managing inventory with a dedicated order management system

Last Updated On July 26, 2020 / Written By Michelle Jaco

Gestire l'inventario con un sistema di gestione degli ordini dedicato La

formulazione di una strategia logistica efficiente richiede una comprensione approfondita dell'obiettivo generale. Questo e molto altro puo essere facilmente gestito da un sistema centralizzato di gestione degli ordini per integrare e gestire senza problemi le forniture e l'inventario.

Introduzione La

formulazione di una strategia logistica efficiente richiede una comprensione approfondita dell'obiettivo generale, ovvero la gestione efficiente dell'inventario e la soddisfazione degli utenti finali.

Ma la gestione dell'inventario in un bar o in un ristorante e leggermente diversa rispetto ad altre aziende a causa di fattori come gli standard di sicurezza, la freschezza degli articoli serviti e brevi scadenze delle materie prime.

In altre parole, i ristoranti devono essere altamente proattivi nell'approvvigionamento, nel mantenimento e nella gestione del loro inventario dall'approvvigionamento iniziale fino a quando il cibo viene cotto e servito. Cio significa che devi assicurarti che i tuoi fornitori, gli impianti di stoccaggio, ecc. funzionino secondo le linee guida richieste per la sicurezza alimentare.

Nonostante leggi severe, il fatto e che una persona su dieci viene infettata da una malattia alimentare ogni anno, di cui 420.000 persone passano.

Questo e molto altro puo essere facilmente gestito da un sistema centralizzato di gestione degli ordini per integrare e gestire senza problemi le forniture, le fatture e le eventuali carenze nell'inventario complessivo.

Gestione degli ordini senza un sistema in atto

managing orders without a system in place 1574282002 7214

Il ciclo degli ordini coinvolge molte parti interessate, il che puo rendere molto difficile per i ristoranti la fonte e lo stoccaggio di materie prime fresche giorno dopo giorno.

Alcune delle sfide principali includono la

  • gestione, la manutenzione e l'analisi degli arretrati
  • Potenziale spazio per errore umano
  • Inventario smarrito
  • Essere sotto o troppo fornito
  • Pagamento tempestivo a vari fornitori
  • Problemi logistici
  • Scarsa comunicazione
  • Clienti insoddisfatti
  • La reputazione del marchio va in discesa
  • Perdita di clienti fedeli

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Che cos'e un sistema di gestione degli ordini e perche e cruciale per il business?

In poche parole, un sistema di gestione degli ordini fornisce una panoramica delle scorte o dell'inventario; ti aiuta anche a tenere traccia di cio che arriva, cio che viene consumato e cio che rimane indietro. Queste informazioni ti forniscono informazioni su come gestire in modo efficiente le tue finanze evidenziando le scappatoie esistenti nel tuo sistema e dove stai perdendo denaro.

Ad esempio, l'inventario non sorvegliato puo dare ad alcuni membri del personale la leva di cui hanno bisogno per sottrarti e ci sono anche maggiori possibilita che il tuo stabilimento non pratica standard di qualita.

Inoltre, indipendentemente dalla capacita operativa, e necessario acquisire varie forniture da un unico distributore o da piu fornitori. Gestire tutte queste transazioni puo essere piuttosto impegnativo, soprattutto per un ristorante affollato.

La cosa buona e che i progressi tecnologici hanno contribuito a creare soluzioni efficienti per la gestione di fornitori e scorte con limitate possibilita di errore.

In poche parole, un sistema ben posizionato semplifica il processo di ordinazione gestendo fornitori e fatture in modo senza soluzione di continuita. Come ulteriore vantaggio, tutti i membri del personale sono tenuti sotto controllo per limitare ed evitare potenziali furti.

Complessivamente, un sistema di gestione degli ordini assicura che le scorte siano sufficienti per sostenere la domanda prevista e che le probabilita di scadenza degli alimenti e sprechi siano significativamente ridotte.

