managing inventory with a dedicated order management system

Last Updated On July 26, 2020 / Written By ميشيل جاكو

إدارة المخزون بنظام مخصص لإدارة الطلبات يتطلب

وضع استراتيجية لوجستية فعالة فهماً دقيقاً للهدف العام. يمكن إدارة هذا الأمر وأكثر من ذلك بكثير بسهولة من خلال نظام مركزي لإدارة الطلبات لدمج الإمدادات والمخزون والتعامل معها بسلاسة.

1 - يتطلب

وضع استراتيجية لوجستية فعالة فهماً دقيقاً للهدف العام، أي إدارة المخزون بكفاءة وإبقاء المستخدمين النهائيين راضين.

ولكن إدارة المخزون في مقهى أو مطعم تختلف قليلا عن غيرها من الشركات بسبب عوامل مثل معايير السلامة، ونضارة المواد المقدمة، وقصر مدة صلاحية المواد الخام.

وبعبارة أخرى، يجب أن تكون المطاعم سباقة للغاية في الاستعانة بمخزوناتها وصيانتها وإدارتها منذ الشراء الأولي حتى يتم طهي الطعام وتقديمه. وهذا يعني أنه يجب عليك التأكد من أن الموردين، ومرافق التخزين، وما إلى ذلك يعملون بموجب إرشادات سلامة الأغذية المطلوبة.

وعلى الرغم من القوانين الصارمة، فإن الحقيقة هي أن واحدا من كل عشرة أشخاص يصابون بمرض متعلق بالغذاء كل عام، من بينهم 420 ألف شخص يمرون.

يمكن إدارة هذا الأمر وأكثر من ذلك بكثير بسهولة من خلال نظام إدارة أوامر مركزي لدمج ومعالجة الإمدادات والفواتير وأية نقص في المخزون الكلي بسلاسة.

إدارة الطلبات بدون نظام في المكان

managing orders without a system in place 1574282002 7214

تتضمن دورة الطلب العديد من أصحاب المصلحة، الأمر الذي يمكن أن يجعل من الصعب جداً على المطاعم أن تقوم بمصدر وتخزين المواد الخام الطازجة يوماً بعد يوم.

و تشمل بعض التحديات الرئيسية

  • معالجة المتأخرات و الاحتفاظ بها و تحليلها
  • مجال محتمل لل خطأ البشري
  • المخزون في غير محله
  • يجري قيد
  • المدفوعات في الوقت المناسب لمختلف الموردين
  • المسائل اللوجستية
  • عملاء غير راضين
  • سمعة العلامة التجارية تذهب إلى أسفل
  • فقدان العملاء المخلصين

Online employee scheduling software that makes shift planning effortless.
Try it free for 14 days.

ما هو نظام إدارة الطلبات ولماذا هو حاسم بالنسبة للأعمال؟

باختصار، يوفر نظام إدارة الطلبات نظرة عامة على مخزونك أو مخزونك؛ كما يساعدك على تتبع ما يأتي، وما يتم استهلاكه، وما تبقى وراءه. تمنحك هذه المعلومات رؤى حول كيفية التعامل بكفاءة مع أموالك من خلال تسليط الضوء على الثغرات الموجودة في النظام الخاص بك والأماكن التي تخسر فيها المال.

على سبيل المثال، قد يمنح المخزون غير الخاضع للإشراف بعض الموظفين النفوذ الذي يحتاجونه لسرقة منك، وهناك أيضا فرص متزايدة لعدم ممارسة مؤسستك لمعايير الجودة.

بالإضافة إلى ذلك، بغض النظر عن قدرتك التشغيلية، تحتاج إلى الحصول على إمدادات مختلفة من موزع واحد أو بائعين متعددين. التعامل مع جميع هذه المعاملات يمكن أن يكون صعبا للغاية، وخاصة بالنسبة لمطعم مزدحم.

والشيء الجيد هو أن التطورات التكنولوجية ساعدت على خلق حلول فعالة للتعامل مع الموردين والمخزون مع فرص محدودة للخطأ.

ببساطة، نظام في وضع جيد يبسط عملية الطلب من خلال التعامل مع الموردين والفواتير بطريقة سلسة. و كميزة إضافية, يتم التحقق من جميع الموظفين للحد من السرقة المحتملة و تجنبها.

وبشكل عام، يضمن نظام إدارة الطلبات أن المخزون الخاص بك يكفي للحفاظ على الطلب المتوقع، كما أن فرص انتهاء صلاحية الطعام والإهدار تنخفض بشكل كبير.

