Ordenes de | 12 mins read

Guia completa de ordenes de compra y sistemas de ordenes de

complete guide to purchase orders po systems
Jin Hyun

By Jin Hyun

compra Los pedidos de compra son esenciales para el proceso de reposicion. Hoy en dia, muchas empresas utilizan sistemas automatizados de pedidos para crear rapidamente ordenes de compra, realizar un seguimiento de los gastos y gestionar el inventario de manera eficiente. Orden de

En algun momento, una empresa tendra que comprar productos o servicios de otra empresa. Esto puede ser cualquier cosa, desde materias primas necesarias para la produccion, suministros para el trabajo de oficina o servicios necesarios para dirigir el negocio. Muchas pequenas empresas suelen empezar con acuerdos verbales para llevar a cabo estas transacciones. Pero en algun momento, las empresas van a pedir mas documentacion oficial en forma de ordenes de compra.

Una orden de compra (PO) es un contrato o documento juridicamente vinculante enviado por una empresa para adquirir los productos y servicios de un vendedor o proveedor. Desde una perspectiva financiera, el uso de documentos de ordenes de compra permite a las empresas realizar un seguimiento y controlar el gasto. En cuanto al inventario de las cosas, los sistemas de ordenes de compra desempenan un papel crucial en la supervision de la afluencia de bienes como materias primas y suministros.

Que informacion lleva un pedido de compra?

Un documento de pedido de compra estandar incluira generalmente la siguiente informacion-

  • Tipo de articulo o servicio (s) que se compraran
  • Cantidad de articulos comprados
  • Precio unitario y precio total de los articulos o servicios solicitados
  • Fecha y ubicacion de entrega
  • Empresa direccion de facturacion
  • Condiciones de pago (por ejemplo, en el momento de la entrega, en cuotas)
Cada orden de compra tambien viene con un numero unico para realizar un seguimiento de la compra durante todo el proceso de adquisicion. Esto desempenara un papel crucial en varias funciones de negocio, incluyendo, entre otras- Gestion de la

  • cadena de suministro Gestion
  • de
  • gastos Seguimiento de
  • costos

    4 Tipos de Ordenes de Compra

    4 types of purchase orders 1593043655 4471

    Si bien el proposito de la orden de compra permanece constante, hay 4 tipos principales de ordenes de compra dependiendo de la ocasion.

    1. Ordenes de compra estandar
    Este es el tipo de pedido de compra mas utilizado y se utiliza cuando el comprador (la empresa) conoce todos los detalles relacionados con la compra. La empresa debe ser capaz de identificar el articulo o servicio que requiere, asi como la cantidad, el plazo de entrega y las condiciones de pago.

    2. Ordenes de compra planificadas
    Estas ordenes de compra se basan en estimaciones de necesidades empresariales futuras y se envian por adelantado. Para crear una orden de compra planificada, el comprador debe tener claro que articulo o servicio necesita, el precio y las condiciones de pago. Sin embargo, la cantidad se basa en una cifra estimada y el plazo de entrega no esta confirmado.

    3. Pedidos de compra abiertos
    Estos pedidos de compra se utilizan cuando las empresas realizan varios pedidos a la vez para obtener o negociar un precio con descuento. Los pedidos de pedido abierto se utilizan con mayor frecuencia al realizar pedidos en lote.

    4. Ordenes de compra contractuales
    Esta es la variacion mas formal de la orden de compra y proporciona la mayor proteccion legal para todas las partes involucradas. En esta situacion, el negocio y el proveedor acuerdan un contrato, que detalla la condicion del termino de compra antes de que se cree el pedido de compra.

    Como funciona un pedido de compra?

    Diferentes empresas a menudo tienen diferentes formas de procesar ordenes de compra. Por ejemplo, segun un informe de CAPS Research, la responsabilidad de aprobar las ordenes de compra puede recaer en el equipo de gestion de suministros (84%), el propietario del presupuesto (54%) o las finanzas departamento (21%). Un pequeno porcentaje de empresas (8%) ni siquiera tiene una cadena de responsabilidad por las aprobaciones de ordenes de compra.

    Sin embargo, la mayoria de las organizaciones siguen el mismo ciclo de vida al crear y administrar pedidos de compra.

    1. Solicitud
    La etapa de solicitud consiste en identificar una necesidad empresarial que se puede satisfacer mediante la compra de bienes o servicios. Para las empresas con departamentos de compras dedicados, este paso suele implicar la adquisicion de cotizaciones de varios proveedores y la negociacion de precios.

    2. Aprobacion
    El segundo paso implica la aprobacion del pedido de compra. Como se menciono anteriormente, este proceso depende en ultima instancia de la estructura y los metodos de la empresa. Las investigaciones realizadas por Coupa muestran que las solicitudes de aprobacion de PO suelen ser aprobadas por gerentes de departamento individuales (34%), gerentes de compras dedicados (31%) o alguna combinacion de los dos (27%).

