Cost Reduction Las practicas de reduccion de | 12 mins read

La Guia definitiva para la reduccion de costes en la gestion empresarial Las practicas de reduccion de

the ultimate guide to cost reduction in business management
Jin Hyun

By Jin Hyun

costes pueden ampliar los margenes de beneficio de la empresa y permitir el crecimiento financiero. Hay muchos aspectos a analizar en este proceso, tales como salarios laborales y costos de inventario. Reduccion de

Maximizar los beneficios y minimizar los costos es quizas el principio mas ampliamente reconocido de hacer negocios. De hecho, segun la Encuesta de Costes Mundiales 2019-2020 de Deloitte, la reduccion de costos es una practica comercial estandar en todo el mundo, con el 71% de las organizaciones que planean embarcarse en algun tipo de iniciativa de reduccion de costos en los proximos 24 meses.

Sin embargo, esto es mas facil decirlo que hacerlo. La misma encuesta tambien encontro que las tasas de fracaso de la reduccion de costos estan aumentando. A nivel mundial, el 81% de las empresas no pudieron cumplir sus objetivos de reduccion de costos, un 18% mas que en 2017.

En pocas palabras, la reduccion de costos es el proceso de reducir los gastos empresariales innecesarios para aumentar las ganancias sin afectar negativamente la calidad del producto y el servicio. La idea es reducir los costos generales o el costo de los bienes vendidos. Por ejemplo, una empresa puede pasar a equipos de fabricacion mas eficientes desde el punto de vista energetico para reducir tanto sus facturas de energia como sus desperdicios.

Tipos de estrategias de reduccion de costos

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Cuando los propietarios de negocios analizan formas de reducir costos, pueden verse abrumados por la gran variedad de formas de llevar a cabo este proceso. Sin embargo, la mayoria de las medidas de ahorro tienden a estar comprendidas en las estrategias siguientes.

1.

Automatizacion es el uso de tecnologia y software para monitorear y controlar ciertos aspectos de las operaciones comerciales, como la produccion y entrega de articulos. En su forma mas simple, esto implica tareas repetitivas que son faciles de ejecutar. Tambien es una de las formas mas rapidas de reducir los costos empresariales, lo que resulta en ahorros de hasta un 40% a 75%.

2. Eficiencia

Eficiencia La eficiencia implica encontrar formas de hacer que los procesos y equipos sean mas eficientes, ya sea reduciendo la cantidad de tiempo que las personas dedican a una tarea o reduciendo el consumo de energia de la maquinaria necesaria para fabricar bienes. Una de las formas mas populares de mejorar la eficiencia de un negocio es adoptar procesos sostenibles. De hecho, el Foro Economico Mundial senala que las practicas sostenibles de la cadena de suministro pueden reducir los costos entre un 9% y un 16%.

3. Productividad

Mejorar la productividad de los trabajadores es donde pueden entrar las herramientas y la tecnologia. Por ejemplo, el uso de software que puede realizar tareas rutinarias y repetitivas (por ejemplo, responder a las preguntas mas frecuentes de los clientes) permite a los empleados trabajar en un trabajo mas estrategico y de alto nivel. Otra forma de mejorar la productividad de los trabajadores es proporcionar beneficios convincentes para mantener a los empleados motivados.

4. Outsourcing

Cuando se hace bien, la externalizacion puede ser una solucion eficaz de ahorro de costes para las empresas que desean centrarse en sus competencias basicas. Por ejemplo, una empresa de diseno digital puede asignar la mayoria de sus recursos a contratar disenadores graficos cualificados. A continuacion, puede subcontratar tareas administrativas, como contabilidad y recursos humanos, a una empresa especializada en estos servicios.

5. Residuos

Esta estrategia de reduccion de costes implica la eliminacion de residuos de las operaciones y procesos empresariales. Una de las formas mas comunes de que las empresas pueden reducir el desperdicio es mejorando su cadena de suministro. Por ejemplo, en 2018, una encuesta de mas de 2.000 hospitales estadounidenses encontro que el gasto innecesario en productos de la cadena de suministro y operaciones conexas alcanzo 25.700 millones de dolares.

