how procurement software helps restaurants

Last Updated On July 26, 2020 / Written By Michelle Jaco

Wie Procurement Software hilft

Restaurantbesitzer staendig sicherstellen muessen, dass sie genuegend Zutaten haben, um die Nachfrage zu decken. Es kann jedoch schwierig und zeitaufwaendig sein, Bestellungen von mehreren Lieferanten zu verwalten. Beschaffungssoftware kann helfen, indem der Prozess vereinfacht wird.

Was ist Procurement Software?

Beschaffungssoftware ist Software, die Unternehmen hilft, den Prozess des Kaufs von Lieferungen zu organisieren. Die Software enthaelt in der Regel Tools, die es Unternehmen erleichtern, Bestellungen zu taetigen und zu empfangen, ihren Kontakt mit verschiedenen Lieferanten zu kommunizieren und zu koordinieren und Aufzeichnungen ueber alle bisherigen Bestellungen bereitzustellen.

Die Software wird haeufig in andere Tools integriert, die ein Unternehmen verwendet, wie z. B. Bestandsverwaltung oder POS-Systeme, um dem Unternehmen eine optimierte Moeglichkeit zur Bestandsverwaltung zu bieten. Die

Verwendung einer Softwareloesung zur Pflege der Beschaffung kann eine Verbesserung gegenueber manuell sein. Denn die Beschaffungssoftware optimiert den Bestellprozess und spart Managern oder Geschaeftsinhabern Zeit und potenziell Geld.

Wie Procurement Software fuer

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Restaurants funktioniert, die Beschaffungssoftware verwenden moechten, sollten ueber die Software eine Verbindung zu ihren Lieferanten herstellen. Auf diese Weise koennen sie Auftraege taetigen und verwalten. Hier ist, wie es funktioniert.

Schritt 1 - Importieren von Lieferantenkatalogen
Der erste Schritt zum Einrichten von Beschaffungssoftware fuer ein Restaurant besteht darin, Lieferantenproduktkataloge zu importieren. Wenn Sie dies mit allen Lieferanten tun, mit denen Sie zusammenarbeiten, koennen Sie die aktuellsten Informationen an einem Ort sehen und einheitliche Auftraege von verschiedenen Lieferanten erstellen.

Sie koennen das Tool auch verwenden, um Produktinformationen von neuen Lieferanten anzufordern. Dies kann nuetzlich sein, wenn Sie sich Sorgen machen, sich auf eine kleine Anzahl von Unternehmen zu verlassen oder wenn Sie einen neuen Artikel zu Ihrem Menue hinzufuegen moechten, der jedoch bei Ihren bestehenden Lieferanten nicht verfuegbar ist.

Schritt 2 - Suchen Sie nach Produkten und erstellen Sie eine Bestellung
. Anschliessend koennen Sie die Kataloge innerhalb der Beschaffungssoftware nach den spezifischen Zutaten suchen, die Ihr Restaurant benoetigt. Fuegen Sie Artikel, die Sie kaufen moechten, zu Ihrer Bestellliste hinzu. Die Software erstellt einen einzigen Auftrag mit einer laufenden Gesamtsumme fuer jeden Lieferanten, so dass Sie genau wissen, wie viel Sie ausgeben.

Wenn Sie wahrscheinlich wiederholt eine Bestellung taetigen, koennen Sie benutzerdefinierte Bestellleitfaeden erstellen, die Sie verwenden koennen, wenn Sie wieder auffuellen muessen. Bei Bedarf koennen Sie die Software so einrichten, dass sie diese Anleitung zu vordefinierten Zeiten sendet.

Schritt 3 - Senden Sie die Bestellung
Sobald Sie mit der Bestellung zufrieden sind, ueberpruefen Sie sie und verwenden Sie die Software, um sie an Lieferanten zu senden. Selbst wenn Sie es mit mehreren Unternehmen zu tun haben, muessen Sie nur eine einzige Bestellung erstellen. Die Beschaffungssoftware sendet sie automatisch an einzelne Unternehmen.

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Schritt 4 - Keep up to Date
Restaurant-Manager koennen sich mit der Bestellung auf dem Laufenden halten, indem sie sie im Dashboard der Beschaffungssoftware verfolgen.

Ueber das Dashboard koennen Sie eine Aufzeichnung aller Bestellungen sehen, einschliesslich, was genau Sie gekauft haben, wie viel es kostet und wann jede Bestellung erwartet wird. Wenn Probleme auftreten, z. B. wenn Sie feststellen, dass Sie einen bestimmten Artikel unter oder ueberbestellt haben, koennen Sie sich an die Lieferanten wenden, um das Problem zu beheben, sobald Sie es sehen.

Schritt 5 - Annahme der Bestellung
Wenn die Bestellung in Ihrem Restaurant eintrifft, akzeptiert die Software diese automatisch, sodass Sie eine genaue Aufzeichnung Ihres Inventars haben. Wenn Sie feststellen, dass Fehler auftreten, z. B. fehlende oder beschaedigte Artikel, koennen Sie die Bestellung manuell anpassen, um die tatsaechliche Menge der empfangenen Inhaltsstoffe widerzuspiegeln. Dies hilft Ihnen, genaue Aufzeichnungen ueber den Inventar zu halten.

