La Ultimate Guide to Cost Reduction in Business Management Le pratiche di riduzione dei

Massimizzare i profitti e ridurre al minimo i costi e forse il principio piu ampiamente riconosciuto di fare affari. Infatti, secondo il Global Cost Survey 2019-2020 di Deloitte, la riduzione dei costi e una pratica commerciale standard in tutto il mondo, con il 71% delle organizzazioni che prevede di intraprendere una sorta di iniziativa di riduzione dei costi nei prossimi 24 mesi.

Questo, tuttavia, e piu facile a dirsi che a farsi. La stessa indagine ha anche rilevato che i tassi di fallimento di riduzione dei costi sono in aumento. A livello globale, l'81% delle aziende non e riuscito a raggiungere i propri obiettivi di riduzione dei costi, con un aumento del 18% rispetto al 2017.

In poche parole, la riduzione dei costi e il processo di riduzione delle spese aziendali non necessarie per aumentare i profitti senza influire negativamente sulla qualita dei prodotti e dei servizi. L'idea e quella di ridurre i costi generali o il costo delle merci vendute. Ad esempio, un'azienda puo passare a apparecchiature di produzione piu efficienti dal punto di vista energetico per ridurre sia le bollette energetiche che gli sprechi.

Tipi di strategie di riduzione dei costi

Quando i proprietari di aziende analizzano i modi per ridurre i costi, possono essere sopraffatti dalla varieta di modi per procedere a questo processo. La maggior parte delle misure di risparmio dei costi, tuttavia, tende a rientrare nelle seguenti strategie.

1.

Automation Automation e l'uso di tecnologia e software per monitorare e controllare alcuni aspetti delle operazioni aziendali, come la produzione e la consegna degli articoli. Nel suo modo piu semplice, questo comporta attivita ripetitive che sono facili da eseguire. E anche uno dei modi piu veloci per ridurre i costi aziendali, con un risparmio dal 40% al 75%.

2.

Efficienza Efficienza consiste nel trovare modi per rendere piu efficienti i processi e le apparecchiature, sia che si tratti di ridurre la quantita di tempo che le persone dedicano a un compito o di ridurre il consumo energetico dei macchinari necessari per produrre merci. Uno dei modi piu popolari per migliorare l'efficienza di un business e quello di adottare processi sostenibili. Infatti, il World Economic Forum rileva che pratiche sostenibili della catena di approvvigionamento possono ridurre i costi dal 9 al 16 per cento.

3. Produttivita

Migliorare la produttivita dei lavoratori e il punto in cui strumenti e tecnologie possono entrare. Ad esempio, l'utilizzo di software in grado di eseguire attivita di routine e ripetitive (ad esempio, rispondere alle domande frequenti dei clienti) consente ai dipendenti di lavorare su un lavoro piu strategico e di alto livello. Un altro modo per migliorare la produttivita dei lavoratori e fornire vantaggi convincenti per mantenere i dipendenti motivati.

4. Outsourcing

Una volta fatto bene, l'outsourcing puo essere una soluzione efficace per risparmiare sui costi per le aziende che vogliono concentrarsi sulle loro competenze fondamentali. Ad esempio, una societa di progettazione digitale puo allocare la maggior parte delle sue risorse per assumere progettisti grafici qualificati. Puo quindi esternalizzare compiti amministrativi, come la contabilita e le risorse umane, a un'azienda specializzata in questi servizi.

5. Rifiuti

Questa strategia di riduzione dei costi comporta la rimozione degli sprechi dalle operazioni e dai processi aziendali. Uno dei modi piu comuni per ridurre gli sprechi e quello di migliorare la loro supply chain. Ad esempio, nel 2018, un sondaggio condotto su oltre 2.000 ospedali statunitensi ha rilevato che le spese inutili per i prodotti della supply chain e le relative operazioni hanno raggiunto 25,7 miliardi di dollari.

