de commande personnalises bons de commande Les commandes | 12 mins read

Guide complet des commandes d'achat et systemes de commande Les commandes

complete guide to purchase orders po systems
Jin Hyun

By Jin Hyun

d'achat sont essentielles au processus de reapprovisionnement. Aujourd'hui, de nombreuses entreprises utilisent des systemes de commande automatises pour creer rapidement des bons de commande, suivre les depenses et gerer efficacement les stocks.

A un moment donne, une entreprise devra acheter des produits ou des services d'une autre entreprise. Il peut s'agir de matieres premieres necessaires a la production, de fournitures pour le travail de bureau ou de services necessaires a la gestion de l'entreprise. De nombreuses petites entreprises commencent generalement par des ententes verbales pour effectuer ces transactions. Mais a un moment donne, les entreprises vont demander plus de documentation officielle sous la forme de bons de commande.

Un bon de commande est un contrat ou un document juridiquement contraignant envoye par une entreprise pour obtenir les produits et services d'un vendeur ou d'un fournisseur. Du point de vue financier, l'utilisation de documents de bon de commande permet aux entreprises de suivre et de controler leurs depenses. Du cote des stocks, les systemes de bons de commande jouent un role crucial dans le suivi de l'afflux de biens tels que les matieres premieres et les fournitures.

Quelles sont les informations qu'un bon de commande transporte?

Un document de bon de commande standard comprend generalement les informations suivantes-

  • Type d'article ou de service achete
  • Quantite d'articles achetes
  • Prix unitaire et prix total des articles ou services commandes
  • Date de livraison et lieu
  • Societe adresse de facturation
  • Conditions de paiement (p. ex., a la livraison, en versements echelonnes)
Chaque bon de commande est egalement livre avec un numero unique pour suivre l'achat tout au long du processus d'approvisionnement. Cela jouera un role crucial dans plusieurs fonctions operationnelles, y compris, mais sans s'y limiter- Gestion de la

  • chaine d'approvisionnement Gestion des
  • depenses Suivi des
  • couts de traitement des bons de commande

4 Types de bons de commande

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Bien que le but de la commande reste constant, il existe 4 types principaux de bons de commande selon l'occasion.

1. Commandes standard
Il s'agit du type de commande fournisseur le plus couramment utilise et est utilise lorsque l'acheteur (l'entreprise) connait tous les details relatifs a l'achat. L'entreprise doit etre en mesure d'identifier l'article ou le service dont elle a besoin, ainsi que la quantite, le delai de livraison et les modalites de paiement.

2. Commandes d'achat planifies
Ces bons de commande sont bases sur des estimations des besoins futurs de l'entreprise et sont soumis a l'avance. Pour creer une commande fournisseur planifiee, l'acheteur doit etre clair sur l'article ou le service dont il a besoin, le prix et les conditions de paiement. Cependant, la quantite est basee sur un chiffre estime et le delai de livraison n'est pas confirme.

3. Commandes ouvertes
Ces bons de commande sont utilises lorsque les entreprises passent plusieurs commandes a la fois afin d'atteindre ou de negocier un prix reduit. Les commandes fournisseur ouvertes sont les plus couramment utilisees lors de la passation de commandes groupees.

4. Commandes d'achat contractuels
Il s'agit de la variation la plus formelle du bon de commande et offre la protection juridique la plus efficace a toutes les parties concernees. Dans ce cas, l'entreprise et le fournisseur acceptent un contrat, qui detaille la condition de duree d'achat avant la creation de la commande fournisseur.

Comment fonctionne un bon de commande?

Differentes entreprises ont souvent differentes facons de traiter les bons de commande. Par exemple, selon un rapport de CAPS Research, la responsabilite de l'approbation des bons de commande peut incomber a l'equipe de gestion des approvisionnements (84%), au proprietaire du budget (54%) ou aux finances departement (21%). Un petit pourcentage des entreprises (8%) n'ont meme pas de chaine de responsabilite pour l'approbation des bons de commande.

