أنواع أوامر | 4 mins read

4 أنواع من أوامر الشراء ومتى تستخدم أوامر

4 types of purchase orders when to use them
جين هيون

By جين هيون

الشراء هي وثائق عمل أساسية لإدارة المخزون بشكل فعال. هناك أربعة أنواع من أوامر الشراء التي يجب أن تعرفها كل شركة.

يعتبر أمر الشراء جزءًا حيويًا من عملية طلب المخزون. و تحدد هذه الوثيقة بوضوح طلبات شراء المخزون المقدمة من المشتري إلى المورد.

وأوامر الشراء هي عقود ملزمة قانونا، مما يعني أن المقصود منها هو مساءلة كل من المنشأة والمورد. وإذا كان هناك أي خلاف بين الطرفين، فإن هذا الأثر الورقي يمكن أن يساعد على إزالة أي لبس.على

الرغم من أنه يبدو مستقيمًا نسبيًا وبسيطًا، إلا أن هذا النموذج سيحتوي على تفاصيل حيوية مثل تفاصيل المنتج والكميات والتعليمات الإضافية وسعر الخدمة/السلعة وشروط الدفع وأوقات التسليم.

عندما تهمل الشركات استخدام أوامر الشراء في عمليات طلب المخزون الخاصة بها، سيكون من الأصعب بكثير تسجيل النفقات وتعقبها أو الرجوع إلى بيانات الشراء التاريخية للرجوع إليها في المستقبل.

هناك أربعة أنواع مختلفة من أوامر الشراء التي يمكن للشركات استخدامها. في هذه المقالة، سنناقش كل نوع بمزيد من التفصيل ومتى نستخدمها.

أهمية أوامر

the importance of purchase orders 1593199092 5848

الشراء يعتبر أمر الشراء عملية عمل خلفية أساسية عند إجراء معاملات كبيرة تشمل طرفين. يعد الوضوح في نفقات الأعمال أمرًا حيويًا عند الالتزام بالموازنة وإنشاء تقارير مصروفات المخزون وتجنب أخطاء سلسلة التوريد.

فيما يلي خمسة أسباب رئيسية تجعل أوامر الشراء ضرورية.

1 -
تستخدم معلومات واضحة لمراجعي الحسابات أوامر الشراء للنظر في البيانات التاريخية للمعاملات. عندما تكون الشركة شفافة في إصدار أوامر الشراء ومعالجتها وتسجيلها، فإن ذلك يمنع التناقضات في المعلومات المالية ويسمح لمراجعي الحسابات بفهم الحالة المالية للشركة بوضوح.

2 - تتبع
نفقات الشركة يمكن تتبع بوضوح مع أوامر الشراء. معرفة ليس فقط كم تنفق، ولكن أيضا تفاصيل ما يتم شراؤها يعطي الشركات معلومات رئيسية عن طلب البيانات لتحسين هذه العملية في المستقبل. يمكن أن تظهر نظرة بسيطة على أوامر الشراء السابقة وإحصاءات المبيعات ما إذا كان من المرغوب فيه لشركة ما أن تشتري بكميات كبيرة بدلاً من الكميات الصغيرة.

3 - دقة الفواتير
الفاتورة هي في الأساس عكس أمر الشراء. هذا هو وثيقة صادرة من المورد إلى المشتري لطلب الدفع. ومع ذلك، لا يزال من الضروري استخدام أمر الشراء مع الفواتير، لأنه يوفر مزيدًا من الوضوح والمساءلة أثناء عملية المعاملة لكلا الطرفين.

4 - عمليات سلسة
عندما يكون لدى إدارات المالية والمخزون في الشركة إمكانية الوصول إلى أوامر الشراء، فإن ذلك يخلق عملية سلسة وشفافة لإعادة تخزين وتنفيذ الطلبات.

5 - العقود القانونية
أوامر الشراء توفر الحماية القانونية لكلا الطرفين. إذا كان مورد السلع/الخدمات لا يفي بالاتفاقيات المنصوص عليها في أمر الشراء (السعر، الكمية، تفاصيل الصنف، تاريخ التسليم)، يمكن استخدام هذا المستند كدليل على خرق العقد.

أنواع أوامر الشراء

types of purchase orders 1593199092 6566

عندما تقوم شركة بإنشاء أوامر شراء، من المهم إصدار النوع الصحيح. على الرغم من أن كل اختلاف مشابه تمامًا للباقي، إلا أن الاختلافات الصغيرة يمكن أن تؤثر على كفاءة عمليات المعاملات.

