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Vollstaendige Anleitung zu Bestellungen und Bestellungen von

complete guide to purchase orders po systems
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Bestellsystemen sind fuer den Wiederauffuellungsprozess von wesentlicher Bedeutung. Heute nutzen viele Unternehmen automatisierte Bestellsysteme, um schnell Bestellungen zu erstellen, Ausgaben zu verfolgen und den Lagerbestand effizient zu verwalten.

Irgendwann muss ein Unternehmen Produkte oder Dienstleistungen von einem anderen Unternehmen kaufen. Dies kann alles sein, von Rohstoffen, die fuer die Produktion benoetigt werden, Lieferungen fuer Bueroarbeiten oder Dienstleistungen, die fuer die Geschaeftsfuehrung erforderlich sind. Viele kleine Unternehmen beginnen in der Regel mit muendlichen Vereinbarungen, um diese Transaktionen durchzufuehren. Aber irgendwann werden Unternehmen um eine offizielle Dokumentation in Form von Bestellungen bitten.

Eine Bestellung (PO) ist ein rechtsverbindlicher Vertrag oder Dokument, das von einem Unternehmen zur Beschaffung der Produkte und Dienstleistungen eines Verkaeufers oder Lieferanten gesendet wird. Aus finanzieller Sicht ermoeglichen die Verwendung von Bestelldokumenten Unternehmen, Ausgaben im Auge zu behalten und zu kontrollieren. Auf der Bestandsseite spielen Bestellsysteme eine entscheidende Rolle bei der Ueberwachung des Zustroms von Guetern wie Rohstoffen und Lieferungen.

Welche Informationen enthaelt eine Bestellung?

Ein Standard-Bestelldokument enthaelt in der Regel die folgenden Informationen-

  • Art des Artikels (s) oder der Dienstleistung (en) gekauft Menge der gekauften
  • Artikel
  • Einzelpreis und Gesamtpreis der bestellten Artikel oder Dienstleistungen
  • Lieferdatum und Standort
  • Unternehmen Rechnungsadresse
  • Zahlungsbedingungen (z. B. bei Lieferung, in Raten)
Jede Bestellung wird auch mit einer eindeutigen Nummer geliefert, um den Kauf waehrend des gesamten Beschaffungsprozesses zu verfolgen. Dies wird eine entscheidende Rolle in mehreren Geschaeftsfunktionen spielen, einschliesslich, aber nicht beschraenkt auf-

  • Supply Chain Management
  • Spesenmanagement
  • Tracking der Bearbeitungskosten von Bestellungen

4 Arten von Bestellungen

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Waehrend der Zweck der Bestellung konstant bleibt, gibt es je nach Anlass vier Hauptarten von Bestellungen.

1. Standardbestellungen
Dies ist die am haeufigsten verwendete Art der Bestellung und wird verwendet, wenn der Kaeufer (das Unternehmen) alle Details des Kaufs kennt. Das Unternehmen muss in der Lage sein, den Artikel oder die Dienstleistung, die sie benoetigen, sowie die Menge, den Lieferzeitrahmen und die Zahlungsbedingungen zu identifizieren.

2. Planbestellungen
Diese Bestellungen basieren auf Schaetzungen zukuenftiger Geschaeftsanforderungen und werden im Voraus uebermittelt. Um eine geplante Bestellung zu erstellen, muss der Kaeufer klar sein, welchen Artikel oder Service er benoetigt, welchen Preis und die Zahlungsbedingungen er hat. Die Menge basiert jedoch auf einer geschaetzten Zahl und der Lieferzeitrahmen ist unbestaetigt.

3. Rahmenbestellungen
Diese Bestellungen werden verwendet, wenn Unternehmen mehrere Bestellungen gleichzeitig aufgeben, um einen ermaessigten Preis zu erzielen oder zu verhandeln. Die Rahmenbestellungen werden am haeufigsten verwendet, wenn Grossbestellungen aufgegeben werden.

4. Vertragsbestellungen
Dies ist die formellste Variante der Bestellung und bietet den meisten rechtlichen Schutz fuer alle Beteiligten. In diesem Fall stimmen das Unternehmen und der Kreditor einem Vertrag zu, der die Kaufbedingung vor der Erstellung der Bestellung detailliert beschreibt.

Wie funktioniert eine Bestellung?

Verschiedene Unternehmen haben oft unterschiedliche Moeglichkeiten, Bestellungen zu bearbeiten. Laut einem Bericht von CAPS Researchkann beispielsweise die Verantwortung fuer die Genehmigung von Bestellungen auf das Supply Management Team (84%), den Budgeteigentuemer (54%) oder die Finanzierung fallen. Abteilung (21%). Ein kleiner Prozentsatz der Unternehmen (8%) hat nicht einmal eine Kette der Verantwortung fuer Bestellgenehmigungen.

