how procurement software helps restaurants

Last Updated On July 26, 2020 / Written By Michelle Jaco

Como el software de adquisicion ayuda a los

restaurantes Los propietarios de restaurantes necesitan constantemente asegurarse de que tienen suficientes ingredientes para satisfacer la demanda. Sin embargo, la gestion de pedidos de varios proveedores puede resultar dificil y llevar mucho tiempo. El software de adquisicion puede ayudar simplificando el proceso.

Que es el software de adquisicion? El software de

adquisicion es un software que ayuda a las empresas a organizar el proceso de compra de suministros. El software suele incluir herramientas que facilitan a las empresas realizar y recibir pedidos, comunicarse y coordinar su contacto con diferentes proveedores y proporcionar registros de todos los pedidos anteriores.

El software a menudo se integrara con otras herramientas que una empresa utiliza, como la gestion de inventario o los sistemas POS, para proporcionar a la empresa una forma simplificada de gestionar el inventario.

Usar una solucion de software para encargarse de la adquisicion puede ser una mejora en comparacion con hacerlo manualmente. Esto se debe a que el software de adquisicion optimiza el proceso de pedido, ahorrando tiempo y dinero a los gerentes o propietarios de negocios.

Como funciona el software de adquisicion para

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restaurantes Los restaurantes que deseen utilizar el software de adquisicion deben conectarse a sus proveedores a traves del software. Esto les permite realizar y gestionar pedidos. Asi es como funciona.

Paso uno - Importar catalogos de proveedores
El primer paso para configurar el software de adquisicion para un restaurante es importar catalogos de productos de proveedores. Al hacer esto con todos los proveedores con los que trabajas, podras ver la informacion mas actualizada en un solo lugar y crear pedidos unificados de varios proveedores.

Tambien puede utilizar la herramienta para solicitar informacion del producto a nuevos proveedores. Esto puede ser util si le preocupa confiar en un pequeno numero de empresas o si desea agregar un nuevo elemento a su menu, pero no esta disponible en sus proveedores existentes.

Paso dos - Buscar productos y crear un pedido
Puede buscar en los catalogos desde el software de adquisicion los ingredientes especificos que necesita su restaurante. Anade articulos que quieras comprar a tu lista de pedidos. El software creara un unico pedido con un total de ejecucion para cada proveedor, por lo que sabra exactamente cuanto va a gastar.

Si es probable que realice un pedido varias veces, puede crear guias de pedidos personalizadas para utilizarlas cuando necesite reabastecer. Si es necesario, puede configurar el software para que envie esta guia en momentos predefinidos.

Paso Tres - Enviar el pedido
Una vez que este satisfecho con el pedido, reuselo y utilice el software para enviarlo a los proveedores. Incluso si usted esta tratando con varias empresas, solo tendra que crear un unico pedido. El software de adquisicion los enviara automaticamente a empresas individuales.
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Paso cuatro- mantengase al dia
los gerentes de restaurantes pueden mantenerse al dia con el pedido rastreandolo desde el panel de control del software de compras.

Desde el panel de control, puede ver un registro de todos sus pedidos, incluyendo exactamente lo que ha comprado, cuanto cuesta, asi como cuando se espera que llegue cada pedido. Si hay algun problema, por ejemplo, si nota que ha pedido un articulo en particular o en exceso, puede ponerse en contacto con los proveedores para solucionar el problema tan pronto como lo vea.

Paso cinco - Aceptar el pedido
Cuando el pedido llegue a su restaurante, el software lo aceptara automaticamente para que tenga un registro preciso de su inventario. Si observa que hay errores, como articulos faltantes o danados, puede ajustar manualmente el pedido para reflejar la cantidad real de cada ingrediente recibido. Hacerlo ayuda a mantener registros precisos del inventario.

Paso seis - Sincronizar con datos de sus otras herramientas
Puede utilizar los datos de su inventario y sistemas POS para crear pedidos mas precisos. El software de adquisicion hara sugerencias sobre que ingredientes y cuanto debe pedir en funcion de las cantidades que tenga a mano y cuanto use regularmente.

Paso Siete - Comprobar registros historicos
El paso final es mantener un ojo en sus registros de pedidos. Al hacerlo, puede realizar un seguimiento de los gastos para que pueda presupuestar de manera mas eficaz. Tambien puede detectar cuando puede estar gastando demasiado y utilizar esta informacion para ajustar pedidos o buscar nuevos proveedores.

Su software de compras tambien puede proporcionar informacion sobre los cambios de precios para que pueda ver rapidamente como los articulos estan aumentando (o disminuyendo) en el precio y decidir que pasos tomar. Por ejemplo, puede utilizar el software de adquisicion para buscar un proveedor nuevo y mas barato o ajustar los precios del menu para reflejar los ingredientes mas caros.
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Como se beneficia el software

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de adquisicion beneficia a los restaurantes de varias maneras.

Los restaurantes tienen varios desafios de pedidos, ya que con frecuencia compran grandes cantidades de productos perecederos. El hecho de que este stock se vuelva inutilizable rapidamente significa que los restaurantes necesitan tener una forma de asegurarse de que estan ordenando lo suficiente de cada ingrediente para satisfacer la demanda sin pedir demasiado.

Los restaurantes que superan el pedido corren el riesgo de que los articulos se vuelvan inutilizables. Esto puede comer en lo que a menudo son ya estrechos margenes de beneficio. Las estimaciones sugieren que prevenir el desperdicio puede reducir los costos de un restaurante entre un 2 y un 6 por ciento.

Por otro lado, los restaurantes que no pueden satisfacer la demanda porque se han quedado sin un producto generaran menos desperdicio, pero son mas propensos a proporcionar una mala experiencia al cliente.

