الجرد | 3 mins read

إدارة أمر المخزون ومراقبة المخزون- ما يجب معرفته

inventory order management and stock control what to know
جين هيون

By جين هيون

من المنتجات المفرطة إلى مواسم الذروة، يمكن أن تكون إدارة أمر المخزون بمثابة عمل موازنة. اكتشف كيفية توليد كفاءة حقيقية للأعمال.

وراء الأبواب المغلقة للأعمال التجارية، وإدارة المخزون هو ما يحافظ على تحول العجلات. يلخص هذا النظام المهم للغاية الخطوات الحاسمة في سلسلة التوريد حيث يتم تتبع كميات المخزون داخل وخارج مستودع الشركة أو مساحة التخزين.

والغرض من هذا النظام الإداري هو تتبع مواقع المخزون وكمياته في جميع الأوقات للحد من مخاطر المخزون في غير محله أو فقدان المخزون، والإفراط في التخزين، وحتى الشحن غير الصحيح. مع وجود تقارير دقيقة عن مستوى المخزون، يمكن للشركات ضمان تجديدها للحفاظ على مستويات المخزون الفعالة.

من خلال تنفيذ إجراءات إدارة المخزون والطلب المعلقة، يمكن للشركات تحقيق أقصى قدر من الأرباح، وتقليل الهدر، والتمتع بثروة من الفوائد مثل زيادة الإنتاجية والمبيعات والولاء للمستهلك.

يمكن أن يشكل الحفاظ على هذا الخط الرفيع من إعادة ترتيب المخزون الأمثل تحديًا كبيرًا للشركات، خاصة خلال مواسم الذروة. ومع ذلك، يمكن أن تكون الإرشادات التالية بشأن مراقبة المخزون الموصى بها وتواتر الطلب مكانًا رائعًا للبدء للعديد من أصحاب الأعمال.

إجراءات مراقبة

stock control procedures 1593213251 7030

المخزون الإفراط في التخزين و understocking تأتي مع مزاياها وعيوبها الخاصة. لذا، كم من الأسهم يجب أن تبقى الشركة في متناول اليد في جميع الأوقات؟ كل شيء من حجم الأعمال ومنتجاتها، إلى مساحة التخزين المتاحة ومهل المهلة يمكن أن يؤثر على إجراءات مراقبة المخزون في الشركة.

في حين أن تخزين مستويات عالية من المخزون يمكن أن يكون وسيلة موثوقة للشركات التي تتحرك كميات كبيرة على أساس منتظم، في قطاع الصناعة حيث الطلب على المنتجات يتذبذب بانتظام، فمن الحكمة أولا النظر في العواقب قبل تحميل المستودع إلى أقصى سعة.

بالنسبة للشركات التي لديها مساحة إدارة المستودعات المتاحة بتكلفة منخفضة أو تبيع المنتجات التي تستغرق فترة أطول من الوقت لإعادة الطلب، فإن الإفراط في التخزين والطلب بكميات كبيرة يمكن أن تضمن عدم نفاد المنتجات الأساسية. بالإضافة إلى ذلك، قد تؤدي هذه الممارسة إلى خفض تكاليف الشراء لأن الشراء بالجملة يكون أرخص في كثير من الأحيان. ومع ذلك، من المهم أن نتذكر أن المزيد من الأسهم يؤدي إلى ارتفاع تكاليف التخزين والتأمين. وهناك أيضا خطر إضافي من أن تصبح الأسهم عفا عليها الزمن أو إفساد قبل أن تصل إلى أي وقت مضى المستهلكين.

من ناحية أخرى، يمكن أن يكون طلب الحد الأدنى من الكمية اللازمة طريقة أكثر كفاءة ومرونة للشركات سريعة الحركة مع منتجات جديدة تتطور بشكل متكرر. وتضمن هذه الطريقة للشركات فقط الحصول على ما تحتاجه، عندما تحتاج إليه، مع انخفاض تكاليف التخزين وانخفاض مخاطر التلف. ومع ذلك، فإن نقص المخزون يأتي بنصيبه الخاص من العيوب، مثل زيادة خطر نقص المخزونات والاعتماد المفرط على كفاءة الموردين.

