9 mins read

يمكن للدليل النهائي لخفض التكاليف في ممارسات خفض

the ultimate guide to cost reduction in business management
جين هيون

By جين هيون

التكاليف في إدارة الأعمال أن يوسع هوامش ربح الشركة ويتيح مجالاً للنمو المالي. هناك العديد من الجوانب التي يجب تحليلها في هذه العملية، مثل أجور العمالة وتكاليف المخزون.

و ربما يكون تحقيق أقصى قدر من الأرباح و تقليل التكاليف إلى أدنى حد من المبادئ المعترف بها على نطاق و اسع في ممارسة الأعمال التجارية. في الواقع، وفقاً لمسح التكلفة العالمي الذي أجرته شركة ديلويت 2019-2020، فإن خفض التكاليف هو ممارسة تجارية معيارية في جميع أنحاء العالم، حيث تخطط 71% من المنظمات للشروع في مبادرة خفض التكاليف على مدى الأشهر الأربعة والعشرين القادمة.

ومع ذلك، فإن هذا أسهل من القيام به. ووجدت الدراسة الاستقصائية نفسها أيضا أن معدلات الفشل في خفض التكاليف آخذة في الارتفاع. على الصعيد العالمي، لم تتمكن 81٪ من الشركات من تحقيق أهدافها لخفض التكاليف - بنسبة 18٪ عن عام 2017.

وباختصار، فإن خفض التكاليف هو عملية خفض النفقات التجارية غير الضرورية لزيادة الأرباح دون التأثير سلبًا على جودة المنتج والخدمة. والفكرة هي خفض التكاليف العامة أو تكلفة السلع المباعة. على سبيل المثال، يمكن للشركة الانتقال إلى معدات تصنيع أكثر كفاءة في استخدام الطاقة لتقليل فواتير الطاقة ونفايات الطاقة.

أنواع استراتيجيات خفض التكاليف

types of cost reduction strategies 1595472290 2986

عندما يقوم أصحاب الأعمال بتحليل طرق خفض التكاليف، قد يغلبهم التنوع الهائل في طرق تنفيذ هذه العملية. بيد أن معظم تدابير الاقتصاد في التكاليف تنحو إلى أن تندرج في نطاق الاستراتيجيات التالية.

1 -

أتمتة الأتمتة هو استخدام التكنولوجيا والبرمجيات لرصد ومراقبة جوانب معينة من العمليات التجارية، مثل إنتاج وتسليم المواد. في أبسط حالتها، وهذا ينطوي على المهام المتكررة التي يسهل تنفيذها. كما أنها واحدة من أسرع الطرق للحد من تكاليف الأعمال، مما يؤدي إلى وفورات تصل إلى 40٪ إلى 75٪.

2 -

تتضمن كفاءة الكفاءة إيجاد طرق لجعل العمليات والمعدات أكثر كفاءة، سواء كان ذلك عن طريق تقليل مقدار الوقت الذي يقضيه الناس في مهمة ما أو خفض استهلاك الطاقة للآلات اللازمة لصنع السلع. واحدة من الطرق الأكثر شعبية لتحسين كفاءة الأعمال التجارية هو اعتماد عمليات مستدامة. وفي الواقع، يلاحظ المنتدى الاقتصادي العالمي أن ممارسات سلسلة الإمداد المستدامة يمكن أن تخفض التكاليف بنسبة 9% إلى 16%.

3 - الإنتاجية

تحسين إنتاجية العمال هو المكان الذي يمكن أن تأتي فيه الأدوات و التكنولوجيا. على سبيل المثال، استخدام البرامج التي يمكن أن تؤدي مهام روتينية ومتكررة (على سبيل المثال، الرد على الأسئلة المتداولة للعملاء) يسمح للموظفين بالعمل على عمل أكثر استراتيجية وعالية المستوى. وهناك طريقة أخرى لتحسين إنتاجية العمال تتمثل في توفير فوائد مقنعة للحفاظ على دوافع الموظفين.