6. Control de calidad

La reduccion de los problemas de calidad puede eliminar los dolores de cabeza asociados con la devolucion de productos. Los minoristas de comercio electronico (que tienden a tener ya margenes reducidos), por ejemplo, saben que las devoluciones no solo son costosas, sino que tambien senalan a los clientes insatisfechos. Segun CNBC, el rendimiento medio del producto representa alrededor del 30% de su precio de compra. Las devoluciones de ropa estan mas cerca del 40%.

7. FiabilidadPor

ultimo, pero no menos importante, es garantizar que los sistemas, procesos y equipos de la empresa sean confiables y en funcionamiento. Aunque esto puede significar muchas cosas para diferentes empresas, el principio basico es el mismo- mantener la integridad de sus sistemas para evitar soluciones alternativas costosas. Reduccion de

Identificacion de oportunidades de reduccion de costos con analisis de gastos

Un analisis de gastos (tambien conocido como analisis de reduccion de costos) es el primer paso para reducir los costos de negocio, especificamente, los costos de adquisicion. Cuando se realiza correctamente, el analisis ayudara a identificar oportunidades de reduccion de costos y proporcionar informacion sobre como garantizar que estas oportunidades se traduzcan en dolares ahorrados para la empresa. El

analisis de gastos es la evaluacion sistematica del gasto historico de una empresa para reducir los costos de compra, mejorar la eficiencia y fortalecer las relaciones con los proveedores. Es una de las herramientas clave que los equipos de adquisiciones pueden utilizar para hacer lo siguiente-

  • Identificar oportunidades de ahorro
  • Administrar riesgos
  • Aumentar la visibilidad del gasto corporativo
  • Garantizar el cumplimiento de los contratos
  • Mejorar la eficiencia de las actividades de adquisicion

Segun un El informe de AQPC compara el gasto en adquisiciones entre organizaciones con ingresos de $5 mil millones, las empresas con programas de analisis de gastos ahorraron $11 millones en costos de adquisicion en comparacion con las empresas que no participan en el analisis de gastos.


Esto no es sorprendente. A medida que las adquisiciones se convierten en una funcion mas estrategica de cualquier empresa, el analisis del gasto en adquisiciones se ha convertido en una estrategia crucial para lograr ahorros tanto a corto como a largo plazo en la cadena de suministro. El libro de gestion de suministros Straight to the Bottom Line de Rudzki, Smock, Katzorke y Stewart entra en los detalles de las posibles empresas de ahorro de suministro que pueden generar a partir del analisis de gastos. Por ejemplo, las empresas pueden ahorrar hasta un 30% en costes de TI, hasta un 20% en costes de embalaje, materiales y servicios indirectos, y articulos promocionales y de marketing. El

analisis de gastos tambien permite a los propietarios de negocios, gerentes y equipos de adquisiciones responder preguntas como-

  • Cuales son los productos mas caros de la empresa y que articulos representan las mejores oportunidades de reduccion de costos?
  • Que proveedores son mas valiosos para la empresa?
  • Cuanto es el gasto de la empresa en proveedores preferidos frente a proveedores de bajo rendimiento?
  • Que porcentaje del gasto en adquisiciones se asocia con contratos a largo plazo?

    4 Medidas para aplicar un programa de reduccion de costos La

    4 steps for implementing a cost reduction program 1595472291 2839

    aplicacion de un programa de reduccion de costos es una tarea seria y hay muchas maneras de abordar el tema. A continuacion se presentan algunas metodologias integrales recomendadas.

