Rechnungsbearbeitung Die | 9 mins read

Schritte zur Rechnungsverarbeitung Leitfaden fuer effizientes Rechnungsmanagement Die

invoice processing steps guide to efficient invoice management

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Die Buchhaltung kuemmert sich um den Cashflow, indem sie Verkaeufe, Rechnungen und Rechnungszahlungen koordiniert.

Wenn diese Vorgaenge nicht ausgeglichen sind, koennen Manager die finanzielle Leistung und den Gesamtzustand des Unternehmens nicht genau einschaetzen. Daher muessen Kreditorenbuchhaltung und Forderungen ein effizientes Abrechnungssystem einrichten, das Finanzdokumente in Echtzeit verwaltet. Die

Rechnungsverarbeitung ist eine Struktur, die eingehende Rechnungen und den Genehmigungsprozess organisiert, damit Unternehmen verspaetete Gebuehren, Kreditabzuege und andere Strafen vermeiden koennen. Ohne ein adaequates System laufen Unternehmen Gefahr, Zahlungen zu verpassen, ihren Kredit zu ruinieren und sogar ihre Lieferantenbeziehungen zu gefaehrden.

Was ist Rechnungsverarbeitung?

what is invoice processing 1613595334 4283

Bei der Rechnungsverarbeitung gehen Unternehmen mit Lieferantenrechnungen von der Ankunft bis zur Abschlusszahlung um. Dieser Prozess beginnt, wenn das Unternehmen seine Rechnung erhaelt, sei es in Papierform, PDF oder digital, und die Manager pruefen sie mit der urspruenglichen Bestell- und Zahlungsfrist. Wenn alles uebereinstimmt, werden Zahlungen puenktlich und in den richtigen Massnahmen geleistet.

Der Rechnungsprozess ist entscheidend fuer die Aufrechterhaltung des Cashflows und der ausgeglichenen Konten im gesamten Unternehmen Wenn dies genau durchgefuehrt wird, begrenzt die Rechnungsstellung das Risiko des Unternehmens gegenueber externen Risiken wie Betrug und Diebstahl. Ausserdem wird sichergestellt, dass alle Zahlungen puenktlich geleistet werden, um verspaetete

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Schritte zur Rechnungsverarbeitung Die

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Rechnungsverarbeitung wird vollstaendig von der Kreditorenbuchhaltung (AP) abgewickelt und besteht aus vier Schritten.

1. Erhalten Sie die Rechnung

Der Prozess beginnt, wenn AP eine Rechnung von einem ihrer Lieferanten erhaelt, nachdem sie ihre Pflicht bereits erfuellt haben. Die Rechnung sollte Folgendes enthalten.

  • Das Datum, an dem der Lieferant die Rechnung gesendet hat
  • Kontaktinformationen fuer den Lieferanten und den Kaeufer
  • Kaufdetails, einschliesslich der Produkte, Dienstleistungen und Preise
  • Zahlungsdetails


Alle diese Informationen muessen vorhanden sein, damit die Mitarbeiter passen Sie es mit ihrer vorherigen Bestellung an, um sicherzustellen, dass sie nicht ueberlastet werden. Wenn die Details nicht uebereinstimmen, sollten sich Manager an den Anbieter wenden, um etwaige Unstimmigkeiten zu beheben.

2. Notieren Sie die Rechnungsdaten

Diese Daten werden ueberprueft und in das Abrechnungssystem eingegeben, entweder manuell von einem AP-Sachbearbeiter oder elektronisch ueber Software. Manuelle Dateneingaben fuehren jedoch haeufig zu Fehlern wie Nebentypen. Diese Methode ist ebenfalls ineffizient und erfordert mehr Arbeit und Ressourcen, was die Ausgaben erhoeht.

Neben der Speicherung der Rechnung sollten Unternehmen auch eine Kopie oder digitale Version der Rechnung erstellen, um ein Backup zu sichern. Rechnungskopien sind nuetzlich, wenn Anbieter Diskrepanzen feststellen oder versuchen, mehr Geld zu verlangen.

Unternehmen muessen jedoch ein organisiertes Anmeldesystem einrichten, das nicht zu viel Platz einnimmt und das Auffinden von Rechnungen erleichtert. Es ist wichtig, das Rechnungsaufzeichnungssystem aufrechtzuerhalten, da es ohne kontinuierliche Verwaltung schnell ueberladen werden kann.

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3. Die Rechnung zur Genehmigung senden

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Sobald die Rechnung ueberprueft und protokolliert wurde, muss AP die Rechnung zur endgueltigen Genehmigung senden, bevor er die Zahlung einreichen kann. Abhaengig von der Groesse des Unternehmens kann es zwei oder drei Fuehrungskraefte geben, die die Befugnis haben, Rechnungen zu genehmigen und abzulehnen.

