Beschaffungsprozess | 8 mins read

Was ist der Beschaffungsprozess? Definition, Tipps und mehr

what is the procurement process definition tips and more
Chloe Henderson

By Chloe Henderson

Der Beschaffungszyklus ist die Reihe von Massnahmen, die erforderlich sind, um Waren oder Dienstleistungen von einer externen Quelle zu beziehen. Die Ereignisse koennen Recherche von Kreditoren, Bestellanfragen, Budgetverhandlungen, Einkaeufe und Audits umfassen.
Der Beschaffungszyklus kann erhebliche Zeit und Kapital erfordern, um abzuschliessen. Wenn ein Einzelhaendler beispielsweise ein Produkt auffuellen muss, muss er zunaechst interne Verfahren wie Bestellanfragen und Fakturierungsgenehmigungen durchfuehren.

Sobald alle Anforderungen genehmigt sind, uebernimmt das Management Lagerkosten und Lagergebuehren bei externen Anbietern und Lagereinrichtungen. Erst wenn alle diese Prozesse abgeschlossen sind, kann das Unternehmen endlich sein Inventar erwerben.

Das Verstaendnis der Bedeutung des Beschaffungsmanagements und die ordnungsgemaesse Umsetzung seiner Schritte koennen Unternehmen dabei helfen, ihre Gewinne zu optimieren.

Die Bedeutung des Beschaffungsprozesses

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Unternehmen Beschaffung erfordert eine Ergaenzung des Gesamtumsatzes, um notwendige Waren und Dienstleistungen zu erwerben. Allein im Jahr 2019 verschwendeten Unternehmen rund 30% der Ausgaben fuer unwirkungsvolle Bestellungen aufgrund von unzureichende interne Beschaffungssysteme. Daher wirkt sich die Effizienz des Beschaffungszyklus direkt auf die Kosteneinsparungen und das Geschaeftsergebnis aus.

Die 2018 Pulse of Procurement Umfrage von Zyncus ergab, dass 54% der Beschaffungsunternehmen Kosteneinsparungen im Vordergrund stellen. Das bedeutet, dass mehr als die Haelfte der Unternehmen die unnoetigen Kosten fuer veraltete Beschaffungsmethoden erkennen und die Effizienz der Erfuellung priorisieren. Neben der Begrenzung der Kosten kann der Prozessablauf die Lieferantenbeziehung, die Compliance und das Risikomanagement verbessern.

Unternehmen sollten regelmaessig die Leistung ihres Lieferanten bewerten, um sicherzustellen, dass die Auftragsabwicklung ihren Standards entspricht. Dieser Bewertungsprozess kann Staerken und Schwaechen innerhalb der Lieferkette identifizieren, die es dem Management ermoeglicht, Aenderungen bei Bedarf anzuwenden. Periodische Beschaffungsanalyse baut auch eine symbiotische Beziehung zwischen dem Anbieter und dem Unternehmen auf. Offene Kommunikation ueber die Prozesse ermoeglicht es beiden Seiten, von vereinbarten Kostenbedingungen und der Qualitaet der Waren zu profitieren.

Die Implementierung eines umfassenden Systems kann dabei helfen, Risiken im Zusammenhang mit der Lieferkette zu bewaeltigen. Darueber hinaus kann die Vermeidung von Risiken in Bezug auf Finanzen, Vertraege, Produktion und Betrieb die betriebliche Effizienz und Rentabilitaet foerdern.

Effektive Zyklen helfen Unternehmen auch, zu bestimmen, welcher Anbieter ihre Anforderungen gemaess ihren Produktionsstandards am besten erfuellen wuerde. Durch die Auswahl eines Anbieters auf der Grundlage der Beschaffungsbeduerfnisse koennen Unternehmen qualitativ hochwertige Waren und Dienstleistungen zu minimalen Kosten anbieten.

Durch die Anwendung einer effektiven Beschaffungsstrategie und regelmaessige Qualitaetskontrollen koennen Unternehmen alle Phasen der Lieferkette und deren Kosteneinsparungen optimieren.

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Differenz zwischen Einkauf und Beschaffung

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Waehrend beide Prozesse durchgefuehrt werden, um die notwendigen Waren und Dienstleistungen fuer ein Unternehmen zu erreichen, sind die Schwerpunkte der Beschaffung gegenueber dem Einkauf sehr unterschiedlich.Der

Einkauf von Waren ist ein reaktiver Prozess, der sich auf das Kapital konzentriert, das benoetigt wird, um die Ausgaben zu organisieren. Diese Praxis befasst sich ausschliesslich mit den quantitativen Daten, wie dem Preisschild, um Entscheidungen zu treffen. Daher wird das Kaufverfahren nur dann angewendet, wenn es Zeit ist, eine Bestellung aufzugeben. Alle Kosten werden bewertet, wie Bestellung, Versand und andere Zahlungsformulare, um sicherzustellen, dass das Unternehmen seine Kosten begrenzt.