6. Controllo qualitaIl

bloccaggio dei problemi di qualita puo eliminare i mal di testa associati ai resi dei prodotti. I rivenditori di e-commerce (che tendono ad avere gia margini sottili), ad esempio, sanno che i rendimenti non sono solo costosi, ma segnalano anche clienti insoddisfatti. Secondo CNBC, il rendimento medio del prodotto rappresenta circa il 30% del suo prezzo di acquisto. I ritorni dell'abbigliamento sono piu vicini al 40%.

7. Affidabilita

Ultimo, ma non meno importante, e garantire che i sistemi, i processi e le apparecchiature dell'azienda siano affidabili e funzionanti. Sebbene cio possa significare un numero qualsiasi di cose per diverse aziende, il principio fondamentale e lo stesso- mantenere l'integrita dei sistemi per evitare costose soluzioni alternative.

Identificazione delle opportunita di riduzione dei costi con l'analisi

delle spese Un'analisi della spesa (nota anche come analisi della riduzione dei costi) e il primo passo per ridurre i costi aziendali, in particolare i costi di approvvigionamento. Una volta fatto bene, l'analisi aiutera a identificare le opportunita di riduzione dei costi e fornire informazioni dettagliate su come garantire che queste opportunita si traducano in dollari risparmiati per l'azienda. L'

analisi della spesa e la valutazione sistematica della spesa storica di un'azienda per ridurre i costi di acquisto, migliorare l'efficienza e rafforzare le relazioni con i fornitori. Si tratta di uno degli strumenti chiave che i team di approvvigionamento possono utilizzare per effettuare le seguenti operazioni-

• identificare le opportunita di risparmio
• Gestire i rischi
• Aumentare la visibilita della spesa aziendale
• Assicurare la conformita dei contratti
• Migliorare l'efficienza delle attivita di approvvigionamento

Secondo un Rapporto AQPC confrontando le spese di approvvigionamento tra organizzazioni con 5 miliardi di dollari di fatturato, le aziende con programmi di analisi della spesa hanno risparmiato 11 milioni di dollari in costi di approvvigionamento rispetto alle aziende che non si impegnano nell'analisi della spesa.


Questo non e sorprendente. Man mano che l'approvvigionamento diventa una funzione piu strategica di qualsiasi azienda, l'analisi delle spese di approvvigionamento e diventata una strategia cruciale per realizzare risparmi sia a breve che a lungo termine. Il libro di gestione della fornitura Straight to the Bottom Line di Rudzki, Smock, Katzorke e Stewart entra nei dettagli delle potenziali societa di risparmio di approvvigionamento che possono generare dall'analisi della spesa. Ad esempio, le aziende possono risparmiare fino al 30% sui costi IT, fino al 20% ciascuno sui costi di imballaggio, materiali e servizi indiretti e articoli di marketing e promozionali.

L' analisi delle spese consente inoltre agli imprenditori, ai manager e ai team di approvvigionamento di rispondere a domande quali-

• quali sono le materie prime piu costose dell'azienda e quali elementi rappresentano le migliori opportunita di riduzione dei costi?
• Quali fornitori sono piu preziosi per l'azienda?
• Quanto costa la spesa aziendale per i fornitori preferiti rispetto ai fornitori con prestazioni insufficienti?
• Quale percentuale di spesa per gli appalti e associata ai contratti a lungo termine?

4 Passi per l'implementazione di un programma

di riduzione dei costi L'implementazione di un programma di riduzione dei costi e un impegno serio e ci sono molti modi per affrontare l'argomento. Di seguito sono riportate alcune metodologie complete consigliate.

1. Valutazione del potenziale di riduzione dei costi

Questa fase copre una serie di fasi piu piccole, tra cui-

• Analisi dei costi -Questa fase prevede l'analisi della struttura dei costi nell'organizzazione. Cio include l'identificazione dei diversi tipi di costi e delle diverse attivita che determinano la spesa.
• Benchmarking - Cio comporta l'analisi dei processi aziendali nell'organizzazione e l'identificazione dei benchmark. I benchmark interni confrontano gli attributi all'interno dell'organizzazione, come l'uso dell'energia tra le strutture. I benchmark esterni confrontano le prestazioni dell'azienda con altre organizzazioni simili.
• Valutazione delle opportunita di riduzione dei costi - Questo passaggio e simile all'analisi della spesa e in genere comporta l'organizzazione delle opportunita di riduzione dei costi per importanza o praticita.

