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Qu'est-ce que le processus d'approvisionnement? Definition, conseils et autres Les

what is the procurement process definition tips and more
Chloe Henderson

By Chloe Henderson

Le cycle d'approvisionnement est la serie de mesures necessaires pour obtenir des biens ou des services aupres d'une source externe. Les evenements peuvent inclure la recherche de fournisseurs, les demandes de commandes, la negociation du budget, les achats et les audits.
L' achevement du cycle d'approvisionnement peut necessiter beaucoup de temps et d'argent. Par exemple, si un detaillant doit reapprovisionner un produit, il doit d'abord effectuer des procedures internes telles que les demandes de commande et les approbations de facturation.

Une fois toutes les demandes approuvees, la direction gere les couts d'inventaire et les frais d'entreposage avec des fournisseurs externes et des installations de stockage. Ce n'est qu'une fois tous ces processus termines que l'entreprise pourra enfin acheter son stock.

Comprendre l'importance de la gestion des achats et mettre en oeuvre correctement ses etapes peut aider les entreprises a optimiser leurs profits.

L'importance du processus d'approvisionnement L'approvisionnement de l'

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entreprise exige un supplement du revenu total pour acquerir les biens et services necessaires. Rien qu'en 2019, les entreprises ont gaspille environ 30% des depenses en bons de commande sans incidence en raison de des systemes d'achats internes inadequats. Par consequent, l'efficacite du cycle d'approvisionnement a une incidence directe sur les economies de couts et les resultats nets de l'entreprise.

L' enquete de 2018 Pulse of Procurement realisee par Zyncus a revele que 54% des entreprises d'approvisionnement se concentraient principalement sur les economies de couts. Cela signifie que plus de la moitie des organisations reconnaissent les depenses inutiles liees aux methodes d'approvisionnement obsoletes et accordent la priorite a l'efficacite de l'execution. En plus de limiter les depenses, le flux de processus peut ameliorer la relation avec les fournisseurs, la conformite et la gestion des risques.

Les entreprises devraient evaluer periodiquement le rendement de leur fournisseur pour s'assurer que l'execution des commandes est conforme a leurs normes. Ce processus d'evaluation permet de cerner les forces et les faiblesses de la chaine d'approvisionnement, ce qui permet a la direction d'appliquer les changements au besoin. L'analyse periodique de l'approvisionnement etablit egalement une relation symbiotique entre le fournisseur et l'entreprise. Une communication ouverte sur les processus permet aux deux parties de beneficier de conditions de cout convenues et de la qualite des marchandises.

La mise en oeuvre d'un systeme complet peut aider a gerer les risques associes a la chaine d'approvisionnement. De plus, la prevention des risques lies aux finances, aux contrats, a la production et aux operations peut favoriser l'efficacite operationnelle et la rentabilite.

Des cycles efficaces aident egalement les entreprises a determiner quel fournisseur repondrait le mieux a leurs besoins selon leurs normes de production. En choisissant un fournisseur en fonction des besoins d'approvisionnement, les entreprises peuvent fournir des biens et des services de haute qualite a un cout minimum.

En appliquant une strategie d'approvisionnement efficace et en effectuant des controles de qualite periodiques, les entreprises peuvent optimiser toutes les etapes de la chaine d'approvisionnement et realiser leurs economies.

Difference entre les achats et les achats

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Bien que les deux processus soient effectues pour obtenir les biens et les services necessaires a une entreprise, les objectifs de l'approvisionnement par rapport a l'achat sont tres differents.L'

achat de biens est un processus reactif qui met l'accent sur le capital necessaire pour organiser les depenses. Cette pratique examine uniquement les donnees quantitatives, telles que l'etiquette de prix, pour prendre des decisions. Par consequent, la procedure d'achat n'est utilisee que lorsqu'il est temps de passer une commande. Tous les couts sont evalues, tels que la commande, l'expedition et d'autres formulaires de paiement pour s'assurer que l'entreprise limite ses depenses.