Neanmoins, la plupart des organisations suivent le meme cycle de vie lors de la creation et de la gestion des commandes fournisseur.

1. Demande d'
approvisionnement L'etape de la demande consiste a identifier un besoin commercial qui peut etre comble en achetant des biens ou des services. Pour les entreprises disposant de services d'approvisionnement dedies, cette etape consiste generalement a obtenir des devis aupres de plusieurs fournisseurs et a negocier des prix.

2. Approbation
La deuxieme etape implique l'approbation de la commande fournisseur. Comme mentionne precedemment, ce processus depend en fin de compte de la structure et des methodes de l'entreprise. Les recherches effectuees par Coupa montrent que les demandes d'approbation de BP sont generalement approuvees par des gestionnaires de ministeres individuels (34%), un ou plusieurs gestionnaires de l'approvisionnement (31%) ou une combinaison des deux (27%).

3. Traitement des bons de commande
Cette etape est l'endroit ou la creation reelle de la commande fournisseur a lieu. Selon l'adoption de la technologie par l'entreprise, les bons de commande peuvent etre crees et envoyes aux fournisseurs manuellement, semi-manuellement ou entierement automatises. La plupart des petites entreprises commencent manuellement avec des formulaires de bon de commande papier. Cependant, cela devient rapidement inefficace a mesure que l'entreprise se developpe. En revanche, le logiciel d'approvisionnement automatise cree et envoie automatiquement les bons de commande vers la plateforme preferee du fournisseur.

4. Remerciement
A ce stade, le fournisseur accuse reception de votre demande en acceptant les conditions de votre bon de commande. Toutefois, il existe des circonstances imprevues qui laissent aux fournisseurs le choix de demander de nouvelles conditions. Lorsque cela se produit, le bon de commande peut etre modifie via un processus d'ordre de modification.

5. Ordre de modification du bon de commande
L'acheteur ou le fournisseur peut lancer un processus de commande de modification. Du cote fournisseur, une commande de modification peut se produire en raison d'une tarification incorrecte, de ruptures de stock, d'articles abandonnes ou de desaccords sur les articles de la commande fournisseur. En revanche, les acheteurs demandent generalement une commande de modification en raison d'une unite de mesure incorrecte utilisee dans la commande fournisseur.

Meilleures pratiques pour le traitement des bons de commande

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Bien que le processus de commande semble assez simple, des erreurs humaines peuvent toujours se produire. Par consequent, il est important de suivre les meilleures pratiques de gestion des PO.

  • Investir dans la technologie - L'adoption de la technologie est un probleme pour les entreprises de toutes tailles. Au niveau de l'entreprise, par exemple, seulement un tiers des responsables de l'approvisionnement ont adopte des technologies modernes telles que les reseaux de collaboration et l'analyse predictive, selon une etude de Deloitte. Pourtant, les pas de bebe sont meilleurs que l'inaction. Envisagez d'investir dans le meilleur systeme de gestion des bons de commande que vous pouvez vous permettre.
  • Commande en vrac - L'achat en vrac est une tactique eprouvee pour tirer parti des economies d'echelle. Lorsqu'il est fait correctement, il permet aux entreprises de reduire le cout unitaire de leur achat. Cependant, la prise doit depenser plus d'argent a l'avance. Pensez a le faire uniquement si votre entreprise est suffisamment stable.
  • Soyez opportun - Le temps est de l'argent. Prenez l'habitude de traiter et d'envoyer des bons de commande en temps opportun. Plus tot les fournisseurs recoivent vos bons de commande, plus tot ils peuvent commencer a traiter l'achat. Sur une note distincte mais connexe, les systemes automatises de bons de commande permettent aux equipes d'achat de gagner du temps en eliminant les taches courantes, telles que le remplissage manuel des formulaires et l'envoi des bons de commande par e-mail.
  • Impliquer les employes - Plutot que de reduire le processus d'approvisionnement dans une equipe ou un departement, envisagez de mettre en place un systeme de gestion des bons de commande qui permet aux employes d'envoyer des demandes d'achat pour les fournitures dont ils ont besoin au travail. En plus de leur donner les moyens d'action, donner aux equipes l'acces au processus d'approvisionnement leur permet de mieux comprendre le flux et le cout de fonctionnement de l'entreprise.