4 - الاستعانة بمصادر خارجية

عند القيام بذلك بشكل صحيح، يمكن أن تكون الاستعانة بمصادر خارجية حلاً فعالاً لتوفير التكاليف للشركات التي ترغب في التركيز على كفاءاتها الأساسية. على سبيل المثال، يمكن لشركة التصميم الرقمي تخصيص معظم مواردها لتوظيف مصممي الجرافيك المهرة. و يمكنها عندئذ الاستعانة بمصادر خارجية في المهام الإدارية, مثل المحاسبة و الموارد البشرية, إلى شركة متخصصة في هذه الخدمات.

5 - النفايات

تنطوي استراتيجية خفض التكاليف هذه على إزالة النفايات من العمليات و العمليات التجارية. ومن الطرق الأكثر شيوعا التي يمكن للشركات أن تقلل من النفايات تحسين سلسلة التوريد لديها. على سبيل المثال، في عام 2018، وجد مسح لأكثر من 2,000 مستشفى أمريكي أن الإنفاق غير الضروري على منتجات سلسلة التوريد والعمليات ذات الصلة وصل إلى 25.7 بليون دولار.

6 - مراقبة الجودة

لقط أسفل على قضايا الجودة يمكن القضاء على الصداع المرتبطة عوائد المنتج. فتجار التجزئة في التجارة الإلكترونية (الذين يميلون إلى أن يكون لديهم بالفعل هوامش رقيقة)، على سبيل المثال، يعرفون أن العائدات ليست مكلفة فحسب، ولكنها تشير أيضا إلى زبائن غير راضين. وفقًا لـ CNBC، يمثل متوسط عائد المنتج حوالي 30٪ من سعر الشراء. عوائد الملابس هي أقرب إلى 40٪.

7 - الموثوقية

أخيرا، وليس آخراً، هو ضمان أن أنظمة الشركة وعملياتها ومعداتها موثوقة وفي حالة العمل. على الرغم من أن هذا قد يعني أي عدد من الأشياء للشركات المختلفة، إلا أن المبدأ الأساسي هو نفسه- الحفاظ على سلامة الأنظمة الخاصة بك لتجنب الحلول باهظة الثمن.

تحديد فرص خفض التكاليف مع تحليل الإنفاق

يمثل تحليل الإنفاق (المعروف أيضا باسم تحليل خفض التكاليف) الخطوة الأولى لخفض تكاليف الأعمال - و على وجه التحديد تكاليف المشتريات. وعندما يتم ذلك بشكل صحيح، سيساعد التحليل في تحديد فرص خفض التكاليف وتوفير رؤى حول كيفية ضمان ترجمة هذه الفرص إلى دولارات تم توفيرها للشركة.

تحليل الإنفاق هو التقييم المنهجي للإنفاق التاريخي للشركة للحد من تكاليف الشراء، وتحسين الكفاءة، وتعزيز علاقات الموردين. انها واحدة من الأدوات الرئيسية التي يمكن لفرق المشتريات استخدامها للقيام بما يلي-

  • تحديد فرص الادخار
  • إدارة المخاطر
  • زيادة وضوح الإنفاق المؤسسي
  • ضمان الامتثال للعقود
  • تحسين كفاءة أنشطة الشراء

وفقا ل تقرير شركة AQPC يقارن الإنفاق على المشتريات بين المؤسسات مع 5 مليارات دولار في الإيرادات، الشركات التي لديها برامج تحليل الإنفاق وفرت 11 مليون دولار في تكاليف المشتريات مقارنة مع الشركات التي لا تشارك في تحليل الإنفاق.


