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Comment creer un plan operationnel - Guide a l'intention de la gestion

how to create an operational plan guide for management

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Les entreprises d'aujourd'hui sont composees d'operations complexes avec des departements et des equipes travaillant ensemble pour atteindre des objectifs communs. Cependant, ce qui rend une entreprise prospere, c'est la direction. Selon la recherche, le manque de concentration est l'une des dix principales raisons de l'echec du demarrage.

Une facon de s'assurer que l'entreprise sait ou elle se dirige en tout temps est de creer un plan operationnel. Bien que de nombreux proprietaires et gestionnaires d'entreprise comprennent a quel point les plans strategiques sont importants, ils manquent souvent d'un element logistique essentiel. C'est la qu'intervient un plan d'operations.

Planification operationnelle Explication

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Un plan operationnel est un plan complet et realisable qui definit la facon dont les fonctions et les activites d'un ministere ou d'une equipe contribuent a l'atteinte des objectifs operationnels generaux d'une organisation. En un mot, les plans operationnels decrivent les taches quotidiennes requises pour assurer le fonctionnement d'une entreprise.

Lorsqu' il est fait correctement, un plan operationnel garantit que tous les gestionnaires et les employes connaissent leurs roles et responsabilites respectifs. Le plan operationnel detaille egalement la facon dont les employes doivent executer leur travail dans un delai precis. La cartographie des processus et activites quotidiens qui se deroulent au sein de l'organisation permet a chacun de contribuer aux objectifs operationnels et commerciaux de l'entreprise.

Idealement, un plan operationnel devrait repondre aux questions suivantes-

  • Quelles taches et quelles strategies doivent etre accomplies?
  • Qui est responsable de ces taches et strategies?
  • Quel est le calendrier de chaque strategie a mettre en oeuvre?

A bien des egards, le plan operationnel d'une entreprise peut etre compare a un manuel d'instructions. Il sert de guide a l'entreprise et a ses principaux intervenants internes (de la suite C aux employes de rang et de classement), en les aidant a executer leurs operations quotidiennes d'une maniere compatible avec les objectifs generaux a long terme de l'organisation.

Planification operationnelle et planification strategique

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De nombreuses entreprises utilisent souvent les termes planification strategique et planification operationnelle de facon interchangeable. En verite, cependant, ces termes se referent a deux choses tres differentes.

Un plan strategique definit les objectifs de haut niveau d'une entreprise, sa mission et sa vision. Ces plans se penchent sur le tableau d'ensemble, decrivant comment l'entreprise mesurera ses objectifs et les projets necessaires pour les atteindre.

En revanche, un plan operationnel examine l'aspect logistique des choses. Ces plans fournissent un apercu granulaire de ce que l'entreprise devrait faire pour atteindre ses objectifs, les personnes impliquees dans ces actions et la duree de ce processus.

Calendrier

Un plan strategique definit generalement les objectifs a long terme de l'organisation pour les cinq prochaines annees ou plus.

En revanche, le plan operationnel definit les actions specifiques pour atteindre ces objectifs sur une base hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle ou annuelle.

Objectifs

Un plan strategique vise a definir la vision a long terme de l'entreprise et la maniere dont l'ensemble de l'organisation peut y parvenir.

En revanche, un plan operationnel va plus loin dans les ministeres et les groupes d'intervenants qui composent l'entreprise. En d'autres termes, une grande entreprise peut avoir plusieurs plans operationnels - un pour chaque departement et, si necessaire, chaque equipe.

Creation d'un plan

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En regle generale, la tache de creer un plan strategique incombe au leadership de haut niveau. Dans la plupart des entreprises, il s'agit de la suite C ou de l'equipe de direction. Une fois le plan etabli, il sera diffuse et mis en oeuvre par des equipes interministerielles afin d'en assurer la reussite.

D' autre part, les differents chefs de departement et chefs d'equipe de l'entreprise sont responsables de la creation de leurs plans operationnels. Bien que chaque plan operationnel soit adapte a son ministere ou a son equipe, sa mise en oeuvre reussie est essentielle a la reussite du plan strategique.

Par exemple, supposons que le service marketing ait decrit une serie d'activites pour les 12 prochains mois. Le succes de ces activites se traduit par plus d'opportunites de vente et plus de revenus.

Budget

Le budget pour la creation et la mise en oeuvre d'un plan strategique provient du budget strategique d'une organisation. Ce budget decomposera habituellement les depenses annuellement, selon le calendrier defini dans le plan strategique.