Dennoch verfolgen die meisten Organisationen denselben Lebenszyklus beim Erstellen und Verwalten von Bestellungen.

1. Anforderung
Die Anforderungsphase umfasst die Identifizierung eines geschaeftlichen Bedarfs, der durch den Kauf von Waren oder Dienstleistungen erfuellt werden kann. Fuer Unternehmen mit dedizierten Beschaffungsabteilungen umfasst dieser Schritt typischerweise den Erwerb von Angeboten von mehreren Lieferanten und die Verhandlung von Preisen.

2. Genehmigung
Der zweite Schritt beinhaltet die Genehmigung der Bestellung. Wie bereits erwaehnt, haengt dieser Prozess letztendlich von der Struktur und den Methoden des Unternehmens ab. Untersuchungen von Coupa zeigen, dass Antraege zur Genehmigung von Bestellungen in der Regel von einzelnen Abteilungsleitern (34%), einem dedizierten Beschaffungsmanager (31%) oder einer Kombination der beiden (27%) genehmigt werden.

3. Bestellabwicklung
In dieser Phase erfolgt die tatsaechliche Erstellung der Bestellung. Abhaengig von der Einfuehrung der Technologie des Unternehmens koennen POs manuell, halbmanuell oder vollautomatisiert an Lieferanten gesendet werden. Die meisten kleinen Unternehmen beginnen manuell mit papierbasierten Bestellformularen. Dies wird jedoch schnell ineffizient, wenn das Geschaeft waechst. Automatisierte Beschaffungssoftware hingegen erstellt und sendet POs automatisch an die bevorzugte Plattform des Lieferanten.

4. Bestaetigung
In diesem Stadium bestaetigt der Lieferant den Erhalt Ihrer Anfrage, indem er den Bedingungen Ihrer Bestellung zustimmt. Es gibt jedoch unvorhergesehene Umstaende, die den Lieferanten keine andere Wahl lassen, als neue Bedingungen zu verlangen. In diesem Fall kann die Bestellung durch einen Aenderungsauftragsprozess geaendert werden.

5. Auftragsaenderungsauftrag
Sowohl der Kaeufer als auch der Lieferant koennen einen Aenderungsauftragsprozess einleiten. Auf der Lieferantenseite kann ein Aenderungsauftrag aufgrund falscher Preise, Lagerbestaende, nicht fortlaufender Artikel oder Meinungsverschiedenheiten ueber die Artikel in der Bestellung erfolgen. Andererseits fordern Kaeufer in der Regel einen Aenderungsauftrag an, da in der Bestellung eine falsche Masseinheit (ME) verwendet wird.

Best Practices fuer die Verarbeitung von Bestellungen

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Waehrend der Bestellprozess einfach genug klingt, koennen menschliche Fehler weiterhin auftreten. Daher ist es wichtig, Best Practices fuer die Verwaltung von Bestellungen zu befolgen.

  • Investieren Sie in Technologie - Technologie-Akzeptanz ist etwas, mit dem Unternehmen jeder Groesse kaempfen. Auf Unternehmensebene beispielsweise hat laut einer Studie von Deloitte nur ein Drittel der Beschaffungsleiter moderne Technologien wie Collaboration-Netzwerke und Predictive Analytics uebernommen. Dennoch sind Babyschritte besser als Untaetigkeit. Erwaegen Sie, in das beste Bestellverwaltungssystem zu investieren, das Sie sich leisten koennen.
  • Grossauftrag - Der Kauf in grossen Mengen ist eine bewaehrte Taktik, um Groessenvorteile zu nutzen. Wenn es richtig gemacht wird, ermoeglicht es Unternehmen, die Kosten pro Einheit ihres Kaufs zu reduzieren. Allerdings muss der Fang mehr Geld im Voraus ausgeben. Ziehen Sie dies nur in Betracht, wenn Ihr Unternehmen stabil genug ist.
  • Seien Sie rechtzeitig - Zeit ist Geld. Machen Sie sich die Gewohnheit, Bestellungen rechtzeitig zu bearbeiten und zu versenden. Je frueher Lieferanten Ihre Bestellungen erhalten, desto frueher koennen sie mit der Bearbeitung des Kaufs beginnen. In einem separaten, aber verwandten Hinweis ermoeglichen automatisierte Bestellsysteme Einkaufsteams, Zeit zu sparen, indem Routineaufgaben wie das manuelle Ausfuellen von Formularen und das Senden von Bestellungen per E-Mail eliminiert werden.
  • Mitarbeiter einbinden - Anstatt den Beschaffungsprozess in einem Team oder einer Abteilung zu versilbern, sollten Sie ein Bestellverwaltungssystem einfuehren, mit dem Mitarbeiter Bestellanfragen fuer die benoetigten Lieferungen senden koennen. Abgesehen davon, dass Teams Zugriff auf den Beschaffungsprozess erhalten, erhalten sie mehr Einblick in den Ablauf und die Kosten des Betriebs des Unternehmens.