هذا ليس مفاجئاً. و عندما يصبح الشراء و ظيفة أكثر استراتيجية لأي شركة, أصبح تحليل الإنفاق على المشتريات استراتيجية حاسمة لتحقيق و فورات قصيرة الأجل و طويلة الأجل في سلسلة التوريد. كتاب إدارة الإمدادات مباشرة إلى خط القاع من قبل Rudzki، Smock، Katzorke، وستيوارت يذهب إلى تفاصيل شركات التوفير المحتملة التي يمكن أن تولد من تحليل الإنفاق. على سبيل المثال، يمكن للشركات توفير ما يصل إلى 30% على تكاليف تكنولوجيا المعلومات، وتصل إلى 20% على تكاليف التعبئة والتغليف، والمواد والخدمات غير المباشرة، والمواد التسويقية والترويجية.

كما يسمح تحليل الإنفاق لأصحاب الأعمال والمديرين وفرق المشتريات بالإجابة على أسئلة مثل-

  • ما هي أغلى سلع الشركة وما هي الأصناف التي تمثل أفضل فرص خفض التكاليف؟
  • ما هي الموردين الأكثر قيمة للشركة؟
  • ما مقدار الإنفاق التجاري على الموردين المفضلين مقابل الموردين ذوي الأداء الضعيف؟
  • ما هي النسبة المئوية للإنفاق على المشتريات المرتبطة بالعقود الطويلة الأجل؟

4 خطوات لتنفيذ برنامج لخفض التكاليف يعد

4 steps for implementing a cost reduction program 1595472291 2839

تنفيذ برنامج لخفض التكاليف مهمة جادة و هناك طرق عديدة لل تعامل مع هذا الموضوع. وفيما يلي بعض المنهجيات الشاملة الموصى بها.

1 - تقييم إمكانية خفض التكاليف

تغطي هذه المرحلة عددًا من الخطوات الأصغر، بما في ذلك-

  • تحليل التكاليف -تتضمن هذه الخطوة تحليل بنية التكاليف في مؤسستك. ويشمل ذلك تحديد مختلف أنواع التكاليف والأنشطة المختلفة التي تدفع الإنفاق.
  • المقارنة - وهذا ينطوي على إجراء تحليل للعمليات التجارية في مؤسستك وتحديد المعايير. و تقارن المعايير الداخلية السمات داخل المنظمة, مثل استخدام الطاقة بين المرافق. تقارن المعايير الخارجية أداء الشركة مع غيرها من المنظمات المماثلة.
  • تقييم فرص خفض التكاليف - تشبه هذه الخطوة تحليل الإنفاق وتنطوي عادة على تنظيم فرص خفض التكاليف حسب الأهمية أو التطبيق العملي.

2 - تطوير برنامج خفض التكاليف

في هذه المرحلة، يمكن لأصحاب الأعمال، والمديرين، وأدارات/فرق المشتريات البدء في تطوير برنامج خفض التكاليف للشركة باتباع الخطوات التالية-

  • تطوير المبادرات -وهذا ينطوي على إجراء تحليل مفصل ل و ذلك عادة من خلال تحليلات البيانات الكمية أو المقابلات و الدراسات الاستقصائية لل بيانات النوعية.
  • تقدير الآثار - هذا هو المكان الذي تتنبأ فيه الشركة بآثار مبادراتها لخفض التكاليف.
  • اختبار - يتم إجراء مناقشات مع قيادة الشركة لتقييم فعالية المبادرات.
  • تحديد الأولويات - تصنف المبادرات حسب الأولوية/الأهمية.

3 - الاستعداد لل تنفيذ

بعد تحديد مبادرات الشركة لخفض التكاليف, تتمثل الخطوة التالية في وضع خطة مفصلة لكل مبادرة. ويشمل ذلك-

  • تحديد المقاولين - يجب على الشركة تحديد أي مقاولين جدد يلزم لخطتها لخفض التكاليف.
  • تحديد الأفراد الأساسيين - هؤلاء الأشخاص مسؤولون عن كل مرحلة من مراحل التنفيذ.
  • تخطيط تنفيذ برنامج خفض التكاليف - ينطوي ذلك على وضع خطة متكاملة لتنفيذ البرنامج.

