9 mins read

الدليل الكامل لأوامر الشراء وأنظمة

complete guide to purchase orders po systems
جين هيون

By جين هيون

الشراء أوامر الشراء ضرورية لعملية التجديد. واليوم، تستخدم العديد من الشركات أنظمة طلب مؤتمتة لإنشاء أوامر الشراء بسرعة وتتبع الإنفاق وإدارة المخزون بكفاءة.

في مرحلة ما، سيتعين على الشركة شراء منتجات أو خدمات من شركة أخرى. يمكن أن يكون هذا أي شيء من المواد الخام اللازمة للإنتاج، أو اللوازم للعمل المكتبي، أو الخدمات اللازمة لإدارة الأعمال. عادة ما تبدأ العديد من الشركات الصغيرة باتفاقات شفهية لإجراء هذه المعاملات. ولكن في مرحلة ما، ستطلب الشركات المزيد من الوثائق الرسمية في شكل أوامر شراء.

أمر الشراء (PO) هو عقد ملزم قانونا أو وثيقة مرسلة من قبل مؤسسة تجارية لشراء المنتجات والخدمات من بائع أو مورد. من منظور مالي، يسمح استخدام مستندات أمر الشراء للشركات بتتبع الإنفاق والتحكم فيه. و على الجانب المتعلق بالمخزون من الأمور, تلعب نظم أوامر الشراء دورا حاسما في رصد تدفق السلع مثل المواد الخام و الإمدادات.

ما هي المعلومات التي يحملها أمر الشراء؟

يتضمن مستند أمر الشراء القياسي بشكل عام المعلومات التالية-

  • نوع الصنف (الأصناف) أو الخدمة (الخدمات) التي يتم شراؤها
  • كمية الأصناف المشتراة
  • سعر الوحدة والسعر الإجمالي للأصناف أو الخدمات المطلوبة
  • تاريخ التسليم والموقع
  • الشركة عنوان الفواتير
  • شروط الدفع (على سبيل المثال، عند التسليم، على أقساط)
يأتي كل أمر شراء مع رقم فريد لتتبع عملية الشراء طوال عملية الشراء. وسيؤدي ذلك دوراً حاسماً في العديد من الوظائف التجارية، بما في ذلك، على سبيل المثال لا الحصر-

  • إدارة سلسلة الإمداد
  • إدارة المصروفات
  • تتبع تكاليف معالجة أمر الشراء

4 أنواع أوامر الشراء

4 types of purchase orders 1593043655 4471

في حين أن الغرض من أمر الشراء لا يزال ثابتا، هناك 4 أنواع رئيسية من أوامر الشراء حسب المناسبة.

1 - أوامر الشراء القياسية
هذا هو النوع الأكثر استخداما من أوامر الشراء ويستخدم عندما يعرف المشتري (الشركة) كل التفاصيل المتعلقة بالشراء. يجب أن تكون الشركة قادرة على تحديد الصنف أو الخدمة التي يحتاجونها بالإضافة إلى الكمية والإطار الزمني للتسليم وشروط الدفع.

2 - أوامر الشراء المخططة
تستند أوامر الشراء هذه إلى تقديرات احتياجات الأعمال المستقبلية وتقدم مقدما. من أجل إنشاء أمر شراء مخطط له، يجب أن يكون المشتري واضحًا بشأن أي صنف أو خدمة يحتاجونها، والسعر، وشروط الدفع. ومع ذلك، تستند الكمية إلى رقم تقديري، والإطار الزمني للتسليم غير مؤكد.

3 - أوامر الشراء الشاملة
تستخدم أوامر الشراء هذه عندما تقدم الشركات طلبات متعددة في وقت واحد من أجل الحصول على سعر مخفض أو التفاوض عليه. يتم استخدام أوامر الشراء الشاملة بشكل شائع عند وضع أوامر مجمعة.

4 - أوامر الشراء التعاقدية
هذا هو الشكل الأكثر رسمية لأمر الشراء و يوفر الحماية القانونية القصوى لجميع الأطراف المعنية. في هذه الحالة، يوافق العمل والمورد على عقد، والذي يوضح تفاصيل شرط مدة الشراء قبل إنشاء أمر الشراء.

كيف يعمل أمر الشراء؟

الشركات المختلفة غالبا ما يكون لديها طرق مختلفة لمعالجة أوامر الشراء. على سبيل المثال، وفقا لتقرير من CAPS Resarch، يمكن أن تقع مسؤولية الموافقة على أوامر الشراء على فريق إدارة التوريد (84٪)، أو مالك الميزانية (54٪)، أو التمويل الإدارة (21 في المائة). نسبة صغيرة من الشركات (8%) لا تتحمل حتى سلسلة من المسؤولية عن الموافقات على أوامر الشراء.