Haeufige Fehler bei der Bestellungsverwaltung

Oft ist es einfacher zu wissen, was nicht zu tun ist als was zu tun ist. Genauso wie es Best Practices gibt, wenn es um das Bestellmanagement geht, gibt es auch haeufige Fehler, die es wert sind, im Auge zu behalten.

Lieferanten nicht vergleichen - Da ein Unternehmen bestimmte Lieferanten haeufiger verwendet, wird sein Beschaffungsteam aus Bequemlichkeit von diesen Unternehmen abhaengen. Aber was oft passiert, ist, dass das Team vergisst zu ueberpruefen, welche Angebote andere Lieferanten haben koennen. Dies kann ein kostspieliger Fehler sein, wenn Bestellungen mit grossen Geldsummen verbunden sind. Denken Sie immer daran, Preise, Preise und Angebote zwischen Lieferanten zu ueberpruefen und zu vergleichen.

Anregungen von Lieferanten ignorieren - Lieferanten kennen ihre Produkte wahrscheinlich besser als Sie. Ignorieren Sie keine Ratschlaege, die sie ueber Dinge wie Handhabung, Lagerung und sogar Geld beim Kauf ihrer Produkte geben koennten.

Wenn es um Dienstleister geht, ist es fuer Beschaffungsteams eine gute Idee, ihre Empfehlungen zu hoeren, welche Dienstleistungen den unmittelbaren Beduerfnissen des Unternehmens entsprechen. Sie koennen dies mit ihrer eigenen Forschung vergleichen. Unterm Strich? Es tut nie weh, auf Lieferanten zu hoeren.

Preise nicht verhandeln - Lieferantenpreise sind selten, wenn ueberhaupt, in Stein gesetzt. Selbst wenn der angebotene Preis eines Lieferanten fest bleibt, bedeutet das Nichtverhandeln, dem Unternehmen die Moeglichkeit zu berauben, Geld zu sparen. Denken Sie daran, Kaeufer und Verkaeufer wollen letztendlich dasselbe. So wie Kaeufer so wenig wie moeglich ausgeben wollen, wollen Lieferanten auch Geld sparen, indem sie Kunden binden. Tatsaechlich kann die Erhoehung der Kundenbindungsraten um nur 5% den Gewinn um bis zu 95% steigern.

Beschaffungsmitarbeiter koennen Lieferanten ueberzeugen, mit Preisen zu basteln, indem sie die Bereitschaft, langfristig Kunde zu sein, kommunizieren.

Nicht dynamisch sein - Um wettbewerbsfaehig zu bleiben, muessen Unternehmen voraussehen, wie der Markt in naher und ferne Zukunft aussehen koennte. Dies koennte bedeuten, aufstrebende Lieferanten mit innovativen Loesungen zu betrachten oder sich auf die naechste technologische Stoerung vorzubereiten.

Laut Deloitte glauben 33% der Beschaffungsleiter beispielsweise, dass ihre digitalen Beschaffungsstrategien es ihnen ermoeglichen, ihre Ziele zu erreichen und den Wert zu steigern. Fuer das Durchschnittsgeschaeft ist dies ein Hinweis auf die Richtung der Beschaffungsprozesse.

Beschaffungsteams isolieren - Das Erstellen eines Beschaffungsteams ist eine Sache, aber es ist eine andere Sache, sie vollstaendig vom Rest des Unternehmens zu isolieren. Die Beschaffung ist eine gemeinsame Anstrengung, die das gesamte Geschaeft abdeckt - mehr, wenn der Kauf Lieferungen oder Dienstleistungen beinhaltet, die fuer die Arbeit von mehreren Teams entscheidend sind.

Beschaffungsmitarbeiter muessen Manager oder Abteilungen einbinden, um ihre Beduerfnisse zu verstehen und herauszufinden, wie und warum die bestellten Artikel oder Dienstleistungen ihnen zugute kommen.

Sind Bestellungen nur fuer grosse Unternehmen?

