شراء مقابل. الفواتير أوامر | 3 mins read

طلب الشراء مقابل الفاتورة- لماذا تحتاج شركتك إلى كل من أوامر

purchase order vs invoice why your business needs both
جين هيون

By جين هيون

الشراء والفواتير معلومات مفصلة لتوجيه الموردين والمشترين خلال عمليات معاملاتهم. تعرّف على كيفية اختلاف هذه المستندات ولماذا يجب على الشركات الاستفادة من كليهما.

أوامر الشراء والفوترة الدقيقة تعطي أي شركة شفافية للبيانات لمتابعة الميزانيات بشكل فعال وفهم أين تذهب أموالهم.

يصبح تتبع النفقات بدون هذه المستندات شبه مستحيل، خاصة إذا كانت هناك العديد من مراحل استلام المخزون وتخزينه ومعالجته في سلسلة التوريد.

بالإضافة إلى ذلك، فإن وجود أوامر الشراء والفوترة كجزء من خطة تجديد المخزون يسمح للشركات بحل أي نزاعات أو تحديات تحدث أثناء المعاملة بسرعة و عملية تنفيذ النظام.ومن

الضروري وجود نظام واضح ورسمي للشراء لكي تتمتع الشركات القائمة على المخزونات بالثقة في عمليات سلسلة التوريد التي تقوم بها، مثل طلب الأسهم، والميزنة، وتنفيذ الطلبات بكفاءة.

تعريف أمر الشراء

مستند أمر الشراء هو ملف يتم تحويله من مشتري إلى بائع يشرح تفاصيل ترتيب البضائع المطلوبة، مثل النوع والكمية والسعر وشروط الشحن وطلبات التسليم الإضافية.

إنه في الأساس طلب منتج أو خدمة رسمي يعمل كعقد ملزم قانوناً. هذا هو لكل من المشتري (لتقديم طلب رسمي مع اتفاقات محددة) وكذلك البائع (لتنفيذ الطلب على النحو المطلوب والمتفق عليه).

بشكل عام، هناك أمر شراء خارجي وداخلي تم إرساله. يتم إرسال النموذج الخارجي إلى المورد، ويتم أيضًا إرسال نفس المستند داخليًا إلى قسم الحسابات في كلتا الشركتين لإجراء عمليات الموافقة على الفواتير المستقبلية.

تتضمن التفاصيل الرئيسية في أمر الشراء ما يلي-

  • تاريخ الإصدار
  • رقم أمر الشراء (رقم الشراء)
  • اسم وعنوان المشتري
  • اسم وعنوان المورد
  • السلعة/الخدمات وصف وتفاصيل
  • شروط المعاملة.

من يستفيد من أوامر الشراء؟

وبشكل أساسي، فإن أي نوع من المشترين يشتري خدمات أو سلع من مورد أو بائع أو بائع سيستفيد من إنشاء أمر شراء. وعلى وجه التحديد، عندما يتعلق الأمر بالشركات التي تتعامل مع المخزون كجزء من عملياتها ومبيعاتها، فإن أوامر الشراء ضرورية للحفاظ على سير العمليات بسلاسة.

عندما تتحول الشركات وتنمو، سوف تتغير أيضا تفضيلات وطلبات الشراء. يمكن إجراء أمر الشراء ليعكس تغييرات الطلب هذه لكلا الطرفين والتأكد من وجود مسار ورقي موثوق به لتقليل أخطاء المخزون إلى أدنى حد.

لتجنب الارتباك والأخطاء والنزاعات المحتملة، أوامر الشراء مفيدة للغاية لأي نوع من الأعمال التي تشكل علاقات مع الموردين كجزء من عملياتهم.

تعريف

invoice definition 1593201222 8577

الفاتورة مقابل أمر شراء، الفاتورة هي مستند يتم تحويله من البائع إلى المشتري. هذا بمثابة ملخص للخدمات أو السلع التي تم شراؤها، أو تم الاتفاق على شراؤها في المستقبل.

يتم إرسال الفواتير إما بعد استلام أمر الشراء والدفع، أو يمكن إرسالها بعد استيفاء الخدمات/السلع كطلب للدفع. في بعض الأحيان يمكن أيضا تسوية الدفعة جزئيا قبل إصدار الفاتورة، مع دفع المبلغ المتبقي بعد إرسالها.