D' autre part, le cycle d'approvisionnement commercial est un processus proactif qui se concentre sur la satisfaction des besoins de l'entreprise et l'etablissement de relations. L'approvisionnement comprend toutes les etapes necessaires pour commander des marchandises, de la paperasse initiale a la communication avec les fournisseurs. Ce systeme se preoccupe davantage de la valeur d'un article que de l'etiquette de prix. Par consequent, lorsque l'entreprise commande des marchandises, elle est en mesure d'etablir des liens avec des fournisseurs qui leur profiteront a long terme.

Les 3 P de l'approvisionnement

De la demande de commande a l'achat final, la methode d'approvisionnement utilise des elements appeles les 3 P pour assurer une execution efficace. Ces trois composantes sont les suivantes-

1. Personnes
Beaucoup de gens peuvent participer au processus d'approvisionnement. Par consequent, il est vital pour la direction d'affecter une personne a chaque etape. Les decideurs comme les ressources humaines, le conseiller financier, le service juridique et le gestionnaire des operations devraient egalement participer a la determination des facteurs de risque.

Par exemple, commander de nouveaux ordinateurs necessiterait moins d'approbation et d'aide que la renovation d'un immeuble d'une entreprise.

2. Processus
Le processus de commande des marchandises devrait comprendre des points de controle a chaque etape de l'assurance de la qualite. Les etapes, y compris l'examen des produits, la commande, la livraison et le paiement, doivent etre effectuees avec precision et ponctualite. Toute erreur dans le processus peut entrainer des retards de paiement des fournisseurs, affectant la relation fournisseur-distributeur.

3. Paperterie
Bien que de nombreuses entreprises utilisent un logiciel d'approvisionnement pour rationaliser leurs processus, la paperasse renvoie a toute la documentation relative aux processus. Les entreprises doivent remplir des rapports et des documents adequats a chaque etape a des fins de verification.

Etapes du processus d'approvisionnement

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En regle generale, le processus d'approvisionnement comprend sept etapes generiques qui peuvent etre modifiees pour s'adapter a n'importe quel modele d'affaires. Les etapes sont les suivantes-

1. Identifier les besoins de l'entreprise
Le cycle commence lorsqu'une entreprise reconnait le besoin d'un bien ou d'un service. La premiere etape consiste a identifier le besoin en tant qu'elements internes, materiels necessaires a l'execution des operations ou externes destines a la vente. Une fois que le besoin est identifie, le service financier doit etablir un budget pour passer a l'etape suivante.

2. Evaluer les fournisseurs
Trouver un fournisseur doit compter sur sa capacite de respecter les normes de valeur et de qualite des biens de l'entreprise. Les criteres doivent inclure la quantite de production, la reputation, la rapidite, la fiabilite et le service a la clientele du fabricant. Les fournisseurs doivent egalement offrir un prix competitif qui reduit le cout d'achat de l'entreprise. Il est essentiel de trouver des fournisseurs adequats, car cela peut mener a une relation a long terme qui profite mutuellement aux deux parties.

3. Negocier le prix et soumettre une demande d'achat
Une fois l'entreprise reglee sur un fournisseur, les deux parties doivent s'entendre sur le prix des marchandises. Cette etape, connue sous le nom de passation de marches, necessite une collaboration sur les modalites de production et de livraison. Ce n'est qu'une fois que chaque facteur est decrit dans le contrat que l'entreprise peut envoyer une demande d'achat a son service financier interne. Le conseiller financier doit suivre la procedure necessaire et approuver la demande avant qu'une ordonnance puisse etre finalisee.

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4. Lancement de commande
La commande fournisseur est creee lorsque la societe est finalement en mesure d'acheter les biens ou services aupres du fournisseur agree. La commande est un contrat qui lie juridiquement l'entreprise et le vendeur aux conditions convenues. A des fins d'audit et de suivi, les bons de commande sont enregistres manuellement ou crees a l'aide d'un logiciel de commande.

