Perpetual | 7 mins read

Leitfaden zur Einrichtung eines unbefristeten Inventarverwaltungssystems

guide to establishing a perpetual inventory management system

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Unternehmen, die Waren und Dienstleistungen anbieten, verarbeiten grosse Mengen an Inventardaten sowohl vom Front- als auch vom Back-End.

Mitarbeiter im Geschaeft verwenden ein Point-of-Sale-System (POS), um Kundenkaeufe aufzuzeichnen und ausgehende Produkte zu verfolgen. Hinter den Kulissen navigieren Lagerverwalter durch die Bestandsverwaltung und bestellen Loesungen, um gesunde Lagerbestaende aufrechtzuerhalten und sicherzustellen, dass sie die Kundennachfrage erfuellenDie

Konsolidierung dieser Informationen ist jedoch ohne angemessene Methoden zur Bestandsrechnung schwierig. Mit staendigem Inventar werden alle Aktieninformationen aus etablierten Managementsystemen gesammelt und konsolidiert, damit Manager auf Echtzeitdaten zugreifen koennen. Diese hohe Sichtbarkeit ermoeglicht es Unternehmen, ihre Strategien zu verbessern und interne Systeme zu optimieren.

Was ist Perpetual und Periodic Inventar?

what is perpetual and periodic inventory 1609203759 5878

Unbefristete und periodische Inventur verwenden verschiedene Buchhaltungsmethoden, um die verfuegbaren Lagerbestaende zu verfolgen-

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Perpetual Inventory

Die meisten modernen Einzelhaendler verwenden ein unbefristetes Inventarsystem, da es den Verkauf oder Kauf von Inventar sofort in Echtzeit aufzeichnet. Die Methode der unbefristeten Bestandsaufnahme zeichnet die Aktivitaeten von Produkten durch computergesteuerte Software wie ein POS-System auf.

Wenn Unternehmen in Bestandsverwaltungs- und Bestellloesungen integriert sind, koennen sie eine vollstaendige Aufschluesselung der Aktienaenderungen und -niveaus anzeigen.

Unbefristete Inventar aktualisiert auch die Kosten fuer verkaufte Waren (COGS), wenn jede Transaktion abgeschlossen ist.
Daher koennen Unternehmen jederzeit ihr unbefristetes Inventarsystem ueberpruefen, um genaue Lagerbestaende in Echtzeit anzuzeigen, vorausgesetzt, es gibt keinen Diebstahl oder keine Diskrepanzen.

Periodischer Lagerbestand

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Andererseits zaehlt der periodische Bestand physisch die Bestaende nach einem festgelegten Zeitplan, um Level und COGS zu messen. Wenn Produkte bei einem Lieferanten gekauft werden, erfassen Mitarbeiter die Bestellung im Einkaufskonto oder Bestellsystem des Unternehmens.

Dies bedeutet, dass Unternehmen ihre tatsaechlichen Bestandsmengen oder COGS erst am Ende ihres Abrechnungszeitraums sehen koennen, was Wochen, Monate oder Quartale sein koennten.

Da die periodische Inventarmethode keine Echtzeitverkaufsdaten zur Messung der COGS enthaelt, muessen sie manuelle Berechnungen verwenden-

Beginning Inventory Value + Kosten fuer Lagerbestaende Ending Inventory Value = COGS

Das periodische Inventarmodell wird normalerweise von Organisationen mit mehreren aehnlichen Produktlinien oder hohen Lagermengen und haben nicht die Moeglichkeit, regelmaessige Zaehlungen durchzufuehren. Waehrend diese Methode Zeit spart, treten Unternehmen tendenziell Ungenauigkeiten in ihren Bestandsdaten auf.

Perpetual vs. Periodisches Inventarsystem

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Die unbefristeten und periodischen Inventarsysteme sprechen verschiedene Arten von Unternehmen an, da sie einzigartige Vorteile bieten. Waehrend eine unbefristete Bestandsaufnahme es Unternehmen ermoeglicht, Lagerbestaende in Echtzeit zu sehen, ist die periodische Methode weniger zeitaufwendig.

Es gibt jedoch einige andere wichtige Unterschiede-

  • Kaufkonto Ein Kaufkonto

wird nur in einem periodischen Inventarsystem verwendet, da die unbefristete Methode das Bestandskonto fuer jede Bestellung belastet. Alle Produktruecksendungen werden spaeter dem Lagerbestandskonto gutgeschrieben.

  • Kosten der verkauften Waren

Im Periodensystem wird COGS am Ende des Abrechnungszeitraums manuell berechnet, indem der Lagerbestand zu Beginn und am Ende des Zyklus verglichen wird. Unbefristete Bestandsaufnahme verwendet automatisierte Systeme, um das COGS-Konto bei jedem Verkauf und Aktienkauf zu aktualisieren.