Die groesste Determinante fuer die Geschwindigkeit des Genehmigungsprozesses ist das Medium, in dem er reist. Traditionell werden Rechnungen gedruckt und auf den Schreibtisch der Fuehrungskraft gelegt, wobei auf die Genehmigung gewartet wird. Dies verlaengert den Prozess tendenziell, da Mitarbeiter die Rechnung verlieren oder vergessen koennen, was haeufig zu verspaeteten Zahlungen und Strafen fuehrt.

Andere Unternehmen senden ihre Rechnungen als PDF per E-Mail. Aber auch hier koennen diese E-Mails uebersehen, geloescht und vergessen werden. Bei beiden Methoden muessen AP-Vertreter kontinuierlich bei den Fuehrungskraeften einchecken, um festzustellen, ob die Rechnung fertig ist und wertvolle Zeit verschwendet.

Auf der anderen Seite warnt die Abrechnungssoftware Fuehrungskraefte ueber eine universelle Schnittstelle vor neuen Rechnungen, um sicherzustellen, dass sie sie sofort erhalten. Wenn es nicht umgehend behandelt wird, sendet das System regelmaessige Warnungen, bis der Genehmigungsprozess abgeschlossen ist. Sobald die Rechnung genehmigt oder abgelehnt wurde, wird sie automatisch an AP zurueckgesendet, wo sie mit der Bearbeitung der Zahlung beginnen kann.

Unabhaengig von der Genehmigungsmethode sollten sich Unternehmen bemuehen, die Wartezeit zu verkuerzen, damit sie die Bearbeitungszeiten fuer Zahlungen minimieren und sich ein genaueres Bild von den Gewinnen machen koennen.

4. Bezahlen Sie die Rechnung

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Der letzte Schritt des Rechnungsprozesses besteht in der Uebermittlung der Zahlung. Dies kann bei separaten Rechnungen anders aussehen, da eine Entschaedigung an eine bestimmte Person oder die Abteilung eines anderen Unternehmens gesendet werden kann. Je nach Empfaenger kann sich der Zahlungsvorgang auch ueber Tage oder sogar Wochen erstrecken.

Das Abrechnungssystem spielt auch eine grosse Rolle bei der Zahlungsannahme, da E-Mail-Bestaetigungen verloren gehen oder ignoriert werden koennen. Daher sollte AP direkt mit dem Empfaenger sprechen, um sicherzustellen, dass er versteht, wie und wann er mit der Zahlung rechnen kann.

So berechnen Sie Rechnungspreise

Studien zeigen, dass die durchschnittliche Papierrechnung rund 15 US-Dollar kostet. Dies kann jedoch je nach Groesse und Ressourcen des Unternehmens erheblich variieren. Daher muessen Unternehmen ihren Rechnungsaufwand sorgfaeltig berechnen, indem sie die jaehrlichen Kosten des AP durch die Gesamtzahl der verarbeiteten Rechnungen dividieren.

1. Skizzieren Sie den Prozess Die

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Zuordnung des Rechnungsprozesses ist eine Herausforderung, da sie fuer jedes Unternehmen anders aussieht. Die Arbeitnehmer muessen sich Zeit nehmen und Folgendes identifizieren.

  • Herausforderung
    • Hindernis-Ineffizienz


Wenn AP den gesamten Prozess von Anfang bis Ende verfolgt, kann er die zeitaufwendigsten und teuersten Schritte bestimmen.

2. Betroffene Parteien identifizieren

Die Anzahl der Mitarbeiter, die an der Rechnungsverarbeitung beteiligt sind, hat auch Auswirkungen auf die Preisgestaltung, da das Unternehmen die Arbeit ergaenzen muss. Es ist wichtig, sich an Mitarbeiter ausserhalb der AP-Abteilung zu erinnern, einschliesslich Arbeitskraefte, die den Code, die Verwaltungsarbeit und den Genehmigungsprozess uebernehmen.

Groessere Unternehmen koennen sogar mehrere Abteilungen weiterentwickeln, daher muessen sie besonders vorsichtig sein, wenn sie ihren Prozess abbilden, um sicherzustellen, dass alle beruecksichtigt werden.

3. Zeitaufwand schaetzen

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Jetzt, da alle beteiligten Mitarbeiter identifiziert werden, muessen Manager bestimmen, wie lange jeder von ihnen fuer die Rechnungsbearbeitung ausgibt. Das Management sollte jede Partei fragen, welche Aufgabe sie bewaeltigen und wie lange sie dauert, um sie zu erledigen.