1 - أوامر الشراء القياسية (SPO)
أوامر الشراء القياسية هي أوامر الشراء الأكثر شيوعًا المستخدمة. هذه الوثائق هي أيضا أسهل لفهم لأنها الأكثر بساطة.

عند استخدام Spos-

  • طلب السلع أو الخدمات هو طلب لمرة واحدة.
  • تعرف تفاصيل الأمر (تاريخ التسليم، الكمية، الوصف، السعر).
  • كلا الطرفين ملزمين في اتفاق قانوني لتسديد المدفوعات وإرسال/استلام السلع/الخدمات.
يتم إنشاء هذا النوع من أمر الشراء وإصداره بشكل عام عندما تكون الحاجة إلى السلع/الخدمات غير منتظمة أو متكررة. و على سبيل المثال, فإن اللوازم الإدارية لل مكاتب التي تحتاج إلى إعادة تخزينها نادرا أو أحيانا تحتاج إلى مكتب لل خدمات العامة.

2 - أوامر الشراء المخططة (PPO)
إن PPO مشابهة إلى حد كبير لـ Spos باستثناء أنها محفوظة عندما يكون تاريخ التسليم غير معروف.

عند استخدام منظمات البرامج و البرامج-

  • من المتوقع الحصول على السلع/الخدمات في المستقبل.
  • و يقوم الموردون و المشترون بوضع اتفاق مؤقت لل طلبات الجارية.
  • هناك جدول تسليم محدد بشكل فضفاض، بناءً على الوقت الذي تتوقع فيه الشركة الوصول إلى نقطة إعادة الترتيب.
وسيتم في نهاية المطاف الانتهاء من تواريخ تسليم أمر الشراء المخطط لها ويمكن تعديلها. فعلى سبيل المثال، يمكن في بادئ الأمر كتابة 300 صنف بدون تاريخ تسليم محدد، وتعديله فيما بعد حتى يتم تسليم 100 صنف كل شهر من المورد.

3 - أوامر الشراء الشاملة (BPO)
هذا نوع آخر من أوامر الشراء يشبه المعيار، ولكن مرة أخرى مع معلومات أقل. وتستخدم BPO في المقام الأول عندما لا يزال توقيت وكمية البضائع غير مؤكد.

عند استخدام BPOS-

  • تعرف الشركة ما هي الخدمة/الجيدة المطلوبة، ولكن كمية الصنف وتوقيته غير معروفين.
  • تتوقع الشركة طلبها على الخدمات/السلع على مدى فترة محددة.
  • وقد اتفق المورد والمشتري على حدود الإنفاق وغيرها من الأحكام والشروط.
  • لضمان سعر أفضل ضمن الاتفاقية المضمونة التي تتطلب عمليات شراء متكررة.
سيفصل نموذج طلب الشراء الشامل الأصناف التي يشتريها النشاط التجاري بشروط تسليم محددة. ومع ذلك، لن يتم تحديد مزيد من التفاصيل حتى يصدر النشاط التجاري الإصدار. سيوافق المشتري والمورد على كمية قصوى ضمن إطار زمني محدد وعندما تنشأ الحاجة، يمكن للمشتري طلب أي كمية من الأصناف طالما أنها أقل من الكمية القصوى.

4 - أوامر شراء العقود (CPO)
أمر الشراء من جهة الاتصال (CPO) هو الأكثر تعقيدا من 4 أنواع من أوامر الشراء. وتعتبر هذه الاتفاقيات اتفاقيات شراء تستخدم لتحديد شرعية الشروط والأحكام للمعاملات المستقبلية.

عند استخدام CPOS-

  • هناك اتفاقية رسمية طويلة الأجل بين المورد والمشتري.
  • وضع شروط وأحكام ملزمة قانونا لجميع المعاملات في المستقبل.
  • وهي تستخدم كإطار شامل حيث يمكن في وقت لاحق إنشاء Spos.
  • وبدون تواريخ انتهاء الصلاحية، يتم استخدامها لتبسيط وحماية عملية الشراء بين الطرفين.
وتستخدم الشركات منظمات المجتمع المدني لإبرام عقد مع مورد عندما يعرفون أنهم يرغبون في القيام بأعمال تجارية معهم، ومع ذلك لم يتم بعد تنفيذ الصفقة الفعلية (شراء السلع/الخدمات).
وهو يحدد المعايير التي ستعمل من خلالها علاقة المعاملات في المستقبل - بما في ذلك Spos التي سيتم إجراؤها في نهاية المطاف. بشكل عام، يتم عمل منظمات المجتمع المدني ضمن إطار زمني محدد مع تاريخ انتهاء صلاحية، وهو عادة ما يكون سنة واحدة.