Aqui hay algunas formas especificas en las que el software de adquisicion puede ayudar a los restaurantes.

Ahorre tiempo al pedir
restaurantes a menudo tienen varios proveedores. Uno de los problemas que esto causa es que hacer pedidos separados para cada proveedor puede llevar mucho tiempo.

El software de adquisicion simplifica el proceso de pedido de varias maneras. Los propietarios de restaurantes pueden conectarse con cada uno de sus proveedores a traves del software para que puedan ver catalogos actualizados de ingredientes disponibles, junto con informacion sobre los productos que ordenan a menudo.

A continuacion, los gerentes pueden utilizar esta informacion para crear pedidos que compran a varios proveedores como si se tratara de un solo pedido, lo que en ultima instancia ahorra tiempo. Mientras que las compras se realizan juntas, el proveedor enumera los totales de precios para que los propietarios de restaurantes tengan una idea precisa de cuanto estan gastando con cada proveedor.

Crear guias de pedidos
Otra forma en que los restaurantes pueden ahorrar tiempo es a traves de guias de pedidos. Una vez que un restaurante tiene una buena idea de cuanto de cada ingrediente necesita para satisfacer la demanda, los pedidos a menudo no varian mucho de semana a semana. Debido a esto, el software de adquisicion generalmente incluira la capacidad de crear guias de pedidos.

Los propietarios de los restaurantes pueden guardar estas guias y enviarlas a intervalos regulares. Al encargarse de estos pedidos de forma automatica, el software de adquisicion ayuda a liberar tiempo para que los gerentes se centren en otras partes de su trabajo.
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Mantener niveles de inventario optimos
Hemos escrito mucho sobre lo importante que es para los restaurantes gestionar su inventario de manera efectiva.

Cuando los propietarios de restaurantes reciben una compra mediante el software de adquisicion, actualiza automaticamente el inventario. Esto garantiza que siempre sepan cuanto stock tienen. Impide a los propietarios pedir demasiado, lo que puede conducir a la perdida de alimentos o dinero, o demasiado poco, lo que puede llevar a no poder satisfacer la demanda.

Hacer sugerencias de pedidos
Otra forma en que el software de adquisicion ayuda a mantener niveles optimos de inventario es combinando datos sobre ventas y uso de ingredientes. Con estos datos, el software hace sugerencias sobre la cantidad de cada articulo que necesitan los restaurantes.

Reduzca la dependencia de proveedores individuales
Si bien es posible que ya tenga proveedores con los que este satisfecho, hay un monton de empresas diferentes por ahi.

El software de adquisicion permite a los propietarios de restaurantes buscar nuevos proveedores e importar sus catalogos en el sistema. Esto puede ser util para cambios de menu, para prepararse para entregas tardias, o simplemente para saber que siempre tienes opciones adicionales en caso de que algo salga mal con un proveedor existente.

Mantenga un seguimiento de los costos de los alimentos Los
restaurantes deben mantener los costos de los alimentos a un nivel sostenible. Junto con la mano de obra, la comida es uno de los mayores gastos del restaurante. Mantener un registro de los aumentos de precios es una forma de mantener sus costos de alimentos bajo control.

El software de adquisicion proporciona visibilidad aqui mediante el seguimiento de los cambios de precios a lo largo del tiempo para cada articulo que usted pide. Si observa que un ingrediente crucial ha subido de precio una cantidad inaceptable, puede buscar un proveedor a un precio mas razonable.

Order Management
Good software de adquisicion permite a los usuarios realizar un seguimiento de todos los pedidos realizados a traves de la aplicacion. Al mostrar el estado de todos los pedidos en el panel, los gerentes pueden obtener una buena vision general de cuando estan listos para llegar diferentes entregas, lo que ayuda con la planificacion de la semana venidera.

Esto tiene el beneficio adicional de facilitar a los gerentes el seguimiento de cuanto estan gastando. Pueden navegar por las transacciones historicas para ver los costos semanales, destacando las oportunidades para reducir los gastos.
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Funciones a tener en cuenta

Para asegurarse de que los pasos anteriores funcionan, hay varias caracteristicas que debe asegurarse de que el software de adquisicion tiene. La eleccion del software de adquisicion basado en la nube garantiza que cada vez que realice un pedido o ajuste los niveles de ingredientes, estos cambios se reflejen instantaneamente con todos los demas usuarios.


Tambien permite integraciones con otras herramientas y le ayuda a proporcionar informes actualizados.

Se integra con Other Tools
Procurement software deberia funcionar bien con otras herramientas, especialmente con el software de inventario. Al combinar los datos de estos sistemas, podra obtener una mejor vision general de la cantidad de stock que tiene, la rapidez con la que lo usa y la cantidad que necesita pedir.

Funciona con el software de adquisicion de dispositivos moviles existentes
que funciona en dispositivos moviles facilita la actualizacion y la creacion de pedidos sobre la marcha. En lugar de tener que usar un ordenador para aceptar pedidos, puedes hacerlo tan pronto como lo recibas.

Ademas, al trabajar en el telefono inteligente que ya posee, significa que no tendra que comprar ningun hardware adicional (costoso) para rastrear sus pedidos.

En conclusion...

El software de compras facilita el pedido de suministros. Permite a los propietarios de restaurantes pedir todos sus suministros desde un unico panel de control, lo que podria ahorrar tiempo. Tambien les da una mayor visibilidad de los cambios de precios y de cuanto estan gastando, lo que puede conducir a un ahorro en los costos de los alimentos.

Por ultimo, el software de adquisicion puede ser parte del proceso general de gestion de inventario de un restaurante, ayudando a reducir el desperdicio y asegurando que todos los articulos esten almacenados.



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