Fasi di elaborazione fatture Guida alla gestione
Il reparto contabilita gestisce il flusso di cassa orchestrando le vendite, le fatture e i pagamenti delle fatture.
Se queste operazioni non sono bilanciate, i manager non possono valutare con precisione le prestazioni finanziarie e lo stato generale della societa. Pertanto, la contabilita fornitori e crediti devono stabilire un sistema di fatturazione efficiente che gestisca i documenti finanziari in tempo reale.
L' elaborazione delle fatture e una struttura che organizza le fatture in entrata e il processo di approvazione in modo che le aziende possano evitare commissioni in ritardo, detrazioni di credito e altre sanzioni. Senza un sistema adeguato, le aziende corrono il rischio di mancare pagamenti, rovinare il credito e persino mettere a repentaglio i rapporti con i fornitori.
Che cos'e l'elaborazione delle fatture?
L' elaborazione delle fatture e il modo in cui le aziende gestiscono le fatture dei fornitori, dall'arrivo al pagamento finale. Questo processo inizia quando l'azienda riceve la fattura, sia cartacea, PDF o digitale, e i responsabili la controesaminano con l'ordine di acquisto iniziale e il contratto di pagamento. Se tutto corrisponde, i pagamenti vengono effettuati puntualmente e con le giuste misure.
Il processo di fatturazione e fondamentale per mantenere il flusso di cassa e i conti bilanciati in tutta l'organizzazione. Una volta eseguita con precisione, la fatturazione limita l'esposizione dell'azienda a rischi esterni, come frodi e furti. Assicura inoltre che tutti i pagamenti siano effettuati in tempo per evitare le tasse in ritardo.
Passaggi per l'elaborazione delle
fatture L'elaborazione delle fatture viene gestita interamente dal reparto contabilita fornitori (AP) ed e composta da quattro passaggi.
1. Ricevi fattura
Il processo inizia quando AP riceve una fattura da uno dei propri fornitori dopo aver gia evaso il proprio dovere. La fattura deve includere quanto segue.
- La data in cui il fornitore ha inviato la fattura
- Informazioni di contatto per il fornitore e l'acquirente
- Dettagli di acquisto, compresi i prodotti, i servizi e i prezzi
- Dettagli di pagamento
Tutte queste informazioni devono essere presenti in modo che i dipendenti possano abbinarlo con il loro ordine di acquisto precedente per assicurarsi che non siano sovraccaricati. Se i dettagli non corrispondono, i responsabili devono contattare il fornitore per risolvere eventuali discrepanze.
2. Registra i dati delle fatture
Questi dettagli vengono verificati e inseriti nel sistema di fatturazione, manualmente da un impiegato AP o elettronicamente tramite software. Tuttavia, le immissioni manuali dei dati spesso portano a errori, come errori di stitura. Questo metodo e anche inefficiente, che richiede piu manodopera e risorse, il che aumenta le spese.
Oltre a memorizzare la fattura, le aziende dovrebbero anche fare una copia o una versione digitale della fattura per garantire un backup. Le copie delle fatture sono utili se i fornitori scoprono discrepanze o cercano di chiedere piu soldi.
Tuttavia, le aziende devono stabilire un sistema di archiviazione organizzato che non occupa troppo spazio e facilita l'individuazione delle fatture. E importante mantenere il sistema di registrazione delle fatture in quanto puo diventare rapidamente ingombrato senza una gestione continua.
3. Invia la fattura per l'approvazione
Una volta verificata e registrata la fattura, AP deve inviare la fattura per l'approvazione finale prima di poter inviare il pagamento. A seconda delle dimensioni dell'azienda, potrebbero esserci due o tre dirigenti che hanno il potere di approvare e negare le fatture.
Il principale fattore determinante della velocita del processo di approvazione e il mezzo in cui viaggia. Tradizionalmente, le fatture vengono stampate e poste sulla scrivania del dirigente, in attesa di approvazione. Questo tende ad allungare il processo in quanto i dipendenti possono perdere o dimenticare la fattura, causando spesso ritardi nei pagamenti e sanzioni.
Altre aziende inviano le loro fatture in formato PDF via e-mail. Ma ancora una volta, queste e-mail possono essere trascurate, cancellate e dimenticate. Entrambi questi metodi richiedono ai rappresentanti AP di effettuare il check-in continuo con i dirigenti per vedere se la fattura e pronta, sprecando tempo prezioso.
D' altra parte, il software di fatturazione avvisa i dirigenti di nuove fatture attraverso un'interfaccia universale per assicurarsi che li ricevano immediatamente. Se non viene gestita tempestivamente, il sistema invia avvisi regolari fino al completamento del processo di approvazione. Una volta approvata o negata, la fattura viene automaticamente inviata a AP, dove puo iniziare a elaborare il pagamento.