  • Verkaufstransaktionen Im

Periodensystem wird am Ende des Berichtszeitraums, in dem die COGS berechnet wird, nur eine Dateneingabe vorgenommen. Bei unbefristeter Lagerbestaende werden Verkaeufe gemeldet, sobald sie eintreten.

  • Schlusseintraege

Abschlussbuchungen gelten nur fuer periodische Inventarsysteme zur Aktualisierung von Lagerbestaenden und COGS.

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  • Tracking
Das Periodensystem macht es schwierig, Inventar- und Buchhaltungsunterlagen zu verfolgen, da es in jedem Berichtszeitraum nur einen Eintrag gibt.

Unbefristete Inventarsysteme protokollieren detaillierte Eintraege fuer jede Bestellung und Transaktion und geben Unternehmen Einblick in die Fluktuationsraten. Dies ermoeglicht es Unternehmen, ihre Funktionen, internen Ablaeufe und Lagerhaeuser zu optimieren, um den Umsatz zu steigern.

  • Paper Trail
Die umfangreiche Papierspur, die ewige Inventarsysteme hinterlassen, verbessert die Entscheidungsfindung des Unternehmens. Stakeholder koennen auf fruehere Berichte verweisen, um ihre Bestellstrategien zur Aufrechterhaltung eines gesunden Bestands zu verbessern.

  • Lagerverwaltungskosten
Durch die Automatisierung der Berichterstattung mit einem unbefristeten Inventarsystem erfahren Unternehmen reduzierte Arbeits- und Verwaltungskosten. Unternehmen sollten jedoch weiterhin Kontrollen der Inventur durchfuehren, um Diebstahl, Verderb und andere Diskrepanzen zu erkennen.

  • Bedarfsprognosen
Obwohl Tabellenkalkulationen sich hervorragend fuer schnelle Momentaufnahmen von Bestandsmengen eignen, sind sie nicht sehr nuetzlich, um die zukuenftige Nachfrage zu prognostizieren. Daher sollten Unternehmen, die ihre Business Intelligence erweitern moechten, unbefristete Inventarsysteme in Betracht ziehen.

Durch die Integration des POS und die Bestellung von Software in Prognoseloesungen kann die Loesung maschinelles Lernen und Algorithmen verwenden, um schwankende Nachfrage vorherzusagen. Dies ermoeglicht es Unternehmen, die Beschaffung zu optimieren, um den Umsatz zu steigern und die Lagerkosten zu minimieren.

Wie funktioniert ein unbefristetes Inventarsystem?

Das unbefristete Inventarmodell wird staendig aktualisiert, wenn Produkte gekauft und verkauft werden, was die Datengenauigkeit und -effizienz verbessert. In der Regel folgen unbefristete Inventarsysteme fuenf grundlegende Schritte-

1. Implementierung eines Point-of-Sale-Systems

Eine POS-Loesung zeichnet Transaktionen aus allen Vertriebskanaelen auf, wie sie auftreten, und sendet die Informationen an das integrierte Bestandsverwaltungssystem. Dies wird haeufig in Lebensmittelgeschaeften gesehen, wenn Kassierer die Barcodes scannen und der Computer das Produkt sofort erkennt.

2. Aktualisieren Sie die Kosten der verkauften Waren

In aehnlicher Weise verwendet die Inventarsoftware Beschaffungsrechnungen und -transaktionen, um ihre COGS-Berechnungen zu aktualisieren und die Finanzberichterstattung zu verbessern.

3. Anpassen von Nachbestellpunkten

Da die Kundennachfrage schwankt, tauscht das POS-System Transaktionsdaten mit Bestandsverwaltungs- und Bestellloesungen aus, damit sie die Nachbestellpunkte verbessern koennen. Durch die Aufrechterhaltung optimaler Lagerbestaende koennen Unternehmen ueber- oder nachbestellende Produkte vermeiden, wodurch Gewinne einschraenken koennen.

4. Bestellungen generieren

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Durch die Integration aller Verwaltungsloesungen koennen niedrige Lagerbestaende automatisch Nachbestellpunkte ausloesen und eine neue Bestellung generieren. Auf diese Weise koennen Mitarbeiter die Anfrage ueberpruefen und genehmigen, die dann an den Lieferanten gesendet wird.

Mit der Automatisierung koennen Unternehmen menschliche Fehler und die Ressourcen reduzieren, die zur Regulierung der Lagerbestaende erforderlich sind. Es stellt auch sicher, dass Unternehmen Lagerbestaende und Rueckstaende verhindern koennen.

