Operationsplan | 8 mins read

So erstellen Sie einen Operationsplan - Leitfaden fuer Management

how to create an operational plan guide for management

By

Die Unternehmen von heute bestehen aus komplexen Operationen mit Abteilungen und Teams, die zusammenarbeiten, um gemeinsame Ziele zu erreichen. Was ein Unternehmen jedoch erfolgreich macht, ist die Richtung. Untersuchungen zufolge ist der fehlende Fokus einer der zehn wichtigsten Gruende fuer das Scheitern von Startups.

Eine Moeglichkeit, sicherzustellen, dass das Unternehmen jederzeit weiss, wohin es geht, ist die Erstellung eines Betriebsplans. Waehrend viele Geschaeftsinhaber und Manager verstehen, wie wichtig strategische Plaene sind, fehlt ihnen oft ein kritisches logistisches Element. Dies ist, wo ein Operationsplan ins Spiel kommt.

Operative Planung erklaert

operational planning explained 1610399834 1337

Ein Betriebsplan ist ein umfassender und umsetzbarer Plan, der definiert, wie die Funktionen und Aktivitaeten einer Abteilung oder eines Teams zu den allgemeinen Geschaeftszielen einer Organisation beitragen. Kurz gesagt beschreiben die Betriebsplaene die alltaeglichen Aufgaben, die erforderlich sind, um ein Unternehmen am Laufen zu halten.

Wenn es richtig gemacht wird, stellt ein Betriebsplan sicher, dass alle Manager und Mitarbeiter ihre jeweiligen Rollen und Verantwortlichkeiten kennen. Der Betriebsplan beschreibt auch, wie Menschen ihre Arbeit innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens ausfuehren sollten. Die Abbildung der taeglichen Prozesse und Aktivitaeten in der Organisation schafft einen klaren Weg, auf dem alle zu den geschaeftlichen und operativen Zielen des Unternehmens beitragen koennen.

Idealerweise sollte ein Operationsplan die folgenden Fragen beantworten-

  • Welche Aufgaben und Strategien muessen erfuellt werden?
  • Wer ist fuer diese Aufgaben und Strategien verantwortlich?
  • Wie sieht der Zeitplan fuer jede Strategie aus?

In vielerlei Hinsicht kann der Betriebsplan eines Unternehmens mit einer Bedienungsanleitung verglichen werden. Es dient als Leitfaden fuer das Unternehmen und seine wichtigsten internen Stakeholder (von der C-Suite bis hin zu Ranking und File-Mitarbeitern) und hilft ihnen, ihren taeglichen Betrieb auf eine Weise auszufuehren, die mit den uebergreifenden, langfristigen Zielen des Unternehmens uebereinstimmt.

Online employee scheduling software that makes shift planning effortless.
Try it free for 14 days.

Operative Planung vs. Strategische Planung

operational planning vs strategic planning 1610399834 8515

Viele Unternehmen verwenden die Begriffe strategische Planung und Betriebsplanung haeufig austauschbar. In Wahrheit beziehen sich diese Begriffe jedoch auf zwei sehr unterschiedliche Dinge.

Ein strategischer Plan definiert die hochrangigen Ziele eines Unternehmens, seine Mission und seine Vision. Diese Plaene sehen das Gesamtbild und zeigen, wie das Unternehmen seine Ziele und die notwendigen Projekte messen wird, um sie zu erreichen.

Im Gegensatz dazu betrachtet ein Betriebsplan die logistische Seite der Dinge. Diese Plaene geben einen granularen Ueberblick darueber, was das Unternehmen tun sollte, um seine Ziele zu erreichen, die an diesen Massnahmen beteiligten Personen und wie lange dieser Prozess dauern wird.

Zeitrahmen

Ein strategischer Plan zeichnet in der Regel die langfristigen Ziele der Organisation fuer die naechsten fuenf Jahre oder laenger auf.

Der Operationsplan hingegen definiert die spezifischen Massnahmen zur Erreichung dieser Ziele auf woechentlicher, monatlicher, vierteljaehrlicher oder jaehrlicher Basis.

Ziele Ziel

eines strategischen Plans ist es, die langfristige Vision des Unternehmens zu definieren und wie die gesamte Organisation diese erreichen kann.