4. Stundenloehne berechnen

Wenn die Gesamtzeit berechnet wird, muessen Manager den Stundenlohn jedes Teilnehmers aufschluesseln, um zu bestimmen, wie viel Arbeitskosten der Prozess benoetigt. Wenn bestimmte Aufgaben schnell sind, muessen Manager moeglicherweise die Kosten pro Minute aufschluesseln.

5. Abschliessende Berechnungen abschliessen

Schliesslich muss das Management die Zeit multiplizieren, die mit dem Stundenlohn jedes Arbeitnehmers aufgewendet wird, um die endgueltigen Kosten pro Rechnung zu bestimmen.

Gruende fuer die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung

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Unternehmen, die immer noch manuelle Rechnungsverarbeitungsmethoden verwenden, sollten ueberlegen, wie der Wechsel zu Automatisierungswerkzeugen ihre Gesamtleistung verbessern koennte.

Minimieren Sie Human Error

E-Mails, Tabellen und Stift und Papier reichen nicht mehr aus, wenn es um die Rechnungsverarbeitung geht, da dies das Risiko menschlicher Fehler erhoeht. Bei jeder Dateneingabe muessen die Mitarbeiter ihre Handschrift und Berechnungen ueberpruefen, um Unstimmigkeiten zu vermeiden und wertvolle Zeit zu verschwenden.

Auf der anderen Seite automatisiert die Rechnungssoftware die Erfassung, Einreichung und Berichterstellung und minimiert das Risiko menschlicher Fehler. Wenn AP eine Rechnung erhaelt, kann er daher eine digitale Kopie erstellen, falls dies noch nicht geschehen ist, und sie in die Softwaredatenbank hochladen.

Auf diese Weise koennen Mitarbeiter das System anhand von Schluesselwoertern wie dem Lieferanten, dem Preis und der Produktbestellung durchsuchen, um das System leicht abrufen zu koennen.

Geld sparen

Mit den verschiedenen Softwareoptionen auf dem heutigen Markt koennen sich selbst kleine Unternehmen Managementsysteme leisten.

Waehrend der Erstkauf teuer sein kann, ueberwiegt die letztendliche Kapitalrendite (ROI) die Kosten der Loesung. Zumal Automatisierungstools sicherstellen, dass Rechnungen puenktlich bezahlt werden, damit Unternehmen Verzugsgebuehren vermeiden koennen. Dies stellt sicher, dass das Unternehmen bei den Lieferanten in gutem Zustand bleibt und hervorragende Kredite behaelt.

Einige Anbieter bieten sogar zusaetzliche Rabatte fuer Unternehmen an, die immer puenktlich bezahlen, um Anreize fuer die Zuverlaessigkeit zu bieten.

Reduzieren Sie unnoetige Kosten

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Durch die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben wie Einreichung, Aufnahme von Aufzeichnungen und andere Bueroarbeiten koennen Unternehmen Geld fuer Arbeit sparen. Die Software eliminiert auch Papierkram und reduziert Abfall und Geld fuer Buerobedarf.

Studien zeigen, dass Rechnungen in Papierform zwischen 12 und 30 US-Dollar kosten, waehrend automatisierte Rechnungen bis zu 3,50 US-Dollar kosten koennen. Waehrend der groesste Teil dieser Kosten auf Arbeit und Papier zurueckzufuehren ist, muessen Unternehmen auch die Lagerung ergaenzen. Ganz zu schweigen davon, ob die physische Rechnung verloren geht, muss AP den gesamten Vorgang wiederholen und die Kosten verdoppeln. Die

Rechnungssoftware ueberprueft auch die Dateneingaben und automatisiert Berechnungen, wodurch kostspielige Diskrepanzen vermieden werden.

Integrate Systems

Advanced Rechnungssoftware kann in bestehende Systeme integriert werden, um eine universelle Schnittstelle zu schaffen, auf der Mitarbeiter auf alle Daten zugreifen koennen. Beispielsweise kann AP seine Abrechnungs-, Lagerbestands- und Buchhaltungssoftware mit ihrer Rechnungsloesung kombinieren, sodass Daten automatisch zwischen den Systemen ausgetauscht werden. Dies erspart einem Mitarbeiter die manuelle Konsolidierung und den Austausch von Informationen.

Schuetzen Sie das Unternehmen vor Betrug

Leider werden viele Unternehmen Opfer von Rechnungsbetrug, bei dem sich jemand als Lieferant ausgibt, um Geld zu erhalten. Selbst grosse Unternehmen wie Google und Facebook haben einen Rechnungsbetrug erlebt, der mehr als 100 Millionen US-Dollar kostet. Obwohl diese Organisationen stabil genug waren, um diese Treffer zu ueberstehen, kann sich nicht jedes Unternehmen solche Verluste leisten.