ومع ذلك، تتبع معظم المؤسسات نفس دورة الحياة عند إنشاء أوامر الشراء وإدارتها.

1 - طلب الشراء
تتضمن مرحلة الطلب تحديد حاجة الأعمال التي يمكن تلبيتها عن طريق شراء سلع أو خدمات. وبالنسبة للشركات التي لديها إدارات مشتريات مخصصة، تتضمن هذه الخطوة عادة الحصول على عروض أسعار من موردين متعددين والتفاوض بشأن الأسعار.

2 - الموافقة
تتضمن الخطوة الثانية الموافقة على أمر الشراء. وكما ذكر سابقا، فإن هذه العملية تعتمد في نهاية المطاف على هيكل الشركة وأساليبها. وتبين الأبحاث التي أجرتها شركة كوبا أن طلبات الموافقة على أمر الشراء تتم الموافقة عليها عادة من قبل مديري الإدارات الفردية (34٪)، أو مدير (مدراء) مخصص (31٪)، أو مزيج من الاثنين (27٪).

3 - معالجة أمر الشراء
هذه المرحلة هي حيث يحدث الإنشاء الفعلي لأمر الشراء. اعتمادًا على اعتماد الشركة للتكنولوجيا، يمكن إنشاء نقاط البيع وإرسالها إلى الموردين يدويًا أو شبه يدويًا أو على أساس آلي بالكامل. تبدأ معظم الشركات الصغيرة يدويًا باستخدام نماذج أوامر الشراء الورقية. ومع ذلك، سرعان ما يصبح هذا غير فعال مع نمو الأعمال التجارية. وعلى النقيض من ذلك، يقوم برنامج الشراء الآلي بإنشاء نقاط البيع وإرسالها تلقائيًا إلى النظام الأساسي المفضل للمورد.

4 - الإقرار
في هذه المرحلة، يقر المورد باستلام طلبك من خلال الموافقة على شروط طلب الشراء الخاص بك. غير أن هناك ظروفا غير متوقعة لا تترك لل موردين خيار سوى طلب شروط جديدة. عند حدوث ذلك، يمكن تغيير أمر الشراء من خلال عملية أمر تغيير.

5 - أمر تغيير أمر الشراء
يجوز لكل من المشتري أو المورد الشروع في عملية أمر تغيير. على جانب المورد، يمكن أن يحدث أمر تغيير بسبب التسعيرة غير الصحيحة، أو المخزونات، أو الأصناف الموقفة، أو الخلافات حول الأصناف في أمر الشراء. ومن ناحية أخرى، يطلب المشترون عادة أمر تغيير بسبب استخدام وحدة قياس غير صحيحة (UOM) في أمر الشراء.

أفضل الممارسات للتعامل مع أوامر الشراء

best practices for handling purchase orders 1593043655 6490

بينما تبدو عملية أمر الشراء بسيطة بما فيه الكفاية، يمكن أن تحدث أخطاء بشرية. لذلك، من المهم اتباع أفضل الممارسات لإدارة أمر الشراء.

  • الاستثمار في التكنولوجيا - اعتماد التكنولوجيا هو شيء الشركات من جميع الأحجام تكافح مع. وعلى مستوى المؤسسات، على سبيل المثال، لم يعتمد سوى ثلث قادة المشتريات تكنولوجيات حديثة مثل شبكات التعاون والتحليلات التنبؤية، وفقا لدراسة أجرتها شركة ديلويت. ومع ذلك، خطوات الطفل أفضل من التقاعس. فكر في الاستثمار في أفضل نظام لإدارة أوامر الشراء يمكنك تحمله.
  • النظام بالجملة - الشراء بكميات كبيرة هو تكتيك مجرب وثبت للاستفادة من وفورات الحجم. عندما يتم ذلك بشكل صحيح، فإنه يسمح للشركات لخفض التكلفة لكل وحدة من شرائها. ومع ذلك، فإن الصيد هو الاضطرار إلى إنفاق المزيد من المال مقدما. فكر في القيام بذلك فقط إذا كان عملك مستقر بما فيه الكفاية.
  • كن في الوقت المناسب - الوقت هو المال. جعل عادة معالجة وإرسال أوامر الشراء في الوقت المناسب. وكلما سرعان ما يحصل الموردون على أوامر الشراء الخاصة بك، كلما سرعان ما يمكنهم البدء في معالجة عملية الشراء. في ملاحظة منفصلة ولكن ذات صلة، تسمح أنظمة أوامر الشراء الآلية لفرق الشراء بتوفير الوقت من خلال التخلص من المهام الروتينية، مثل ملء النماذج يدويًا وإرسال أوامر الشراء عبر البريد الإلكتروني.
  • إشراك الموظفين - بدلاً من صومعة عملية الشراء في فريق واحد أو قسم واحد، فكر في إدخال نظام إدارة أوامر الشراء الذي يسمح للموظفين بإرسال طلبات شراء للوازم التي يحتاجونها في العمل. وبصرف النظر عن تمكينهم، فإن منح الفرق إمكانية الوصول إلى عملية الشراء يوفر لهم المزيد من المعلومات عن تدفق وتكلفة تشغيل الأعمال التجارية.