Im Gegensatz dazu geht ein operativer Plan tiefer in die Abteilungen und Stakeholdergruppen ein, aus denen das Unternehmen besteht. Mit anderen Worten, ein grosses Unternehmen kann mehrere Betriebsplaene haben - einen fuer jede Abteilung und, falls erforderlich, jedes Team.

Online employee scheduling software that makes shift planning effortless.
Try it free for 14 days.

Planerstellung

plan creation 1610399834 1339

Im Allgemeinen liegt die Aufgabe, einen strategischen Plan zu erstellen, einer hochrangigen Fuehrung. In den meisten Unternehmen waere dies die C-Suite oder das Fuehrungsteam. Sobald der Plan erstellt wurde, wird er von abteilungsuebergreifenden Teams verbreitet und umgesetzt, um seinen Erfolg sicherzustellen.

Auf der anderen Seite sind die verschiedenen Abteilungsleiter und Teamleiter des Unternehmens fuer die Erstellung ihrer Betriebsplaene verantwortlich. Waehrend jeder Betriebsplan auf die entsprechende Abteilung oder das entsprechende Team zugeschnitten ist, ist seine erfolgreiche Umsetzung entscheidend fuer den Erfolg des Strategieplans.

Angenommen, die Marketingabteilung hat eine Reihe von Aktivitaeten fuer die naechsten 12 Monate skizziert. Der Erfolg dieser Aktivitaeten fuehrt zu mehr Verkaufschancen und mehr Umsatz.

Budget

Das Budget fuer die Erstellung und Umsetzung eines strategischen Plans stammt aus dem strategischen Budget einer Organisation. Dieses Budget wird in der Regel die Ausgaben pro Jahr aufschluesseln, abhaengig vom definierten Zeitrahmen des strategischen Plans.

In der Zwischenzeit stammt das Budget eines Operationsplans aus dem Jahresbudget der Abteilung. Wenn es notwendig ist, das Jahresbudget der Abteilung zu reduzieren, sollten Sie Anpassungen an Orten vornehmen, die nicht mit dem Strategieplan uebereinstimmen.

Wenn eines der langfristigen Verkaufsziele des Strategieplans beispielsweise darin besteht, den Online-Umsatz zu steigern, ist es sinnvoll, das Budget fuer stationaere Operationen zu reduzieren, bevor Sie etwas mit E-Commerce tun.

Berichterstattung Die Berichterstattung fuer strategische Plaene beinhaltet die Betrachtung der Leistung des Unternehmens auf der Grundlage der im Strategieplan definierten Kennzahlen und Key Performance Indicators (KPIs). Berichte und Besprechungen finden in der Regel jaehrlich statt und konzentrieren sich auf hochrangige KPIs.

Umgekehrt geben Betriebsberichte einen Ueberblick ueber die Projekte, Aufgaben und Unteraufgaben, an denen Teammitglieder gearbeitet haben. Diese Berichte koennen woechentlich, monatlich oder vierteljaehrlich erstellt werden.

Wie dem auch sei, die Berichterstattung ist ein kritischer Prozess, der Fuehrungskraeften und Teammitgliedern ueber den Status und die Leistung jedes Projekts informiert.

So erstellen Sie einen Operationsplan

how to create an operational plan 1610399834 1213

Waehrend verschiedene Organisationen ihren einzigartigen Ansatz fuer die Betriebsplanung verfolgen, haben die besten Plaene alle eine Sache gemeinsam - ein klar definiertes Ziel, auf das sich jeder in einer Abteilung, Gruppe oder einem Team konzentrieren kann.

Um einen Plan zu erstellen, koennen Abteilungsleiter und Manager diese grundlegenden Schritte ausfuehren.

1. Zeichnen Sie den Operationsplan

Wie bei jedem Projektplan beginnt ein Betriebsplan mit einem allgemeinen Ueberblick ueber seinen Zweck. Beginnen Sie mit der Visualisierung der Hauptfunktionen des Plans, einschliesslich erforderlicher Aufgaben, Ziele, Personalbedarf und Managementprozesse, um sicherzustellen, dass alle auf optimalem Niveau arbeiten.Der

Beginn einer Vision erleichtert es, mit der Zielsetzung fortzufahren und die notwendigen Schritte zur Erreichung dieser Ziele zu erforschen.