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Wenn Sie Ihr Geschaeft ausbauen, werden Ihre Lieferanten, Haendler und Lieferanten irgendwann etwas offizieller als Handshakes und informelle Vereinbarungen wollen. Unausgesprochene Vereinbarungen scheinen zunaechst bequem zu sein, aber was passiert bei einem Streit, einem Problem bezueglich der Zahlung oder Meinungsverschiedenheiten ueber Leistungs- und Qualitaetsstandards?

Hier kommen Bestellungen ins Spiel. Sie vermitteln nicht nur Informationen an Lieferanten, sondern dienen auch als rechtliche Dokumentation fuer beide Parteien. Und jedes Unternehmen, unabhaengig von seiner Groesse oder Anzahl der Standorte, wird schliesslich ein System zur Erfassung aller vergangener und zukuenftiger Bestellungen benoetigen.

Automatisierte Bestellsysteme zur Rescue

Research by CAPS zeigen, dass 96% der Unternehmen jetzt Enterprise Resource Planning (ERP) -Software verwenden, um Standardbestellungen zu erstellen. Im Gegensatz dazu verwenden nur 17% der Unternehmen noch ein papierbasiertes manuelles Bestellsystem.

Am interessantesten ist vielleicht, dass fast die Haelfte (47%) der Unternehmen, die auf ERP-Software angewiesen sind, jetzt ueber automatisierte Systeme berichten, um POs zu erstellen. Hier sind ein paar Gruende, warum diese Unternehmen diesen Weg gehen.

Geringere Bearbeitungskosten pro Bestellung - Jede Minute, die ein Mitarbeiter mit der manuellen Erstellung einer Bestellung aufwendet, ist Zeit, die er fuer wichtigere und strategische Aufgaben aufgewendet haette. Und je komplexer eine Bestellung ist, desto mehr Zeit und Personen werden benoetigt, um das Dokument zu schreiben, zu ueberpruefen und an Lieferanten zu senden.

Im Ingenieur- und Bausektor belaufen sich die durchschnittlichen Verarbeitungskosten einer Bestellung beispielsweise auf 1.226 USD. Automatisierte Bestellsysteme loesen dieses Problem, indem langwierige und sich wiederholende Aufgaben eliminiert werden, sodass sich die Beschaffungsmitarbeiter auf andere Arbeiten konzentrieren koennen.

Hoehere Produktivitaet - Manuelle Bestellsysteme fuehren auch zu Verschwendung entlang der Lieferkette. Das Risiko eines menschlichen Fehlers kann zum einen bedeuten, mehr Zeit damit zu verbringen, Chaos mit Aenderungsauftraegen zu bereinigen, was wiederum zu Zeit und Geld verschwendet. Software behebt dieses Problem durch genaue Dateneingabe und automatisiertes Senden von POs an Lieferanten.

Geringeres Betrugsrisiko - Beschaffungsbetrug ist ein Problem, das staatliche Stellen und Institutionen jedes Jahr Hunderte von Millionen Dollar kostet. Im Vereinigten Koenigreich verlor der nationale Gesundheitsdienst des Landes 20152016 mehr als 300 Millionen US-Dollar an Beschaffungs- und Auftragsbetrug.

Fuer Unternehmen ergibt sich das Betrugsrisiko aus Schwaechen bei den Einkaufskontrollen, die Cash-Leckage- und Abrechnungssysteme einfuehren koennen, die skrupellose Personen ueber laengere Zeitraeume Bargeld ausziehen lassen. Ein sicheres Bestellsystem schliesst diese Schwachstellen ein, indem verdaechtige Aktivitaeten wie ploetzliche Zunahme von Kaeufen, POs mit vagen Artikelbeschreibungen oder POs, die an neue Anbieter ohne Hintergrundinformationen geschrieben wurden, verfolgt werden.

Granulare Sichtbarkeit - Waehrend papierbasierte Einkaufssysteme eine Spur von Formularen und Dokumenten hinterlassen, denen Beschaffungsteams folgen koennen, dauert das Durchlaufen dieser Dateien natuerlich Zeit. Dies bedeutet, dass Unternehmen mit manuellen Bestellprozessen oft nur eine begrenzte Sichtbarkeit ihrer Unternehmensausgaben haben.



Mit automatisierten Bestellsystemen koennen Beschaffungsteams einen Drilldown zur Einzelpostenebene ihrer POs durchfuehren. Auf diese Weise koennen Unternehmen Trends bei Ausgaben erkennen und Budgets effizienter planen und gleichzeitig die Genauigkeit des Einkaufsprozesses erhoehen.