how procurement software helps restaurants

Last Updated On July 26, 2020 / Written By ميشيل جاكو

كيف تساعد برمجيات المشتريات أصحاب

المطاعم في حاجة دائمة للتأكد من أن لديهم ما يكفي من المكونات لتلبية الطلب. ومع ذلك، قد يكون من الصعب وتستغرق وقتا طويلا إدارة الطلبات الواردة من موردين متعددين. يمكن أن تساعد برمجيات الشراء من خلال تبسيط العملية.

ما هو برنامج الشراء؟

برنامج الشراء هو برنامج يساعد الشركات على تنظيم عملية شراء اللوازم. وسيشمل البرنامج عادة الأدوات التي تجعل من السهل على الشركات تقديم الطلبات وتلقيها، والتواصل والتنسيق بين اتصالاتها مع مختلف الموردين، وتوفير سجلات لجميع الطلبات السابقة.

غالبًا ما يتكامل البرنامج مع الأدوات الأخرى التي تستخدمها الشركة، مثل إدارة المخزون أو أنظمة نقاط البيع، لتزويد الشركة بطريقة مبسطة لإدارة المخزون.

استخدام حل البرمجيات لرعاية المشتريات يمكن أن يكون تحسنا على القيام بذلك يدويا. ويرجع ذلك إلى أن برمجيات الشراء تعمل على تبسيط عملية الطلب، مما يوفر وقت المديرين أو أصحاب الأعمال التجارية وربما المال.

كيف يجب أن تتصل برامج المشتريات

how procurement software for restaurants works 1574794180 8781

للمطاعم Works المطاعم التي ترغب في استخدام برامج الشراء بمورديها من خلال البرنامج. وهذا يتيح لهم تقديم وإدارة الطلبات. هنا كيف يعمل.

الخطوة الأولى - استيراد كتالوجات الموردين
الخطوة الأولى لإعداد برنامج الشراء لأحد المطاعم هي استيراد كتالوجات منتجات الموردين. من خلال القيام بذلك مع جميع الموردين الذين تعمل معهم، ستتمكن من رؤية أحدث المعلومات في مكان واحد وإنشاء أوامر موحدة من مختلف الموردين.

يمكنك أيضًا استخدام الأداة لطلب معلومات المنتج من موردين جدد. قد يكون ذلك مفيدًا إذا كنت قلقًا بشأن الاعتماد على عدد قليل من الشركات أو إذا كنت ترغب في إضافة عنصر جديد إلى القائمة الخاصة بك ولكنه غير متوفر لدى الموردين الحاليين.

الخطوة الثانية - البحث عن المنتجات وإنشاء أمر
يمكنك بعد ذلك البحث في الكتالوجات من داخل برنامج الشراء عن المكونات المحددة التي يحتاجها مطعمك. أضف العناصر التي ترغب في شرائها إلى قائمة الطلبات الخاصة بك. سيقوم البرنامج بإنشاء أمر واحد مع إجمالي تشغيل لكل مورد، حتى تعرف بالضبط مقدار ما تم تعيينه لإنفاقه.

إذا كان من المحتمل أن تقوم بإجراء أمر بشكل متكرر، فيمكنك إنشاء أدلة طلب مخصصة لاستخدامها عندما تحتاج إلى إعادة تخزين. إذا لزم الأمر، يمكنك إعداد البرنامج حتى يرسل هذا الدليل في أوقات محددة مسبقًا.

الخطوة الثالثة - إرسال الطلب بمجرد أن
تكون سعيدًا بالطلب، قم بمراجعته واستخدم البرنامج لإرساله إلى الموردين. حتى إذا كنت تتعامل مع شركات متعددة، سيكون عليك فقط إنشاء أمر واحد. وسوف ترسل برمجيات الشراء تلقائيا إلى الشركات الفردية.

