how procurement software helps restaurants

Last Updated On July 26, 2020 / Written By Michelle Jaco

Come il software di approvvigionamento aiuta i

ristoranti proprietari di ristoranti devono costantemente assicurarsi di avere abbastanza ingredienti per soddisfare la domanda. Tuttavia, puo essere difficile e dispendioso in termini di tempo gestire gli ordini di piu fornitori. Il software di approvvigionamento puo aiutare semplificando il processo.

Che cos'e il software di approvvigionamento?

Il software di approvvigionamento e un software che aiuta le aziende a organizzare il processo di acquisto di forniture. Il software di solito include strumenti che facilitano per le aziende di effettuare e ricevere ordini, comunicare e coordinare il loro contatto con diversi fornitori, e fornire record di tutti gli ordini precedenti.

Il software si integrera spesso con altri strumenti utilizzati da un'azienda, come la gestione dell'inventario o sistemi POS, per fornire all'azienda un modo semplificato di gestire l'inventario.

L' utilizzo di una soluzione software per occuparsi dell'approvvigionamento puo essere un miglioramento rispetto a farlo manualmente. Questo perche il software di approvvigionamento semplifica il processo di ordinazione, risparmiando ai manager o agli imprenditori tempo e potenzialmente denaro.

Come funziona il software di approvvigionamento per

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ristoranti I ristoranti che desiderano utilizzare il software di approvvigionamento devono connettersi ai propri fornitori tramite il software. Cio consente loro di effettuare e gestire gli ordini. Ecco come funziona.

Fase uno - Importazione dei cataloghi dei fornitori
Il primo passo per impostare il software di approvvigionamento per un ristorante consiste nell'importare i cataloghi dei prodotti dei fornitori. In questo modo con tutti i fornitori con cui collabori, potrai visualizzare le informazioni piu aggiornate in un unico posto e creare ordini unificati da vari fornitori.

E inoltre possibile utilizzare lo strumento per richiedere informazioni sui prodotti ai nuovi fornitori. Questo puo essere utile se si e preoccupati di fare affidamento su un numero limitato di aziende o se si desidera aggiungere un nuovo elemento al menu, ma non e disponibile presso i fornitori esistenti.

Fase 2 - Cerca prodotti e Crea un ordine
E quindi possibile cercare nei cataloghi dal software di approvvigionamento gli ingredienti specifici di cui il ristorante ha bisogno. Aggiungi gli articoli che desideri acquistare all'elenco degli ordini. Il software creera un singolo ordine con un totale operativo per ogni fornitore, in modo da sapere esattamente quanto si e impostati per spendere.

Se e probabile che effettui un ordine ripetutamente, puoi creare guide personalizzate per l'ordine da utilizzare quando devi rifornire. Se necessario, e possibile impostare il software in modo che invii questa guida in orari predefiniti.

Fase tre - Invia l'ordine
Una volta che sei soddisfatto dell'ordine, rivederlo e utilizzare il software per inviarlo ai fornitori. Anche se hai a che fare con piu aziende, dovrai solo creare un unico ordine. Il software di approvvigionamento li inviera automaticamente alle singole imprese.

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Fase quattro - Tieni aggiornato i
manager del ristorante possono tenersi aggiornati con l'ordine tracciandolo dall'interno della dashboard del software di approvvigionamento.

Dalla dashboard, puoi vedere un record di tutti i tuoi ordini, incluso cio che hai acquistato esattamente, quanto costa e quando ogni ordine e previsto per arrivare. In caso di problemi, ad esempio se si nota che un particolare articolo e stato ordinato o in eccesso, e possibile contattare i fornitori per risolvere il problema non appena lo si vede.

Fase cinque - Accetta l'ordine
Quando l'ordine arriva al tuo ristorante, il software lo accettera automaticamente in modo da avere una registrazione accurata del tuo inventario. Se noti che ci sono errori, come articoli mancanti o danneggiati, puoi regolare manualmente l'ordine in modo che rifletta la quantita effettiva di ciascun ingrediente ricevuto. In questo modo e possibile mantenere un registro accurato dell'inventario.