Indipendentemente dal metodo del processo di approvazione, le aziende dovrebbero cercare di ridurre i tempi di attesa in modo da ridurre al minimo i tempi di consegna dei pagamenti e ottenere un quadro piu accurato dei profitti.
4. Pagare la fattura
L'ultimo passaggio del processo di fatturazione consiste nel sottomettere il pagamento. Questo puo sembrare diverso per le fatture separate, poiche la compensazione puo essere inviata a una persona specifica o a un reparto di un'altra azienda. A seconda del destinatario, il processo di pagamento puo anche estendersi per giorni o addirittura settimane.
Il sistema di fatturazione svolge anche un ruolo importante nella durata dell'accettazione del pagamento, perche le conferme e-mail possono andare perse o ignorate. Pertanto, AP dovrebbe parlare direttamente con il destinatario per assicurarsi che capisca come e quando puo aspettarsi di ricevere il pagamento.
Come calcolare i prezzi delle fatture
Gli studi mostrano che la fattura cartacea media costa circa $15. Tuttavia, questo puo variare in modo significativo a seconda delle dimensioni e delle risorse dell'azienda. Pertanto, le aziende devono calcolare attentamente le spese fatture dividendo il costo annuale AP per il numero totale di fatture elaborate.
1. Delineare il processo di
mappatura del processo di fatturazione e difficile perche ha un aspetto diverso per ogni azienda. I lavoratori devono prendere il loro tempo e identificare quanto segue.
- Sfida
- l'inefficienza
- ostacoli
2. Identificare parti coinvolte
Il numero di dipendenti coinvolti nell'elaborazione delle fatture influisce anche sui prezzi in quanto l'azienda deve integrare la manodopera. E essenziale ricordare i lavoratori al di fuori del reparto AP, inclusi i lavoratori che gestiscono il codice, il lavoro amministrativo e il processo di approvazione.
Le aziende piu grandi possono anche evolvere piu reparti, quindi devono essere particolarmente attenti quando si mappano il loro processo per garantire che tutti siano contabilizzati.
3. Stima tempo speso
Ora che tutti i dipendenti coinvolti sono identificati, i manager devono determinare per quanto tempo ciascuno di essi spende per l'elaborazione delle fatture. La direzione dovrebbe chiedere a ogni parte quale compito gestire e approssimativamente quanto tempo ci vuole per completarlo.
4. Calcola salari orari
Quando viene calcolato il tempo totale speso, i responsabili devono suddividere il salario orario di ciascun partecipante per determinare la quantita di spesa di manodopera necessaria per il processo. Se alcune attivita sono rapide, i manager potrebbero dover abbattere il costo al minuto.
5. Completare i calcoli finali
Infine, la gestione deve moltiplicare il tempo impiegato per il salario orario di ciascun lavoratore per determinare il costo finale per fattura.
I motivi per automatizzare l'elaborazione
delle fatture Le aziende che utilizzano ancora metodi di elaborazione manuale delle fatture dovrebbero considerare come il passaggio a strumenti di automazione potrebbe migliorare le prestazioni complessive.
Riduci al minimo le
e-mail di errore umano, i fogli di calcolo e la penna e la carta non sono piu sufficienti quando si tratta di elaborazione delle fatture in quanto aumenta il rischio di errori umani. Con ogni inserimento dei dati, i dipendenti devono ricontrollare la loro grafia e i calcoli per evitare discrepanze, sprecando tempo prezioso.
D' altra parte, il software di fatturazione automatizza la registrazione, l'archiviazione e la segnalazione, riducendo al minimo il rischio di errori umani. Pertanto, quando AP riceve una fattura, puo effettuare una copia digitale, se non gia eseguita, e caricarla nel database del software.
Cio consente ai dipendenti di cercare il sistema utilizzando parole chiave come il fornitore, il prezzo e l'ordine del prodotto per un facile recupero.
Risparmia denaro
Con le varie opzioni software sul mercato odierno, anche le piccole imprese possono permettersi sistemi di gestione.
Mentre l'acquisto iniziale puo essere costoso, l'eventuale ritorno sull'investimento (ROI) supera il costo della soluzione. Soprattutto perche gli strumenti di automazione assicurano che le fatture vengano pagate puntualmente in modo che le aziende possano evitare i ritardi. Cio garantisce che l'azienda rimanga in regola con i fornitori e mantiene un credito eccellente.
Alcuni fornitori offrono persino sconti aggiuntivi alle organizzazioni che pagano sempre in tempo per incentivare l'affidabilita.
Ridurre i costi non necessari
Automatizzando le attivita ripetitive, come l'archiviazione, il recupero di record e altri lavori d'ufficio, le aziende possono risparmiare denaro sulla manodopera. Il software elimina anche i documenti, riducendo gli sprechi e i soldi spesi per forniture per ufficio.