4 - تنفيذ البرنامج

وأخيرا، يتم نشر برنامج خفض التكاليف من خلال التسلسل التالي من الأحداث-

  • تطوير نظام إدارة البرامج -وهذا ينطوي على إنشاء مكتب إدارة المشاريع، وخطة الاتصالات، ومراقبة المواعيد النهائية لتنفيذ برنامج تخفيض التكاليف.
  • تنفيذ البرنامج - يضمن مكتب إدارة المشروع تحقيق أهداف البرنامج وجدوله الزمني.
  • التحسين المستمر - وأخيرا، ينتقل برنامج خفض التكاليف إلى التحسينات المستمرة.

4 استراتيجيات خفض التكاليف المجربة و المجربة يمكن أن يكون

4 tried and proven cost reduction strategies 1595472291 2880

تنفيذ برنامج لخفض التكاليف شاقا. لحسن الحظ، هناك عدد من الإجراءات البسيطة نسبيا التي يمكن للشركات اتخاذها لخفض نفقاتها.

1 - تشجيع العمل عن بعد

من منظور إداري, من المنطقي تشجيع العمل عن بعد (المعروف أيضا باسم العمل عن بعد) كتدبير لخفض التكاليف. بالنسبة للمبتدئين، فإنه يلغي الحاجة إلى استئجار مكتب كبير وشراء معدات مكتبية جديدة. هذه الأشياء، بدورها، تقلل من تكلفة المرافق.

لكن فوائد العمل عن بعد تتجاوز توفير الدولارات. و وفقا لإحدى الدراسات, فإن العمال عن بعد هم أكثر إنتاجية من العاملين في المكاتب, و يأخذون فترات راحة أقل و يعملون بمعدل 16.8 في المتوسط أيام في السنة. العمال عن بعد هم أيضا أكثر سعادة، مع دراسة واحدة تشير إلى أنهم 22٪ أكثر عرضة للإبلاغ عن كونها سعيدة من العمال الذين يعملون من مكتب.

2 - بناء علاقات قوية مع الموردين

إذا كان هناك مكان واحد يمكن للشركات الصغيرة النظر إليه لتوفير المال، فهو عقودها مع الموردين. وكثيراً ما تفرط الشركات في الإنفاق على المواد الخام بسبب ضعف العلاقات داخل سلسلة التوريد. وفي أحيان أخرى، سيأخذون أول اقتباس يتلقونه دون القيام بأي محاولة للتفاوض على الأسعار.

يجب على أي شركة صغيرة العمل على بناء علاقات طويلة الأجل مع بائعيها. وهذا ليس فقط يجعل من السهل التفاوض على أفضل الأسعار الممكنة، ولكن أيضا يجعل المورد تشارك في تحديد أفضل طريقة لاستخدام منتجاتها وخدماتها في الشركة.

3 - مراقبة تكاليف سفر

الأعمال سفر الأعمال هي نفقات أخرى يمكن أن تتسبب في ارتفاع تكاليف التشغيل. ووفقا لتقرير سفر رجال الاعمال الصادر عن موتس، حدثت زيادة مطردة فى تكاليف سفر رجال الاعمال خلال السنوات القليلة الماضية. في الواقع، كان متوسط رحلة العمل في عام 2019 يكلف 1,293دولار، مع السكن والوجبات والنقل البري يمثل 66% من كل رحلة.

وتتمثل إحدى طرق التحكم في تكاليف سفر الأعمال في تنظيف سياسة السفر الخاصة بالشركة وتوضيح المبادئ التوجيهية لتشجيع الامتثال.