Step Six - Sincronizza con i dati dei tuoi altri strumenti
E possibile utilizzare i dati del tuo inventario e dei sistemi POS per creare ordini piu accurati. Il software di approvvigionamento fara suggerimenti su quali ingredienti e quanto si dovrebbe ordinare in base alle quantita che avete a portata di mano e quanto si utilizza regolarmente.

Fase sette - Controllare i record storici
Il passo finale e quello di tenere d'occhio i record degli ordini. In questo modo e possibile tenere traccia delle spese in modo da poter budget piu efficace. E inoltre possibile individuare i casi in cui si sta spendendo eccessivamente e utilizzare queste informazioni per modificare gli ordini o cercare nuovi fornitori.

Il software di approvvigionamento puo inoltre fornire informazioni dettagliate sulle variazioni dei prezzi, in modo da poter vedere rapidamente come gli articoli stanno aumentando (o diminuendo) il prezzo e decidere quali passi intraprendere. Ad esempio, e possibile utilizzare il software di approvvigionamento per cercare un fornitore nuovo e piu economico o modificare i prezzi del menu per riflettere gli ingredienti piu costosi.

Come beneficiare il software

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Procurement beneficia i ristoranti in diversi modi.

I ristoranti hanno diverse sfide di ordinazione in quanto spesso acquistano grandi quantita di merci deperibili. Il fatto che questo stock diventa rapidamente inutilizzabile significa che i ristoranti hanno bisogno di avere un modo per garantire che stanno ordinando abbastanza di ogni ingrediente per soddisfare la domanda senza ordinare troppo.

Ristoranti che oltre l'ordine rischiano che gli articoli diventino inutilizzabili. Questo puo mangiare in quelli che sono spesso gia margini di profitto stretti. Le stime suggeriscono che prevenire gli sprechi puo ridurre i costi di un ristorante tra il 2 e il 6 percento.

D' altra parte, i ristoranti in grado di soddisfare la domanda perche hanno esaurito un prodotto creeranno meno rifiuti, ma sono piu propensi a fornire una scarsa esperienza del cliente.

Ecco alcuni modi specifici in cui il software di approvvigionamento puo aiutare i ristoranti.

Risparmia tempo quando ordinate
ristoranti hanno spesso piu fornitori. Uno dei problemi che cio causa e che l'invio di ordini separati per ciascun fornitore puo richiedere molto tempo.

Il software di approvvigionamento semplifica il processo di ordinazione in diversi modi. I proprietari di ristoranti possono connettersi con ciascuno dei loro fornitori attraverso il software in modo da poter vedere cataloghi aggiornati degli ingredienti disponibili, insieme alle informazioni sui prodotti che ordinano spesso.

I responsabili possono quindi utilizzare queste informazioni per creare ordini che acquistano da piu fornitori come se si trattasse di un singolo ordine, risparmiando tempo. Mentre gli acquisti vengono effettuati insieme, i totali dei prezzi sono elencati dal fornitore in modo che i proprietari di ristoranti abbiano un'idea precisa di quanto spendono con ciascun fornitore.

Crea guide per gli ordini
Un altro modo in cui i ristoranti possono risparmiare tempo e attraverso le guide per gli ordini. Una volta che un ristorante ha una buona idea di quanto di ogni ingrediente ha bisogno per soddisfare la domanda, gli ordini spesso non variano molto di settimana in settimana. Per questo motivo, il software di approvvigionamento di solito include la possibilita di creare guide per gli ordini.

I proprietari di ristoranti possono salvare queste guide e spedirle a intervalli regolari. Prendendosi cura di questi ordini automaticamente, il software di approvvigionamento aiuta a liberare tempo per i manager di concentrarsi su altre parti del loro lavoro.

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Mantenere livelli ottimali di inventario
Abbiamo scritto molto su quanto sia importante per i ristoranti gestire il loro inventario in modo efficace.

