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Guide d'etablissement d'un systeme perpetuel de gestion des stocks En

guide to establishing a perpetual inventory management system

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Les entreprises qui offrent des biens et des services traitent de gros volumes de donnees d'inventaire a partir de l'avant et du back-end.

En magasin, les employes utilisent un systeme de point de vente (PDV) pour enregistrer les achats des clients et suivre les produits sortants. Dans les coulisses, les gestionnaires d'entrepot naviguent dans les solutions de gestion des stocks et de commande pour maintenir des niveaux de stock sains et s'assurer qu'ils peuvent repondre a la demande

Toutefois, il est difficile de regrouper ces informations sans methodes adequates de comptabilisation des stocks. Avec l'inventaire perpetuel, toutes les informations sur les stocks sont collectees et consolidees a partir des systemes de gestion etablis afin que les gestionnaires puissent acceder aux donnees en temps reel. Ce haut niveau de visibilite permet aux entreprises d'ameliorer leurs strategies et d'optimiser leurs systemes internes.

Qu'est-ce que l'inventaire perpetuel et periodique?

what is perpetual and periodic inventory 1609203759 5878

Les stocks perpetuels et periodiques utilisent differentes methodes comptables pour suivre les niveaux de stock disponibles-

Inventaire perpetuel

La plupart des detaillants modernes utilisent un systeme d'inventaire perpetuel, car il enregistre immediatement la vente ou l'achat de stocks en temps reel. La methode d'inventaire perpetuel enregistre l'activite des produits au moyen d'un logiciel informatise, tel qu'un systeme de PDV.

Lorsqu' elles sont integrees aux solutions de gestion des stocks et de commande, les entreprises peuvent afficher une ventilation complete des variations et des niveaux de stock. L'

inventaire perpetuel met egalement a jour le cout des marchandises vendues (COGS) au fur et a mesure que chaque transaction est terminee.
Par consequent, les entreprises peuvent verifier leur systeme d'inventaire perpetuel a n'importe quel point pour voir des niveaux de stock precis et en temps reel, en supposant qu'il n'y a pas de vol ou d'ecart.

Inventaire

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periodique D'un autre cote, les stocks periodiques comptent physiquement les stocks selon un calendrier etabli pour mesurer les niveaux et les COGS. Lorsque des produits sont achetes aupres d'un fournisseur, les employes enregistrent la commande dans le compte d'achat ou le systeme de commande de l'entreprise.

Cela signifie que les entreprises ne peuvent pas voir leurs quantites reelles de stocks ou leurs COGS avant la fin de leur periode comptable, qui peut etre des semaines, des mois ou des trimestres.

Etant donne que la methode de stock periodique n'integre pas de donnees de vente en temps reel pour mesurer les COGS, elle doit utiliser des calculs manuels-

Valeur du stock de debut + Cout des achats en stock Valeur de stock de fin = COGS

Le modele de stock periodique est generalement utilise par les organisations ayant plusieurs gammes de produits similaires ou des volumes d'inventaire eleves et n'ont pas les moyens de proceder a des denombrements reguliers. Bien que cette methode permet de gagner du temps, les entreprises ont tendance a subir des inexactitudes dans leurs donnees de stock.

Systeme d'inventaire perpetuel et periodique

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Les systemes d'inventaire perpetuel et periodique font appel a differents types d'entreprises, car ils offrent des avantages uniques. Alors que l'inventaire perpetuel permet aux entreprises de visualiser les niveaux de stock en temps reel, la methode periodique prend moins de temps.

Toutefois, il y a plusieurs autres differences importantes a noter-

  • Compte d'achat

Un compte d'achat n'est utilise que dans un systeme de stock periodique, car la methode perpetuelle debite le compte de stock pour chaque commande. Les retours de produits sont ensuite credites sur le compte de stock.

  • Cout des marchandises vendues

Dans le systeme periodique, les COGS sont calcules manuellement a la fin de la periode comptable en comparant les stocks au debut et a la fin du cycle. L'inventaire perpetuel utilise des systemes automatises pour mettre a jour le compte COGS a chaque vente et achat de stock.