    3. Procesamiento de Pedido
    Esta etapa es donde se produce la creacion real de la orden de compra. Dependiendo de la adopcion de la tecnologia por parte de la empresa, las ordenes de compra se pueden crear y enviar a los proveedores de forma manual, semimanual o totalmente automatizada. La mayoria de las pequenas empresas comienzan manualmente con formularios de pedido de compra basados en papel. Sin embargo, esto se vuelve ineficiente rapidamente a medida que el negocio crece. Por el contrario, el software de adquisicion automatizada crea y envia ordenes de compra automaticamente a la plataforma preferida del proveedor.

    4. Agradecimiento
    En esta etapa, el proveedor reconoce haber recibido su solicitud aceptando los terminos de su pedido de compra. Sin embargo, hay circunstancias imprevistas que no dejan a los proveedores otra opcion que pedir nuevos terminos. Cuando esto sucede, la orden de compra se puede cambiar a traves de un proceso de pedido de cambio.

    5. Pedido de cambio de pedido
    Tanto el comprador como el proveedor pueden iniciar un proceso de pedido de cambio. En el lado del proveedor, puede producirse un pedido de cambio debido a precios incorrectos, agotamientos, articulos suspendidos o desacuerdos sobre los articulos del pedido de compra. Por otro lado, los compradores suelen solicitar un pedido de cambio debido a que se utiliza una unidad de medida incorrecta en el pedido de compra.

    Practicas recomendadas para la gestion de pedidos de compra

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    Si bien el proceso de pedido de compra suena bastante simple, pueden producirse errores humanos. Por lo tanto, es importante seguir las practicas recomendadas para administrar las ordenes de compra.

    • Invertir en tecnologia- la adopcion de tecnologia es algo con lo que las empresas de todos los tamanos luchan. A nivel empresarial, por ejemplo, solo un tercio de los lideres en adquisiciones han adoptado tecnologias modernas como las redes de colaboracion y el analisis predictivo, segun un estudio de Deloitte. Aun asi, los pasos de bebe son mejores que la inaccion. Considere invertir en el mejor sistema de administracion de ordenes de compra que pueda permitirse.
    • Ordenar a granel - Comprar a granel es una tactica probada y probada para aprovechar las economias de escala. Cuando se hace bien, permite a las empresas reducir el costo por unidad de compra. Sin embargo, la trampa es tener que gastar mas dinero por adelantado. Considere hacer esto solo si su negocio es lo suficientemente estable.
    • Sea oportuno - El tiempo es dinero. Hagase el habito de procesar y enviar ordenes de compra de manera oportuna. Cuanto antes los proveedores reciben sus ordenes de compra, antes podran comenzar a procesar la compra. En una nota separada, pero relacionada, los sistemas automatizados de ordenes de compra permiten a los equipos de compra ahorrar tiempo al eliminar tareas rutinarias, como rellenar manualmente formularios y enviar ordenes de compra por correo electronico.
    • Implicar a los empleados- en lugar de silo el proceso de adquisicion en un equipo o departamento, considere la posibilidad de introducir un sistema de gestion de ordenes de compra que permita a los empleados enviar solicitudes de compra para los suministros que necesitan en el trabajo. Ademas de empoderarlos, dar a los equipos acceso al proceso de adquisicion les proporciona mas informacion sobre el flujo y el costo de operar el negocio.

      Errores comunes de gestion de ordenes de compra a

      menudo, es mas facil saber que no hacer que que hacer. Al igual que existen mejores practicas en lo que respecta a la gestion de ordenes de compra, tambien hay errores comunes que vale la pena tener en cuenta.

      No comparar proveedores - Como una empresa utiliza a ciertos proveedores con mayor frecuencia, su equipo de adquisiciones vendra a depender de estas empresas por conveniencia. Pero lo que sucede a menudo es que el equipo olvida verificar que ofertas pueden tener otros proveedores. Esto puede ser un error costoso cuando las ordenes de compra implican grandes sumas de dinero. Recuerde siempre comprobar y comparar precios, tarifas y ofertas entre proveedores.

      Ignorar las sugerencias de los proveedores- es probable que los proveedores conozcan sus productos mejor que usted. No ignore ningun consejo que puedan dar sobre cosas como manejar, almacenar e incluso ahorrar dinero al comprar sus productos.

      Cuando se trata de proveedores de servicios, es una buena idea que los equipos de adquisiciones escuchen sus recomendaciones sobre que servicios se ajustan a las necesidades inmediatas de la empresa. Pueden comparar esto con su propia investigacion. En resumen? Nunca esta de mas escuchar a los proveedores.

      No negociar precios - Los precios de los proveedores rara vez, si nunca, estan en piedra. Incluso si el precio cotizado de un proveedor se mantiene fijo, no negociar significa robar a la empresa la oportunidad de ahorrar dinero. Recuerde, los compradores y vendedores en ultima instancia quieren lo mismo. Asi como los compradores quieren gastar lo menos posible, los proveedores tambien quieren ahorrar dinero al retener a los clientes. De hecho, aumentar las tasas de retencion de clientes en solo un 5% puede aumentar las ganancias en hasta un 95%.