2. Sviluppare il programma di riduzione dei costi

In questa fase, imprenditori, manager e reparti/team di approvvigionamento possono iniziare a sviluppare il programma di riduzione dei costi della societa seguendo questi passaggi-

• Sviluppo di iniziative -Cio comporta l'esecuzione di un'analisi dettagliata di aree problematiche, di solito attraverso analisi per dati quantitativi o interviste e sondaggi per dati qualitativi.
• Stima degli effetti - Questo e dove la societa prevede gli effetti delle sue iniziative di riduzione dei costi.
• Test - Le discussioni si svolgono con la leadership dell'azienda per valutare l'efficacia delle iniziative.
• Prioritizzazione - Le iniziative sono classificate per priorita/importanza.

3. Prepararsi per l'implementazione

Una volta individuate le iniziative di riduzione dei costi dell'azienda, il passo successivo consiste nel creare un piano dettagliato per ogni iniziativa. Si tratta di-

• Identificazione degli appaltatori - L'azienda deve identificare eventuali nuovi appaltatori necessari per il suo piano di riduzione dei costi.
• Identificare le persone chiave - Queste persone sono responsabili di ogni fase di implementazione.
• Pianificazione dell'implementazione del programma di riduzione dei costi - Cio comporta lo sviluppo di un piano integrato per l'attuazione del programma.

4. Implementare il programma

Infine, il programma di riduzione dei costi viene distribuito attraverso la seguente sequenza di eventi-

• Sviluppo di un sistema di gestione dei programmi -Cio comporta la creazione di un ufficio di gestione dei progetti, un piano di comunicazione e le scadenze di controllo per l'implementazione il programma di riduzione dei costi.
• Implementazione del programma - L'ufficio di gestione del progetto assicura che gli obiettivi e il programma del programma siano soddisfatti.
• Miglioramento continuo - Infine, il programma di riduzione dei costi passa a miglioramenti continui.

4 Strategie di riduzione dei costi collaudate e collaudate

L'implementazione di un programma di riduzione dei costi puo essere scoraggiante. Fortunatamente, ci sono una serie di azioni relativamente semplici che le imprese possono intraprendere per ridurre le loro spese.

1. Incoraggiare il telependolarismo

Dal punto di vista della gestione, promuovere il telependolarismo (noto anche come lavoro a distanza) come misura di riduzione dei costi ha senso. Per cominciare, elimina la necessita di affittare un grande ufficio e acquistare nuove attrezzature per ufficio. Queste cose, a loro volta, riducono il costo delle utility.

Ma i vantaggi del telelavoro vanno oltre il risparmio di dollari. Secondo uno studio, i lavoratori a distanza sono piu produttivi dei lavoratori in ufficio, prendendo meno pause e lavorando in media 16,8 in piu giorni in un anno. Anche i lavoratori remoti sono piu felici, con uno studio che rileva che sono 22% in piu di probabilita di riferire di essere felice rispetto ai lavoratori che lavorano da un ufficio.

2. Costruire forti relazioni con i fornitori

Se c'e un posto in cui le piccole imprese possono guardare per risparmiare denaro, sono i loro contratti con i fornitori. Spesso le aziende spendono eccessivamente sulle materie prime a causa delle relazioni deboli all'interno della catena di fornitura. Altre volte, prenderanno la prima citazione che ricevono senza fare alcun tentativo di negoziare i prezzi.

Qualsiasi piccola impresa deve lavorare per costruire relazioni a lungo termine con i suoi fornitori. Questo non solo rende piu facile negoziare le migliori tariffe possibili, ma coinvolge anche il fornitore nel determinare come utilizzare al meglio i propri prodotti e servizi in azienda.