5. Recevoir la facture et passer la commande finale
Lorsque le fournisseur recoit et examine la commande fournisseur de la societe, il retourne une facture. La facture decrit les produits, les quantites et les prix, ainsi que la date a laquelle le paiement final est du. Si l'entreprise a des divergences avec la commande, elle a peu de temps pour contacter le fournisseur et apporter des modifications. Une fois cette periode definie terminee, la commande est finalisee et la production commence.

6. Paiement des marchandises et realisation d'un audit
Selon le moment ou le delai de paiement convenu a ete fixe, l'entreprise paiera les marchandises avant ou apres la livraison. Une fois que les marchandises arrivent a l'installation de l'entreprise, l'equipe des comptes crediteurs du ministere financier doit verifier la facture et effectuer une verification. Le groupe effectue un audit de rapprochement tridirectionnel, un processus de comptabilite fournisseur qui correspond aux donnees des bons de commande, des factures et des instructions de livraison.

7. Mettre a jour
les enregistrements La derniere etape du processus d'approvisionnement consiste a mettre a jour tous les enregistrements afin d'inclure les informations de la verification, de la facture et du bon de commande. Une comptabilite precise est essentielle, car elle rend les inspections trimestrielles moins compliquees et evite les ecarts de stock.

Conseils pour optimiser les benefices grace a l'approvisionnement

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Il est important de noter que les employes du cycle d'approvisionnement sont egalement responsables d'autres projets. Par consequent, le processus doit etre simple, efficace et aussi indolore que possible pour eviter toute confusion ou divergence.

Il existe plusieurs facons pour une entreprise d'accroitre l'efficacite et l'exactitude de son processus d'approvisionnement, notamment-

1. Verifiez tout avant de faire un achat
Le systeme d'approvisionnement vise a aider les entreprises a economiser du capital en reduisant les couts lies aux stocks. Cependant, passer une commande pour chaque demande ne soutient pas cette mission. Les gestionnaires doivent examiner chaque demande et discuter avec l'auteur de la demande pour toute question. Avoir une communication ouverte sur l'utilisation et la rotation des stocks peut empecher la perte de capital de surstocker.

Lorsque les demandes ont ete verifiees, consolidees et pretes a etre commandees, la direction doit passer en compte le contrat du fournisseur. Il ne devrait pas y avoir de lacunes en ce qui concerne les modalites vagues, mais plutot un plan detaille qui satisfasse les deux parties. S'assurer que toutes les sections du contrat sont claires assurera un flux fluide tout au long de la chaine d'approvisionnement.

2. Mettre l'accent sur l'etablissement de relations avec les fournisseurs
La recherche menee et le temps consacre a la recherche d'un fournisseur qui repond aux besoins de l'entreprise devraient viser a etablir des relations durables et benefiques. La formation d'un partenariat simplifie le processus d'approvisionnement en reduisant au minimum le temps necessaire pour rechercher de futurs fournisseurs. Cela peut egalement permettre d'economiser le capital d'entreprise, souvent parce que les relations vendeur-distributeur comportent des rabais specifiques pour maintenir l'exclusivite des fournisseurs.

3. Elargir votre reseau
Bien qu'il puisse sembler plus facile de controler le processus au sein d'une seule equipe, l'elargissement du groupe avec les services de l'ensemble de l'entreprise peut donner une meilleure idee. Apres tout, les ministeres, comme les finances, sont impliques une fois que la commande est passee et lorsqu'une verification doit etre effectuee. La creation d'un dialogue ouvert avec tous les groupes internes et externes accelerera le processus d'approvisionnement et renforcera la confiance.

4. Utilisez l'analyse pour aider a prendre des decisions
La gestion de la chaine d'approvisionnement doit disposer d'analyses completes a chaque etape du cycle d'approvisionnement. Les connaissances a chaque etape permettent a la direction d'apporter les changements necessaires pour rationaliser le processus et economiser du capital.