      Los agentes de adquisiciones pueden convencer a los proveedores de que juguen con los precios comunicando su voluntad de ser un cliente a largo plazo.

      No ser dinamico - Para seguir siendo competitivos, las empresas deben anticipar como podria verse el mercado en un futuro cercano y lejano. Esto podria significar buscar proveedores emergentes con soluciones innovadoras o prepararse para la proxima interrupcion tecnologica.

      Por ejemplo, segun Deloitte, el 33% de los lideres de compras creen que sus estrategias de compras digitales les permitiran alcanzar sus objetivos y generar valor. Para el negocio medio, esto representa una pista de la direccion en que van los procesos de adquisicion.

      Aislamiento de equipos de adquisiciones- crear un equipo de adquisiciones es una cosa, pero aislarlos completamente del resto de la empresa es otra. La adquisicion es un esfuerzo de colaboracion que abarca todo el negocio, mas aun si la compra implica suministros o servicios vitales para el trabajo que realizan multiples equipos.

      Los agentes de adquisiciones deben contratar a los administradores o departamentos para que comprendan sus necesidades y averigueen como y por que los articulos o servicios que se solicitan los benefician.

      Son ordenes de compra solo para grandes empresas?

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      A medida que haga crecer su negocio, sus proveedores, distribuidores y vendedores eventualmente querran algo mas oficial que apretones de manos y arreglos informales. Los acuerdos tacitos pueden parecer convenientes al principio, pero que sucede durante una disputa, un problema sobre el pago o desacuerdos sobre el rendimiento y las normas de calidad?

      Aqui es donde entran las ordenes de compra. No solo transmiten informacion a los proveedores, sino que tambien sirven de documentacion legal para ambas partes. Y cualquier negocio, independientemente de su tamano o numero de ubicaciones, eventualmente necesitara un sistema para registrar todas sus ordenes de compra pasadas y futuras.

      Automated Purchase Order Systems to the Rescue

      Research de CAPS muestra que el 96% de las empresas utilizan ahora software de planificacion de recursos empresariales (ERP) para crear ordenes de compra estandar. Por el contrario, solo el 17% de las empresas siguen utilizando un sistema manual de ordenes de compra en papel.

      Tal vez lo mas interesante es que casi la mitad (47%) de las empresas que dependen del software ERP ahora informan de usar sistemas automatizados para crear PO. Estas son algunas de las razones por las que estas empresas van por esta ruta.

      Menores costos de procesamiento por orden de compra- cada minuto que un empleado gasta en crear una orden de compra manualmente es tiempo que podria haber dedicado a tareas mas importantes y estrategicas. Y cuanto mas compleja es una orden de compra, mas tiempo y personas se necesitan para escribir, revisar y enviar el documento a los proveedores.

      Por ejemplo, en el sector de la ingenieria y la construccion, el costo medio de procesamiento de una orden de compra es de 1.226 dolares. Los sistemas automatizados de ordenes de compra resuelven este problema eliminando tareas tediosas y repetitivas, lo que permite a los agentes de compras centrarse en otros trabajos.

      Mayores niveles de productividad- los sistemas manuales de ordenes de compra tambien introducen desperdicios a lo largo de la cadena de suministro. El riesgo de error humano, por ejemplo, puede significar dedicar mas tiempo a limpiar los errores con las ordenes de cambio, lo que, a su vez, resulta en perder tiempo y dinero. El software soluciona este problema con la introduccion precisa de datos y el envio automatizado de ordenes de compra a los proveedores.

      Menor riesgo de fraude - El fraude en las adquisiciones es un problema que cuesta a las agencias e instituciones gubernamentales cientos de millones de dolares cada ano. En el Reino Unido, el Servicio Nacional de Salud del pais perdio mas de $300 millones en 20152016 debido al fraude en adquisiciones y contratacion.

      Para las empresas, el riesgo de fraude proviene de deficiencias en los controles de compra, que pueden introducir fugas de efectivo y esquemas de facturacion que permiten a personas sin escrupulos sacar dinero durante largos periodos de tiempo. Un sistema seguro de ordenes de compra conecta estas debilidades al rastrear actividades sospechosas, como aumentos repentinos de compras, ordenes de compra con descripciones vagas de articulos o ordenes de compra escritas a nuevos proveedores con poca o ninguna informacion de antecedentes.

      Visibilidad granular- mientras que los sistemas de compra basados en papel dejan un rastro de formularios y documentos que los equipos de adquisiciones pueden seguir, por supuesto, pasar por estos archivos llevara tiempo. Esto significa que las empresas con procesos manuales de ordenes de compra a menudo tienen una visibilidad limitada del gasto de su empresa.



      Con los sistemas automatizados de ordenes de compra, los equipos de compras pueden profundizar hasta el nivel de articulo de linea de sus ordenes de compra. Esto permite a las empresas detectar tendencias en el gasto y planificar presupuestos de manera mas eficiente, al tiempo que aumenta la precision del proceso de compra.