تتبع وتسجيل المخزون مع نظام إدارة الطلبات

tracking and recording inventory with an order management system 1574282002 5350

لتحسين مراقبة المخزون، يمكنك تقسيمه إلى الخطوات التالية

  • تتبع وتسجيل المخزون بطريقة منظمة
  • وضع إرشادات لطلب مواد جديدة
  • التأكد من أن جميع الأصناف يتم استلامها في الوقت المحدد
  • تحديد وقت وضع طلبك التالي
  • تحليل الاتجاهات في طلب العملاء وبيانات المخزون السابقة، وإيجاد مجال للتحسين
في حين يمكن استخدام جداول البيانات لسرد وتتبع المشتريات العادية، والأسعار السابقة والمخزون الحالي في متناول اليد، وهذا ليس وهو الحل الأمثل. يمكن أن يكون تحديثًا يدويًا والحفاظ على أوراق مختلفة تستغرق وقتًا طويلاً، وهناك فرص أعلى للخطأ البشري.

من ناحية أخرى، نظام إدارة الطلبات الآلي له العديد من الفوائد ويمكن أن تلبي التحديات التالية
  • تتبع المشتريات التي تقوم بها مختلف الإدارات وليس فقط مدير المشتريات
  • توفير الشفافية الكاملة في سجلات المخزون
  • جعل بيانات المخزون يمكن الوصول إليها لجميع الموظفين والإدارات المعنية
  • يجب تحديث قوائم الجرد في نظام المبيعات الخاص بك للتأكد من وجود مخزون كاف في متناول اليد
دعونا الخوض في أبعد من ذلك ونرى كيف تعمل كل خطوة من خطوات عملية إدارة المخزون.


يحتاج مديرو مطعمالمخزون الوارد إلى التأكد من أن جميع الأصناف تتطابق مع الطلبات المقدمة عن طريق التحقق بعناية من كمية ونوعية المخزون القادم.

الفواتير الفواتير
الفواتير هي قوائم مفصلة لجميع المنتجات المسلمة مع الكميات والجودة والتكلفة لكل وحدة. يجب فحص هذه الطلبات مقابل أوامر الشراء لتجنب احتمال فقدان المنتجات التي تحتاجها أو استلام المنتجات التي لم تطلبها مطلقًا.

ومع ذلك، فإن الأمر ليس بسيطا كما يبدو؛ فالتعامل مع الفواتير يمكن أن يستغرق وقتا طويلا، ولذلك فمن المستحسن وضع سياسة مع الموردين تضمن أنهم سيتحملون المسؤولية عن أي مشاكل يتم تكبدها بعد الشراء.

ولزيادة تبسيط هذه العملية، ينبغي وضع نظام لإدارة الطلبات حيث يتم إدخال جميع الفواتير وحفظها بطريقة منظمة. وهذا سوف تمكنك من تتبع كل شيء، بما في ذلك أي تغييرات في تكلفة المواد الخام.

المخزون الصادر
هذا هو سجل لجميع الإمدادات التي يتم سحبها من المخزن أو المستودع وتحويلها إلى المطبخ حيث يتم استخدامها لإعداد عناصر القائمة المختلفة.

في حين يمكنك استخدام الرياضيات البسيطة لمعرفة كم لديك ومقدار ما تم استخدامه، هناك العديد من العوامل التي تحتاج إلى حساب عند حساب المخزون الصادر.

بالنسبة للأعمال التجارية الصغيرة للغاية، فهي واضحة للغاية. الحصول على ما تحتاجه وتسجيل ما تبقى. ولكن عندما يتعلق الأمر بالمؤسسات الأكبر، هناك احتمالات بأن مرفق التخزين ليس على مقربة أو أن إدارات متعددة تحتاج إلى الإمدادات.

مع وجود نظام مناسب، يمكن للشركات الكبيرة والصغيرة على حد سواء تبسيط هذه العملية ليس عليك ملاحظة أي شيء يدويًا أو الاعتماد على العاملين لديك للحفاظ على قوائم العناصر الصادرة.

عملية طلب الشراء
تحتاج المطاعم والفنادق وغيرها من الشركات القائمة على الأغذية إلى تحديد الإمدادات التي لا يتم إهدار أو سرقتها. تقييد الدخول إلى مرفق التخزين يفعل ذلك، وأي شخص يحتاج إلى عنصر لملء طلب مكتوب.

وتتمثل الميزة الرئيسية في أن المديرين يعرفون العدد الإجمالي للأصناف التي تشتريها كل إدارة وتكلفتها.

إدارة المخزون مع نظام محوسب مخصص الأنظمة

managing inventory with a dedicated computerized system 1574282002 8128

المحوسبة تسمح المطاعم بتتبع المخزون والتكاليف الحالية بسهولة.

في الواقع، يمكن دمج أنظمة الطلب مع نقطة البيع الطرفية لملء العمود للمخزون المتاح وأيضا إزالة العناصر تلقائيا من القائمة عند نفاد.

على سبيل المثال، تتطلب وجبة خمسة مكونات ويتم تقديمها للعميل التكامل مع نظام نقاط البيع إزالة المكونات الخاصة من المخزون الكلي.