Schritt 6 - Synchronisieren mit Daten aus Ihren anderen Tools
Sie koennen die Daten aus Ihrem Inventar und POS-Systemen verwenden, um genauere Bestellungen zu erstellen. Die Beschaffungssoftware macht Vorschlaege darueber, welche Zutaten und wie viel Sie bestellen sollten, basierend auf den Betraegen, die Sie zur Hand haben und wie viel Sie regelmaessig verwenden.

Schritt Sieben - Ueberpruefen Sie Historische Datensaetze
Der letzte Schritt ist, ein Auge auf Ihre Bestellung Datensaetze zu halten. Dadurch koennen Sie Ausgaben nachverfolgen, damit Sie effektiver budgetieren koennen. Sie koennen auch erkennen, wann Sie moeglicherweise zu viel Geld ausgeben und diese Informationen verwenden, um Bestellungen anzupassen oder nach neuen Lieferanten zu suchen.

Ihre Beschaffungssoftware kann auch Einblicke in Preisaenderungen geben, so dass Sie schnell sehen koennen, wie Artikel im Preis steigen (oder sinken) und entscheiden, welche Schritte Sie unternehmen moechten. Beispielsweise koennen Sie die Beschaffungssoftware verwenden, um nach einem neuen und guenstigeren Lieferanten zu suchen oder Ihre Menuepreise an die teureren Zutaten anzupassen.

Wie Sie profitieren von der

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Procurement Software Restaurants auf verschiedene Arten.

Restaurants haben mehrere Herausforderungen bei der Bestellung, da sie haeufig grosse Mengen verderblicher Waren kaufen. Die Tatsache, dass dieser Bestand schnell unbrauchbar wird, bedeutet, dass Restaurants einen Weg haben muessen, um sicherzustellen, dass sie genug von jeder Zutat bestellen, um die Nachfrage zu befriedigen, ohne zu viel zu bestellen.

Restaurants, die ueber Bestellung riskieren, dass die Artikel unbrauchbar werden. Dies kann in die oft schon knappe Gewinnmargen eindringen. Schaetzungen deuten darauf hin, dass die Vermeidung von Abfaellen die Kosten eines Restaurants um 2 bis 6 Prozent senken kann.

Auf der anderen Seite werden Restaurants, die nicht in der Lage sind, die Nachfrage zu befriedigen, weil sie kein Produkt mehr haben, weniger Abfall verursachen, aber eher ein schlechtes Kundenerlebnis bieten.

Hier sind einige spezifische Moeglichkeiten, wie Beschaffungssoftware Restaurants helfen kann.

Sparen Sie Zeit bei der Bestellung von
Restaurants oft mehrere Lieferanten. Eines der Probleme, die dadurch verursacht werden, ist, dass das Aufgeben von separaten Auftraegen fuer jeden Lieferanten zeitaufwendig sein kann. Die

Beschaffungssoftware vereinfacht den Bestellprozess auf verschiedene Arten. Restaurantbesitzer koennen sich mit jedem ihrer Lieferanten ueber die Software in Verbindung setzen, damit sie aktuelle Kataloge der verfuegbaren Zutaten sowie Informationen ueber die Produkte sehen koennen, die sie haeufig bestellen.

Manager koennen diese Informationen dann verwenden, um Bestellungen zu erstellen, die von mehreren Lieferanten gekauft werden, als ob es sich um eine einzelne Bestellung handelte, was letztendlich Zeit spart. Waehrend die Einkaeufe zusammen getaetigt werden, werden die Preissummen vom Verkaeufer aufgefuehrt, so dass Restaurantbesitzer eine genaue Vorstellung davon haben, wie viel sie mit jedem Lieferanten ausgeben.

Erstellen Sie Order Guides
Eine andere Moeglichkeit, Restaurants Zeit sparen koennen, ist durch Bestellfuehrer. Sobald ein Restaurant eine gute Vorstellung davon hat, wie viel von jeder Zutat es braucht, um die Nachfrage zu befriedigen, werden Bestellungen oft nicht viel von Woche zu Woche variieren. Aus diesem Grund enthaelt Beschaffungssoftware in der Regel die Moeglichkeit, Auftragsleitfaeden zu erstellen.

Restaurantbesitzer koennen diese Fuehrer speichern und in regelmaessigen Abstaenden abschicken. Indem sie diese Auftraege automatisch erledigen, hilft die Beschaffungssoftware, den Managern Zeit zu geben, sich auf andere Teile ihrer Arbeit zu konzentrieren.

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Optimale Lagerbestaende halten
Wir haben viel darueber geschrieben, wie wichtig es fuer Restaurants ist, ihr Inventar effektiv zu verwalten.

