how procurement software helps restaurants

Last Updated On July 26, 2020 / Written By Michelle Jaco

Comment les logiciels d'approvisionnement aident les

restaurants Les proprietaires de restaurants doivent constamment s'assurer qu'ils ont suffisamment d'ingredients pour repondre a la demande. Cependant, il peut etre difficile et fastidieux de gerer les commandes de plusieurs fournisseurs. Les logiciels d'approvisionnement peuvent aider en simplifiant le processus.

Qu'est-ce que le logiciel d'approvisionnement?

Le logiciel d'approvisionnement est un logiciel qui aide les entreprises a organiser le processus d'achat de fournitures. Le logiciel comprend generalement des outils qui permettent aux entreprises de passer et de recevoir des commandes, de communiquer et de coordonner leurs contacts avec les differents fournisseurs et de fournir des dossiers de toutes les commandes precedentes.

Le logiciel s'integre souvent a d'autres outils utilises par l'entreprise, tels que la gestion des stocks ou les systemes de point de vente, afin de fournir a l'entreprise une facon simplifiee de gerer les stocks.

L' utilisation d'une solution logicielle pour s'occuper de l'approvisionnement peut etre une amelioration par rapport a la procedure manuelle. Cela est du au fait que le logiciel d'approvisionnement rationalise le processus de commande, ce qui permet aux gestionnaires ou aux proprietaires d'entreprise de gagner du temps et potentiellement de l'argent.

Comment fonctionne le logiciel d'approvisionnement pour les

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restaurants Les restaurants qui veulent utiliser un logiciel d'approvisionnement devraient se connecter a leurs fournisseurs par le biais du logiciel. Cela leur permet de passer et de gerer des commandes. Voici comment cela fonctionne.

Premiere etape - Importer des catalogues de fournisseurs
La premiere etape de la mise en place d'un logiciel d'approvisionnement pour un restaurant consiste a importer des catalogues de produits fournisseurs. En faisant cela avec tous les fournisseurs avec lesquels vous travaillez, vous serez en mesure de visualiser les informations les plus recentes en un seul endroit et de creer des commandes unifiees aupres de differents fournisseurs.

Vous pouvez egalement utiliser l'outil pour demander des informations sur les produits aupres de nouveaux fournisseurs. Cela peut etre utile si vous avez peur de compter sur un petit nombre d'entreprises ou si vous voulez ajouter un nouvel article a votre menu, mais il n'est pas disponible chez vos fournisseurs existants.

Deuxieme etape - Rechercher des produits et creer une commande
Vous pouvez ensuite rechercher dans les catalogues a partir du logiciel d'approvisionnement les ingredients specifiques dont votre restaurant a besoin. Ajoutez les articles que vous souhaitez acheter a votre liste de commandes. Le logiciel creera une commande unique avec un total courant pour chaque fournisseur, afin que vous sachiez exactement combien vous etes configure pour depenser.

Si vous etes susceptible de passer une commande a plusieurs reprises, vous pouvez creer des guides de commande personnalises a utiliser lorsque vous devez reapprovisionner. Si necessaire, vous pouvez configurer le logiciel afin qu'il envoie ce guide a des heures predefinies.

Troisieme etape - Envoyer la commande
Une fois que vous etes satisfait de la commande, examinez-la et utilisez le logiciel pour l'envoyer aux fournisseurs. Meme si vous traitez avec plusieurs entreprises, vous n'aurez qu'a creer une seule commande. Le logiciel d'approvisionnement les enverra automatiquement aux entreprises individuelles.

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Quatrieme etape - Tenir a jour
Les gestionnaires de restaurant peuvent se tenir a jour avec la commande en le suivant a partir du tableau de bord du logiciel d'approvisionnement.

Sur le tableau de bord, vous pouvez voir un enregistrement de toutes vos commandes, y compris ce que vous avez achete exactement, combien cela coute, ainsi que quand chaque commande devrait arriver. En cas de probleme, par exemple si vous remarquez que vous avez sous ou surcommande un article particulier, vous pouvez contacter les fournisseurs pour resoudre le probleme des que vous le voyez.

