managing inventory with a dedicated order management system

Last Updated On July 26, 2020 / Written By Michelle Jaco

Gestion des stocks a l'aide d'un systeme de gestion des commandes dedie La

formulation d'une strategie logistique efficace exige une comprehension approfondie de l'objectif global. Cela et bien plus encore peuvent etre geres facilement par un systeme centralise de gestion des commandes qui permet d'integrer et de gerer en toute transparence vos approvisionnements et vos stocks.

Introduction La

formulation d'une strategie logistique efficace exige une comprehension approfondie de l'objectif global, c'est-a-dire la gestion efficace des stocks et la satisfaction de vos utilisateurs finaux.

Mais la gestion des stocks dans un cafe ou un restaurant est legerement differente de celle d'autres entreprises en raison de facteurs tels que les normes de securite, la fraicheur des produits servis et les courtes periodes d'expiration des matieres premieres.

En d'autres termes, les restaurants doivent etre tres proactifs dans l'approvisionnement, le maintien et la gestion de leur inventaire, depuis l'achat initial jusqu'a ce que les aliments soient cuits et servis. Cela signifie que vous devez vous assurer que vos fournisseurs, installations d'entreposage, etc. fonctionnent conformement aux directives de salubrite des aliments requises.

Malgre des lois strictes, le fait est qu'une personne sur dix est infectee par une maladie alimentaire chaque annee, dont 420 000 personnes disparaissent.

Cela et bien plus encore peuvent etre geres facilement par un systeme centralise de gestion des commandes qui permet d'integrer et de gerer en toute transparence vos fournitures, factures et tout manque a gagner dans l'ensemble du stock.

Gestion des commandes sans systeme en place

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Le cycle de commande implique de nombreux intervenants, ce qui peut rendre difficile pour les restaurants de se procurer et de stocker des matieres premieres fraiches jour apres jour.

Parmi les principaux defis, mentionnons la

  • manutention, le maintien et l'analyse des arrieres
  • , la
  • possibilite d'erreurs humaines
  • Inventaire egare
  • Etre sous-approvisionne ou surapprovisionne
  • Paiement en temps opportun a divers fournisseurs
  • Questions logistiques
  • Mauvaise communication
  • Clients insatisfaits
  • La reputation de la marque va a la baisse
  • Perte de clients fideles

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Qu'est-ce qu'un systeme de gestion des commandes et pourquoi est-il crucial pour les entreprises?

En un mot, un systeme de gestion des commandes fournit une vue d'ensemble de votre stock ou de votre stock; il vous aide egalement a suivre ce qui arrive, ce qui est consomme et ce qui reste derriere vous. Ces informations vous donnent des informations sur la facon de gerer efficacement vos finances en mettant en evidence les failles existantes dans votre systeme et les endroits ou vous perdez de l'argent.

Par exemple, un inventaire non supervise peut donner a certains membres du personnel l'effet de levier dont ils ont besoin pour vous voler et il y a egalement de plus en plus de chances que votre etablissement ne respecte pas les normes de qualite.

De plus, quelle que soit votre capacite operationnelle, vous devez acquerir diverses fournitures aupres d'un seul distributeur ou de plusieurs fournisseurs. La gestion de toutes ces transactions peut etre tres difficile, surtout pour un restaurant tres frequente.

La bonne chose est que les progres technologiques ont contribue a creer des solutions efficaces pour le traitement des fournisseurs et des stocks avec des chances limitees d'erreur.

En termes simples, un systeme bien place simplifie le processus de commande en traitant les fournisseurs et les factures de maniere transparente. A titre d'avantage supplementaire, tous les membres du personnel sont surveilles afin de limiter et d'eviter les vols potentiels.

Dans l'ensemble, un systeme de gestion des commandes garantit que votre stock est suffisant pour repondre a la demande prevue, et les chances d'expiration des aliments et de gaspillage sont considerablement reduites.