أخطاء إدارة أمر الشراء الشائعة في

كثير من الأحيان، من الأسهل معرفة ما لا يجب القيام به أكثر من ما يجب القيام به. كما أن هناك أفضل الممارسات عندما يتعلق الأمر بإدارة أمر الشراء، هناك أيضًا أخطاء شائعة تستحق أخذها في الاعتبار.

عدم مقارنة الموردين - نظرا لأن الأعمال التجارية تستخدم موردين معينين على نحو أكثر تواترا, فإن فريق المشتريات التابع لها سيعتمد على هذه الشركات بدافعة من الملاءمة. ولكن ما يحدث في كثير من الأحيان هو أن الفريق ينسى للتحقق من الصفقات التي قد يكون الموردين الآخرين. وقد يكون هذا خطأ مكلفا عندما تنطوي أوامر الشراء على مبالغ كبيرة من المال. تذكر دائمًا التحقق من الأسعار والأسعار والصفقات بين الموردين ومقارنتها.

تجاهل اقتراحات الموردين - من المرجح أن يعرف الموردون منتجاتهم بشكل أفضل مما تعرفه. لا تتجاهل أي نصيحة قد يقدمونها حول أشياء مثل التعامل مع الأموال وتخزينها وحتى توفير المال عند شراء منتجاتها.

عندما يتعلق الأمر بمقدمي الخدمات، من الجيد أن تستمع فرق الشراء إلى توصياتهم حول الخدمات التي تتناسب مع الاحتياجات الفورية للشركة. يمكنهم مقارنة هذا مع أبحاثهم الخاصة. خلاصة القول؟ لا يؤلم الاستماع إلى الموردين.

لا تتفاوض الأسعار - أسعار المورد نادرا ما إذا كان من أي وقت مضى, المنصوص عليها في الحجر. و حتى إذا ظل سعر المورد المذكور ثابتا, فإن عدم التفاوض يعني سرقة الشركة فرصة لتوفير المال. تذكر، المشترين والبائعين يريدون في نهاية المطاف نفس الشيء. كما يريد المشترون أن ينفقوا أقل قدر ممكن، يرغب الموردون أيضًا في توفير المال عن طريق الاحتفاظ بالعملاء. في الواقع، فإن زيادة معدلات الاحتفاظ بالعملاء بنسبة 5% فقط يمكن أن تزيد الأرباح بنسبة تصل إلى 95%.

ويمكن لوكلاء المشتريات إقناع الموردين بالتلاعب بالأسعار من خلال الإبلاغ عن رغبتهم في أن يكونوا عميلين على المدى الطويل.

عدم الدينامية - لكي تظل الشركات قادرة على المنافسة، يجب أن تتوقع ما يمكن أن تبدو عليه السوق في المستقبل القريب والبعيد. وقد يعني ذلك النظر إلى الموردين الناشئين الذين لديهم حلول مبتكرة أو الاستعداد لل اضطراب التكنولوجي التالي.

على سبيل المثال، وفقا لشركة Deloitte، يعتقد 33٪ من قادة المشتريات أن استراتيجيات الشراء الرقمية الخاصة بهم ستسمح لهم بتحقيق أهدافهم ودفع القيمة. بالنسبة لمتوسط الأعمال، وهذا يمثل فكرة عن اتجاه عمليات الشراء تسير.

عزل فرق الشراء - إنشاء فريق المشتريات هو شيء واحد، ولكن عزلها تماما عن بقية الشركة هو شيء آخر. الشراء هو جهد تعاوني يغطي العمل بأكمله - و أكثر من ذلك إذا كان الشراء ينطوي على إمدادات أو خدمات حيوية لل عمل الذي تقوم به فرق متعددة.و

يحتاج و كلاء المشتريات إلى إشراك المديرين أو الإدارات لفهم احتياجاتهم و معرفة كيفية و سبب استفادتهم من الأصناف أو الخدمات المطلوبة.