Cinquieme etape - Accepter la commande
Lorsque la commande arrive dans votre restaurant, le logiciel l'accepte automatiquement afin que vous ayez une trace exacte de votre stock. Si vous remarquez des erreurs, telles que des articles manquants ou endommages, vous pouvez ajuster manuellement la commande pour refleter la quantite reelle de chaque ingredient recu. Cela vous aide a conserver des registres precis de l'inventaire.

Sixieme etape - Synchroniser avec les donnees de vos autres outils
Vous pouvez utiliser les donnees de vos systemes de stock et de PDV pour creer des commandes plus precises. Le logiciel d'achat vous suggerera quels ingredients et combien vous devriez commander en fonction des montants que vous avez a portee de main et de la quantite que vous utilisez regulierement.

Septieme etape - Verifier les dossiers historiques
La derniere etape consiste a garder un oeil sur vos dossiers de commande. Cela vous permet de suivre les depenses afin que vous puissiez budgetiser plus efficacement. Vous pouvez egalement identifier les cas de depassement de depenses et utiliser ces informations pour ajuster les commandes ou rechercher de nouveaux fournisseurs.

Votre logiciel d'approvisionnement peut egalement fournir des informations sur les changements de prix afin que vous puissiez voir rapidement comment les articles augmentent (ou diminuent) de prix et decider des mesures a prendre. Par exemple, vous pouvez utiliser le logiciel d'approvisionnement pour rechercher un nouveau fournisseur moins cher ou ajuster les prix de votre menu pour refleter les ingredients les plus chers.

Comment vous beneficiez Le logiciel

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d'approvisionnement profite aux restaurants de plusieurs facons.

Les restaurants ont plusieurs difficultes a commander car ils achetent souvent de grandes quantites de denrees perissables. Le fait que ce stock devienne rapidement inutilisable signifie que les restaurants doivent avoir un moyen de s'assurer qu'ils commandent suffisamment de chaque ingredient pour satisfaire la demande sans trop commander.

Les restaurants qui surcommande risquent les articles de devenir inutilisables. Cela peut s'alimenter dans ce qui est souvent deja des marges beneficiaires serrees. Selon les estimations, la prevention du gaspillage peut reduire les couts d'un restaurant de 2 a 6%.

D' autre part, les restaurants qui ne sont pas en mesure de satisfaire la demande parce qu'ils sont a court de produit creeront moins de dechets, mais sont plus susceptibles de fournir une mauvaise experience client.

Voici quelques facons specifiques que les logiciels d'achat peuvent aider les restaurants.

Gagnez du temps lors de la commande Les
restaurants ont souvent plusieurs fournisseurs. L'un des problemes que cela cause est que passer des commandes separees pour chaque fournisseur peut prendre du temps. Le

logiciel d'approvisionnement simplifie le processus de commande de plusieurs facons. Les proprietaires de restaurant peuvent communiquer avec chacun de leurs fournisseurs via le logiciel afin de voir les catalogues a jour des ingredients disponibles, ainsi que des informations sur les produits qu'ils commandent souvent.

Les responsables peuvent ensuite utiliser ces informations pour creer des commandes qui achetent aupres de plusieurs fournisseurs comme s'il s'agissait d'une commande unique, ce qui permet de gagner du temps. Bien que les achats soient effectues ensemble, les totaux des prix sont indiques par le vendeur afin que les proprietaires de restaurant aient une idee precise du montant qu'ils depensent avec chaque fournisseur.

Creer des guides de commande
Une autre facon de gagner du temps par les restaurants consiste a utiliser les guides de commande. Une fois qu'un restaurant a une bonne idee de la quantite de chaque ingredient dont il a besoin pour satisfaire la demande, les commandes ne varient souvent pas beaucoup d'une semaine a l'autre. Pour cette raison, les logiciels d'approvisionnement incluent generalement la possibilite de creer des guides de commande.

Les restaurateurs peuvent sauvegarder ces guides et les envoyer a intervalles reguliers. En prenant soin de ces commandes automatiquement, le logiciel d'approvisionnement permet aux gestionnaires de liberer du temps pour se concentrer sur d'autres aspects de leur travail.

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Gardez des niveaux d'inventaire optimaux
Nous avons beaucoup ecrit sur l'importance pour les restaurants de gerer efficacement leur inventaire.