Auf der anderen Seite ist der Geschaeftsbeschaffungszyklus ein proaktiver Prozess, der sich um die Erfuellung der Beduerfnisse des Unternehmens und den Aufbau von Beziehungen konzentriert. Die Beschaffung umfasst alle erforderlichen Schritte, um Waren zu bestellen, von der ersten Papierkram bis zur Kontaktaufnahme mit Lieferanten. Dieses System ist mehr um den Wert eines Artikels und nicht nur um den Preis. Wenn das Unternehmen Waren bestellt, sind sie daher in der Lage, Verbindungen zu Lieferanten herzustellen, die ihnen auf lange Sicht zugute kommen.

Die 3 P der Beschaffung

Von der Bestellanforderung bis zum endgueltigen Einkauf verwendet die Beschaffungsmethode Elemente, die als 3 P bezeichnet werden, um eine effiziente Ausfuehrung zu gewaehrleisten. Diese drei Komponenten umfassen-

1. Menschen
Viele Menschen koennen in den Beschaffungsprozess eingebunden werden. Daher ist es fuer das Management wichtig, eine Person fuer jeden Schritt zuzuweisen. Entscheidungstraeger wie Human Resources, Finanzberater, Rechtsabteilung und Operations Manager sollten ebenfalls an der Ermittlung der Risikofaktoren beteiligt sein.

Zum Beispiel wuerde die Bestellung neuer Computer weniger Genehmigung und Unterstuetzung erfordern als die Renovierung des Gebaeudes eines Unternehmens.

2. Prozess
Der Prozess der Bestellung von Waren sollte Checkpoints in jedem Schritt fuer die Qualitaetssicherung enthalten. Phasen, einschliesslich der Ueberpruefung von Produkten, Bestellung, Lieferung und Zahlung, muessen genau und puenktlich durchgefuehrt werden. Fehler im Prozess koennen zu verzoegerten Kreditorenzahlungen fuehren, was sich auf die Lieferanten-Verteiler-Beziehung auswirkt.

3. Papierkram
Obwohl viele Unternehmen Beschaffungssoftware verwenden, um ihre Prozesse zu rationalisieren, bezieht sich Papierkram auf die gesamte Prozessdokumentation. Unternehmen muessen fuer Pruefungszwecke in jeder Phase angemessene Berichte und Papierkram ausfuellen.

Schritte des Beschaffungsprozesses

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In der Regel umfasst der Beschaffungsprozess sieben generische Schritte, die an jedes Geschaeftsmodell angepasst werden koennen. Die Schritte umfassen-

1. Identifizieren Sie die Beduerfnisse des Unternehmens
Der Zyklus beginnt, wenn ein Unternehmen einen Bedarf an einer Ware oder einer Dienstleistung erkennt. Der erste Schritt ist die Identifizierung des Bedarfs als internes Material, das fuer den Betrieb erforderlich ist, oder als externe Artikel, die fuer den Verkauf bestimmt sind. Sobald die Notwendigkeit ermittelt ist, muss die Finanzabteilung ein Budget festlegen, um zur naechsten Stufe ueberzugehen.

2. Bewerten Sie LieferantenDie
Suche nach einem Lieferanten sollte sich auf ihre Faehigkeit verlassen, den Wert und die Qualitaet der Waren des Unternehmens zu erfuellen. Die Kriterien sollten die Produktionsmenge des Herstellers, den Ruf, die Aktualitaet, die Zuverlaessigkeit und den Kundenservice umfassen. Anbieter muessen auch einen wettbewerbsfaehigen Preis anbieten, der die Kaufkosten des Unternehmens senkt. Die Beschaffung angemessener Anbieter ist von wesentlicher Bedeutung, da sie moeglicherweise zu einer langfristigen Beziehung fuehren kann, die beide Seiten zugute kommt.

3. Preis aushandeln und Bestellanforderung uebermitteln
Sobald das Unternehmen mit einem Kreditor ausgeglichen wird, muessen beide Parteien den Warenpreis vereinbaren. Dieser Schritt, bekannt als Contracting, erfordert die Zusammenarbeit in Bezug auf Produktions- und Lieferbedingungen. Nur wenn jeder Faktor im Vertrag beschrieben ist, kann das Unternehmen eine Bestellanforderung an seine interne Finanzabteilung senden. Der Finanzberater muss das erforderliche Verfahren durchlaufen und die Anfrage genehmigen, bevor eine Bestellung abgeschlossen werden kann.