    1. Evaluar el potencial de reduccion de costes

    Esta etapa abarca una serie de pasos mas pequenos, entre los que se incluyen-

    • Analisis de costes-este paso consiste en analizar la estructura de los costes de la organizacion. Esto incluye identificar los diferentes tipos de costos y las diferentes actividades que impulsan el gasto.
    • Benchmarking - Esto implica llevar a cabo un analisis de los procesos de negocio en su organizacion e identificar puntos de referencia. Los parametros internos comparan atributos dentro de la organizacion, como el uso de energia entre instalaciones. Los puntos de referencia externos comparan el desempeno de la compania con otras organizaciones similares.
    • Evaluacion de oportunidades de reduccion de costos- este paso es similar al analisis de gastos y normalmente implica organizar oportunidades de reduccion de costos por importancia o practicidad.

    2. Desarrollar el programa de reduccion de costos

    En esta etapa, los propietarios de negocios, gerentes y departamentos/equipos de compras pueden comenzar a desarrollar el programa de reduccion de costos de la compania siguiendo estos pasos-

    • Desarrollo de Iniciativas -Esto implica llevar a cabo un analisis detallado de , por lo general mediante analisis para datos cuantitativos o entrevistas y encuestas para datos cualitativos.
    • Estimacion de los efectos - Aqui es donde la empresa predice los efectos de sus iniciativas de reduccion de costos.
    • Pruebas - Las discusiones se llevan a cabo con el liderazgo de la empresa para evaluar la eficacia de las iniciativas.
    • Priorizacion - Las iniciativas se clasifican por prioridad/importancia.

    3. Preparese para

    la implementacion Una vez identificadas las iniciativas de reduccion de costos de la empresa, el siguiente paso es crear un plan detallado para cada iniciativa. Esto implica-

    • Identificacion de contratistas - La empresa debe identificar cualquier nuevo contratista necesario para su plan de reduccion de costos.
    • Identificacion de personas clave - Estas personas son responsables de cada etapa de implementacion.
    • Planificacion de la ejecucion del programa de reduccion de costos - Esto implica la elaboracion de un plan integrado para la ejecucion del programa.

    4. Implementar el Programa

    Finalmente, el programa de reduccion de costos se implementa a traves de la siguiente secuencia de eventos-

    • Desarrollo de un Sistema de Gestion de Programas -Esto implica la creacion de una oficina de gestion de proyectos, un plan de comunicacion y plazos de control para la implementacion el programa de reduccion de costos.
    • Implementacion del Programa - La oficina de gestion del proyecto se asegura de que se cumplan los objetivos y el calendario del programa.
    • Mejora Continua - Finalmente, el programa de reduccion de costos pasa a mejoras continuas.Reduccion de

      4 Estrategias de reduccion de costos probadas y probadas La

      4 tried and proven cost reduction strategies 1595472291 2880

      implementacion de un programa de reduccion de costos puede ser desalentador. Afortunadamente, hay una serie de acciones relativamente simples que las empresas pueden tomar para reducir sus gastos.

      1. Fomentar el teletrabajo

      Desde una perspectiva de gestion, la promocion del teletrabajo (tambien conocido como trabajo a distancia) como medida de reduccion de costes tiene sentido. Para empezar, elimina la necesidad de alquilar una oficina grande y comprar nuevos equipos de oficina. Estas cosas, a su vez, reducen el costo de los servicios publicos.

      Pero los beneficios del teletrabajo van mas alla del ahorro de dolares. Segun un estudio, los trabajadores a distancia son mas productivos que los trabajadores de oficina, tomando menos descansos y trabajando un promedio de 16,8 mas dias en un ano. Los trabajadores remotos tambien son mas felices, con un estudio que senala que son 22% mas propensos a reportar ser feliz que los trabajadores que trabajan desde una oficina.

      2. Construir relaciones solidas con proveedores

      Si hay un lugar en el que las pequenas empresas pueden mirar para ahorrar dinero, son sus contratos con proveedores. Las empresas a menudo gastan mas en materias primas debido a las relaciones debiles dentro de la cadena de suministro. Otras veces, tomaran la primera cotizacion que reciban sin hacer ningun intento de negociar precios.

      Cualquier pequena empresa debe trabajar en la construccion de relaciones a largo plazo con sus proveedores. Esto no solo facilita la negociacion de las mejores tarifas posibles, sino que tambien hace que el proveedor participe en la determinacion de la mejor manera de utilizar sus productos y servicios en la empresa.