5. N'oubliez pas de negocier
les conditions La plupart des choses dans la vie sont negociables, en particulier les entreprises commerciales. Economiser les couts et etablir des partenariats exige des competences de negociation sures des deux parties pour creer un equilibre sain.

Comment les systemes automatises aident

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La strategie d'approvisionnement peut presenter de nombreux defis. Cependant, l'utilisation d'un systeme de commande automatise aide a prevenir les problemes dans le cycle. Voici quelques elements que les logiciels numeriques offrent pour simplifier le processus-

  • Efficacite - Les systemes numeriques sont plus rapides, plus precis et regulent les processus selon les normes de qualite de l'organisation. L'utilisation de logiciels automatises necessite moins de personnes a chaque etape, ce qui permet a l'entreprise d'economiser sur les couts de main-d'oeuvre et d'inventaire.
  • Analytics - Des systemes automatises peuvent etre configures pour generer des rapports de commande detailles qui analysent tous les couts. Ces donnees aident la direction a optimiser les niveaux de stock et a economiser sur les depenses inutiles.
  • Reduction des erreurs humaines - Exigeant moins de controle humain, le logiciel automatise limite les entrees manuelles, evitant ainsi les erreurs humaines dans les donnees d'inventaire. Grace a des informations exactes, la direction peut assurer la satisfaction a toutes les etapes du cycle d'approvisionnement.
  • Risque reduit - Les rapports generes a partir de systemes automatises augmentent la transparence entre les operations internes et externes, evitant ainsi toute confusion. Tout le monde etant sur la meme page, il y a un risque reduit de divergences au sein de la chaine d'approvisionnement.
  • Strategie - En integrant un systeme de commande aux objectifs etablis d'une entreprise, les entreprises peuvent aligner leurs priorites sur les donnees quantitatives afin d'accroitre leur evolutivite.

Caracteristiques benefiques du logiciel de reapprovisionnement

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De nombreux systemes de gestion des achats offrent les memes caracteristiques de base qui contribuent a rendre le cycle d'approvisionnement plus efficace. Cependant, les entreprises doivent s'efforcer d'obtenir des logiciels qui fournissent des elements supplementaires qui assurent l'optimisation.

Lors de la recherche, les entreprises devraient chercher des systemes qui offrent-

  • Controle des depenses et analyse
  • Approbation de bon de commande pratique
  • Integration facile avec d'autres logiciels
  • Gestion des risques
  • automatises Rapports detailles
  • Personnalisation
  • Modeles
  • Applications interactives Avec commandes et niveaux de stock en temps reel
  • Un logiciel qui fournit ces fonctionnalites peut stimuler les benefices d'une entreprise en limitant les couts d'inventaire et les depenses. Ils peuvent egalement aider a la deuxieme etape du processus d'approvisionnement en permettant aux utilisateurs de rechercher des stocks en fonction des fournisseurs ou des produits specifiques. Cela aide la direction a trouver quels fournisseurs locaux ont les meilleurs tarifs, ce qui minimise les couts d'achat. Les

    outils logiciels alertent egalement les utilisateurs de tout changement dans les tarifs des fournisseurs afin que l'entreprise puisse determiner s'ils ont besoin de trouver un autre fournisseur. Ces elements garantissent que les entreprises offrent a leurs consommateurs le meilleur prix possible, augmentant ainsi la satisfaction et les ventes.

    Le cycle d'approvisionnement est un processus meticuleux qui necessite beaucoup de temps, d'argent et de main-d'oeuvre. Cependant, meme si elle est necessaire pour repondre aux besoins d'une entreprise, elle peut etre simplifiee par la mise en oeuvre d'un plan complet et d'un logiciel automatise. L'integration de toutes ces pieces mobiles peut aider les entreprises a etablir des partenariats, a augmenter leurs economies et a augmenter leurs profits.

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