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4. Bestellung freigeben
Die Bestellung wird erstellt, wenn das Unternehmen die Waren oder Dienstleistungen von dem genehmigten Kreditor kaufen kann. Die Bestellung ist ein Vertrag, der sowohl das Unternehmen als auch den Verkaeufer rechtlich an die vereinbarten Bedingungen bindet. Fuer Audit- und Tracking-Zwecke werden Bestellungen entweder manuell erfasst oder mit Bestellsoftware erstellt.

5. Rechnung erhalten und endgueltige Bestellung aufgeben
Wenn der Lieferant die Bestellung des Unternehmens erhaelt und ueberprueft, wird eine Rechnung zurueckgegeben. Die Rechnung beschreibt die Produkte, Mengen und Preise sowie die Faelligkeit der Endzahlung. Wenn das Unternehmen Abweichungen mit der Bestellung aufweist, haben sie begrenzte Zeit, um den Kreditor zu kontaktieren und Aenderungen vorzunehmen. Nachdem dieser eingestellte Zeitraum abgelaufen ist, wird der Auftrag abgeschlossen und die Produktion beginnt.

6. Bezahlen Sie Waren und fuehren Sie eine Pruefungdurch
Abhaengig davon, wann die vereinbarte Zahlungsfrist festgelegt wurde, zahlt das Unternehmen die Ware vor oder nach der Lieferung. Sobald die Waren in der Einrichtung des Unternehmens eintreffen, muss das Kreditoren-Team der Finanzabteilung die Rechnung ueberpruefen und eine Pruefung durchfuehren. Die Gruppe fuehrt eine 3-Wege-Abgleichspruefung durch, einen Kreditorenprozess, der den Daten aus den Bestellungen, Rechnungen und Lieferanweisungen entspricht.

7. Datensaetze aktualisieren
Der letzte Schritt des Beschaffungsprozesses besteht darin, alle Datensaetze so zu aktualisieren, dass sie Informationen aus der Pruefung, Rechnung und Bestellung enthalten. Eine genaue Buchhaltung ist von wesentlicher Bedeutung, da sie vierteljaehrliche Inspektionen weniger kompliziert macht und Lagerdiskrepanzen vermeidet.

Tipps zur Gewinnoptimierung ueber Beschaffung

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Es ist wichtig zu beachten, dass die Mitarbeiter des Beschaffungszyklus auch fuer andere Projekte verantwortlich sind. Daher muss der Prozess unkompliziert, effizient und so schmerzlos wie moeglich sein, um Verwirrung oder Diskrepanzen zu vermeiden.

Es gibt mehrere Moeglichkeiten, wie ein Unternehmen die Effizienz und Genauigkeit seines Beschaffungsprozesses steigern kann, darunter-

1. Ueberpruefen Sie alles, bevor Sie einen Einkauf taetigen
Das Beschaffungssystem soll Unternehmen dabei helfen, Kapital zu sparen, indem die lagerbedingten Kosten gesenkt werden. Das Aufgeben einer Bestellung fuer jede Anfrage unterstuetzt diese Mission jedoch nicht. Manager sollten jede Anfrage durchgehen und mit dem Absender ueber Fragen sprechen. Eine offene Kommunikation ueber die Nutzung und Rotation des Lagerbestands kann verhindern, dass Kapitalverlust ueberlagerte.

Wenn die Anforderungen geprueft, konsolidiert und bestellt werden koennen, sollte die Verwaltung den Vertrag des Lieferanten durchlaufen. Es sollte keine Luecken in Bezug auf vage Bedingungen geben, sondern ein umfassender Plan, der beide Seiten erfuellt. Sicherstellen, dass alle Abschnitte des Vertrags klar sind, sorgt fuer einen reibungslosen Ablauf in der gesamten Lieferkette.

2. Konzentrieren Sie sich auf den Aufbau von Beziehungen zu Lieferanten
Die durchgefuehrte Forschung und die Zeit, die in die Suche nach einem Anbieter investiert wird, der den Anforderungen des Unternehmens entspricht, sollten darauf abzielen, eine dauerhafte, vorteilhafte Beziehung aufzubauen. Durch die Partnerschaft wird der Beschaffungsprozess optimiert, indem der Zeitaufwand fuer die Suche nach zukuenftigen Lieferanten minimiert wird. Es kann auch das Geschaeftskapital sparen, oft weil die Beziehungen zwischen Lieferanten und Distributoren mit spezifischen Rabatten verbunden sind, um die Exklusivitaet der Lieferanten zu erhalten.

3. Erweitern Sie Ihr Netzwerk
Zwar scheint es einfacher zu sein, den Prozess innerhalb eines Teams zu kontrollieren, aber die Erweiterung der Gruppe um Abteilungen im gesamten Unternehmen kann bessere Einblicke geben. Schliesslich sind Abteilungen, wie Finanzen, beteiligt, sobald der Auftrag erteilt wurde und wann eine Pruefung durchgefuehrt werden muss. Ein offener Dialog mit allen internen und externen Gruppen wird den Beschaffungsprozess beschleunigen und Vertrauen schaffen.