في حين أن إدارة جداول البيانات وإجراء عدد المخزون يدويًا أمر ممكن للعديد من الشركات، إلا أنه يؤدي إلى زيادة فرص حدوث أخطاء أو أخطاء في الحسابات، إلا أن النظام الآلي الذي يحتوي على إدخالات دقيقة يمكن أن يقلل بشكل كبير من هذه المخاطر.

فيما يلي بعض فوائد نظام إدارة الطلبات

على مدار الساعة الوصول
مع ظهور التقنيات المستندة إلى السحابة، أصبحت الشركات الآن قادرة على الوصول إلى نظام إدارة الطلبات الخاصة بها من أي مكان وفي أي وقت.

أتمتة كاملة
مع المخزون الآلي، يتم تقليل اعتمادك على العمل اليدوي مما يحد أيضًا من مخاطر الأخطاء البشرية في معالجة الطلبات وإدارة الفواتير.

إدارة المخزون
يتم تسجيل جميع البنود الواردة, المستخدمة, التخلص منها وعاد في الوقت الحقيقي مما يعطي الشركات القائمة على الأغذية معلومات عن ما لديهم في المخزون ومتى ينبغي أن تضع طلبهم المقبل. والهدف العام هو أن يكون دائما المخزون في متناول اليد لتلبية طلب العملاء والحد من هدر الأغذية.

نظام مركزي
مع نظام مركزي، لا تتعرض أبداً لخطر انخفاض مستويات المخزون. وهذا يعني أيضا أن لديك دائما مخزون جديد في متناول اليد. بالإضافة إلى ذلك، فإنه يتتبع كل عنصر يستخدم في وجبة، مما يساعد في التنبؤ كم من ذلك ينبغي إعادة ترتيب.

ميزة أخرى هي أن مثل هذا النظام يسمح لك للتعامل مع جميع الموردين من لوحة واحدة كنت تعرف دائما كم الأسهم لديك وما تحتاج إلى طلب.

التمسك بمعايير السلامة
في الولايات المتحدة وحدها، يموت 3000 شخص بسبب الأمراض المنقولة بالأغذية، وهذا هو السبب في أن إدارة الأغذية والعقاقير وضعت معايير ومبادئ توجيهية صارمة يتعين على الشركات في صناعة الأغذية الالتزام بها.

سوء إدارة المخزون الخاص بك هو واحد من الأسباب الأكثر شيوعا للتلوث الغذاء. على سبيل المثال، إذا كنت تستخدم كتلة منتهية الصلاحية من الجبن لإعداد البيتزا، فمن المرجح أن تعطي عملائك التسمم الغذائي.

لذلك، من الضروري إدارة المخزون بكفاءة مع معرفة واضحة بالأصناف المنتهية الصلاحية وتلك التي تقترب من انتهاء صلاحيتها. يمكن لنظام إدارة الطلبات أن يتتبع تلقائيًا كل عنصر ومدة صلاحيته.

Online employee scheduling software that makes shift planning effortless.
Try it free for 14 days.

اختيار نظام إدارة العمليات الصحيح يمكن أن يتم

تضييق نظام إدارة الطلبات المناسب لشركتك من خلال طرح الأسئلة التالية

  • هل يتم التخلص من العمليات اليدوية تمامًا؟
  • هل يعمل النظام في مواقع متعددة؟
  • هل تتوفر تحليلات مفصلة للإشارة إلى المشاكل وتساعد أيضًا في التنبؤ بالمستقبل؟
  • هل يتم السماح بالتكامل من طرف ثالث في نظام إدارة الأوامر؟
  • هل نظام الإدارة قابل للتطوير أم سيكون عليك تغييره مع زيادة العمليات؟
  • هل يواصل مزودو الخدمة إضافة تحديثات وميزات جديدة لتعزيز قدراته؟

يجب استخدام العناصرالرئيسية في المخزون الخاص بك قبل انتهاء صلاحيتها؛ من الأهمية بمكان أن تكون جميع الأصناف التي يتم الحصول عليها على قدم المساواة مع الطلب وأن المخزون الخاص بك لا يتم تكزينه أو تخزينه بشكل مفرط.

وهذا هو السبب في أن نظام إدارة الطلبات المركزي يمكن أن يوفر لك الحافة التي تحتاج إليها لتشغيل عملياتك بسلاسة وكفاءة مع خفض التكاليف غير الضرورية التي تأتي مع مخزون منتهية الصلاحية.

باعتبارها واحدة من أفضل برامج إدارة المطاعم لطلب وتتبع المخزون، زيب ترتيب لديها عدد من الميزات التي تسمح لمديري المطاعم للتواصل مع الموردين، والحد من فرص الخطأ، وتتبع المخزون في المنزل، فضلا عن تاريخ الطلب، الخ.



You May Also Enjoy