Suivi et enregistrement du stock avec un systeme de gestion des commandes

tracking and recording inventory with an order management system 1574282002 5350

Pour optimiser le controle du stock, vous pouvez le decomposer en etapes suivantes

  • Suivi et enregistrement du stock de maniere organisee
  • Elaboration de directives pour la commande de nouveaux materiaux
  • Veiller a ce que tous les articles sont recus a temps
  • Determiner quand passer votre prochaine commande
  • Analyser les tendances de la demande des clients et des donnees de stock anterieures, et trouver des possibilites d'amelioration Bien que les feuilles de calcul puissent etre utilisees pour
repertorier et suivre les achats reguliers, les prix passes et le stock en cours, il ne s'agit pas de une solution optimale. Il peut etre extremement long de mettre a jour et de maintenir manuellement differentes feuilles, et il y a plus de chances d'erreur humaine.

D' autre part, un systeme automatise de gestion des commandes presente de nombreux avantages et peut repondre aux defis suivants
  • Suivre les achats effectues par divers ministeres et pas un seul gestionnaire des approvisionnements
  • Assurer une transparence totale dans les dossiers d'inventaire
  • Faire des donnees d'inventaire accessible a tous les employes et departements concernes
  • Le
  • nombre de stocks doit etre mis a jour dans votre systeme de vente pour vous assurer qu'il y a suffisamment de stock en main
. Examinons plus loin et voyons comment fonctionne chaque etape du processus de gestion des stocks.


Les gestionnairesde restaurant d'inventaire entrant doivent s'assurer que tous les articles correspondent aux commandes passees en verifiant soigneusement la quantite et la qualite de l'inventaire entrant.


Factures Lesfacturessont des listes detaillees de tous les produits livres avec leurs quantites, qualite et cout unitaire. Ils doivent etre inspectes par rapport aux bons de commande afin d'eviter la possibilite de manquer des produits dont vous avez besoin ou de recevoir des produits que vous n'avez jamais commandes.

Cependant, ce n'est pas aussi simple qu'il n'y parait; le traitement des factures peut prendre beaucoup de temps, il est donc conseille de mettre en place une politique avec les fournisseurs qui garantit qu'ils seront tenus responsables de tout probleme survenu apres l'achat.

Pour simplifier davantage ce processus, un systeme de gestion des commandes devrait etre mis en place dans lequel toutes les factures sont saisies et sauvegardees de maniere organisee. Cela vous permettra de suivre tout, y compris tout changement dans le cout des matieres premieres.

Stock sortant
Il s'agit d'un enregistrement de toutes les fournitures qui sont extraites du magasin ou de l'entrepot et qui sont transferees a la cuisine ou elles sont utilisees pour preparer divers elements de menu.

Bien que vous puissiez utiliser des mathematiques simples pour voir combien vous avez et combien a ete utilise, vous devez tenir compte de nombreux facteurs lors du calcul du stock sortant.

Pour une entreprise extremement petite, c'est assez simple- acquerir ce dont vous avez besoin et enregistrer le reste. Mais lorsqu'il s'agit de grands etablissements, il y a des chances que l'installation d'entreposage ne soit pas a proximite immediate ou que plusieurs ministeres aient besoin des approvisionnements.

Avec un systeme approprie en place, les grandes et les petites entreprises peuvent rationaliser ce processus, vous n'avez pas a noter manuellement quoi que ce soit ou a compter sur vos employes pour tenir a jour des listes d'articles sortants.

Processus de demande d'approvisionnement
Les restaurants, les hotels et les autres entreprises alimentaires doivent determiner quelles fournitures ne sont pas gaspillees ou volees. Restreindre l'entree a l'installation de stockage le fait, et toute personne ayant besoin d'un article doit remplir une demande ecrite.

Le principal avantage est que les gestionnaires connaissent le nombre total et le cout des articles achetes par chaque ministere.

Gestion des stocks a l'aide d'un systeme

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informatise dedie Les systemes informatises permettent aux restaurants de suivre facilement leur inventaire et leurs couts actuels.

En fait, les systemes de commande peuvent etre integres avec un terminal de point de vente pour remplir la colonne pour le stock disponible et egalement supprimer automatiquement les articles de la liste lorsqu'ils sont epuises.