  • Operations de vente

Dans le cadre du systeme periodique, une seule saisie de donnees est effectuee a la fin de la periode de declaration au cours de laquelle le RPG est calcule. Avec l'inventaire perpetuel, les ventes sont declarees au fur et a mesure qu'elles se produisent.

  • Entrees
de
cloture Les entrees de cloture ne s'appliquent qu'aux systemes d'inventaire periodiques pour mettre a jour les niveaux de stock et les COGS.

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  • Suivi
Le systeme periodique rend difficile le suivi des stocks et des registres comptables, car il n'y a qu'une seule entree par periode de declaration. Les

systemes d'inventaire perpetuels enregistrent des entrees detaillees pour chaque commande et transaction, ce qui donne aux entreprises un apercu des taux de chiffre d'affaires. Cela permet aux entreprises d'optimiser leurs fonctions, leurs operations internes et leurs entrepots pour stimuler les ventes.

  • Piste papier
La longue piste papier laissee par les systemes d'inventaire perpetuel ameliore la prise de decision de l'entreprise. Les intervenants sont en mesure de faire reference aux rapports anterieurs pour ameliorer leurs strategies de commande afin de maintenir des stocks sains.

  • Cout de gestion des stocks
En automatisant les rapports a l'aide d'un systeme d'inventaire perpetuel, les entreprises reduisent les couts de main-d'oeuvre et de gestion. Toutefois, les entreprises devraient tout de meme effectuer des verifications physiques de leurs stocks afin de detecter les vols, les dommages et autres ecarts.

  • Prevision de la demande
Bien que les feuilles de calcul soient parfaites pour des instantanes rapides des quantites de stock, elles ne sont pas tres utiles pour prevoir la demande future. Par consequent, les entreprises qui souhaitent developper leur business intelligence devraient envisager des systemes d'inventaire perpetuel.

En integrant le PDV et le logiciel de commande avec des solutions de prevision, la solution peut utiliser l'apprentissage automatique et les algorithmes pour predire les fluctuations de la demande. Cela permet aux entreprises d'optimiser les achats afin de stimuler les ventes et de minimiser les couts de stock.

Comment fonctionne un systeme d'inventaire perpetuel?

Le modele d'inventaire perpetuel est constamment mis a jour au fur et a mesure que les produits sont achetes et vendus, ameliorant ainsi l'exactitude et l'efficacite des donnees. Generalement, les systemes d'inventaire perpetuel suivent cinq etapes de base-

1. Mise en oeuvre d'un systeme de point de vente

Une solution de point de vente enregistre les transactions de tous les canaux de vente au fur et a mesure qu'elles se produisent et envoie les informations au systeme integre de gestion des stocks. C'est souvent le cas dans les epiceries lorsque les caissiers scannent les codes-barres et que l'ordinateur reconnait instantanement le produit.

2. Mettre a jour le cout des marchandises vendues

De meme, le logiciel d'inventaire utilise les factures et les transactions d'approvisionnement pour mettre a jour leurs calculs de COGS, ameliorant ainsi les rapports financiers.

3. Ajuster les points de reorganisation

Au fur et a mesure que la demande des clients fluctue, le systeme PDV echange des donnees transactionnelles avec des solutions de gestion des stocks et de commande afin d'ameliorer les points de reorganisation. En maintenant des niveaux de stock optimaux, les entreprises peuvent eviter la surcommande ou la sous-commande de produits, ce qui peut restreindre les profits.

4. Generer des bons de commande

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En integrant toutes les solutions de gestion, des niveaux de stock faibles peuvent declencher automatiquement des points de reorganisation, generant ainsi une nouvelle commande fournisseur. De cette facon, les employes peuvent examiner et approuver la demande, qui est ensuite envoyee au fournisseur.

Avec l'automatisation, les entreprises peuvent reduire les erreurs humaines et les ressources necessaires pour reguler les niveaux de stock. Il garantit egalement que les entreprises peuvent prevenir les stocks et les commandes en retard.