هل أوامر الشراء للشركات الكبيرة فقط؟

are purchase orders only for large businesses 1593043655 8480

ومع نمو أعمالك، سيريد الموردون والمتعاملون والبائعون في نهاية المطاف شيئًا رسميًا أكثر من المصافحة والترتيبات غير الرسمية. قد تبدو الاتفاقات غير المعلنة ملائمة في البداية، ولكن ماذا يحدث أثناء النزاع، أو مشكلة تتعلق بالدفع، أو الخلافات حول معايير الأداء والجودة؟

هذا هو المكان الذي تأتي فيه أوامر الشراء. فهي لا تنقل المعلومات إلى الموردين فحسب, بل تعمل أيضا كوثائق قانونية لكلا الطرفين. وأي نشاط تجاري، بغض النظر عن حجمه أو عدد مواقعه، سيحتاج في نهاية المطاف إلى نظام لتسجيل جميع أوامر الشراء السابقة والمستقبلية.

تظهر أنظمة أوامر الشراء الآلية

لأبحاث الإنقاذ من قبل CAPS أن 96% من الشركات تستخدم الآن برمجيات تخطيط موارد المؤسسة (ERP) لإنشاء أوامر شراء قياسية. وعلى النقيض من ذلك، لا تزال نسبة 17% فقط من الشركات تستخدم نظام أوامر الشراء اليدوي الورقي.

ولعل الأكثر إثارة للاهتمام هو أن ما يقرب من نصف (47٪) من الشركات التي تعتمد على برمجيات ERP تبلغ الآن عن استخدام أنظمة آلية لإنشاء نقاط البيع. فيما يلي بعض الأسباب التي تجعل هذه الشركات تسير على هذا الطريق.

تكاليف معالجة أقل لكل أمر شراء - كل دقيقة يقضيها الموظف في إنشاء أمر شراء يدويًا هي الوقت الذي يمكن أن يقضيه في مهام أكثر أهمية واستراتيجية. وكلما كان أمر الشراء أكثر تعقيدًا، كلما كان هناك حاجة إلى المزيد من الوقت والأشخاص لكتابة المستند ومراجعته وإرساله إلى الموردين.

ففي قطاع الهندسة و التشييد, على سبيل المثال, يبلغ متوسط تكلفة تجهيز أمر الشراء 226 1 دولارا. تعمل أنظمة أوامر الشراء الآلية على حل هذه المشكلة عن طريق القضاء على المهام الشاقة والمتكررة، مما يسمح لوكلاء المشتريات بالتركيز على الأعمال الأخرى.

مستويات أعلى من الإنتاجية - كما أن أنظمة أوامر الشراء اليدوية تؤدي إلى الهدر على طول سلسلة التوريد. خطر الخطأ البشري، من جهة، يمكن أن يعني قضاء المزيد من الوقت في تنظيف الفوضى مع أوامر التغيير، والتي، بدورها، يؤدي إلى إهدار الوقت والمال. يعمل البرنامج على إصلاح هذه المشكلة من خلال إدخال بيانات دقيقة وإرسال أوامر الشراء تلقائيًا إلى الموردين.

انخفاض خطر الغش - الاحتيال في المشتريات هو مشكلة تكلف الوكالات والمؤسسات الحكومية مئات الملايين من الدولارات كل عام. في المملكة المتحدة، فقدت دائرة الصحة الوطنية في البلاد أكثر من 300 مليون دولار في 2015 - 2016 بسبب الاحتيال في المشتريات والتعاقد.

أما بالنسبة للشركات، فإن خطر الاحتيال ينبع من نقاط الضعف في ضوابط الشراء، التي يمكن أن تستحدث مخططات لتسرب النقدية وإعداد الفواتير التي تتيح للأفراد عديمي الضمير سحب الأموال على مدى فترات طويلة من الزمن. يعمل نظام أمر الشراء الآمن على سد نقاط الضعف هذه من خلال تتبع النشاط المشبوه، مثل الزيادات المفاجئة في عمليات الشراء، أو أوامر الشراء التي تحتوي على أوصاف غامضة للأصناف، أو أوامر الشراء المكتوبة للبائعين الجدد مع القليل من المعلومات الأساسية أو بدون معلومات أساسية.

الرؤية الحبيبية - في حين أن أنظمة الشراء الورقية تترك مجموعة من النماذج والوثائق التي يمكن لفرق المشتريات اتباعها، فإن المرور عبر هذه الملفات سيستغرق وقتًا طبيعيًا. وهذا يعني أن الشركات التي لديها عمليات أوامر الشراء اليدوية غالباً ما يكون لها رؤية محدودة لإنفاق الشركة.



باستخدام أنظمة أوامر الشراء الآلية، يمكن لفرق الشراء الانتقال إلى مستوى البند في أوامر الشراء الخاصة بهم. وهذا يسمح للشركات للكشف عن الاتجاهات في الإنفاق وتخطيط الميزانيات بشكل أكثر كفاءة مع زيادة دقة عملية الشراء.