Par exemple, un repas necessite cinq ingredients et il est servi a un client, l'integration avec le systeme de point de vente supprimera les ingredients particuliers de l'inventaire global.

Bien que la gestion des feuilles de calcul et la comptabilisation manuelle des stocks soient possibles pour de nombreuses entreprises, cela entraine des risques plus eleves d'erreurs et d'erreurs de calcul, mais un systeme automatise avec des entrees precises peut reduire considerablement ce risque.

Voici quelques avantages d'un systeme de gestion des commandes

Acces a l'horloge
Avec l'avenement des technologies basees sur le cloud, les entreprises peuvent desormais acceder a leur systeme de gestion des commandes depuis n'importe quel endroit et a n'importe quel moment.

Automatisation complete
Avec l'inventaire automatise, votre dependance a l'egard de la main-d'oeuvre manuelle est minimisee, ce qui limite egalement le risque d'erreurs humaines dans le traitement des commandes et la gestion des factures.

Gestion des stocks
Tous les articles recus, utilises, jetes et retournes sont enregistres en temps reel, ce qui donne aux entreprises du secteur alimentaire des informations sur ce qu'elles ont en stock et sur le moment ou elles doivent passer leur prochaine commande. L'objectif global est de toujours avoir des stocks a portee de main pour repondre a la demande des clients et limiter le gaspillage alimentaire.

Un systeme centralise Avec un systeme
centralise, vous ne courez jamais le risque de faibles niveaux de stock. Cela signifie egalement que vous avez toujours du stock frais a portee de main. De plus, il suit chaque article utilise dans un repas, ce qui aide a predire combien de celui-ci doit etre recommande.

Un autre avantage est qu'un tel systeme vous permet de gerer tous vos fournisseurs a partir d'un tableau de bord, vous savez toujours combien de stock vous avez et ce qui doit etre commande.

Respecter les normes de securite
Aux Etats-Unis seulement, 3000 personnes meurent a cause de maladies d'origine alimentaire, c'est pourquoi la FDA a etabli des normes et des lignes directrices strictes auxquelles les entreprises de l'industrie alimentaire doivent se conformer.

La mauvaise gestion de votre inventaire est l'une des causes les plus courantes de contamination des aliments. Par exemple, si vous utilisez un bloc de fromage expire pour preparer une pizza, il est probable que vos clients empoisonnent la nourriture.

Il est donc essentiel de gerer efficacement votre stock avec une connaissance claire des articles expires et de ceux qui sont sur le point d'expirer. Un systeme de gestion des commandes peut suivre automatiquement chaque article et sa duree de conservation.

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Choisir le bon SGD Pour

reduire le systeme de gestion des commandes adapte a votre entreprise, vous pouvez poser les questions suivantes- Les

  • processus manuels sont-ils completement elimines?
  • Le systeme fonctionne-t-il a plusieurs endroits?
  • Des analyses detaillees sont-elles disponibles pour signaler les problemes et aider a prevoir l'avenir?
  • Les integrations tierces sont-elles autorisees dans le systeme de gestion des commandes?
  • Le systeme de gestion est-il evolutif ou devriez-vous le modifier a mesure que les operations augmentent?
  • Les fournisseurs de services continuent-ils a ajouter de nouvelles mises a jour et fonctionnalites pour ameliorer leurs capacites?
Les
articlescles a emporter de votre stock doivent etre utilises avant leur expiration; il est primordial que tous les articles achetes soient a la hauteur de la demande et que votre stock ne soit jamais surapprovisionne ou sous-approvisionne.

C' est pourquoi un systeme centralise de gestion des commandes peut vous fournir l'avantage dont vous avez besoin pour executer vos operations de maniere fluide et efficace tout en reduisant les couts inutiles associes aux stocks expires.

En tant que l'un des meilleurs logiciels de gestion de restaurants pour commander et suivre l'inventaire, Zip Ordering a un certain nombre de fonctionnalites qui permettent aux gestionnaires de restaurants de se connecter avec les fournisseurs, de reduire les risques d'erreur, de suivre l'inventaire interne, ainsi que l'historique des commandes, etc.



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