Come creare un piano operativo - Guida per la gestione

Le aziende di oggi sono composte da operazioni complesse con dipartimenti e team che lavorano insieme per raggiungere obiettivi condivisi. Tuttavia, cio che rende un'azienda di successo e la direzione. Secondo la ricerca, la mancanza di attenzione e una delle prime dieci ragioni dietro il fallimento dell'avvio.

Un modo per garantire che l'azienda sappia sempre dove si sta dirigendo e creare un piano operativo. Sebbene molti imprenditori e manager capiscano quanto siano importanti i piani strategici, spesso mancano di un elemento logistico critico. E' qui che entra in gioco un piano operativo.

Pianificazione operativa Spiegata

Un piano operativo e un piano completo e fruibile che definisce il modo in cui le funzioni e le attivita di un reparto o di un team contribuiscono agli obiettivi aziendali generali di un'organizzazione. In poche parole, i piani operativi delineano le attivita quotidiane necessarie per mantenere operativa un'azienda.

Se fatto correttamente, un piano operativo assicura che tutti i dirigenti e i dipendenti conoscano i rispettivi ruoli e responsabilita. Il piano operativo illustra inoltre in che modo le persone devono svolgere il proprio lavoro entro un lasso di tempo specifico. La mappatura dei processi e delle attivita quotidiane che avvengono nell'organizzazione crea un percorso chiaro per tutti per contribuire agli obiettivi aziendali e operativi dell'azienda.

Idealmente, un piano operativo dovrebbe rispondere alle seguenti domande-

• Quali compiti e strategie devono essere realizzati?

• Chi e responsabile di questi compiti e strategie?

• Qual e la tempistica per ogni strategia da completare?

In molti modi, il piano operativo di un'azienda puo essere paragonato a un manuale di istruzioni. Serve come guida per l'azienda e i suoi principali stakeholder interni (dalla suite C fino al rango e ai file worker), aiutandoli a eseguire le loro operazioni quotidiane in modo coerente con gli obiettivi principali e a lungo termine dell'organizzazione.

Pianificazione operativa e pianificazione strategica

Molte aziende utilizzano spesso i termini pianificazione strategica e pianificazione operativa in modo intercambiabile. In verita, tuttavia, questi termini si riferiscono a due cose molto diverse.

Un piano strategico definisce gli obiettivi di alto livello dell'azienda, la sua missione e la sua visione. Questi piani esaminano il quadro generale, delineando come l'azienda misurera i suoi obiettivi e i progetti necessari per raggiungerli.

Al contrario, un piano operativo esamina il lato logistico delle cose. Questi piani forniscono una panoramica granulare di cio che l'azienda dovrebbe fare per raggiungere i suoi obiettivi, le persone coinvolte in queste azioni e quanto tempo questo processo richiedera.

Termine di tempo

Un piano strategico tipicamente rappresenta gli obiettivi a lungo termine dell'organizzazione per i prossimi cinque anni o piu.

Il piano operativo, invece, definisce le azioni specifiche per raggiungere tali obiettivi su base settimanale, mensile, trimestrale o annuale.

Obiettivi

Un piano strategico obiettivo e definire la visione a lungo termine dell'azienda e come l'intera organizzazione puo realizzarla.

Al contrario, un piano operativo va piu in profondita nei dipartimenti e nei gruppi di stakeholder che compongono l'azienda. In altre parole, una grande azienda puo avere piu piani operativi - uno per ogni reparto e, se necessario, ogni squadra.

Pianificazione Creazione

In generale, il compito di creare un piano strategico rientra nella leadership di alto livello. Nella maggior parte delle aziende, questo sarebbe il C-suite o il team esecutivo. Una volta che il piano sara stato creato, sara diffuso e implementato da team interdipartimentali per garantirne il successo.

D' altra parte, i diversi capi di reparto e team leader dell'azienda sono responsabili della creazione dei loro piani operativi. Sebbene ogni piano operativo sia adattato al reparto o al team corrispondente, la sua implementazione di successo e fondamentale per il successo del piano strategico.

Ad esempio, supponiamo che il reparto marketing abbia delineato una serie di attivita per i prossimi 12 mesi. Il successo di queste attivita si traduce in piu opportunita di vendita e piu ricavi.