Monitoraggio e registrazione dell'inventario con un sistema di gestione degli ordini

tracking and recording inventory with an order management system 1574282002 5350

Per ottimizzare il controllo dell'inventario, e possibile suddividerlo nelle seguenti fasi

  • Tracciamento e registrazione dell'inventario in modo organizzato
  • Sviluppare linee guida per ordinare nuovi materiali
  • Garantire che tutti gli articoli vengono ricevuti
  • in tempo
  • Determinare quando effettuare il prossimo ordine
  • Analizzando le tendenze della domanda dei clienti e dei dati di inventario precedenti e trovando margini di miglioramento Mentre i fogli di calcolo possono essere utilizzati per
elencare e tenere traccia degli acquisti regolari, dei prezzi passati e dell'inventario corrente in mano, questo non e una soluzione ottimale. Puo richiedere molto tempo per aggiornare e mantenere manualmente fogli diversi, e ci sono maggiori probabilita di errore umano.

D' altra parte, un sistema automatizzato di gestione degli ordini ha molti vantaggi e puo soddisfare le seguenti sfide
  • Tieni traccia degli acquisti effettuati da vari reparti e non da un solo responsabile acquisti Fornire una
  • trasparenza completa nei record di inventario Crea i
  • dati di inventario accessibile a tutto il personale e dipartimenti interessati
  • conteggi inventario devono essere aggiornati nel vostro sistema di vendita per assicurarsi che ci sia abbastanza scorte in mano
Cerchiamo di approfondire ulteriormente e vedere come funziona ogni fase del processo di gestione dell'inventario.


I responsabili del ristoranteInventory Incoming devono assicurarsi che tutti gli articoli corrispondano agli ordini effettuati controllando attentamente la quantita e la qualita dell'inventario in arrivo.

Fatture Le fatture
sono elenchi articolizzati di tutti i prodotti consegnati con le relative quantita, qualita e costo unitario. Questi devono essere ispezionati in base agli ordini di acquisto per evitare la possibilita di mancare prodotti richiesti o di ricevere prodotti che non hai mai ordinato.

Tuttavia, non e cosi semplice come sembra; gestire le fatture puo richiedere molto tempo, quindi e consigliabile avere una politica in atto con i fornitori che assicuri che siano ritenuti responsabili di eventuali problemi sorti dopo l'acquisto.

Per semplificare ulteriormente questo processo, dovrebbe essere in atto un sistema di gestione degli ordini in cui tutte le fatture vengono inserite e salvate in modo organizzato. Cio ti consentira di tenere traccia di tutto, incluse eventuali modifiche nel costo delle materie prime.

Inventario in uscita
Si tratta di un record di tutte le forniture che vengono ritirate dal magazzino o dal magazzino e trasferite in cucina dove vengono utilizzate per preparare varie voci di menu.

Mentre e possibile utilizzare la matematica semplice per vedere quanto si ha e quanto e stato utilizzato, ci sono molti fattori che e necessario tenere conto per il calcolo dell'inventario in uscita.

Per un'impresa estremamente piccola, e abbastanza semplice; acquisisci cio di cui hai bisogno e registra il resto. Ma quando si tratta di stabilimenti piu grandi, e probabile che l'impianto di stoccaggio non sia in prossimita o piu reparti richiedono le forniture.

Con un sistema adeguato, sia le grandi che le piccole imprese possono semplificare questo processo, non e necessario annotare manualmente nulla o contare sui lavoratori per mantenere elenchi di articoli in uscita.

Processo di richiesta
Ristoranti, alberghi e altre aziende alimentari devono determinare quali forniture non vengono sprecate o rubate. Limitare l'accesso alla struttura di stoccaggio fa questo, e chiunque richieda un articolo deve compilare una richiesta scritta.

Il vantaggio principale e che i manager conoscono il numero totale e il costo degli articoli acquistati da ciascun reparto.

La gestione dell'inventario con un sistema

managing inventory with a dedicated computerized system 1574282002 8128

computerizzato dedicato consente ai ristoranti di monitorare facilmente l'inventario e i costi correnti.

Infatti, i sistemi di ordinazione possono essere integrati con un terminale punto vendita per popolare la colonna per le scorte disponibili e anche rimuovere automaticamente gli articoli dalla lista quando si esauriscono.