5. Integrer les produits recus

Une fois que les expeditions en stock arrivent a l'entrepot, un employe doit numeriser les colis pour entrer les unites dans le logiciel de gestion. Cela integre les quantites dans tous les canaux de vente, afin que les clients puissent commencer a acheter les produits.

Toutefois, les travailleurs doivent d'abord contre-interroger la liste des expeditions, le bon de commande, la facture et les unites physiques pour s'assurer que tous les articles sont presents et intacts. Sinon, les entreprises peuvent rencontrer des ecarts dans les stocks dus a des expeditions incorrectes ou a des marchandises endommagees.

Choses a prendre en compte avant de choisir un systeme d'inventaire

Il existe de nombreux facteurs a prendre en compte lors du choix entre un systeme d'inventaire perpetuel et un systeme d'inventaire periodique, notamment-

Taille

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du stock Le nombre d'employes et les ressources necessaires pour gerer adequatement les produits dependent entierement de la taille de l'inventaire.

Bien qu'il soit facile pour les startups de compter manuellement leurs articles en utilisant le systeme periodique, cela peut ne pas etre raisonnable pour les grandes entreprises. Les entreprises qui travaillent activement a l'expansion doivent egalement planifier l'avenir et prevoir leurs besoins a long terme en matiere d'inventaire.

Sites commerciaux

De meme, les organisations ayant plusieurs emplacements ont besoin d'un logiciel capable d'integrer les donnees d'inventaire de chaque site et canal de vente.

Sinon, les gestionnaires pourraient facilement mettre en place des articles, creant des depenses de maintien inutiles. Grace aux solutions de gestion, les entreprises peuvent localiser des produits tout au long de la chaine d'approvisionnement en un clic.

Volume des transactions

Chaque entreprise a des niveaux de transaction differents selon l'endroit ou elle se trouve dans le cycle de vie. Bien que les startups continuent de creer une clientele fidele, les entreprises etablies peuvent connaitre des volumes de transactions constamment eleves.

Les organisations qui effectuent un plus grand nombre de transactions quotidiennes ont besoin d'un systeme de stock qui met a jour frequemment les quantites a chaque achat et vente.

Restrictions budgetaires

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Bien que les systemes d'inventaire perpetuel necessitent un investissement initial, l'automatisation elimine le besoin d'intervention humaine, reduisant les couts de main-d'oeuvre a long terme.

D' autre part, les systemes d'inventaire periodique exigent des denombrements manuels, mais seulement une fois par periode comptable. Par consequent, les gestionnaires doivent evaluer leurs besoins en matiere de budget et de gestion afin de determiner quelle option est la plus rentable pour leurs operations.

Avantages d'un systeme d'inventaire perpetuel

Les systemes d'inventaire perpetuel offrent aux entreprises de nombreux avantages, notamment-

Acces aux donnees en temps reel

Grace a des mises a jour continues, les systemes perpetuels offrent un acces a des rapports d'inventaire en temps reel qui changent a chaque transaction, ameliorant ainsi considerablement l'exactitude des donnees.

Creer une piste papier

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En suivant tous les mouvements de stock tout au long de la chaine d'approvisionnement, les entreprises creent une longue piste papier. Cela est utile pour ameliorer la gestion de la chaine d'approvisionnement, identifier les goulots d'etranglement et optimiser les commandes de stock.

Diminution des couts de gestion

En maintenant de faibles niveaux de stock, les entreprises peuvent minimiser leurs couts de commande, de transport et de stockage. L'integration des systemes automatisera egalement les recommandes afin que les entrepots puissent economiser des couts de main-d'oeuvre.

Calculs automatises

Bien que certaines entreprises utilisent encore des methodes manuelles pour calculer les soldes de fin d'annee, les systemes d'inventaire perpetuels mettent a jour en permanence les dossiers financiers. Cela permet d'economiser du temps et du travail necessaires pour consolider la valeur d'un an de donnees boursieres, ce qui peut introduire des erreurs humaines.