Budget

Il budget per la creazione e l'implementazione di un piano strategico proviene dal budget strategico di un'organizzazione. Questo budget in genere suddividera la spesa annualmente, a seconda del periodo di tempo definito dal piano strategico.

Nel frattempo, il budget di un piano operativo proviene dal bilancio annuale del dipartimento. Se e necessario ridurre il budget annuale del dipartimento, prendere in considerazione l'opportunita di apportare modifiche in luoghi che non sono allineati con il piano strategico.

Ad esempio, se uno degli obiettivi di vendita a lungo termine del piano strategico e quello di aumentare le vendite online, allora ha senso ridurre il budget per le operazioni di mattoni e malta prima di fare qualsiasi cosa con l'eCommerce.

Reporting Reporting per piani strategici comporta l'analisi delle prestazioni dell'organizzazione in base alle metriche e agli indicatori di prestazioni chiave (KPI) definiti nel piano strategico. Le relazioni e le riunioni si svolgono in genere su base annuale e si concentrano su KPI di alto livello.

Viceversa, i rapporti operativi forniscono una panoramica dei progetti, delle attivita e delle sottoattivita su cui i membri del team hanno lavorato. Questi rapporti possono essere condotti su base settimanale, mensile o trimestrale.

Qualunque sia il caso, la creazione di report e un processo critico che consente ai dirigenti e ai membri del team di conoscere lo stato e le prestazioni di ciascun progetto.

Come creare un piano operativo

Mentre diverse organizzazioni hanno il loro approccio unico alla pianificazione operativa, tutti i piani migliori condividono una cosa in comune- un obiettivo chiaramente definito per tutti i membri di un reparto, gruppo o team su cui concentrarsi.

Per creare un piano, i dirigenti di reparto e i responsabili possono seguire questi passaggi di base.

1. Tracciare il piano operativo

Come qualsiasi piano di progetto, un piano operativo inizia con una panoramica di alto livello del suo scopo. Iniziate visualizzando le caratteristiche principali del piano, incluse le attivita, gli obiettivi, le esigenze di personale e i processi di gestione necessari per garantire che tutti i risultati siano ottimali.

Iniziare con una visione rende piu facile procedere con la definizione degli obiettivi e ricercare i passi necessari per raggiungere questi obiettivi.

2. Impostare obiettivi

Dopo aver visualizzato il piano, i manager possono procedere alla fase di costruzione, che in genere comporta la ricerca e l'identificazione degli obiettivi. Mentre ogni piano operativo e unico, tutti i piani cercano di rispondere a queste domande comuni-

• Qual e il budget del dipartimento? Confrontare questo budget con l'anno, il trimestre o il mese precedente.

• Qual e lo stato attuale della squadra? Guarda le cose dal punto di vista del budget, delle risorse e dei singoli membri del team.

• Dove deve essere il team nel prossimo mese, trimestre o anno?

• Quali misure devono essere prese affinche la squadra ci arrivi?

• Quali metriche e indicatori KPI devono essere utilizzati per misurare i progressi del reparto o del team? Questi indicatori di performance possono includere il numero di prodotti fabbricati, il numero di clienti acquisiti, i costi di acquisizione dei clienti e il numero di lead generati.

La risposta a queste domande richiedera una combinazione di ricerche qualitative e quantitative, comprese interviste con i dipendenti e analisi dei dati storici (ad esempio, vendite, spese, personale).

3. Pianificare il budget

Dopo aver mappato gli obiettivi del piano operativo, i responsabili possono pianificare il budget necessario per tutti i progetti, le attivita e le attivita.

Come accennato in precedenza, il bilancio di un piano operativo dovrebbe provenire dal bilancio annuale del dipartimento. Questo rende il budget il fattore principale da considerare quando si assegnano attivita, allocare risorse e pianificare gli stipendi dei membri del team.

E anche una buona idea ricevere feedback dal resto della squadra. Alcune persone possono essere stati assegnati ruoli che sono piu adatti ad altri o certe fasi possono essere meglio essere tagliati dai processi completamente.

4. Creare un sistema per la creazione di report

Dopo aver mappato gli elementi del piano operativo, dagli obiettivi e dagli obiettivi ai risultati finali, alle esigenze di personale e agli intervalli di tempo, i responsabili di reparto possono creare un sistema per segnalare lo stato di avanzamento del piano.