Gli studi dimostrano che le fatture cartacee costano tra $12-$30, mentre le fatture automatiche possono costare fino a 3,50 USD. Mentre la maggior parte di questa spesa deriva da manodopera e carta, anche le aziende devono integrare lo storage. Per non parlare se la fattura fisica viene persa, AP deve ripetere l'intero processo, raddoppiando la spesa.
Il software di fatturazione controlla anche due volte le immissioni dei dati e automatizza i calcoli, evitando costose discrepanze.
Integrate Systems Advanced Fatture Software puo integrarsi con i sistemi esistenti per creare un'interfaccia universale in cui i dipendenti possono accedere a tutti i dati. Ad esempio, AP puo combinare il software di fatturazione, ordinazione inventario e contabilita con la soluzione di fatturazione, in modo che i dati vengano scambiati automaticamente tra i sistemi. Cio consente di evitare che un dipendente debba consolidare e condividere manualmente le informazioni.
Proteggere l'azienda dalle frodi
Purtroppo, molte aziende sono vittime di frodi fatture, dove qualcuno si pone come fornitore per ricevere fondi. Anche le grandi aziende, come Google e Facebook, hanno sperimentato frodi fatture, costando loro oltre $100 milioni. Sebbene queste organizzazioni fossero abbastanza stabili da sopravvivere a questi successi, non tutte le aziende possono permettersi tali vittime. Le
frodi sulle fatture possono avvenire in numerosi modi.
- Fatture false
- Fatture duplicate inviate dai fornitori
- Firme contraffatte
Tuttavia, con il software, ogni fattura viene verificata e inviata solo ai dipendenti autorizzati. Il sistema avvisa automaticamente gli utenti quando viene rilevata un'attivita sospetta.
Report Generation Semplice
Reporting e analisi sono un passo fondamentale in ogni operazione aziendale, dalla gestione dell'inventario alla contabilita. Senza software, questo puo richiedere manodopera, potenza cerebrale e risorse.
Con soluzioni avanzate, le aziende possono facilmente generare report fatture che analizzano
- i dati delle fatture
- Calcoli delle fatture
- Ricevute
- degli ordini Ordini di acquisto
- Tendenze dei prezzi
Con l'integrazione del sistema, il software estrae questi dettagli di tutte le soluzioni pertinenti in modo che i dipendenti possano generare report con un semplice clic. Report dettagliati forniscono informazioni preziose su come le aziende possono migliorare le varie operazioni.
Suggerimenti per la gestione delle fatture Il flusso di
cassa e particolarmente importante per le piccole imprese, in quanto devono conservare il capitale necessario per mantenere la stabilita.
I pagamenti lenti delle fatture possono avere un impatto significativo sull'impostazione del budget e su altre pianificazioni finanziarie. Pertanto, le aziende devono stabilire un processo di fatturazione efficace che garantisca un pagamento tempestivo e accurato.
Automatizza il processo di fatturazione
Molte piccole aziende ritengono che le soluzioni di fatturazione automatizzate siano destinate alle aziende piu grandi, quando in realta sono convenienti e facili da navigare. Con le fatture cartacee, le organizzazioni rischiano sempre di perderla, commettere errori e persino frodi. Per non parlare delle fatture tradizionali richiedono molto tempo, richiedono diversi dipendenti e difficili da monitorare.
D' altra parte, il software di fatturazione memorizza e trasferisce digitalmente le fatture per garantire che vengano ricevute in modo tempestivo. Le soluzioni avanzate consentono di controllare nuovamente i dati per rilevare gli errori in tempo reale, evitando fatture duplicate, errori di calcolo e mancati pagamenti.
Crea elenchi di controllo fatture
Alle aziende che dispongono di un software di fatturazione viene richiesto di immettere informazioni critiche per classificare la fattura.
- Numero fattura
- cliente
- Data
- Contratto di pagamento (data di pagamento, pagamenti incrementali)
- Rappresentante di vendita
- Ordine prodotto
Stabilisci tempistica fatture
Molti progetti di grandi dimensioni vengono pagati su base incrementale anziche integralmente per mantenere il flusso di cassa. Questo puo essere fatto settimanalmente, mensile e anche trimestrale.
Tuttavia, questi piani di pagamento possono diventare difficili da gestire con piu progetti su diverse pianificazioni. Pertanto, le aziende devono stabilire un programma di fatturazione per rispondere tempestivamente alle fatture e gestire le aspettative dei fornitori.Termini di pagamento Double Check
Molti pagamenti in ritardo sono dovuti a confusione per quanto riguarda il programma di fatturazione. Per evitare sanzioni, le aziende devono controllare i termini di pagamento e assicurarsi che tutte le parti abbiano aspettative ragionevoli.
Monitorare l'efficienza della contabilita fornitori
Dopo l'implementazione del processo di fatturazione, AP deve monitorare il sistema per garantire che registri e archiviare le fatture in modo efficiente. Un sistema efficiente invia le fatture subito dopo una vendita, attiva il processo di approvazione ed esamina regolarmente i termini del contratto.