Wenn Restaurantbesitzer einen Kauf mit der Beschaffungssoftware erhalten, wird der Bestand automatisch aktualisiert. Dadurch wird sichergestellt, dass sie immer wissen, wie viel Vorrat sie haben. Es haelt Besitzer davon ab, zu viel zu bestellen, was zu verschwendeten Lebensmitteln oder Geld fuehren kann, oder zu wenig, was dazu fuehren kann, dass die Nachfrage nicht erfuellt werden kann.

Bestellvorschlaege machen
Eine weitere Moeglichkeit, die Beschaffungssoftware hilft, optimale Lagerbestandswerte zu halten, besteht darin, Daten zum Umsatz und zur Verwendung von Zutaten zu kombinieren. Mit diesen Daten macht die Software Vorschlaege darueber, wie viel von jedem Artikel Restaurants benoetigen.

Reduzieren Sie das Vertrauen auf einzelne Lieferanten
Waehrend Sie moeglicherweise bereits Lieferanten haben, mit denen Sie zufrieden sind, gibt es eine Menge verschiedener Unternehmen.

Die Beschaffungssoftware ermoeglicht es Restaurantbesitzern, nach neuen Lieferanten zu suchen und ihre Kataloge in das System zu importieren. Dies kann nuetzlich sein fuer Menuewechsel, um sich auf verspaetete Lieferungen vorzubereiten, oder einfach nur fuer das Wissen, dass Sie immer zusaetzliche Optionen haben, sollte etwas mit einem bestehenden Lieferanten schief gehen.

Behalten Sie den Ueberblick ueber Lebensmittelkosten
Restaurants muessen die Lebensmittelkosten auf einem nachhaltigen Niveau halten. Neben der Arbeit ist das Essen eine der groessten Ausgaben des Restaurants. Der Ueberblick ueber Preiserhoehungen ist eine Moeglichkeit, Ihre Lebensmittelkosten in Schach zu halten.

Beschaffungssoftware bietet Transparenz hier, indem Preisaenderungen im Laufe der Zeit fuer jeden Artikel, den Sie bestellen, verfolgt werden. Wenn Sie feststellen, dass eine entscheidende Zutat im Preis eine inakzeptable Menge gestiegen ist, koennen Sie nach einem Lieferanten zu einem vernuenftigeren Preis suchen.

Order Management
Gute Beschaffungssoftware ermoeglicht es Benutzern, alle Bestellungen ueber die App zu verfolgen. Indem der Status aller Auftraege im Dashboard angezeigt wird, erhalten Manager einen guten Ueberblick darueber, wann verschiedene Lieferungen ankommen sollen, und helfen bei der Planung fuer die kommende Woche.

Dies hat den zusaetzlichen Vorteil, dass es Managern leicht macht, den Ueberblick zu behalten, wie viel sie ausgeben. Sie koennen durch historische Transaktionen navigieren, um woechentliche Kosten zu sehen und Moeglichkeiten zur Senkung der Ausgaben hervorzuheben.

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Zu beachende Funktionen

Um sicherzustellen, dass die oben genannten Schritte alle funktionieren, gibt es mehrere Funktionen, die Sie sicherstellen sollten, dass Ihre Beschaffungssoftware verfuegt.

Cloudbasierte
Auswahl cloudbasierter Beschaffungssoftware stellt sicher, dass diese Aenderungen sofort bei allen anderen Benutzern beruecksichtigt werden, wenn Sie eine Bestellung taetigen oder die Inhaltsstoffwerte anpassen. Es ermoeglicht auch Integrationen mit anderen Tools und unterstuetzt Sie dabei, aktuelle Berichte zu erstellen.

Integriert mit anderen Tools
Procurement Software sollte gut mit Ihren anderen Tools, insbesondere mit Ihrer Inventarsoftware, funktionieren. Durch die Kombination der Daten aus diesen Systemen erhalten Sie einen besseren Ueberblick darueber, wie viel Vorrat Sie haben, wie schnell Sie es verwenden und wie viel Sie bestellen muessen.

Funktioniert auf vorhandenen mobilen Geraeten
Procurement Software, die auf mobilen Geraeten funktioniert, macht es einfach, Bestellungen unterwegs zu aktualisieren und zu erstellen. Anstatt einen Computer verwenden zu muessen, um Bestellungen anzunehmen, koennen Sie dies tun, sobald Sie es erhalten.

Durch die Arbeit an dem Smartphone, das Sie bereits besitzen, bedeutet dies, dass Sie keine zusaetzliche (teure) Hardware kaufen muessen, um Ihre Bestellungen zu verfolgen.

Abschliessend...Die

Beschaffungssoftware erleichtert die Bestellung von Lieferungen. Es ermoeglicht Restaurantbesitzer, alle ihre Vorraete ueber ein einziges Dashboard zu bestellen, was moeglicherweise Zeit spart. Es gibt ihnen auch eine hoehere Sichtbarkeit in Preisaenderungen und wie viel sie ausgeben, was zu Einsparungen bei Nahrungskosten fuehren kann.

Schliesslich kann die Beschaffungssoftware Teil des Gesamtprozesses der Bestandsverwaltung eines Restaurants sein und dabei helfen, Abfaelle zu reduzieren und gleichzeitig sicherzustellen, dass alle Artikel gelagert werden.



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