Lorsque les proprietaires de restaurant recoivent un achat a l'aide d'un logiciel d'approvisionnement, il met automatiquement a jour l'inventaire. Cela garantit qu'ils savent toujours combien de stock ils ont. Cela empeche les proprietaires de commander trop, ce qui peut conduire a gaspiller de la nourriture ou de l'argent, ou trop peu, ce qui peut conduire a ne pas repondre a la demande.

Suggestions de commande
Une autre facon de maintenir des niveaux de stock optimaux consiste a combiner les donnees sur les ventes et l'utilisation des ingredients. Avec ces donnees, le logiciel fait des suggestions sur la quantite de chaque element dont les restaurants ont besoin.

Reduire la dependance a l'egard des fournisseurs individuels
Bien que vous ayez deja des fournisseurs qui vous satisfont, il existe une tonne d'entreprises differentes. Le

logiciel d'approvisionnement permet aux proprietaires de restaurants de rechercher de nouveaux fournisseurs et d'importer leurs catalogues dans le systeme. Cela peut etre utile pour les changements de menu, pour preparer les livraisons tardives, ou simplement pour savoir que vous avez toujours des options supplementaires en cas de probleme avec un fournisseur existant.

Garder une trace des couts alimentaires
Les restaurants doivent maintenir les couts alimentaires a un niveau durable. Outre le travail, la nourriture est l'une des depenses les plus importantes du restaurant. Garder une trace des hausses de prix est un moyen de controler vos couts alimentaires.

Le logiciel d'approvisionnement offre une visibilite ici en suivant les changements de prix au fil du temps pour chaque article que vous commandez. Si vous remarquez qu'un ingredient crucial a augmente de prix d'une quantite inacceptable, vous pouvez rechercher un fournisseur a un prix plus raisonnable.

Gestion des commandes
Un bon logiciel d'approvisionnement permet aux utilisateurs de suivre toutes les commandes passees via l'application. En affichant le statut de toutes les commandes dans le tableau de bord, les responsables peuvent avoir une bonne vue d'ensemble de l'arrivee des differentes livraisons, ce qui aide a planifier la semaine a venir.

Cela a l'avantage supplementaire de permettre aux gestionnaires de suivre facilement leurs depenses. Ils peuvent naviguer dans les transactions historiques pour voir les couts hebdomadaires, en mettant en evidence les possibilites de reduire les depenses.

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Fonctionnalites a surveiller

Pour vous assurer que toutes les etapes ci-dessus fonctionnent, vous devez vous assurer que votre logiciel d'approvisionnement dispose de plusieurs fonctionnalites. Le logiciel d'approvisionnement

base sur le
cloud Choisir un logiciel d'approvisionnement base sur le cloud garantit que chaque fois que vous passez une commande ou que vous ajustez les niveaux d'ingredients, ces modifications sont refletees instantanement avec tous les autres utilisateurs. Il permet egalement des integrations avec d'autres outils et vous aide a fournir des rapports a jour.

S' integre a d'autres outils Le
logiciel d'approvisionnement devrait bien fonctionner avec vos autres outils, en particulier votre logiciel d'inventaire. En combinant les donnees de ces systemes, vous serez en mesure d'obtenir une meilleure vue d'ensemble de la quantite de stock que vous possedez, de la rapidite avec laquelle vous l'utilisez et de la quantite dont vous avez besoin pour commander.

Fonctionne sur les appareils mobiles existants Le
logiciel d'approvisionnement qui fonctionne sur les appareils mobiles facilite la mise a jour et la creation de commandes en deplacement. Au lieu de devoir utiliser un ordinateur pour accepter des commandes, vous pouvez le faire des que vous les recevez.

En outre, en travaillant sur le smartphone que vous possedez deja, cela signifie que vous n'aurez pas a acheter de materiel supplementaire (couteux) pour suivre vos commandes.

En conclusion...Le

logiciel d'approvisionnement facilite la commande de fournitures. Il permet aux restaurateurs de commander toutes leurs fournitures a partir d'un seul tableau de bord, ce qui permet de gagner du temps. Cela leur donne egalement une plus grande visibilite sur les changements de prix et sur les depenses qu'ils depensent, ce qui peut conduire a des economies de couts alimentaires.

Enfin, le logiciel d'achat peut faire partie du processus global de gestion des stocks d'un restaurant, ce qui contribue a reduire le gaspillage tout en veillant a ce que tous les articles soient stockes.



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