Quando i proprietari di ristoranti ricevono un acquisto utilizzando il software di approvvigionamento, aggiorna automaticamente l'inventario. Questo assicura che sappiano sempre quante scorte hanno. Impedisce ai proprietari di ordinare troppo, il che puo portare a spreco di cibo o denaro, o troppo poco, che puo portare a non essere in grado di soddisfare la domanda.

Suggerimenti sugli ordini
Un altro modo in cui il software di approvvigionamento aiuta a mantenere livelli ottimali di inventario e combinando i dati sulle vendite e l'utilizzo degli ingredienti. Con questi dati, il software fornisce suggerimenti su quanto di ogni elemento ristoranti hanno bisogno.

Ridurre la dipendenza da singoli fornitori
Mentre si puo gia avere fornitori di cui si e soddisfatti, ci sono un sacco di diverse aziende la fuori.

Il software di approvvigionamento consente ai proprietari di ristoranti di cercare nuovi fornitori e importare i loro cataloghi nel sistema. Questo puo essere utile per le modifiche del menu, per prepararsi alle consegne tardive, o semplicemente per la consapevolezza di avere sempre opzioni extra nel caso in cui qualcosa vada storto con un fornitore esistente.

Tenere traccia dei costi alimentari I
ristoranti devono mantenere i costi alimentari a un livello sostenibile. Oltre al lavoro, il cibo e una delle spese piu grandi del ristorante. Tenere traccia degli aumenti di prezzo e un modo per tenere sotto controllo i costi alimentari.

Il software di approvvigionamento fornisce visibilita qui monitorando le variazioni di prezzo nel tempo per ogni articolo che ordini. Se noti che un ingrediente cruciale e salito nel prezzo di un importo inaccettabile, puoi cercare un fornitore ad un prezzo piu ragionevole.

Order Management
Un buon software di approvvigionamento consente agli utenti di tenere traccia di tutti gli ordini effettuati tramite l'app. Mostrando lo stato di tutti gli ordini nella dashboard, i manager possono ottenere una buona panoramica dell'arrivo di diverse consegne, aiutando a pianificare la settimana a venire.

Questo ha il vantaggio aggiuntivo di rendere facile per i manager di tenere traccia di quanto stanno spendendo. Possono esplorare le transazioni cronologiche per vedere i costi settimanali, evidenziando le opportunita di ridurre la spesa.

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Funzionalita da cercare

Per garantire che i passaggi precedenti funzionino, ci sono diverse funzionalita che si dovrebbe garantire il software di approvvigionamento ha.

Basato sul cloud
La scelta del software di approvvigionamento basato sul cloud assicura che ogni volta che effettui un ordine o modifichi i livelli degli ingredienti, queste modifiche vengono riflesse istantaneamente con tutti gli altri utenti. Consente inoltre l'integrazione con altri strumenti e consente di fornire report aggiornati.

L' integrazione con altri strumenti
software di approvvigionamento dovrebbe funzionare bene con gli altri strumenti, in particolare il software di inventario. Combinando i dati di questi sistemi, sarai in grado di ottenere una migliore panoramica di quanto stock hai, quanto velocemente lo usi e quanto hai bisogno di ordinare.

Funziona con il software di approvvigionamento di dispositivi mobili esistente
che funziona sui dispositivi mobili facilita l'aggiornamento e la creazione di ordini in movimento. Invece di dover usare un computer per accettare ordini, puoi farlo non appena lo ricevi.

Inoltre, lavorando sullo smartphone che gia possiedi, significa che non dovrai acquistare alcun hardware aggiuntivo (costoso) per monitorare i tuoi ordini.

In conclusione...

Il software di approvvigionamento facilita l'ordinazione delle forniture. Consente ai proprietari di ristoranti di ordinare tutte le loro forniture da un unico cruscotto, potenzialmente risparmiando tempo. Inoltre da loro una maggiore visibilita sulle variazioni dei prezzi e sulla spesa che possono portare a risparmi sui costi alimentari.

Infine, il software di approvvigionamento puo far parte del processo generale di gestione dell'inventario di un ristorante, contribuendo a ridurre gli sprechi garantendo al contempo che tutti gli articoli siano stoccati.



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