4. Verwenden Sie Analytics, um Entscheidungen zu treffen. Das
Supply Chain Management sollte in jeder Phase des Beschaffungszyklus ueber vollstaendige Analysen verfuegen. Die Erkenntnisse bei jedem Schritt ermoeglichen es dem Management, notwendige Aenderungen vorzunehmen, um den Prozess zu optimieren und Kapital zu sparen.

5. Denken Sie daran, Bedingungen zu verhandeln
Die meisten Dinge im Leben sind verhandelbar, vor allem unternehmerische Anstrengungen. Kosteneinsparung und der Aufbau von Partnerschaften erfordert selbstbewusste Verhandlungskompetenzen auf beiden Seiten, um ein gesundes Gleichgewicht zu schaffen.

Wie automatisierte Systeme helfen

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Die Beschaffungsstrategie kann viele Herausforderungen stellen. Die Verwendung eines automatisierten Bestellsystems hilft jedoch, Probleme im Zyklus zu vermeiden. Einige Elemente, die digitale Software bietet, um den Prozess zu rationalisieren,

  • sind-Effizienz - Digitale Systeme sind schneller, genauer und regulieren Prozesse entsprechend den Qualitaetsstandards der Organisation. Die Verwendung automatisierter Software erfordert in jeder Phase weniger Mitarbeiter, was die Arbeits- und Bestandskosten spart.
  • Analytics - Automatisierte Systeme koennen so eingerichtet werden, dass detaillierte Bestellberichte generiert werden, die alle Kosten analysieren. Diese Daten helfen dem Management, die Lagerbestaende zu optimieren und unnoetige Kosten zu sparen.
  • Reduzierter menschlicher Fehler - Die automatisierte Software beschraenkt die manuelle Eingabe und verhindert menschliche Fehler in Bestandsdaten. Mit genauen Informationen kann das Management die Zufriedenheit in allen Phasen des Beschaffungszyklus gewaehrleisten.
  • Reduziertes Risiko Generierte Berichte aus automatisierten Systemen erhoehen die Transparenz zwischen internen und externen Operationen und verhindern so Verwirrung. Bei allen auf der gleichen Seite besteht ein geringeres Risiko fuer Abweichungen innerhalb der Lieferkette.
  • Strategie - Durch die Integration eines Bestellsystems mit den festgelegten Zielen eines Unternehmens koennen Unternehmen ihre Prioritaeten mit quantitativen Daten ausrichten, um ihre Skalierbarkeit zu erhoehen.

Vorteilhafte Funktionen der Nachschubsoftware

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Viele Beschaffungsmanagementsysteme bieten dieselben grundlegenden Funktionen, die dazu beitragen, den Beschaffungszyklus effizienter zu gestalten. Unternehmen sollten jedoch nach Software streben, die zusaetzliche Elemente zur Optimierung bereitstellt.

Bei der Recherche sollten Unternehmen nach Systemen suchen, die anbieten-

  • Ausgabensteuerung und Analyse
  • Bequeme Bestellgenehmigung
  • Einfache Integration mit anderen
  • Software-Risikomanagement
  • Automatisierte detaillierte Berichte
  • Anpassung
  • Vorlagen
  • Interaktive Anwendungen Mit In-Echtzeit-Bestands-Software
  • , die diese Funktionen bietet, koennen die Gewinne eines Unternehmens durch Begrenzung der Lagerkosten und Ausgaben steigern. Sie koennen auch bei Schritt zwei des Beschaffungsprozesses helfen, indem Sie Benutzern die Suche nach Lagerbestand nach Lieferanten oder bestimmten Produkten ermoeglichen. Dies hilft dem Management, herauszufinden, welche lokalen Lieferanten die besten Preise haben, und minimiert die Anschaffungskosten.

    Softwaretools warnen Benutzer auch ueber Aenderungen der Lieferantensaetze, damit das Unternehmen feststellen kann, ob sie einen anderen Anbieter finden muessen. Diese Elemente stellen sicher, dass Unternehmen ihren Verbrauchern den bestmoeglichen Preis bieten, was die Zufriedenheit und den Umsatz erhoeht.

    Der Beschaffungszyklus ist ein sorgfaeltiger Prozess, der viel Zeit, Geld und Arbeit erfordert. Es ist jedoch notwendig, um die Anforderungen eines Unternehmens zu erfuellen, aber es kann durch die Implementierung eines umfassenden Plans und automatisierter Software optimiert werden. Die Integration all dieser beweglichen Teile kann Unternehmen dabei helfen, Partnerschaften aufzubauen, ihre Kosteneinsparungen zu steigern und ihre Gewinne zu steigern.

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