de commande personnalises Traitement des factures Le traitement | 11 mins read

Etapes de traitement des factures Guide pour une gestion

invoice processing steps guide to efficient invoice management

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Le service Comptabilite gere les flux de tresorerie en orchestrant les ventes, les factures et les paiements de factures.

Si ces operations ne sont pas equilibrees, les gestionnaires ne peuvent pas evaluer avec precision la performance financiere et la sante globale de l'entreprise. Par consequent, les comptes crediteurs et debiteurs doivent mettre en place un systeme de facturation efficace qui gere les documents financiers en temps reel.

Le traitement des factures est une structure qui organise les factures entrantes et le processus d'approbation afin que les entreprises puissent eviter les frais de retard, les deductions de credit et d'autres penalites. Sans un systeme adequat, les entreprises courent le risque de manquer des paiements, de ruiner leur credit et meme de compromettre leurs relations avec les fournisseurs.

Qu'est-ce que le traitement des factures?

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Le traitement des factures est la facon dont les entreprises traitent les factures des fournisseurs, de l'arrivee au paiement final. Ce processus commence lorsque l'entreprise recoit sa facture, qu'elle soit papier, PDF ou numerique, et que les gestionnaires l'interrogent avec le bon de commande initial et l'accord de paiement. Si tout correspond, les paiements sont effectues a temps et dans les bonnes mesures.

Le processus de facturation est essentiel pour maintenir les flux de tresorerie et les comptes equilibres dans l'ensemble de l'organisation. Lorsqu'elle est effectuee avec precision, la facturation limite l'exposition de l'entreprise aux risques externes, tels que la fraude et le vol. Elle veille egalement a ce que tous les paiements soient effectues a temps pour eviter les frais de retard.

Etapes a suivre pour le traitement des

steps to invoice processing 1613595334 5369

factures Le traitement des factures est gere entierement par le service des comptes fournisseurs (AP) et se compose de quatre etapes.

1. Recevoir la facture

Le traitement commence lorsque AP recoit une facture de l'un de ses fournisseurs une fois qu'il a deja rempli ses obligations. La facture doit comprendre ce qui suit.

  • Date a laquelle le fournisseur a envoye la facture
  • Coordonnees du fournisseur et de l'acheteur
  • Details de l'achat, y compris les produits, services et prix
  • Details de paiement


Toutes ces informations doivent etre presentes afin que les employes puissent le faire correspondre a leur bon de commande precedente pour s'assurer qu'ils ne sont pas surfactures. Si les details ne correspondent pas, les responsables doivent contacter le fournisseur pour resoudre les ecarts.

2. Enregistrer les donnees de la facture

Ces details sont verifies et saisis dans le systeme de facturation, soit manuellement par un commis AP, soit electroniquement au moyen d'un logiciel. Cependant, les saisies manuelles de donnees entrainent souvent des erreurs, telles que des erreurs de type. Cette methode est egalement inefficace, necessitant plus de main-d'oeuvre et de ressources, ce qui augmente les depenses.

En plus de stocker la facture, les entreprises doivent egalement faire une copie ou une version numerique de la facture pour obtenir une copie de sauvegarde. Les copies des factures sont utiles si les vendeurs decouvrent des ecarts ou tentent de demander plus d'argent.

Cependant, les entreprises doivent mettre en place un systeme de classement organise qui ne prend pas trop de place et facilite la localisation des factures. Il est important de maintenir le systeme d'enregistrement des factures car il peut rapidement devenir encombre sans gestion continue.

3. Envoyer la facture pour approbation

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Une fois la facture verifiee et consignee, AP doit envoyer la facture pour approbation finale avant de pouvoir soumettre le paiement. Selon la taille de l'entreprise, il peut y avoir deux ou trois cadres superieurs qui ont le pouvoir d'approuver et de refuser des factures.

Le principal facteur determinant de la vitesse du processus d'approbation est le milieu dans lequel il se deplace. Traditionnellement, les factures sont imprimees et placees sur le bureau de l'executif, en attendant l'approbation. Cela tend a allonger le processus car les employes peuvent perdre ou oublier la facture, ce qui entraine souvent des retards de paiement et des penalites.

D' autres entreprises envoient leurs factures au format PDF par courriel. Mais encore une fois, ces e-mails peuvent etre negliges, supprimes et oublies. Ces deux methodes exigent que les representants AP verifient en permanence avec les cadres superieurs si la facture est prete, ce qui perd un temps precieux.

D' autre part, le logiciel de facturation avertit les dirigeants des nouvelles factures via une interface universelle pour s'assurer qu'ils les recoivent immediatement. S'il n'est pas traite rapidement, le systeme envoie regulierement des alertes jusqu'a ce que le processus d'approbation soit termine. Une fois la facture approuvee ou refusee, elle est automatiquement renvoyee a AP, ou il peut commencer a traiter le paiement.