Online employee scheduling software that makes shift planning effortless.
Try it free for 14 days.

how procurement software for restaurants works 1574794180 2191

الخطوة الرابعة -
يمكن لمديري المطاعم الحفاظ على مستجدات الطلب عن طريق تعقبه من داخل لوحة معلومات برنامج الشراء.

من لوحة المعلومات، يمكنك رؤية سجل لجميع طلباتك، بما في ذلك ما اشتريته بالضبط، وكم تكلفته، وكذلك متى من المتوقع أن يصل كل طلب. إذا كانت هناك أي مشاكل، مثل إذا لاحظت أن لديك بند معين أو أكثر من طلب، يمكنك الاتصال بالموردين لإصلاح المشكلة بمجرد رؤيتها.

الخطوة الخامسة - قبول الطلب
عند وصول الطلب إلى مطعمك، سيقوم البرنامج بقبوله تلقائيًا حتى يكون لديك سجل دقيق للمخزون الخاص بك. إذا لاحظت وجود أخطاء، مثل العناصر المفقودة أو التالفة، يمكنك ضبط الترتيب يدويًا ليعكس المقدار الفعلي لكل مكون تم استلامه. يساعدك القيام بذلك على الاحتفاظ بسجلات دقيقة للمخزون.

الخطوة السادسة - المزامنة مع البيانات من أدواتك الأخرى
يمكنك استخدام البيانات من المخزون وأنظمة نقاط البيع لإنشاء أوامر أكثر دقة. سيقوم برنامج الشراء بتقديم اقتراحات حول المكونات والمبلغ الذي يجب عليك طلبه استنادًا إلى المبالغ التي لديك في متناول اليد ومقدار استخدامك بانتظام.

الخطوة السابعة - التحقق من السجلات التاريخية
الخطوة الأخيرة هي إبقاء العين على سجلات الطلب الخاصة بك. يمكنك القيام بذلك من تتبع النفقات حتى تتمكن من الميزانية بشكل أكثر فعالية. يمكنك أيضًا تحديد الوقت الذي قد يكون فيه الإنفاق الزائد واستخدام هذه المعلومات إما لتعديل الطلبات أو البحث عن موردين جدد.

قد يوفر برنامج الشراء الخاص بك أيضًا رؤى حول تغيرات الأسعار حتى تتمكن من رؤية كيفية زيادة المنتجات (أو تناقصها) في السعر وتحديد الخطوات التي يجب اتخاذها. على سبيل المثال، يمكنك استخدام برنامج الشراء للبحث عن مورد جديد وأرخص أو تعديل أسعار القائمة لتعكس المكونات الأكثر تكلفة.

برنامج كيف تستفيد من

how you benefit 1574794180 7367

المشتريات يعود بالفائدة على المطاعم بعدة طرق. تواجه

المطاعم العديد من التحديات في الطلب لأنها كثيرا ما تشتري كميات كبيرة من السلع القابلة للتلف. حقيقة أن هذا المخزون يصبح بسرعة غير صالحة للاستعمال يعني المطاعم تحتاج إلى وسيلة لضمان أنها تأمر ما يكفي من كل عنصر لتلبية الطلب دون طلب الكثير.

المطاعم التي أكثر من النظام تخاطر المواد تصبح غير صالحة للاستعمال. هذا يمكن أن تأكل في ما غالبا ما تكون هوامش الربح ضيقة بالفعل. وتشير التقديرات إلى أن منع النفايات يمكن أن يخفض تكاليف المطعم بنسبة تتراوح بين 2 و6 في المائة.

ومن ناحية أخرى، فإن المطاعم غير القادرة على تلبية الطلب بسبب نفاد المنتج سوف تخلق نفايات أقل ولكن من المرجح أن توفر تجربة زبائن سيئة.

فيما يلي بعض الطرق المحددة التي يمكن لبرامج الشراء أن تساعد المطاعم.

توفير الوقت عند طلب
المطاعم غالبا ما يكون العديد من الموردين. واحدة من المشاكل التي يسببها هذا هو أن وضع أوامر منفصلة لكل مورد يمكن أن يستغرق وقتا طويلا.