Ad esempio, un pasto richiede cinque ingredienti e viene servito a un cliente l'integrazione con il sistema POS rimuovera gli ingredienti particolari dall'inventario complessivo.

Mentre la gestione dei fogli di calcolo e il calcolo manuale dell'inventario e possibile per molte aziende, cio comporta maggiori probabilita di errori e errori di calcolo, ma un sistema automatizzato con voci accurate puo ridurre significativamente questo rischio.

Ecco alcuni vantaggi di un sistema di gestione degli ordini

Around The Clock Access
Con l'avvento delle tecnologie basate sul cloud, le aziende sono ora in grado di accedere al proprio sistema di gestione degli ordini da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento.

Automazione completa Con l'
inventario automatizzato, l'affidamento sulla manodopera manuale e ridotto al minimo, limitando anche il rischio di errori umani nell'elaborazione degli ordini e nella gestione delle fatture.

Gestione dell'inventario
Tutti gli articoli ricevuti, utilizzati, scartati e restituiti sono registrati in tempo reale, il che fornisce alle aziende alimentari informazioni su cio che hanno in magazzino e quando devono effettuare il loro prossimo ordine. L'obiettivo generale e quello di avere sempre scorte a portata di mano per soddisfare la domanda dei clienti e limitare gli sprechi alimentari.

Un sistema centralizzato Con un sistema
centralizzato, non si corre mai il rischio di bassi livelli di inventario. Cio significa anche che hai sempre scorte fresche a portata di mano. Inoltre, tiene traccia di ogni elemento utilizzato all'interno di un pasto, che aiuta a prevedere quanto di esso deve essere riordinato.

Un altro vantaggio e che un tale sistema ti consente di gestire tutti i tuoi fornitori da un dashboard sai sempre quante scorte hai e cosa deve essere ordinato.

Mantenere gli standard di sicurezza
Solo negli Stati Uniti, 3000 persone muoiono a causa di malattie di origine alimentare, motivo per cui la FDA ha stabilito rigorosi standard e linee guida che le aziende del settore alimentare devono rispettare. La

cattiva gestione del tuo inventario e una delle cause piu comuni di contaminazione del cibo. Ad esempio, se si utilizza un blocco di formaggio scaduto per preparare una pizza, e probabile che dia ai vostri clienti intossicazione alimentare.

Pertanto, e fondamentale gestire in modo efficiente il tuo inventario con una chiara conoscenza degli articoli scaduti e quelli che sono prossimi alla scadenza. Un sistema di gestione degli ordini puo monitorare automaticamente ogni articolo e la sua durata di conservazione.

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Scegliere il giusto OMS

Restringimento al giusto sistema di gestione degli ordini per la vostra azienda puo essere fatto ponendo le seguenti domande

  • I processi manuali sono completamente eliminati?
  • Il sistema funziona in piu sedi?
  • Sono disponibili analisi dettagliate per segnalare i problemi e aiutare anche a prevedere il futuro?
  • Le integrazioni di terze parti sono consentite nel sistema di gestione degli ordini?
  • Il sistema di gestione e scalabile o e necessario modificarlo man mano che le operazioni aumentano?
  • I provider di servizi continuano ad aggiungere nuovi aggiornamenti e funzionalita per migliorarne le funzionalita?

Gli articolida asporto chiave nel tuo inventario devono essere utilizzati prima della loro scadenza; e di fondamentale importanza che tutti gli articoli provenienti siano alla pari della domanda e che il tuo inventario non sia mai troppo fornito o sottofornito.

Questo e il motivo per cui un sistema centralizzato di gestione degli ordini puo fornire l'edge necessario per eseguire le operazioni in modo fluido ed efficiente, riducendo al contempo i costi inutili derivanti dalle scorte scadute.

Come uno dei migliori software di gestione del ristorante per ordinare e monitorare l'inventario, Zip Ordering ha una serie di caratteristiche che consentono ai manager del ristorante di connettersi con i fornitori, ridurre le probabilita di errore, monitorare l'inventario in-house, cosi come la cronologia degli ordini, ecc.



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