Quelle que soit la methode du processus d'approbation, les entreprises devraient s'efforcer de reduire les temps d'attente afin de minimiser les delais d'execution des paiements et d'obtenir une image plus precise des profits.

4. Rayer la facture

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La derniere etape du traitement de la facture consiste a soumettre le reglement. Cela peut sembler different pour des factures distinctes, car la remuneration peut etre envoyee a une personne en particulier ou au service d'une autre entreprise. Selon le destinataire, le processus de paiement peut egalement s'etendre sur des jours, voire des semaines.

Le systeme de facturation joue egalement un role important dans la duree d'acceptation des paiements, car les confirmations par e-mail peuvent etre perdues ou ignorees. Par consequent, AP devrait s'entretenir directement avec le beneficiaire pour s'assurer qu'il comprend comment et quand il peut s'attendre a recevoir son paiement.

Comment calculer les prix des factures Les

etudes montrent que la facture papier moyenne coute environ 15$. Cependant, cela peut varier considerablement en fonction de la taille et des ressources de l'entreprise. Par consequent, les entreprises doivent calculer soigneusement leurs frais de facturation en divisant le cout annuel du PA par le nombre total de factures traitees.

1. Decrire le processus de

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mappage du processus de facturation est difficile car il semble different pour chaque entreprise. Les travailleurs doivent prendre leur temps et identifier les elements suivants.

  • Defi
  • Obstacles
  • Inefficacite


En suivant l'ensemble du processus du debut a la fin, AP peut determiner les etapes les plus longues et couteuses.

2. Identifier les parties impliquees

Le nombre d'employes impliques dans le traitement des factures a egalement une incidence sur la tarification, car l'entreprise doit completer la main-d'oeuvre. Il est essentiel de se souvenir des travailleurs de l'exterieur du service AP, y compris ceux qui s'occupent du code, du travail administratif et du processus d'approbation.

Les grandes entreprises peuvent meme evoluer dans plusieurs departements, de sorte qu'elles doivent etre tres prudentes lors de la cartographie de leur processus afin de s'assurer que tout le monde est pris en compte.

3. Estimation du temps passe

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Maintenant que tous les employes concernes sont identifies, les gestionnaires doivent determiner combien de temps chacun d'eux passe au traitement des factures. La direction devrait demander a chaque partie quelle tache elle s'acquitte et environ combien de temps il lui faut pour l'accomplir.

4. Calculer les salaires horaires

Lorsque le temps total passe est calcule, les gestionnaires doivent decomposer le salaire horaire de chaque participant afin de determiner la depense de main-d'oeuvre requise par le processus. Si certaines taches sont rapides, les responsables peuvent devoir decomposer le cout par minute.

5. Terminer les calculs finaux

Enfin, la direction doit multiplier le temps passe par le salaire horaire de chaque travailleur pour determiner le cout final par facture.

Raisons de l'automatisation du traitement des factures

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Les entreprises qui utilisent encore des methodes manuelles de traitement des factures devraient reflechir a la facon dont le passage a des outils d'automatisation pourrait ameliorer leurs performances globales.

Reduire les erreurs humaines Les

courriels, les feuilles de calcul, le stylo et le papier ne suffisent plus lorsqu'il s'agit de traiter les factures, car cela augmente le risque d'erreur humaine. A chaque saisie de donnees, les employes doivent verifier leur ecriture manuscrite et leurs calculs afin d'eviter les ecarts, ce qui perd un temps precieux.

D' autre part, le logiciel de facturation automatise l'enregistrement, le classement et les rapports, reduisant ainsi le risque d'erreur humaine. Par consequent, lorsque AP recoit une facture, il peut faire une copie numerique, si ce n'est deja fait, et la telecharger dans la base de donnees logicielle.

Cela permet aux employes de rechercher le systeme a l'aide de mots-cles tels que le fournisseur, le prix et la commande du produit pour une recuperation facile.

Economisez de l'argent

Grace aux differentes options logicielles disponibles sur le marche actuel, meme les petites entreprises peuvent se permettre des systemes de gestion.

Bien que l'achat initial soit couteux, le retour sur investissement eventuel l'emporte sur le cout de la solution. D'autant plus que les outils d'automatisation garantissent que les factures sont payees a temps afin que les entreprises puissent eviter les frais de retard. Cela garantit que l'entreprise reste en regle aupres des fournisseurs et maintient un excellent credit.

Certains fournisseurs offrent meme des remises supplementaires aux organisations qui paient toujours a temps pour encourager la fiabilite.

Reduire les couts inutiles

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En automatisant les taches repetitives, telles que le classement, la recuperation d'enregistrements et d'autres taches de bureau, les entreprises peuvent economiser de l'argent sur la main-d'oeuvre. Le logiciel elimine egalement la paperasserie, reduisant ainsi le gaspillage et l'argent depense pour les fournitures de bureau.