Rechnungsbetrug kann auf verschiedene Arten passieren.

  • Gefaelschte Rechnungen
  • Doppelte Rechnungen von Lieferanten
  • Gefaelschte Unterschriften


Jede Rechnung wird jedoch mit Software ueberprueft und nur an autorisierte Mitarbeiter gesendet. Das System warnt Benutzer automatisch, wenn verdaechtige Aktivitaeten erkannt werden.

Erstellen der

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Berichtsgenerierung Einfache Berichte und Analysen sind ein wichtiger Schritt in jedem Geschaeftsbetrieb, von der Bestandsverwaltung bis zur Buchhaltung. Ohne Software kann dies umfangreiche Arbeit, Gehirnleistung und Ressourcen in Anspruch nehmen.
Mit fortschrittlichen Loesungen koennen Unternehmen auf einfache Weise Rechnungsberichte erstellen, die die

  • Rechnungsdaten
  • analysieren Rechnungsberechnungen
  • Auftragseingaenge
  • Bestellungen
  • Preistrends


Bei der Systemintegration zieht die Software diese Details aus allen relevanten Loesungen, damit Mitarbeiter mit einem einfachen Klick Berichte erstellen koennen. Detaillierte Berichte liefern wertvolle Einblicke, wie Unternehmen verschiedene Betriebsablaeufe verbessern koennen.

Tipps fuer das Rechnungsmanagement Der

Cashflow ist besonders wichtig fuer kleine Unternehmen, da sie so viel Kapital wie noetig erhalten muessen, um die Stabilitaet aufrechtzuerhalten.

Langsame Rechnungszahlungen koennen sich erheblich auf die Budgetierung und andere Finanzplanung auswirken. Daher muessen Unternehmen einen effektiven Rechnungsprozess einrichten, der eine rechtzeitige und genaue Zahlung sicherstellt.

Automatisieren Sie den Abrechnungsprozess

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Viele kleine Unternehmen glauben, dass automatisierte Abrechnungsloesungen fuer groessere Unternehmen gedacht sind, obwohl sie tatsaechlich erschwinglich und einfach zu navigieren sind. Bei Papierrechnungen riskieren Unternehmen immer, sie zu verlieren, einen Fehler zu machen und sogar Betrug. Ganz zu schweigen davon, dass herkoemmliche Rechnungen zeitaufwaendig sind, mehrere Mitarbeiter erfordern und schwer zu verfolgen sind.

Auf der anderen Seite speichert und uebertraegt die Abrechnungssoftware Rechnungen digital, um sicherzustellen, dass sie rechtzeitig empfangen werden. Fortschrittliche Loesungen ueberpruefen sogar die Daten, um Fehler in Echtzeit zu erkennen und doppelte Rechnungen, Fehlkalkulationen und verpasste Zahlungen zu vermeiden.

Erstellen von Rechnungsprueflisten

Unternehmen, die ueber Rechnungssoftware verfuegen, werden zur Klassifizierung der Rechnung aufgefordert, wichtige Informationen einzugeben.

    • Debito-Rechnungsnummer
  • Datum
  • Zahlungsvereinbarung (Zahlungsdatum, inkrementelle Zahlungen)
  • Handelsvertreter
  • Produktbestellung

    Festlegen des Rechnungszeitpunkts

    Viele grosse Projekte werden inkrementell und nicht vollstaendig bezahlt, um ihren Cashflow aufrechtzuerhalten. Dies kann woechentlich, monatlich und sogar vierteljaehrlich erfolgen.

    Diese Zahlungsplaene koennen jedoch mit mehreren Projekten nach unterschiedlichen Zeitplaenen schwer zu verwalten sein. Daher muessen Unternehmen einen Abrechnungsplan erstellen, um umgehend auf Rechnungen reagieren und die Erwartungen der Lieferanten zu verwalten.

    Zahlungsbedingungen ueberpruefen

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    Viele verspaetete Zahlungen sind auf Verwirrung bezueglich des Abrechnungsplans zurueckzufuehren. Um Strafen zu vermeiden, sollten Unternehmen die Zahlungsbedingungen ueberpruefen und sicherstellen, dass alle Parteien angemessene Erwartungen haben.

    Ueberwachen der Kreditorenbuchhaltung

    Nach der Implementierung des Rechnungsstellungsprozesses muss AP das System ueberwachen, um sicherzustellen, dass es Rechnungen effizient aufzeichnet und eingibt. Ein effizientes System sendet Rechnungen sofort nach einem Verkauf, loest den Genehmigungsprozess aus und ueberprueft regelmaessig die Vertragsbedingungen.

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