وعلى غرار أمر الشراء، فإن الفاتورة هي وثيقة ملزمة قانونا تعبر عن ما هو مستحق (أو تم دفعه) للبائع.

تتضمن التفاصيل الرئيسية في الفاتورة ما يلي-

  • تاريخ الإصدار
  • رقم الفاتورة
  • اسم البائع و عنوانه اسم
  • المشتري و عنوانه
  • رقم أمر الشراء (إذا صدر)
  • الخصومات
  • السعر/الضرائب
  • (إذا كان ذلك مناسبا)
  • المبلغ الإجمالي المستحق و/أو المستحق
  • الشروط و شروط المعاملة
  • الحساب المستحق الدفع
  • تاريخ الدفع
طلب

من يستفيد من الفواتير؟

الفواتير إلزامية لجميع الشركات التي تقدم خدمات أو سلع وتتوقع أو تلقت مدفوعات. يعد وجود سجلات واضحة للمبيعات والمدفوعات أمرًا مهمًا للشركات لفحص أي اختلافات في الدفع، وميزانية المخزون، ومراعاة عادات الإنفاق.

وبهذه الطريقة، تستفيد جميع الشركات من المشاركة في الفواتير. بالإضافة إلى ذلك، سيتمكن المشترون من استخدام الفاتورة كوسيلة لتتبع نفقاتهم، واستخدامها كدليل على الشراء، وتسوية أي مبالغ مستردة أو تبادلات لمشترياتهم.

طلب الشراء مقابل الفاتورة- أوجه التشابه والاختلاف

عند تقييم وقت استخدام كل مستند وكيفية تناسبها مع العمليات الفريدة للشركة، من المهم فهم أوجه التشابه والاختلاف بين الفواتير وأوامر الشراء.

أمر الشراء مقابل أوجه التشابه بين الفواتير

  • كلاهما وثائق الاتصالات التجارية حول المشتريات.
  • كلاهما يعطي المعلومات اللازمة لتحسين الإنفاق.
  • وهي توفر الشفافية في عملية الشراء وكلاهما تستخدم من قبل الإدارات المحاسبية كسجلات.
  • التفاصيل المضمنة في كليهما هي تفاصيل الطلب ومعلومات البائع وتفاصيل الشحن والكمية والسعر وشروط الدفع.
  • أوامر الشراء والفواتير على حد سواء ملزمة قانونا.

أوامر الشراء مقابل فروق الفواتير
  • يتم إرسال أوامر الشراء من المشتري إلى المورد، في حين أن الفاتورة هي عكس ذلك.
  • يتعلق أمر الشراء بالنية للشراء، بينما تشير الفاتورة إلى إجراء عملية شراء.
  • عادة ما تكون أوامر الشراء واحدة من أول المستندات المرسلة أثناء العملية، في حين أن الفواتير غالباً ما تكون آخر المستندات المرسلة في عملية الشراء لطلب الدفع.
  • أوامر الشراء تمنع الإفراط في تخزين المخزون. من ناحية أخرى، تمنع الفواتير المدفوعات الزائدة والمدفوعات المكررة.
  • تساعد أوامر الشراء في تتبع المخزون، بينما تساعد الفواتير في بيانات الإنفاق والضرائب.

خلاصة القول- تحتاج الشركات إلى

the bottom line companies need both 1593201222 8785

كل من أوامر الشراء والفواتير يجب أن تستخدم للحفاظ على الوضوح في عملية شراء المخزون وبيع السلع مع إنشاء عمليات تجارية فعالة. على الرغم من أن الشركات الصغيرة قد تنظر إلى هذه العملية كمهمة إضافية، إلا أنها تستحق الوقت لتقليل أخطاء المورد والإنفاق المكرر.

وعندما تستخدم الشركات برمجيات طلب المخزون للمساعدة في استراتيجيات التجديد، يمكنها أيضاً وضع هذه المستندات الملزمة قانوناً رقمياً. وبما أن هذه الأنظمة يمكن برمجتها لإعادة تخزين بعض المنتجات تلقائيًا عندما تبدأ في الاستنزاف، يمكنها أيضًا إرسال أوامر الشراء المناسبة تلقائيًا إلى العمليات الداخلية والخارجية.

وفي نهاية المطاف، فإن التركيز على استخدام أوامر الشراء والفوترة يسمح للشركات بالحفاظ على علاقات سليمة في سلسلة التوريد وتعزيز إدارة المخزون بما يؤدي إلى نجاح أكبر في الأعمال.