Tipos de ordenes de | 5 mins read

4 tipos de ordenes de compra y cuando usarlos Las ordenes de

4 types of purchase orders when to use them
Jin Hyun

By Jin Hyun

compra son documentos comerciales esenciales para una gestion eficaz del inventario. Hay cuatro tipos de ordenes de compra que cada empresa debe conocer.

Una orden de compra es una parte vital del proceso de pedido de inventario. Este documento establece claramente las solicitudes de compra de inventario del comprador al proveedor.

Las ordenes de compra son contratos juridicamente vinculantes, lo que significa que tienen por objeto responsabilizar tanto a la empresa como al proveedor. Si hay algun desacuerdo entre las dos partes, este rastro de papel puede ayudar a aclarar cualquier confusion.

Aunque parece relativamente sencillo y sencillo, este formulario contendra detalles vitales como detalles del producto, cantidades, instrucciones adicionales, precio del servicio/articulo, condiciones de pago y plazos de entrega.

Cuando las empresas no utilizan ordenes de compra en sus procesos de pedido de inventario, sera mucho mas dificil registrar y realizar un seguimiento de los gastos o mirar atras en los datos historicos de compra para referencia futura.

Hay cuatro tipos diferentes de ordenes de compra que las empresas pueden utilizar. En este articulo, discutiremos cada tipo con mayor detalle y cuando usarlos.

La importancia de las ordenes de compra

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Una orden de compra es un proceso de negocio backend esencial cuando se realizan grandes transacciones en las que participan dos partes. Tener claridad sobre los gastos empresariales es vital a la hora de atenerse a un presupuesto, crear informes de gastos de inventario y evitar errores en la cadena de suministro.

A continuacion se presentan cinco razones clave por las que las ordenes de compra (PO) son esenciales.

1. Borrar informacion para los
auditores de auditoria utilizan ordenes de compra para ver los datos historicos de las transacciones. Cuando una empresa es transparente en la emision, procesamiento y registro de ordenes de compra, esto evita discrepancias en la informacion financiera y permite a los auditores comprender claramente el estado financiero de una empresa.

2. Seguimiento de gastos Los
gastos de la empresa se pueden rastrear claramente con las ordenes de compra. Saber no solo cuanto se gasta, sino tambien los detalles de lo que se esta comprando proporciona a las empresas informacion clave sobre los pedidos de datos para optimizar este proceso en el futuro. Un simple vistazo a las ordenes de compra anteriores y las estadisticas de ventas puede mostrar si es mas deseable que una empresa compre a granel en lugar de en cantidades mas pequenas.

3. Precision de Facturacion
Una factura es esencialmente lo opuesto a una orden de compra. Se trata de un documento emitido por el proveedor al comprador para solicitar el pago. Sin embargo, sigue siendo vital que la orden de compra se utilice junto con las facturas, ya que ofrece aun mas claridad y rendicion de cuentas durante el proceso de transaccion para ambas partes.

4. Operaciones sin problemas
Cuando los departamentos de finanzas e inventario de una empresa tienen acceso a ordenes de compra, esto crea un proceso fluido y transparente de reabastecimiento y gestion de pedidos.

5. Contratos Legales
Las ordenes de compra ofrecen proteccion legal a ambas partes. Si el proveedor de los bienes/servicios no cumple los acuerdos establecidos en la orden de compra (precio, cantidad, detalles del articulo, fecha de entrega), este documento puede utilizarse como prueba de incumplimiento del contrato.

Tipos de Pedidos

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Cuando una empresa crea pedidos de compra, es importante que se emita el tipo correcto. Aunque cada variacion es bastante similar al resto, las pequenas diferencias aun pueden afectar la eficiencia de los procesos de transaccion.

1. Ordenes de compra estandar (SPO)
Las ordenes de compra estandar son las ordenes de compra mas comunes utilizadas. Estos documentos tambien son los mas faciles de entender, ya que son los mas simplistas.

Cuando se utilizan SPO-

  • La solicitud de bienes o servicios es una solicitud unica.Se
  • conocen los detalles del pedido (fecha de entrega, cantidad, descripcion, precio).
  • Ambas partes estan obligadas en un acuerdo legal para realizar el pago y enviar/recibir los bienes/servicios.Este tipo de PO generalmente se crea y emite cuando la necesidad de los bienes/servicios no es regular o recurrente .
Por ejemplo, los suministros administrativos de oficina que necesitan ser reabastecidos rara vez u ocasionalmente necesitarian una SPO.

2. Ordenes de compra planificadas (
PPO) Los PPO son muy similares a los SPO, excepto que estan reservados para cuando se desconoce la fecha de entrega.

Cuando se utilizan PPO-

  • Los bienes/servicios se anticipan para el futuro.
  • Proveedores y compradores estan estableciendo un acuerdo provisional para los pedidos en curso.
  • Hay un horario de entrega definido, basado en cuando la empresa espera llegar al punto de repedido.Las fechas de entrega de la orden de compra planificadas finalmente se finalizaran y se podran ajustar .
Por ejemplo, el PPO podria escribirse inicialmente para 300 articulos sin fecha de entrega establecida, y posteriormente ajustarse para que el proveedor entregara 100 articulos cada mes.

3. Pedidos de compra abiertos (BPO)
Este es otro tipo de pedido de compra similar al estandar, pero de nuevo con menos informacion. Los BPO se utilizan principalmente cuando el momento y la cantidad de mercancias siguen siendo inciertas.

Cuando se utilizan BPO-

  • una empresa sabe que servicio/bien se necesita, pero no se conoce la cantidad y el tiempo del articulo.
  • Una empresa anticipa su demanda de servicios/bienes durante un periodo especifico.
  • Los limites de gasto y otros terminos y condiciones han sido acordados por el proveedor y el comprador.
  • Asegurar un mejor precio dentro del acuerdo garantizado que requerira compras recurrentes.El formulario de pedido abierto de compra detallara que articulos esta comprando la empresa en condiciones de entrega especificas .
Sin embargo, no se estableceran mas detalles hasta que el negocio haga una liberacion. El comprador y el proveedor acordaran una cantidad maxima dentro de un plazo especifico y, cuando surja la necesidad, el comprador puede pedir cualquier cantidad de articulos siempre y cuando este por debajo de la cantidad maxima.

4. Ordenes de compra de contrato (CPO)
El pedido de compra de contacto (CPO) es el mas complejo de los 4 tipos de ordenes de compra. Se consideran acuerdos de compra que se utilizan para establecer la legalidad de los terminos y condiciones para futuras transacciones.

Cuando se utilizan CPOs-

  • existe un acuerdo formal a largo plazo entre el proveedor y el comprador.
  • Establecer terminos y condiciones legalmente vinculantes para todas las transacciones en el futuro.
  • Se utilizan como el marco general en el que posteriormente se pueden crear las OSP.
  • Sin fechas de caducidad, se utilizan para agilizar y salvaguardar el proceso de transaccion de compra entre las dos partes.Las empresas utilizan los CPOs para establecer un contrato con un proveedor cuando saben que les gustaria hacer negocios con ellos, pero la transaccion real (compra de bienes/servicios) aun no se esta llevando a cabo .

Establece los estandares por los cuales la relacion transaccional funcionara en el futuro, incluidas las SPO que eventualmente se realizaran. Por lo general, los CPOs se realizan en un plazo determinado con una fecha de caducidad, que suele ser de 1 ano.