La segnalazione e una funzione critica che non solo mostra se il piano operativo funziona, ma consente anche al dipartimento di considerarsi responsabile nei confronti di parti interessate, leadership e altri dirigenti di reparto. Queste persone vorranno rivedere i progressi del piano operativo.

5. Apporta modifiche quando necessario

Come per qualsiasi progetto o impresa, e importante essere pronti a ruotare e apportare modifiche. Ad esempio, se il team supera il benchmark di sei o 12 mesi con risultati meno desiderabili, i manager dovrebbero eseguire il drill-down alle attivita e ai processi che non hanno funzionato come previsto.

Quando si apportano modifiche, e anche una buona idea coinvolgere i membri del team e stabilire il buy-in con gli stakeholder. In questo modo e piu facile perfezionare il piano operativo sulla base di feedback reali.

Elementi essenziali di un Piano Operativo

Ogni piano operativo ha diversi elementi comuni che danno lo scopo e la direzione del piano. Questi elementi includono-

Missione

In definitiva, un piano operativo e uno strumento tattico per l'attuazione di un piano strategico.

Il piano strategico fornisce anche la missione del piano operativo, fornendo il perche per qualsiasi progetto, compito, processo o attivita su cui lavora un reparto o un team. Senza questo elemento fondamentale, scrivere un piano operativo sara molto simile a pianificare un viaggio senza una vera destinazione in mente.

Proposizione di valore

Una proposta di valore e una dichiarazione o una breve descrizione che risponde al motivo per cui qualcuno dovrebbe diventare cliente, cliente o partner dell'organizzazione. Dovrebbe anche dire ai potenziali clienti perche il prodotto o il servizio dell'azienda offre piu rapporto qualita-prezzo rispetto a offerte simili da parte dei concorrenti.

Nel contesto della pianificazione operativa, una proposta di valore enfatizza i punti di forza e la missione dell'azienda. Questo aiuta il reparto o il team a concentrarsi sul motivo per cui l'azienda sta facendo affari.

Obiettivi e obiettivi

Un problema comune con i piani operativi e che piu sono complessi, meno e probabile che le persone li seguano fino alla lettera. La chiave per prevenire questo problema consiste nel fissare obiettivi specifici per il piano operativo e suddividerlo in obiettivi piu piccoli.

Ad esempio, si supponga che il team di marketing di una societa abbia un piano operativo che copre 12 mesi. Il suo obiettivo e quello di aumentare le vendite del 25% anno su anno. Il piano puo essere suddiviso in obiettivi mensili, come l'aumento del traffico del sito web a gennaio, la generazione di lead a febbraio, il miglioramento dei tassi di conversione a marzo e cosi via.

Metriche e KPI

Nessun piano operativo e completo senza un sistema di misurazione della sua efficacia e successo. Cio significa che il piano deve definire un elenco di metriche e indicatori KPI. Tuttavia, e altrettanto importante misurare le cose giuste.

Le migliori metriche e KPI sono indicatori principali, ovvero misure che mostrano cio che il team puo aspettarsi in futuro. Predicendo i risultati futuri, gli indicatori principali consentono al team di apportare modifiche prima che sia troppo tardi.

Al contrario, gli indicatori in ritardo sono misure che diventano evidenti solo quando si e verificato un cambiamento significativo - in altre parole, quando e troppo tardi per agire.

Comunicazione costante

L'importanza di comunicare e stabilire buy-in con l'intero team non puo essere enfatizzata abbastanza. Dopo tutto, un piano operativo e efficace solo quando le persone si impegnano a eseguirlo.

Quando si implementa un piano operativo, prendere il tempo necessario per discutere gli indicatori KPI selezionati con l'intero reparto. Questo assicura che tutti capiscano perche questi KPI sono stati scelti, perche sono importanti e come aiuteranno l'organizzazione a raggiungere i propri obiettivi aziendali.Man

mano che le cose vanno avanti, assicurati di tenere riunioni regolari per verificare lo stato di avanzamento di questi KPI e discutere eventuali bloccanti che influiscono sulla capacita del team di funzionare in modo efficiente.

Con un piano operativo dettagliato in atto, qualsiasi organizzazione dovrebbe avere gli strumenti e le linee guida per funzionare in modo efficiente e, in definitiva, raggiungere i suoi obiettivi di business.