Erreurs courantes de gestion des bons de commande

Souvent, il est plus facile de savoir ce qu'il ne faut pas faire que ce qu'il faut faire. Tout comme il existe des pratiques exemplaires en matiere de gestion des bons de commande, il y a aussi des erreurs courantes qui meritent d'etre garde a l'esprit.

Ne pas comparer les fournisseurs - Comme une entreprise utilise certains fournisseurs plus frequemment, son equipe d'approvisionnement en viendra a dependre de ces entreprises par commodite. Mais ce qui arrive souvent, c'est que l'equipe oublie de verifier ce que les autres fournisseurs peuvent avoir. Cela peut etre une erreur couteuse lorsque les bons de commande impliquent de grandes sommes d'argent. N'oubliez pas de verifier et de comparer les prix, les tarifs et les offres entre fournisseurs.

Ignorer les suggestions des fournisseurs - Les fournisseurs sont susceptibles de connaitre leurs produits mieux que vous. N'ignorez pas les conseils qu'ils pourraient donner sur des choses comme la manipulation, le stockage et meme les economies d'argent lors de l'achat de leurs produits.

En ce qui concerne les fournisseurs de services, il est bon que les equipes d'approvisionnement ecoutent leurs recommandations sur les services qui correspondent aux besoins immediats de l'entreprise. Ils peuvent comparer cela avec leurs propres recherches. La ligne de fond? Ca ne fait jamais mal d'ecouter les fournisseurs.

Ne pas negocier les prix - Les prix des fournisseurs sont rarement, voire jamais, mis dans la pierre. Meme si le prix d'un fournisseur reste fixe, omettre de negocier signifie priver l'entreprise de la possibilite d'economiser de l'argent. Rappelez-vous, les acheteurs et les vendeurs veulent finalement la meme chose. Tout comme les acheteurs veulent depenser le moins possible, les fournisseurs veulent egalement economiser de l'argent en conservant leurs clients. En fait, l'augmentation des taux de retention des clients de seulement 5% peut augmenter les benefices jusqu'a 95%.

Les agents d'approvisionnement peuvent convaincre les fournisseurs de bricoler les prix en communiquant leur volonte d'etre un client a long terme.

Ne pas etre dynamique - Pour rester competitives, les entreprises doivent anticiper ce que pourrait ressembler le marche dans un avenir proche et lointain. Il peut s'agir d'examiner les fournisseurs emergents avec des solutions innovantes ou de se preparer a la prochaine perturbation technologique.

Par exemple, selon Deloitte, 33% des leaders de l'approvisionnement croient que leurs strategies d'approvisionnement numerique leur permettront d'atteindre leurs objectifs et de generer de la valeur. Pour l'entreprise moyenne, cela represente un indice de l'orientation des processus d'approvisionnement.

Isoler les equipes d'approvisionnement - Creer une equipe d'approvisionnement est une chose, mais l'isoler completement du reste de l'entreprise en est une autre. L'approvisionnement est un effort de collaboration qui couvre l'ensemble de l'entreprise - plus encore si l'achat implique des fournitures ou des services essentiels au travail effectue par plusieurs equipes.

Les agents d'approvisionnement doivent faire appel aux gestionnaires ou aux ministeres pour comprendre leurs besoins et savoir comment et pourquoi les articles ou services commandes leur sont utiles.

Les bons de commande sont-ils reserves aux grandes entreprises?