2. Ziele setzen

Nach der Visualisierung des Plans koennen die Manager mit der Bauphase fortfahren, die in der Regel die Erforschung und Identifizierung von Zielen beinhaltet. Obwohl jeder Betriebsplan einzigartig ist, versuchen alle Plaene, diese haeufig gestellten Fragen zu beantworten-

  • Wie hoch ist das Budget der Abteilung? Vergleichen Sie dieses Budget mit dem Vorjahr, Quartal oder Monat.
  • Wie ist der aktuelle Stand des Teams? Betrachten Sie die Dinge aus der Perspektive von Budget, Ressourcen und einzelnen Teammitgliedern.
  • Wo muss das Team im naechsten Monat, Quartal oder Jahr sein?
  • Welche Schritte muessen unternommen werden, damit das Team dorthin kommt?
  • Welche Metriken und KPIs sollten verwendet werden, um den Fortschritt der Abteilung oder des Teams zu messen? Diese Leistungsindikatoren koennen die Anzahl der hergestellten Waren, die Anzahl der erworbenen Kunden, die Kosten fuer die Kundenakquise und die Anzahl der generierten Leads umfassen.
Die
Beantwortung dieser Fragen erfordert eine Kombination aus qualitativer und quantitativer Forschung, einschliesslich Interviews mit Mitarbeitern und Analysen historischer Daten (z. B.

3. Planen des Budgets

3plan the budget 1610399834 9505

Nach der Abbildung der Ziele des Operationsplans koennen Manager dann das erforderliche Budget fuer alle Projekte, Aufgaben und Aktivitaeten planen.

Wie bereits erwaehnt, sollte das Budget eines Operationsplans aus dem Jahresbudget der Abteilung stammen. Dies macht das Budget zum wichtigsten Faktor, den Sie bei der Zuweisung von Aufgaben, der Zuweisung von Ressourcen und der Planung der Gehaelter von Teammitgliedern beruecksichtigen muessen.

Es ist auch eine gute Idee, Feedback vom Rest des Teams zu erhalten. Moeglicherweise wurden einigen Personen Rollen zugewiesen, die besser fuer andere geeignet sind, oder bestimmte Phasen sind moeglicherweise besser von Prozessen abgeschnitten.

4. Erstellen eines Systems fuer die Berichterstattung

Nach der Abbildung der Elemente des Betriebsplans, von ihren Zielen und Zielen bis hin zu den Leistungen, den Personalbedarf und den Zeitrahmen, koennen Abteilungsleiter ein System zur Meldung des Fortschritts des Plans aufbauen.Die

Berichterstattung ist eine kritische Funktion, die nicht nur zeigt, ob der Betriebsplan funktioniert, sondern es der Abteilung auch ermoeglicht, sich gegenueber Stakeholdern, Fuehrungskraeften und anderen Abteilungsleitern zur Rechenschaft zu ziehen. Diese Personen werden die Fortschritte des Betriebsplans ueberpruefen wollen.

5. Nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen vor

Wie bei jedem Projekt oder Unternehmen ist es wichtig, dass Sie bereit sind, Aenderungen vorzunehmen und Anpassungen vorzunehmen. Wenn das Team beispielsweise die sechs- oder zwoelfmonatige Benchmark mit weniger als wuenschenswerten Ergebnissen erreicht, sollten die Manager einen Drilldown zu den Aktivitaeten und Prozessen durchfuehren, die nicht wie erwartet ausgefuehrt wurden.

Bei Anpassungen ist es auch eine gute Idee, Teammitglieder einzubeziehen und ein Buy-In bei den Stakeholdern einzurichten. Dies erleichtert die Verfeinerung des Betriebsplans auf der Grundlage von echtem Feedback.

Wesentliche Elemente eines Operationsplans

essential elements of an operational plan 1610399834 1148

Jeder Betriebsplan hat mehrere gemeinsame Elemente, die dem Plan Zweck und Richtung geben. Zu diesen Elementen gehoeren-

Mission

Letztendlich ist ein operationeller Plan ein taktisches Instrument zur Umsetzung eines strategischen Plans.