Amelioration de la prevision de la demande Les

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entreprises ne sont pas en mesure de prevoir avec precision les demandes futures grace a des systemes d'inventaire periodiques, car elles ne montrent pas les tendances des ventes.

D' autre part, les solutions d'inventaire perpetuel fournissent l'analyse necessaire pour predire la demande future. Grace a une prevision precise de la demande, les entreprises peuvent optimiser leurs niveaux de stock pour tirer parti des dernieres tendances.

Ecarts decouverts En

combinant la methode d'inventaire perpetuel et les denombrements physiques occasionnels, les entreprises peuvent rapidement detecter et resoudre les ecarts. Grace a des entrees detaillees, les gestionnaires peuvent enqueter sur les erreurs de vol interne, de retrait et de comptage repetitives.

Fonctionnalites utiles du logiciel d'inventaire

Bien qu'il existe de nombreux systemes de gestion des stocks et de commande sur le marche, les proprietaires d'entreprise devraient rechercher des solutions avec-

Le codage a barres et l'etiquetage Le

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codage a barres, l'etiquetage et d'autres outils d'automatisation eliminent le risque d'erreur humaine inclus dans les saisies manuelles de donnees. En integrant des codes-barres dans les procedures de gestion des stocks, les entreprises peuvent reduire au minimum le temps necessaire a la formation des employes, au denombrement des cycles et aux recommandes.

Suivi des stocks Les systemes

avances d'inventaire peuvent echanger des donnees a partir de chaque emplacement, ce qui permet aux employes de localiser les stocks. De cette facon, les entreprises peuvent transferer des produits entre leurs sites avant de soumettre des bons de commande, ce qui reduit les couts de stock.

Outils de reporting

La plupart des systemes de gestion des stocks offrent des outils de reporting qui generent une analyse detaillee d'elements specifiques de produit, tels que-

  • Taux de rotation
  • Marges beneficiaires
  • Lieu
  • Ecart produit
  • Couts

Les outils de reporting soutiennent la prise de decision basee sur les donnees afin que les entreprises puissent faire des choix eclaires et rapides.

Previsions

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En raison d'une mauvaise comprehension de l'utilisation des stocks et des tendances de la demande, les entreprises peuvent sous-evaluer ou surpasser les produits entrainant une perte de ventes ou une augmentation des couts de detention, ce qui limite la rentabilite. Les stocks peuvent egalement frustrer les clients en les envoyant a des concurrents avec des produits disponibles.

Par consequent, les entreprises doivent veiller a ce que leur logiciel de gestion des stocks puisse suivre les tendances des ventes pour chaque gamme de produits afin de determiner les besoins futurs.

Alertes automatisees

Avant de mettre en place un logiciel d'inventaire moderne, les employes devaient surveiller les donnees sur les stocks pour reapprovisionner les stocks en diminution. Desormais, les systemes automatises avances envoient des alertes chaque fois que les produits sont inferieurs a des niveaux sains, ce qui declenche un reordre. Les entreprises peuvent egalement programmer des alertes pour-

  • Anomalies
  • Envois entrants
  • Notes du fournisseur
  • Livraisons retardees
  • Mises a jour

Cela permet aux entreprises de resoudre les problemes des qu'ils surviennent pour une resolution rapide.

Capacites

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d'integration L'integration est un must pour les entreprises qui cherchent a developper leur intelligence. Les logiciels d'inventaire dotes de capacites d'integration peuvent se connecter a d'autres systemes de gestion, notamment-

  • Prevision de la demande
au
  • point de vente
  • Planification
  • Gestion des employes

En integrant tous les logiciels, les entreprises peuvent generer plus de details des rapports et des informations exploitables pour optimiser les processus internes.

Securite La securite

des donnees doit toujours rester une priorite absolue pour les entreprises qui traitent des informations financieres, des stocks et des clients sensibles. Par consequent, les proprietaires doivent s'assurer que leur solution d'inventaire dispose de pare-feu et de mesures de protection pour assurer la securite des donnees entrantes et sortantes.

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