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4 Arten von Bestellungen & Verwendungszweck

4 types of purchase orders when to use them
Jin Hyun

By Jin Hyun

Bestellungen sind wesentliche Geschaeftsdokumente fuer eine effektive Bestandsverwaltung. Es gibt vier Arten von Bestellungen, die jedes Unternehmen kennen sollte.

Eine Bestellung ist ein wesentlicher Bestandteil des Lagerbestellprozesses. In diesem Dokument werden die Lagerbestandsanforderungen vom Kaeufer an den Lieferanten klar dargelegt.

Bestellungen sind rechtsverbindliche Vertraege, was bedeutet, dass sie sowohl das Geschaeft als auch den Lieferanten zur Rechenschaft ziehen sollen. Wenn es zu Meinungsverschiedenheiten zwischen den beiden Parteien kommt, kann dieser Papierspur dazu beitragen, jede Verwirrung zu beseitigen.

Obwohl es relativ einfach und unkompliziert erscheint, enthaelt dieses Formular wichtige Details wie Produktspezifikationen, Mengen, zusaetzliche Anweisungen, Service/Artikelpreis, Zahlungsbedingungen und Lieferzeiten.

Wenn Unternehmen es vernachlaessigen, Bestellungen in ihren Bestandsbestellprozessen zu verwenden, wird es viel schwieriger sein, Ausgaben zu erfassen und zu verfolgen oder auf historische Einkaufsdaten zurueckzublicken.

Es gibt vier verschiedene Arten von Bestellungen, die Unternehmen nutzen koennen. In diesem Artikel werden wir jeden Typ genauer besprechen und wann er verwendet werden soll.

Die Bedeutung von Bestellungen

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Eine Bestellung ist ein wesentlicher Backend-Geschaeftsprozess, wenn grosse Transaktionen mit zwei Parteien durchgefuehrt werden. Klarheit ueber die Geschaeftsausgaben ist wichtig, wenn Sie sich an ein Budget halten, Spesenabrechnungen fuer Lagerbestaende erstellen und Fehler in der Lieferkette vermeiden.

Im Folgenden finden Sie fuenf Hauptgruende, warum Bestellungen (POs) unerlaesslich sind.

1. Clear Information for
Auditoren verwenden Bestellungen, um historische Daten von Transaktionen zu betrachten. Wenn ein Unternehmen bei der Ausgabe, Bearbeitung und Erfassung von Bestellungen transparent ist, verhindert dies Abweichungen in den Finanzinformationen und ermoeglicht es den Wirtschaftspruefern, die Finanzlage eines Unternehmens klar zu verstehen.

2. Sendungsverfolgung
Ausgaben Die Ausgaben des Unternehmens koennen mit Bestellungen uebersichtlich verfolgt werden. Wenn man nicht nur weiss, wie viel ausgegeben wird, sondern auch die Besonderheiten dessen, was gekauft wird, gibt Unternehmen wichtige Informationen ueber Bestelldaten, um diesen Prozess in der Zukunft zu optimieren. Ein einfacher Blick auf fruehere Bestellungen und Verkaufsstatistiken kann zeigen, ob es fuer ein Unternehmen wuenschenswerter ist, anstatt in kleineren Mengen zu kaufen.

3. Genauigkeit fuer die Fakturierung
Eine Rechnung ist im Wesentlichen das Gegenteil einer Bestellung. Dies ist ein Dokument, das vom Lieferanten an den Kaeufer ausgestellt wird, um die Zahlung zu beantragen. Es ist jedoch immer noch wichtig, dass die Bestellung zusammen mit Rechnungen verwendet wird, da sie fuer beide Parteien noch mehr Klarheit und Rechenschaftspflicht waehrend des Transaktionsprozesses bietet.

4. Smooth Operations
Wenn die Finanz- und Lagerabteilungen eines Unternehmens Zugriff auf Bestellungen haben, schafft dies einen reibungslosen, transparenten Prozess der Wiederauffuellung und Erfuellung von Auftraegen.

5. Rechtsvertraege
Bestellungen bieten Rechtsschutz fuer beide Parteien. Wenn der Lieferant der Waren/Dienstleistungen die in der Bestellung genannten Vereinbarungen (Preis, Menge, Artikeldetails, Liefertermin) nicht erfuellt, kann dieses Dokument als Nachweis fuer eine Vertragsverletzung verwendet werden.

Arten von Bestellungen

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Wenn ein Unternehmen Bestellungen erstellt, ist es wichtig, dass der richtige Typ ausgegeben wird. Obwohl jede Variante dem Rest sehr aehnlich ist, koennen sich die kleinen Unterschiede dennoch auf die Effizienz von Transaktionsprozessen auswirken.