4 - الاستثمار في التكنولوجيا الصحيحة

كما ذكر سابقا، فإن الحلول التقنية المناسبة يمكن أن تجعل العمليات والعمليات التجارية أكثر كفاءة. بالنسبة للشركات الصغيرة، من المهم التفكير مليًا في الحلول التي تحقق أفضل عائد على الاستثمار. وتعني التكلفة الأولية العالية للمنتجات التكنولوجية أن الشركات يجب أن تفكر على المدى الطويل لاسترداد استثماراتها.

تأثير إدارة المخزون على التكلفة

أحد جوانب تحليل الإنفاق التي ينبغي التشديد عليها هو إدارة المخزون و الشراء. يمكن أن تشكل إدارة أحجام المخزون تحديًا لأنها عبارة عن رافعة تشغيل للتوريد وأصول مالية في الميزانية العمومية.

فمن ناحية، والحد من المخزون يعني وجود عدد أقل من البنود يجلس على الرفوف. وهذا، بدوره، يعني وجود تدفق نقدي أفضل للأعمال من خلال خفض تكاليف المناولة والاحتفاظ بها. ومع ذلك، فإن عدم كفاية المخزون يمكن أن يؤدي أيضا إلى أوامر غير مستوفاة، مما يزيد من خطر فقدان العملاء للمنافسين.

والمفتاح هو تحقيق توازن دقيق بين وجود ما يكفي من المخزون والتنبؤ بطلب العملاء على مدار السنة. وكلما كانت ممارسات طلب المخزون أفضل، كلما زادت الأموال التي ستوفّرها.

نصائح لزيادة توفير

tips for increasing procurement savings 1595472291 2189

المشتريات الأمثل يوفر وسيلة للشركات لإدارة مخزوناتها بشكل أفضل. فيما يلي بعض النصائح العامة لتوليد المدخرات في هذا المجال-

  • تجنب إنفاق مافريك - المعروف أيضًا باسم الإنفاق المارقة، يمثل الإنفاق المارقة مشكلة شائعة في الشركات التي ليس لديها عملية شراء مركزية. انتقل إلى سجل الإنفاق الخاص بك للعثور على أدلة على الإنفاق غير المنضبط، ثم إعادة توجيه هذه المشتريات إلى الموردين المفضلين.
  • مراجعة عمليات استبدال الأسهم - من السهل الوقوع في عادة استبدال المخزون كجزء من روتينك. ومع ذلك، يمكن أن يؤدي ذلك إلى الإنفاق الإسراف عندما يصبح الاستبدال غير ضروري. وهذا يتجنب مشاكل مثل طلب المواد الخام على مدار السنة لخط الإنتاج الذي هو فقط في الطلب خلال موسم معين.
  • حوسبة العمليات الروتينية - إجراء تدقيق للعمليات المتكررة والعثور على برامج لأتمتة تلك العمليات.
  • إجراء تدقيق المخاطر - يجب التخلص من المخاطر مثل الاعتماد على المورد في مهدها. إيلاء اهتمام وثيق للعقود ودائما على اطلاع الموردين الذين لا يقدمون فقط أسعار أفضل ولكن أيضا نوعية أفضل للمنتج.

ويمكن لبرمجيات طلب المخزون أن ترصد رقمياً تقلبات أسعار الموردين وعادات الإنفاق المتصلة بالمخزون للمساعدة في تحديد المزيد من السبل لتحقيق وفورات في المشتريات. تقوم هذه الأدوات بتخزين كتالوجات البائعين المحليين حتى تتمكن الشركات من التعرف بسرعة على الموردين الأكثر بأسعار معقولة في منطقتهم مع أتمتة عملية إصدار أوامر الشراء وتتبع شحنات المخزون الواردة.

وسيؤدي استخدام هذا البرنامج إلى تحقيق وفورات في التكاليف على المدى الطويل بسبب التشغيل الآلي للمهام، مثل تقديم طلبات المخزون المتكررة، وإعطاء المستخدمين سهولة الوصول إلى البيانات التفصيلية المتعلقة بالإنفاق على المشتريات.