      3. Control de los gastos de viajede

      negocios Los viajes de negocios son otro gasto que puede provocar un aumento de los costes operativos. Segun un informe de viajes de negocios de Motus, en los ultimos anos se ha producido un aumento constante de los gastos de viaje de negocios. De hecho, el viaje de negocios promedio en 2019 costo $1,293, con hospedaje, comidas y transporte terrestre representando el 66% de cada viaje.

      Una forma de controlar los costos de los viajes de negocios es limpiar la politica de viajes de la compania y establecer directrices claras para fomentar el cumplimiento.

      4. Invertir en la tecnologia adecuada

      Como se menciono anteriormente, las soluciones tecnologicas adecuadas pueden hacer que las operaciones y los procesos empresariales sean mas eficientes. Para las pequenas empresas, es importante pensar cuidadosamente que soluciones producen el mejor retorno de la inversion. El alto costo inicial de los productos tecnologicos significa que las empresas deben pensar a largo plazo para recuperar su inversion. Reduccion de

      Efectos de la gestion de inventarios en los costos

      Un aspecto del analisis de gastos que hay que destacar es la gestion de inventarios y las adquisiciones. La gestion de los volumenes de inventario puede ser un reto, ya que se trata tanto de una palanca operativa de suministro como de un activo financiero de balance.

      Por un lado, reducir el inventario significa tener menos articulos sentados en los estantes. Esto, a su vez, significa tener un mejor flujo de caja empresarial mediante la reduccion de los costes de manipulacion y mantenimiento. Sin embargo, tener existencias insuficientes tambien puede dar lugar a pedidos no cumplidos, lo que aumenta el riesgo de perder clientes frente a los competidores.

      La clave es lograr un equilibrio cuidadoso entre tener suficiente inventario y predecir la demanda de los clientes a lo largo del ano. Cuanto mejores sean tus practicas de pedidos de inventario, mas dinero ahorraras.

      Consejos para aumentar el ahorro de compras La optimizacion de

      tips for increasing procurement savings 1595472291 2189

      adquisiciones ofrece una forma para que las empresas gestionen mejor su inventario. A continuacion se presentan algunos consejos generales para generar ahorros en esta area-

      • Evite Maverick Gastar - Tambien conocido como gasto deshonrado, el gasto Maverick es un problema comun en las empresas que no tienen un proceso de adquisicion centralizado. Repasa tu historial de gastos para encontrar pruebas de gastos no controlados y, a continuacion, redirige estas compras a proveedores preferidos.
      • Revisar reemplazos de stock - Es facil caer en el habito de reemplazar stock como parte de su rutina. Sin embargo, esto puede conducir a un gasto inutil cuando los reemplazos resultan ser innecesarios. Esto evita problemas como pedir materias primas durante todo el ano para una linea de productos que solo esta en demanda durante una temporada especifica.
      • Computerize Rutine Processes - Realizar una auditoria de procesos repetitivos y encontrar software para automatizarlos.
      • Realizar auditorias de riesgos - Riesgos como la dependencia del proveedor deben ser cortados de raiz. Prestar mucha atencion a los contratos y estar siempre en la busqueda de proveedores que no solo ofrecen mejores precios sino tambien una mejor calidad del producto.

      El software de pedidos de inventario puede monitorear digitalmente las fluctuaciones de precios de los proveedores y los habitos de gasto relacionados con los inventarios para ayudar a identificar otras vias de ahorro en adquisiciones. Estas herramientas almacenan catalogos de proveedores locales para que las empresas puedan identificar rapidamente a los proveedores mas asequibles en su area, al tiempo que automatizan el proceso de produccion de ordenes de compra y el seguimiento de los envios de existencias entrantes.La

      utilizacion de este software dara lugar a ahorros a largo plazo debido a la automatizacion de tareas, como la realizacion de pedidos repetitivos de stock, y proporcionara a los usuarios un facil acceso a datos detallados de gastos de adquisicion. Reduccion de