بالإضافة إلى مجرد استراتيجيات الإفراط في التخزين أو نقص التخزين، يمكن للشركات استخدام العديد من أساليب مراقبة المخزون لإنشاء نظام طلب سلس يلبي احتياجات المستهلكين. و تشمل بعض النصائح لإدارة المخزون ما يلي- (أ)

  • استعراضات منتظمة لل مخزون - ينبغي إجراء استعراضات متكررة و منتظمة لل مخزون لضمان الكفاءة و الدقة في مستويات المخزون. بعد إنتاج هذه المراجعات وتأكيدها، يمكن طلب المخزون للتأكد من إرجاع كل صنف إلى مستوى مثالي محدد سلفًا.
  • فقط في الوقت المناسب المخزون - على غرار التشغيل القديم على المأثور الفارغ، تعتمد تقنية الإدارة هذه على تسليم المخزون فقط عند الحاجة لإعادة البيع الفوري أو الاستخدام. هذه الاستراتيجية تعمل بشكل جيد فقط إذا كان الموردون قادرين على ملء الطلب بسرعة وبأقل قدر من الإشعار.
  • تحديد كمية الأمر الاقتصادي - ستستفيد معظم الشركات من إيجاد توازن بين الأسهم القليلة جدًا والكثير جدًا. مع إدارة المخزون وطلبات البرمجيات، يمكن للشركات الحفاظ على مخزونها في هذه المستويات المثلى.
  • أولا في، أولا - يستخدم هذا النظام الأكثر شيوعا للعناصر القابلة للتلف. وهو ينطوي على تحديد المنتجات بحلول تاريخ استلامها ونقلها من خلال ترتيب صارم للإنتاج. وكما يوحي الاسم، فإن الأصناف المستلمة أولاً ستكون لها الأولوية وسيتم بيعها أو استخدامها أولاً.
ومن شأن تطبيق واحد أو أكثر من هذه التقنيات مع العمليات التي تبسط نظام مراقبة المخزون أن يضمن نظاماً سلساً لإدارة المخزون.

كيفية تحديد تردد الترتيب الأمثل

how to determine an optimal ordering frequency 1593213251 1542

في حين يتم استخدام قدر معين من التخمين لتحديد ترددات الطلب للشركات الصغيرة، فإن سر تسمير هذا الجانب الحيوي من إدارة المخزون يأتي إلى الإبلاغ الدقيق.

بعد كل شيء، المعلومات هي القوة، وأفضل المعلومات لمساعدة الشركة على فهم كم مرة يجب الوفاء بها أوامر الأسهم تأتي من تقارير المبيعات التاريخية الخاصة بها. ويمكن أن تظهر مجموعات البيانات هذه مواسم الذروة الماضية، فضلا عن العناصر التي تباع أكثر وأقل.

وعند تقسيمها إلى قنواتها، تقدم تقارير المبيعات والأسهم هذه بيانات قيمة عن الأصناف التي تم بيعها ومتى توفر للشركات المزيد من الوضوح بشأن الطلب على المنتجات.
عند التحضير لمواسم الذروة، يجب على الشركات اتخاذ تدابير احترازية إضافية للتحضير للطلب المتزايد-

  • التأكد من أن مستويات المخزون المسجلة متسقة مع المخزون الفعلي من خلال إجراء عمليات جرد دورية منتظمة.
  • بالنسبة لأعمال التجارة الإلكترونية أو المتجر عبر الإنترنت، قم بجرد جميع لوازم الشحن، وضمان تخزينها بشكل كاف وجاهزة للاستخدام.
  • النظر في توظيف العمال الموسميين المؤقتين لحساب مستويات أعلى من حركة المرور القدم
  • الرجوع إلى تقارير المبيعات التاريخية لضمان كمية كافية من المخزون قد أمر لمواكبة الطلب
عند مواكبة جميع هذه المهام المحيطة بإدارة المخزون و التجديد، كل شيء يأتي إلى التكنولوجيا. يمكن للشركات استخدام برامج إعادة ترتيب المخزون التي يمكن أن تتكامل مع أنظمة إدارة المخزون ونقاط البيع القائمة على السحابة، للحفاظ على الكميات المثلى وتحديد نقطة إعادة الترتيب الأنسب.

و ستقوم برمجيات ترتيب و إدارة المخزون بإخطار المستخدمين تلقائيا عند استنفاد مستويات المخزون و يمكن برمجتها لإرسال أوامر الشراء إلى الموردين تلقائيا. وبمساعدة بيانات نقاط البيع، قد تكون إجراءات الطلب الآلي قادرة أيضًا على مراعاة متوسطات المبيعات التاريخية للحفاظ على مستويات مثالية مختلفة على مدار العام.