Der strategische Plan sieht auch die Mission des Operationsplans vor und bietet das Warum fuer jedes Projekt, jede Aufgabe, jeden Prozess oder jede Aktivitaet, an der eine Abteilung oder ein Team arbeitet. Ohne dieses grundlegende Element wird das Schreiben eines Betriebsplans dem Planen einer Reise ohne nentliches Ziel aehnliches sein.

Value Proposition

Ein Wertversprechen ist eine Erklaerung oder eine kurze Beschreibung, die beantwortet, warum jemand Kunde, Kunde oder Partner der Organisation werden sollte. Es sollte auch potenziellen Kunden mitteilen, warum das Produkt oder die Dienstleistung des Unternehmens ein guenstigeres Preis-Leistungs-Verhaeltnis bietet als aehnliche Angebote von Wettbewerbern.

Im Rahmen der operativen Planung betont ein Wertversprechen die Staerken und die Mission des Unternehmens. Dies hilft der Abteilung oder dem Team, sich darauf zu konzentrieren, warum das Unternehmen Geschaefte taetigen.

Ziele und Ziele

Ein haeufiges Problem bei Betriebsplaenen besteht darin, dass je komplexer sie sind, desto unwahrscheinlicher ist es, dass Menschen ihnen auf den Buchstaben folgen. Der Schluessel zur Vermeidung dieses Problems besteht darin, spezifische Ziele fuer den Betriebsplan festzulegen und ihn in kleinere Ziele aufzuteilen.

Nehmen wir zum Beispiel an, dass das Marketing-Team eines Unternehmens ueber einen Betriebsplan verfuegt, der 12 Monate umfasst. Ziel ist es, den Umsatz gegenueber dem Vorjahr um 25% zu steigern. Der Plan kann in monatliche Ziele unterteilt werden, z. B. die Erhoehung des Website-Traffics im Januar, die Generierung von Leads im Februar, die Verbesserung der Conversion-Raten im Maerz und so weiter.

Metriken und KPIs

metrics and kpis 1610399834 3681

Kein Betriebsplan ist vollstaendig ohne ein System zur Messung seiner Effektivitaet und seines Erfolgs. Dies bedeutet, dass der Plan eine Liste von Metriken und KPIs definieren sollte. Es ist jedoch genauso wichtig, die richtigen Dinge zu messen.

Die besten Metriken und KPIs sind Fruehindikatoren, die Massnahmen sind, die zeigen, was das Team in Zukunft erwarten kann. Durch die Vorhersage zukuenftiger Ergebnisse ermoeglichen Fruehindikatoren dem Team, Anpassungen vorzunehmen, bevor es zu spaet ist.

Im Gegensatz dazu sind nacheilende Indikatoren Massnahmen, die sich erst dann bemerkbar machen, wenn eine signifikante Verschiebung stattgefunden hat - mit anderen Worten, wenn es zu spaet ist, Massnahmen zu ergreifen.

Staendige Kommunikation

Die Wichtigkeit der Kommunikation und Einrichtung eines Buy-Ins mit dem gesamten Team kann nicht genug betont werden. Schliesslich ist ein Betriebsplan nur dann wirksam, wenn sich Menschen dafuer einsetzen, ihn auszufuehren.

Nehmen Sie sich bei der Einfuehrung eines Betriebsplans die Zeit, die ausgewaehlten KPIs mit der gesamten Abteilung zu besprechen. Dadurch wird sichergestellt, dass jeder versteht, warum diese KPIs ausgewaehlt wurden, warum sie wichtig sind und wie sie dem Unternehmen helfen werden, seine Geschaeftsziele zu erreichen.Wenn

die Dinge in Gang kommen, sollten Sie regelmaessige Besprechungen abhalten, um den Fortschritt dieser KPIs zu ueberpruefen und alle Blocker zu besprechen, die die Faehigkeit des Teams beeintraechtigen, effizient zu funktionieren.

constant communication 1610399835 3528

Mit einem detaillierten Betriebsplan sollte jede Organisation ueber die Tools und Anleitungen verfuegen, um effizient zu funktionieren und letztendlich ihre Geschaeftsziele zu erreichen.

 cta content inline and exit intent
PLANEN SIE EINE DEMO