5. Integrieren Sie empfangene Produkte

Sobald Lagerbestandssendungen das Lager erreichen, muss ein Mitarbeiter die Pakete scannen, um Einheiten in die Managementsoftware einzugeben. Dadurch werden die Mengen in alle Vertriebskanaele integriert, sodass Kunden mit dem Kauf der Produkte beginnen koennen.Die

Mitarbeiter muessen jedoch zuerst die Lieferliste, die Bestellung, die Rechnung und die physischen Einheiten ueberpruefen, um sicherzustellen, dass alle Artikel vorhanden und intakt sind. Andernfalls koennen Unternehmen Lagerbestandsdiskrepanzen durch falsche Sendungen oder beschaedigte Waren erfahren.

Dinge, die vor der Auswahl eines Inventarsystems

bei der Wahl zwischen einem unbefristeten und einem periodischen Inventarsystem zu beruecksichtigen sind, sind viele Faktoren zu beruecksichtigen, darunter-

Bestandsgroesse

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Die Anzahl der Mitarbeiter und die Menge der Ressourcen, die fuer die adaequate Verwaltung von Produkten benoetigt werden, haengt vollstaendig von der Groesse des Inventars ab.

Waehrend es fuer Startups leicht sein kann, ihre Artikel manuell mit dem Periodensystem zu zaehlen, ist dies fuer groessere Unternehmen moeglicherweise nicht sinnvoll. Unternehmen, die aktiv auf Expansion hinarbeiten, sollten auch fuer die Zukunft planen und ihren langfristigen Bestandsbedarf prognostizieren

Geschaeftsstandorte

In aehnlicher Weise benoetigen Unternehmen mit mehreren Standorten Software, die Inventardaten von jedem Standort und Vertriebskanal integrieren kann.

Andernfalls koennten Manager Artikel leicht ueberlagern, was zu unnoetigen Warteschwendungen fuehren kann. Mit Managementloesungen koennen Unternehmen auf Knopfdruck Produkte in der gesamten Lieferkette lokalisieren.

Transaktionsvolumen

Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Transaktionsebenen, je nachdem, wo es sich im Lebenszyklus befindet. Waehrend Startups moeglicherweise immer noch einen treuen Kundenstamm schaffen, koennen etablierte Unternehmen ein konstant hohes Transaktionsvolumen aufweisen.

Unternehmen mit mehr taeglichen Transaktionen benoetigen ein Inventarsystem, das die Mengen bei jedem Kauf und Verkauf haeufig aktualisiert.

Budgetbeschraenkungen

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Waehrend unbefristete Inventarsysteme eine Erstinvestition erfordern, eliminiert die Automatisierung die Notwendigkeit menschlicher Eingriffe und senkt die Arbeitskosten auf lange Sicht.

Auf der anderen Seite erfordern periodische Inventarsysteme manuelle Zaehlungen, jedoch nur einmal pro Abrechnungsperiode. Daher muessen Manager ihr Budget und ihre Managementanforderungen einschaetzen, um zu bestimmen, welche Option fuer ihren Betrieb am kosteneffizientesten ist.

Vorteile eines unbefristeten Inventarsystems

Es gibt zahlreiche Vorteile, die unbefristete Inventarsysteme Unternehmen bieten, darunter-

Zugriff auf Echtzeitdaten

Mit kontinuierlichen Updates bieten permanente Systeme Zugriff auf Inventarberichte in Echtzeit, die sich bei jeder Transaktion aendern und die Datengenauigkeit erheblich verbessern.

Erstellen eines Paper Trail

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Durch die Verfolgung aller Bestandsbewegungen in der gesamten Lieferkette erstellen Unternehmen eine umfangreiche Papierspur. Dies ist hilfreich, um das Supply Chain Management zu verbessern, Engpaesse zu lokalisieren und Lagerbestaende zu optimieren.

Senkung der Verwaltungskosten

Durch die Beibehaltung niedriger Lagerbestaende koennen Unternehmen ihre Bestell-, Lager- und Lagerkosten minimieren. Durch die Integration von Systemen werden Nachbestellungen auch automatisiert, damit Lagerhaeuser Arbeitskosten sparen koennen.

Automatisierte Berechnungen

Waehrend einige Unternehmen immer noch manuelle Methoden zur Berechnung von Salden zum Jahresende verwenden, aktualisieren unbefristete Inventarsysteme die Finanzunterlagen kontinuierlich. Dies spart Zeit und Arbeit, die erforderlich ist, um die Bestandsdaten fuer ein Jahr zu konsolidieren, was zu menschlichem Versagen fuehren kann.