Entre-temps, le budget d'un plan operationnel provient du budget annuel du Ministere. S'il est necessaire de reduire le budget annuel du Ministere, envisagez d'apporter des rajustements a des endroits qui ne correspondent pas au plan strategique.

Par exemple, si l'un des objectifs de vente a long terme du plan strategique est d'augmenter les ventes en ligne, il est logique de reduire le budget des operations de brique et mortier avant de faire quoi que ce soit avec le commerce electronique.

Rapports Les

rapports relatifs aux plans strategiques consistent a examiner le rendement de l'organisation en fonction des mesures et des indicateurs cles de rendement (KPI) definis dans le plan strategique. Les rapports et les reunions se deroulent generalement sur une base annuelle et se concentrent sur les KPI de haut niveau.

A l'inverse, les rapports operationnels donnent un apercu des projets, des taches et des taches subordonnees sur lesquels les membres de l'equipe ont travaille. Ces rapports peuvent etre effectues sur une base hebdomadaire, mensuelle ou trimestrielle.

Quoi qu'il en soit, le reporting est un processus critique qui permet aux dirigeants et aux membres de l'equipe de connaitre l'etat et les performances de chaque projet.

Comment creer un plan operationnel

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Bien que les differentes organisations aient leur approche unique en matiere de planification operationnelle, les meilleurs plans partagent tous une chose en commun- un objectif clairement defini pour tous les membres d'un ministere, d'un groupe ou d'une equipe sur qui se concentrer.

Pour creer un plan, les responsables et les responsables de departement peuvent suivre ces etapes de base.

1. Tracer le plan operationnel

Comme tout plan de projet, un plan operationnel commence par une vue d'ensemble de son objectif. Commencez par visualiser les principales caracteristiques du plan, y compris les taches requises, les objectifs, les besoins en dotation et les processus de gestion afin de garantir que chacun fonctionne a des niveaux optimaux.

En commencant par une vision, il est plus facile de proceder a l'etablissement des objectifs et a la recherche des etapes necessaires pour atteindre ces objectifs.

2. Fixer les objectifs

Apres avoir visualise le plan, les gestionnaires peuvent passer a la phase de construction, ce qui implique generalement la recherche et l'identification des objectifs. Bien que chaque plan operationnel soit unique, tous les plans visent a repondre a ces questions courantes-

  • quel est le budget du Ministere? Comparez ce budget avec l'annee, le trimestre ou le mois precedent.
  • Quel est l'etat actuel de l'equipe? Regardez les choses du point de vue du budget, des ressources et des membres individuels de l'equipe.
  • Ou l'equipe doit-elle etre au cours du prochain mois, trimestre ou annee?
  • Quelles mesures doivent etre prises pour que l'equipe puisse y arriver?
  • Quels indicateurs et indicateurs de performance de performance devraient etre utilises pour mesurer les progres du ministere ou de l'equipe? Ces indicateurs de performance peuvent inclure le nombre de produits manufactures, le nombre de clients acquis, les couts d'acquisition des clients et le nombre de prospects generes.

Pour repondre a ces questions, il faudra effectuer une combinaison de recherches qualitatives et quantitatives, y compris des entrevues avec les employes et des analyses de donnees historiques (p. ex. ventes, depenses, dotation).

3. Planifier le budget

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Apres avoir mis en correspondance les objectifs du plan operationnel, les gestionnaires peuvent planifier le budget necessaire pour tous les projets, taches et activites.

Comme nous l'avons mentionne precedemment, le budget d'un plan operationnel devrait provenir du budget annuel du Ministere. Cela fait du budget le facteur primordial a prendre en compte lors de l'affectation des taches, de l'affectation des ressources et de la planification des salaires des membres de l'equipe.

C' est egalement une bonne idee d'obtenir les commentaires du reste de l'equipe. Certaines personnes se sont vu attribuer des roles qui conviennent mieux a d'autres, ou certaines etapes peuvent etre mieux coupees des processus.

4. Creer un systeme de production de rapports

Apres avoir etabli les elements du plan operationnel, depuis ses buts et objectifs jusqu'aux produits livrables, besoins en dotation et delais, les gestionnaires du ministere peuvent creer un systeme pour rendre compte de l'etat d'avancement du plan.La production de

rapports est une fonction essentielle qui non seulement indique si le plan operationnel fonctionne, mais permet egalement au Ministere de se tenir responsable envers les intervenants, les dirigeants et les autres chefs de ministere. Ces personnes voudront examiner les progres realises dans le plan operationnel.