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Au fur et a mesure que vous developpez votre entreprise, vos fournisseurs, concessionnaires et fournisseurs finiront par vouloir quelque chose de plus officiel que des poignees de main et des arrangements informels. Les accords tacites peuvent sembler pratiques au debut, mais que se passe-t-il lors d'un litige, d'un probleme de paiement ou de desaccords sur les normes de performance et de qualite?

C' est la que les bons de commande entrent en ligne de compte. Non seulement ils transmettent des informations aux fournisseurs, mais ils servent egalement de documentation juridique pour les deux parties. Et toute entreprise, quelle que soit sa taille ou le nombre d'emplacements, aura eventuellement besoin d'un systeme pour enregistrer tous ses bons de commande passes et futurs.

Automated Purchate Order Systems to the Rescue

Research by CAPS montre que 96% des entreprises utilisent maintenant le logiciel de planification des ressources d'entreprise (ERP) pour creer des bons de commande standard. En revanche, seulement 17% des entreprises utilisent encore un systeme de bons de commande manuel sur papier.

Ce qui est peut-etre le plus interessant, c'est que pres de la moitie (47%) des entreprises qui utilisent des logiciels ERP declarent maintenant utiliser des systemes automatises pour creer des OP. Voici quelques raisons pour lesquelles ces entreprises empruntent cette voie.

Reduction des couts de traitement par bon de commande - Chaque minute qu'un employe passe a creer manuellement un bon de commande est du temps qu'il aurait pu consacrer a des taches plus importantes et strategiques. Et plus un bon de commande est complexe, plus il faut du temps et des personnes pour rediger, reviser et envoyer le document aux fournisseurs.

Par exemple, dans le secteur de l'ingenierie et de la construction, le cout moyen de traitement d'un bon de commande est de 1 226$. Les systemes automatises de bons de commande resolvent ce probleme en eliminant les taches fastidieuses et repetitives, permettant aux agents d'approvisionnement de se concentrer sur d'autres taches.

Niveaux de productivite plus eleves - Les systemes manuels de bons de commande introduisent egalement le gaspillage tout au long de la chaine d'approvisionnement. Le risque d'erreur humaine, pour une part, peut signifier passer plus de temps a nettoyer les degats avec des ordres de modification, ce qui, a son tour, entraine un gaspillage de temps et d'argent. Le logiciel corrige ce probleme grace a la saisie precise des donnees et a l'envoi automatise des bons de commande aux fournisseurs.

Reduction du risque de fraude - La fraude en matiere d'approvisionnement est un probleme qui coute des centaines de millions de dollars aux organismes et aux institutions gouvernementales chaque annee. Au Royaume-Uni, le National Health Service a perdu plus de 300 millions de dollars en 2015-2016 en raison de la fraude en matiere d'achats et de contrats.

Pour les entreprises, le risque de fraude decoule de faiblesses dans le controle des achats, qui peuvent introduire des systemes de fuites de tresorerie et de facturation qui permettent aux individus peu scrupuleux de siphonner des liquidites sur de longues periodes. Un systeme de bons de commande securise permet de combler ces faiblesses en surveillant les activites suspectes, telles que les augmentations soudaines des achats, les bons de commande avec de vagues descriptions d'articles ou les bons de commande ecrits a de nouveaux fournisseurs avec peu ou pas d'informations de base.

Visibilite granulaire - Bien que les systemes d'achat sur papier laissent une trace de formulaires et de documents que les equipes d'approvisionnement peuvent suivre, l'analyse de ces dossiers prendra naturellement du temps. Cela signifie que les entreprises qui ont des processus de commande manuelle ont souvent une visibilite limitee sur leurs depenses.



Grace aux systemes automatises de bons de commande, les equipes d'approvisionnement peuvent effectuer une hierarchisation jusqu'au niveau d'article de leurs bons de commande. Cela permet aux entreprises de detecter les tendances en matiere de depenses et de planifier leurs budgets plus efficacement tout en augmentant la precision du processus d'achat.