda del tipo di inventario, dell'impostazione del budget e della disponibilita dello spazio. Pertanto, i proprietari devono esaminare attentamente ogni operazione per determinare quali metodi si adattano meglio alle loro esigenze.