1. Standardbestellungen (SPO)
Standardbestellungen sind die am haeufigsten verwendeten Bestellungen. Diese Dokumente sind auch am einfachsten zu verstehen, da sie am einfachsten sind.

Bei Verwendung von SPOs-

  • Der Antrag auf Waren oder Dienstleistungen ist eine einmalige Anfrage.
  • Die Besonderheiten der Bestellung sind bekannt (Liefertermin, Menge, Beschreibung, Preis.).
  • Beide Parteien sind in einer rechtlichen Vereinbarung verpflichtet, die Zahlung zu machen und die Waren/Dienstleistungen zu senden/empfangen.
Diese Art von Bestellung wird in der Regel erstellt und ausgegeben, wenn die Notwendigkeit fuer die Waren/Dienstleistungen nicht regelmaessig oder wiederkehrend ist. Beispielsweise benoetigen Verwaltungsbuerobedarf, die selten oder gelegentlich wieder aufgefuellt werden muessen, eine SPO.

2. Geplante Bestellungen (PPO)
Die PPOs sind den SPOs sehr aehnlich, es sei denn, sie sind reserviert, wenn das Lieferdatum unbekannt ist.

Wenn PPOs verwendet werden-

  • Die Waren/Dienstleistungen werden fuer die Zukunft erwartet.
  • Lieferanten und Kaeufer schliessen eine vorlaeufige Vereinbarung fuer laufende Bestellungen.
  • Es gibt einen lose definierten Lieferplan, basierend auf dem Zeitpunkt, zu dem das Unternehmen erwartet, den Nachbestellpunkt zu erreichen.
Die geplanten Liefertermine der Bestellung werden schliesslich endgueltig abgeschlossen und koennen angepasst werden. Beispielsweise koennte die PPO zunaechst fuer 300 Artikel ohne festgesetzten Liefertermin geschrieben und spaeter so angepasst werden, dass 100 Artikel monatlich vom Lieferanten geliefert werden.

3. Rahmenbestellungen (BPO)
Dies ist eine andere Art von Bestellung, die dem Standard aehnlich ist, aber wieder mit weniger Informationen. BPOs werden in erster Linie verwendet, wenn der Zeitpunkt und die Menge der Waren unsicher bleiben.

Wenn BPOs verwendet werden-

  • Ein Unternehmen weiss, welcher Service/Gut benoetigt wird, aber die Artikelmenge und der Zeitpunkt sind nicht bekannt.
  • Ein Unternehmen erwartet seine Nachfrage nach Dienstleistungen/Waren ueber einen bestimmten Zeitraum.
  • Ausgabenbeschraenkungen und andere Bedingungen wurden vom Lieferanten und Kaeufer vereinbart.
  • Um einen besseren Preis innerhalb der garantierten Vereinbarung zu sichern, die wiederkehrende Einkaeufe erfordern.
Im Rahmenbestellformular wird detailliert beschrieben, welche Artikel das Unternehmen zu bestimmten Lieferbedingungen einkauft. Weitere Details werden jedoch erst erstellt, wenn das Unternehmen eine Freigabe vornimmt. Der Kaeufer und der Lieferant werden innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens eine maximale Menge vereinbaren und wenn die Notwendigkeit entsteht, kann der Kaeufer eine beliebige Menge von Artikeln bestellen, solange sie unter der maximalen Menge liegt.

4. Vertragsbestellungen (CPO)
Die Kontaktbestellung (CPO) ist die komplexeste der vier Arten von Bestellungen. Diese gelten als Kaufverhaeltnisse, die verwendet werden, um die Rechtmaessigkeit der Geschaeftsbedingungen fuer zukuenftige Transaktionen zu begruenden.

Wenn CPOs verwendet werden-

  • Es besteht eine formelle langfristige Vereinbarung zwischen dem Lieferanten und dem Kaeufer.
  • Zur Festlegung rechtsverbindlicher Bedingungen fuer alle Transaktionen in der Zukunft.
  • Sie werden als uebergreifendes Framework verwendet, in dem SPOs spaeter erstellt werden koennen.
  • Ohne Ablaufdatum dienen sie zur Straffung und Sicherung des Kauftransaktionsprozesses zwischen den beiden Parteien.
CPOs werden von Unternehmen verwendet, um einen Vertrag mit einem Lieferanten zu schliessen, wenn sie wissen, dass sie mit ihnen Geschaefte machen moechten, aber die tatsaechliche Transaktion (Kauf von Waren/Dienstleistungen) wird noch nicht durchgefuehrt.
Sie legt die Standards fest, nach denen die Transaktionsbeziehung in Zukunft funktionieren wird - einschliesslich der SPOs, die letztendlich hergestellt werden. Im Allgemeinen werden CPOs unter einem festgelegten Zeitrahmen mit einem Verfallsdatum erstellt, das normalerweise 1 Jahr betraegt.