5. Faire des ajustements au besoin

Comme pour tout projet ou entreprise, il est important d'etre pret a pivoter et a apporter des ajustements. Par exemple, si l'equipe parvient a l'indice de reference de six ou 12 mois avec des resultats inferieurs aux resultats souhaites, les gestionnaires devraient examiner les activites et les processus qui n'ont pas fonctionne comme prevu.

Lorsque vous effectuez des ajustements, il est egalement judicieux d'impliquer les membres de l'equipe et d'etablir l'adhesion des parties prenantes. Il est ainsi plus facile d'affiner le plan operationnel sur la base d'une retroaction reelle.

Elements essentiels d'un plan operationnel

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Chaque plan operationnel comporte plusieurs elements communs qui donnent l'objet et l'orientation du plan. Ces elements comprennent-

Mission

En fin de compte, un plan operationnel est un outil tactique pour mettre en oeuvre un plan strategique.

Le plan strategique fournit egalement la mission du plan operationnel, en indiquant le pourquoi de tout projet, tache, processus ou activite sur lequel travaille un ministere ou une equipe. Sans cet element fondamental, rediger un plan operationnel ressemblera beaucoup a la planification d'un voyage sans destination reelle.

Proposition de valeur

Une proposition de valeur est un enonce ou une breve description qui explique pourquoi quelqu'un devrait devenir le client, le client ou le partenaire de l'organisation. Il devrait egalement indiquer aux clients potentiels pourquoi le produit ou le service de l'entreprise offre un meilleur rapport qualite-prix que les offres similaires de concurrents.

Dans le cadre de la planification operationnelle, une proposition de valeur met l'accent sur les forces et la mission de l'entreprise. Cela aide le departement ou l'equipe a se concentrer sur les raisons pour lesquelles l'entreprise fait affaire.

Buts et objectifs

Un probleme commun avec les plans operationnels est que plus ils sont complexes, moins il est probable que les gens les suivent a la lettre. La cle de la prevention de ce probleme consiste a fixer des objectifs precis pour le plan operationnel et a le decomposer en objectifs plus petits.

Par exemple, supposons que l'equipe marketing d'une entreprise dispose d'un plan operationnel couvrant 12 mois. Son objectif est d'augmenter les ventes de 25% d'une annee a l'autre. Le plan peut etre divise en objectifs mensuels, tels que l'augmentation du trafic sur le site Web en janvier, la generation de prospects en fevrier, l'amelioration des taux de conversion en mars, etc.

Mesures et indicateurs de performance cles

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Aucun plan operationnel n'est complet sans un systeme de mesure de son efficacite et de son succes. Cela signifie que le plan doit definir une liste de mesures et d'indicateurs de performance. Cependant, il est tout aussi important de mesurer les bonnes choses.

Les meilleurs indicateurs et indicateurs de performance cles sont des indicateurs de premier plan, qui montrent ce que l'equipe peut s'attendre a l'avenir. En predisant les resultats futurs, les indicateurs avances permettent a l'equipe d'apporter des ajustements avant qu'il ne soit trop tard.

En revanche, les indicateurs en retard sont des mesures qui ne deviennent apparentes que lorsqu'un changement significatif s'est produit, c'est-a-dire lorsqu'il est trop tard pour agir.

Communication

constante On ne saurait assez insister sur l'importance de communiquer et d'etablir un accord avec l'ensemble de l'equipe. Apres tout, un plan operationnel n'est efficace que lorsque les gens s'engagent a le mettre en oeuvre.

Lors du deploiement d'un plan operationnel, prenez le temps de discuter des KPI selectionnes avec l'ensemble du departement. Cela garantit que tout le monde comprend pourquoi ces KPI ont ete choisis, pourquoi ils sont importants et comment ils aideront l'organisation a atteindre ses objectifs commerciaux.

Au fur et a mesure que les choses se deroulent, assurez-vous de tenir des reunions regulieres pour verifier la progression de ces indicateurs et discuter de tous les bloqueurs affectant la capacite de l'equipe a fonctionner efficacement.

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Une fois qu'un plan operationnel detaille est en place, toute organisation devrait disposer des outils et des conseils necessaires pour fonctionner efficacement et, en bout de ligne, atteindre ses objectifs operationnels.

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