Des etudes montrent que les factures papier coutent entre 12 et 30$, tandis que les factures automatisees peuvent couter jusqu'a 3,50$. Bien que la plupart de ces depenses proviennent de la main-d'oeuvre et du papier, les entreprises doivent egalement completer le stockage. Sans compter que si la facture physique est perdue, AP doit repeter l'ensemble du processus, doublant la depense.

Le logiciel de facturation verifie egalement les entrees de donnees et automatise les calculs, evitant les ecarts couteux.

Inter Systems

Advanced Facture logiciel peut s'integrer aux systemes existants pour creer une interface universelle ou les employes peuvent acceder a toutes les donnees. Par exemple, AP peut combiner son logiciel de facturation, de commande de stock et de comptabilite avec sa solution de facturation, de sorte que les donnees sont automatiquement echangees entre les systemes. Cela evite a un employe d'avoir a consolider et a partager manuellement des informations.

Proteger l'entreprise contre la fraude

Malheureusement, de nombreuses entreprises sont victimes d'une fraude sur facture, ou quelqu'un se presente comme un fournisseur pour recevoir des fonds. Meme les grandes entreprises, comme Google et Facebook, ont ete victimes de fraude sur facture, leur coutant plus de 100 millions de dollars. Bien que ces organisations aient ete suffisamment stables pour survivre a ces frappes, toutes les entreprises ne peuvent pas se permettre de faire de telles victimes.

La fraude sur facture peut se produire de plusieurs facons.

  • Fausses factures
  • Factures envoyees par des fournisseurs
  • Signatures falsifiees


Cependant, avec le logiciel, chaque facture est verifiee et envoyee uniquement aux employes autorises. Le systeme avertit automatiquement les utilisateurs lorsque des activites suspectes sont detectees.

Rendre la generation de

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rapports simples Le reporting et l'analyse constituent une etape cruciale dans toutes les operations de l'entreprise, de la gestion des stocks a la comptabilite. Sans logiciel, cela peut prendre beaucoup de main d'oeuvre, de cerveaux et de ressources.
Grace aux solutions avancees, les entreprises peuvent facilement generer des rapports sur les factures qui analysent les

  • donnees des factures
  • Calculs
des factures
  • Receptions de commande Commandes
  • d'achat
  • Tendances de prix


Avec l'integration du systeme, le logiciel tire ces details de toutes les solutions pertinentes afin que les employes puissent generer des rapports en un simple clic. Des rapports detailles fournissent des informations precieuses sur la facon dont les entreprises peuvent ameliorer diverses operations.

Conseils pour la gestion des factures Le flux de

tresorerie est particulierement important pour les petites entreprises, car elles doivent conserver autant de capitaux que necessaire pour maintenir la stabilite.

Les paiements lents des factures peuvent avoir un impact significatif sur la budgetisation et d'autres plans financiers. Par consequent, les entreprises doivent mettre en place un processus de facturation efficace qui assure un paiement precis et en temps opportun.

Automatisez le processus de facturation

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De nombreuses petites entreprises estiment que les solutions de facturation automatisees sont destinees aux grandes entreprises, alors qu'elles sont abordables et faciles a naviguer. Avec les factures papier, les entreprises risquent toujours de les perdre, de commettre une erreur, voire meme de fraude. Sans oublier que les factures traditionnelles prennent beaucoup de temps, necessitent plusieurs employes et sont difficiles a suivre.

D' autre part, le logiciel de facturation stocke et transfere numeriquement les factures pour s'assurer qu'elles sont recues en temps opportun. Les solutions avancees verifient meme les donnees pour detecter les erreurs en temps reel, evitant ainsi les factures en double, les erreurs de calcul et les paiements manques.

Creer des listes de controle des factures Les

entreprises qui disposent d'un logiciel de facturation sont invites a saisir des informations critiques pour classer la facture.

  • Numero de facture
  • client
  • Date
  • Contrat de reglement (date de paiement, paiements incrementiels)
  • Representant commercial
  • Commande de produit

    Etablir le calendrier des factures

    De nombreux grands projets sont payes sur une base progressive plutot qu'en totalite pour maintenir leur flux de tresorerie. Cela peut etre fait toutes les semaines, mensuelles et meme trimestrielles.

    Cependant, ces plans de paiement peuvent devenir difficiles a gerer avec plusieurs projets selon des calendriers differents. Par consequent, les entreprises doivent etablir un calendrier de facturation pour repondre rapidement aux factures et gerer les attentes des fournisseurs.

    Modalites de paiement par cheque

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    De nombreux retards de paiement sont dus a la confusion concernant le calendrier de facturation. Pour eviter les penalites, les entreprises doivent verifier les modalites de paiement et s'assurer que toutes les parties ont des attentes raisonnables.

    Surveiller l'efficacite des comptes fournisseurs

    Apres la mise en oeuvre du processus de facturation, AP doit surveiller le systeme pour s'assurer qu'il enregistre et consigne efficacement les factures. Un systeme efficace envoie des factures immediatement apres une vente, declenche le processus d'approbation et revise regulierement les modalites de l'accord.

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