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4 Types de bons de commande et quand les utiliser Les bons de

4 types of purchase orders when to use them
Jin Hyun

By Jin Hyun

commande sont des documents commerciaux essentiels pour une gestion efficace des stocks. Il existe quatre types de bons de commande que chaque entreprise devrait connaitre.

Une commande fournisseur est un element essentiel du processus de commande de stock. Ce document expose clairement les demandes d'achat de stock de l'acheteur au fournisseur.Les bons de

commande sont des contrats juridiquement contraignants, ce qui signifie qu'ils visent a tenir l'entreprise et le fournisseur responsables. En cas de desaccord entre les deux parties, cette piste papier peut aider a dissiper toute confusion.

Bien qu'il semble relativement simple et simple, ce formulaire contiendra des details essentiels tels que les caracteristiques du produit, les quantites, les instructions supplementaires, le prix du service/article, les conditions de paiement et les delais de livraison.

Lorsque les entreprises negligent d'utiliser les bons de commande dans leurs processus de commande de stock, il sera beaucoup plus difficile d'enregistrer et de suivre les depenses ou de revenir sur les donnees d'achat historiques pour reference future.

Il existe quatre types de bons de commande que les entreprises peuvent utiliser. Dans cet article, nous allons discuter de chaque type plus en detail et quand les utiliser.

Importance des bons de commande

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Un bon de commande est un processus operationnel essentiel pour effectuer des transactions importantes impliquant deux parties. Il est essentiel d'avoir une clarte sur les depenses d'entreprise lorsque vous respectez un budget, creez des rapports sur les depenses de stock et evitez les erreurs de chaine d'approvisionnement.

Voici cinq raisons principales pour lesquelles les bons de commande sont essentiels.

1. Informations claires a l'intention des
auditeurs d'audit utilisent les bons de commande pour examiner les donnees historiques des transactions. Lorsqu'une entreprise est transparente dans l'emission, le traitement et l'enregistrement des bons de commande, cela evite les ecarts dans les informations financieres et permet aux auditeurs de bien comprendre la situation financiere d'une entreprise.

2. Suivi
des depenses Les depenses de l'entreprise peuvent etre clairement suivies avec les bons de commande. Le fait de savoir non seulement combien est depense, mais aussi les specificites de ce qui est achete donne aux entreprises des informations cles sur les donnees de commande afin d'optimiser ce processus a l'avenir. Un simple regard sur les bons de commande passes et les statistiques de vente peut montrer s'il est plus souhaitable qu'une entreprise achete en vrac plutot qu'en petites quantites.

3. Exactitude de la facturation
Une facture est essentiellement le contraire d'un bon de commande. Il s'agit d'un document delivre par le fournisseur a l'acheteur pour demander le paiement. Cependant, il est essentiel que le bon de commande soit utilise avec les factures, car il offre encore plus de clarte et de responsabilisation au cours du processus de transaction pour les deux parties.

4. Fonctionnement fluide
Lorsque les services financiers et d'inventaire d'une entreprise ont acces aux bons de commande, cela cree un processus fluide et transparent de reapprovisionnement et d'execution des commandes.

5. Contrats juridiquesLes
bons de commande offrent une protection juridique aux deux parties. Si le fournisseur des produits/services ne respecte pas les accords indiques dans le bon de commande (prix, quantite, details de l'article, date de livraison), ce document peut etre utilise comme preuve d'une rupture de contrat.

Types de bons de commande

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Lorsqu'une societe cree des bons de commande, il est important que le type correct soit emis. Bien que chaque variation soit assez semblable au reste, les petites differences peuvent encore avoir une incidence sur l'efficacite des processus de transaction.

1. Ordres d'achat standard (SPO)Les bons de
commande standard sont les bons de commande les plus courants utilises. Ces documents sont aussi les plus faciles a comprendre car ils sont les plus simplistes.

Lorsque les SPO sont utilises-

  • la demande de biens ou de services est une demande unique.
  • Les specificites de la commande sont connues (date de livraison, quantite, description, prix.).
  • Les
  • deux parties sont tenues par une entente legale d'effectuer le paiement et d'envoyer ou de recevoir les produits/services.
Ce type de bon de commande est generalement cree et emis lorsque le besoin de biens ou de services n'est pas regulier ou recurrent. Par exemple, les fournitures de bureau administratives qui doivent etre reapprovisionnees rarement ou occasionnellement necessiteraient un SPO.

2. Commandes d'achat planifies (
PPO) Les PPO sont tres similaires aux SPO, sauf qu'ils sont reserves lorsque la date de livraison est inconnue.

Lorsque les OPP sont utilises-

  • Les biens et services sont prevus pour l'avenir.
  • Les fournisseurs et les acheteurs mettent en place un accord provisoire pour les commandes en cours.
  • Il existe un calendrier de livraison bien defini, base sur le moment ou l'entreprise s'attend a atteindre le point de reapprovisionnement.
Les dates de livraison planifiees des bons de commande seront finalisees et pourront etre ajustees. Par exemple, le PPO pouvait initialement etre redige pour 300 articles sans date de livraison definie, puis ajuste pour que 100 articles soient livres chaque mois par le fournisseur.

3. Commandes d'achat ouvertes (BPO)
Il s'agit d'un autre type de commande fournisseur similaire a la norme, mais avec encore moins d'informations. Les BPO sont principalement utilises lorsque le moment et la quantite des marchandises demeurent incertains.

Lorsque les BPO sont utilises-

  • une entreprise sait quel service/bien est necessaire, mais la quantite et le calendrier de l'article ne sont pas connus.
  • Une entreprise prevoit sa demande de services/biens sur une periode determinee.
  • Les
  • limites de depenses et d'autres modalites ont ete convenues par le fournisseur et l'acheteur.
  • Garantir un meilleur prix dans le cadre de l'accord garanti qui necessitera des achats recurrents.
Le formulaire de commande ouverte detaille les articles que l'entreprise achete selon des conditions de livraison specifiques. Cependant, d'autres details ne seront pas etablis tant que l'entreprise n'aura pas fait une liberation. L'acheteur et le fournisseur conviennent d'une quantite maximale dans un delai specifique et, lorsque le besoin se fait sentir, l'acheteur peut commander n'importe quelle quantite d'articles tant qu'elle est inferieure a la quantite maximale.

4. Commandes d'achat contractuelles (CPO)
Le bon de commande (CPO) contact est le plus complexe des 4 types de commandes fournisseur. Ces contrats sont consideres comme des contrats d'achat qui servent a etablir la legalite des modalites et conditions pour les transactions futures.

Lorsque les CPO sont utilises-

  • il existe un accord formel a long terme entre le fournisseur et l'acheteur.
  • Definir des termes et conditions juridiquement contraignants pour toutes les transactions futures.
  • Ils sont utilises comme cadre general ou les SPO peuvent etre crees ulterieurement.
  • Sans date d'expiration, ils sont utilises pour rationaliser et sauvegarder le processus d'achat entre les deux parties.
Les OPC sont utilises par les entreprises pour conclure un contrat avec un fournisseur lorsqu'elles savent qu'elles aimeraient faire affaire avec eux, mais la transaction reelle (achat de biens/services) n'est pas encore entreprise.
Il etablit les normes selon lesquelles la relation transactionnelle fonctionnera a l'avenir, y compris les SPP qui seront eventuellement crees. Generalement, les OPC sont etablis selon un delai fixe avec une date d'expiration, qui est generalement d'un an.