Verbesserte Nachfrageprognosen

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Unternehmen sind nicht in der Lage, zukuenftige Anforderungen mit periodischen Bestandssystemen genau zu prognostizieren, da sie keine Umsatztrends zeigen.

Auf der anderen Seite bieten ewige Bestandsloesungen die Analyse, die erforderlich ist, um die zukuenftige Nachfrage vorherzusagen. Mit einer genauen Nachfrageprognose koennen Unternehmen ihre Lagerbestaende optimieren, um von den neuesten Trends zu profitieren.

Ungedeckte Diskrepanzen

Durch die Kombination der unbefristeten Bestandsmethode mit gelegentlichen physischen Bestandszaehlungen koennen Unternehmen Diskrepanzen schnell erkennen und beheben. Mit detaillierten Eintraegen koennen Manager interne Diebstahl-, Schrumpfungs- und wiederholte Zaehlfehler untersuchen.

Hilfreiche Funktionen von Inventory Software

Waehrend es zahlreiche Bestandsverwaltungs- und Bestellsysteme auf dem Markt gibt, sollten Geschaeftsinhaber nach Loesungen suchen mit-

Barcoding und Tagging

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Barcoding, Tagging und andere Automatisierungstools eliminieren das Risiko menschlicher Fehler, die in manuellen Dateneingaben enthalten sind. Durch die Implementierung von Barcodes in Bestandsverwaltungsverfahren koennen Unternehmen den Zeitaufwand fuer Mitarbeiterschulungen, Zykluszahlen und Nachbestellungen minimieren.

Inventory Tracking

Erweiterte Inventarsysteme koennen Daten von jedem Standort austauschen, sodass Mitarbeiter Bestaende finden koennen. Auf diese Weise koennen Unternehmen Produkte zwischen ihren Standorten uebertragen, bevor sie Bestellungen einreichen, wodurch die Lagerbestandskosten gesenkt werden.

Reporting Tools

Die meisten Bestandsverwaltungssysteme bieten Berichtstools, die eine detaillierte Analyse bestimmter Produktelemente generieren, z. B.-

  • Umsatzraten
  • Gewinnmargen
  • Standort
  • Produktvarianzen
  • Kosten

Berichtstools unterstuetzen datengesteuerte Entscheidungsfindung, damit Unternehmen fundierte, schnelle Entscheidungen treffen koennen.

Prognosen

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Angesichts eines schlechten Einblicks in die Bestandsnutzung und Nachfragetrends koennen Unternehmen Produkte auf oder ueber Lager nehmen, die entweder zu Umsatzeinbuchten oder erhoehten Holdingkosten fuehren und die Rentabilitaet einschraenken. Ausbuchungen koennen Kunden auch frustrieren und sie mit verfuegbaren Produkten an Wettbewerber senden.

Daher sollten Unternehmen sicherstellen, dass ihre Bestandsverwaltungssoftware die Verkaufstrends fuer jede Produktlinie verfolgen kann, um zukuenftige Anforderungen zu ermitteln.

Automatisierte Warnungen

Vor moderner Inventarsoftware mussten die Mitarbeiter die Bestandsdaten ueberwachen, um den abnehmenden Lagerbestand aufzufuellen. Jetzt senden fortschrittliche automatisierte Systeme Warnungen, wenn Produkte unter ein gesundes Niveau fallen, was eine Nachbestellung ausloest. Unternehmen koennen auch Warnungen fuer Folgendes programmieren-

  • Anomalien
  • Eingehende Sendungen Anmerkungen
  • von Lieferanten
  • Verzoegerte Lieferungen
  • Updates

Dies stellt sicher, dass Unternehmen Probleme beheben koennen, wenn sie fuer eine schnelle Loesung auftreten.

Integration von

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Integrationsfaehigkeiten ist ein Muss fuer Unternehmen, die ihre Intelligenz erweitern moechten. Inventarsoftware mit Integrationsfunktionen kann mit anderen Managementsystemen verbunden werden, einschliesslich-

  • Point-of-Sale
  • Nachfrageprognosen
  • Schlangung
  • Mitarbeiterverwaltung

Durch die Integration der gesamten Software koennen Unternehmen detailliertere Generationen Berichte und umsetzbare Erkenntnisse zur Optimierung interner Prozesse.

Sicherheit Die

Datensicherheit sollte fuer Unternehmen, die mit sensiblen Finanz-, Inventar- und Kundeninformationen umgehen, immer oberste Prioritaet haben. Daher muessen Eigentuemer sicherstellen, dass ihre Inventarloesung ueber Firewalls und Schutzmassnahmen verfuegt, um eingehende und ausgehende Daten zu schuetzen.

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