3. Controllo dei costi di viaggio

aziendali Il viaggio aziendale e un'altra spesa che puo causare l'aumento dei costi operativi. Secondo un rapporto di viaggio d'affari di Motus, negli ultimi anni si e registrato un costante aumento dei costi di viaggio d'affari. Infatti, il viaggio d'affari medio nel 2019 costa $1.293, con alloggio, pasti e trasporto a terra rappresentano il 66% di ogni viaggio.

Un modo per controllare i costi dei viaggi d'affari consiste nel ripulire la politica di viaggio dell'azienda e rendere chiare le linee guida per incoraggiare la conformita.

4. Investire nella tecnologia giusta

Come accennato in precedenza, le giuste soluzioni tecnologiche possono rendere piu efficienti le operazioni e i processi aziendali. Per le piccole imprese, e importante riflettere attentamente su quali soluzioni offrono il miglior ritorno sull'investimento. L'elevato costo iniziale dei prodotti tecnologici significa che le aziende devono pensare a lungo termine per recuperare il loro investimento.

L'impatto della gestione delle scorte sui costi

Un aspetto dell'analisi delle spese che deve essere sottolineato e la gestione delle scorte e l'approvvigionamento. La gestione dei volumi delle scorte puo essere difficile, in quanto si tratta sia di una leva operativa di fornitura che di un'attivita finanziaria di bilancio.

Da un lato, ridurre l'inventario significa avere meno oggetti seduti sugli scaffali. Cio, a sua volta, significa avere un migliore flusso di cassa aziendale attraverso la riduzione dei costi di gestione e di mantenimento. Tuttavia, avere scorte insufficienti puo anche portare a ordini inevasi, aumentando il rischio di perdere clienti per i concorrenti.

La chiave e trovare un equilibrio accurato tra disporre di scorte sufficienti e prevedere la domanda dei clienti durante tutto l'anno. Migliori sono le tue pratiche di ordinazione dell'inventario, piu soldi risparmierai.

Suggerimenti per aumentare l'ottimizzazione del risparmio di

approvvigionamento offre alle aziende un modo per gestire meglio il proprio inventario. Di seguito sono riportati alcuni suggerimenti generali per generare risparmi in questo settore-

• Evitare la spesa Maverick - Conosciuta anche come spesa canaglia, la spesa maverick e un problema comune nelle aziende che non dispongono di un processo di approvvigionamento centralizzato. Consulta la cronologia delle tue spese per trovare prove di spesa incontrollata, quindi reindirizza questi acquisti ai fornitori preferiti.

• Review Stock Replacement - E 'facile cadere nell'abitudine di sostituire stock come parte della vostra routine. Tuttavia, questo puo portare a spese inutili quando le sostituzioni risultano inutili. Cio evita problemi come l'ordinazione di materie prime tutto l'anno per una linea di prodotti che e richiesta solo durante una determinata stagione.

• Computerizzazione dei processi di routine - Condurre una verifica dei processi ripetitivi e trovare software per automatizzarli.

• Effettuare audit dei rischi - Rischi come la dipendenza dal fornitore dovrebbero essere tagliati sul nascere. Presta molta attenzione ai contratti e sii sempre alla ricerca di fornitori che non solo offrono prezzi migliori, ma anche una migliore qualita del prodotto.

Il software di ordinazione dell'inventario e in grado di monitorare digitalmente le fluttuazioni dei prezzi dei fornitori e le abitudini di spesa relative all'inventario per aiutare a identificare ulteriori strade per il risparmio di approvvigionamento. Questi strumenti memorizzano i cataloghi dei fornitori locali in modo che le aziende possano identificare rapidamente i fornitori piu convenienti nella loro zona, automatizzando al contempo il processo di produzione degli ordini di acquisto e tracciando le spedizioni in entrata.

L' utilizzo di questo software portera a risparmi sui costi a lungo termine grazie all'automazione delle attivita, come l'invio di ordini di magazzino ripetitivi, e dara agli utenti un facile accesso a dati dettagliati di spesa di approvvigionamento.