برنامج الشراء يبسط عملية الطلب بعدة طرق. يمكن لمالكي المطاعم التواصل مع كل من مورديها من خلال البرنامج حتى يتمكنوا من رؤية كتالوجات حديثة من المكونات المتاحة، جنبا إلى جنب مع المعلومات حول المنتجات التي يطلبونها في كثير من الأحيان.

ويمكن للمديرين بعد ذلك استخدام هذه المعلومات لإنشاء أوامر الشراء من موردين متعددين كما لو كان طلبية واحدة، مما يوفر الوقت في نهاية المطاف. في حين يتم إجراء عمليات الشراء معا، يتم سرد مجاميع التسعيرة من قبل البائع حتى أصحاب المطاعم لديهم فكرة دقيقة عن مقدار ما ينفقون مع كل مورد.

إنشاء أدلة طلب
طريقة أخرى يمكن للمطاعم توفير الوقت هي من خلال أدلة النظام. بمجرد أن يكون لدى المطعم فكرة جيدة عن مقدار كل عنصر يحتاجه لتلبية الطلب، لن تختلف الطلبات كثيرًا من أسبوع إلى آخر. وبسبب هذا، عادة ما تتضمن برامج الشراء القدرة على إنشاء أدلة أوامر.

يمكن لمالكي المطاعم حفظ هذه الأدلة وإرسالها على فترات منتظمة. من خلال العناية بهذه الطلبات تلقائيا، يساعد برنامج الشراء على توفير الوقت للمديرين للتركيز على أجزاء أخرى من وظائفهم.

how you benefit 1574794180 8973

الحفاظ على مستويات المخزون الأمثل
لقد كتبنا الكثير عن مدى أهمية إدارة المطاعم لمخزونها بفعالية.

عندما يتلقى مالكو المطاعم عملية شراء باستخدام برنامج الشراء، فإنه يقوم تلقائيًا بتحديث المخزون. وهذا يضمن أنهم يعرفون دائما كم الأسهم لديهم. فهو يمنع المالكين من طلب الكثير، مما قد يؤدي إلى إهدار الطعام أو المال، أو القليل جدا، مما قد يؤدي إلى عدم القدرة على تلبية الطلب.

جعل اقتراحات الطلبات
طريقة أخرى تساعد برامج الشراء على الحفاظ على مستويات المخزون المثلى من خلال الجمع بين البيانات المتعلقة بالمبيعات واستخدام المكونات. مع هذه البيانات، البرنامج يجعل اقتراحات حول كم من كل عنصر المطاعم تحتاج.

تقليل الاعتماد على الموردين الأفراد
في حين قد يكون لديك بالفعل الموردين كنت سعيدا مع، وهناك طن من الشركات المختلفة هناك.

تسمح برمجيات المشتريات لأصحاب المطاعم بالبحث عن موردين جدد واستيراد كتالوجات الخاصة بهم إلى النظام. يمكن أن يكون هذا مفيدًا لتغييرات القائمة، أو للتحضير للتسليم المتأخر، أو ببساطة لمعرفة أن لديك دائمًا خيارات إضافية إذا حدث خطأ ما مع مورد موجود.

تتبع تكاليف الغذاء
يجب على المطاعم الحفاظ على تكاليف الغذاء عند مستوى مستدام. جنبا إلى جنب مع العمل, الغذاء هو واحد من أكبر نفقات المطعم. تتبع الزيادات في الأسعار هو أحد الطرق للحفاظ على تكاليف الطعام الخاصة بك في الاختيار.

يوفر برنامج الشراء الرؤية هنا من خلال تتبع تغيرات الأسعار مع مرور الوقت لكل صنف تطلبه. إذا لاحظت أن عنصرا حاسما قد ارتفع في السعر مبلغ غير مقبول, يمكنك البحث عن مورد بسعر أكثر معقولية.

إدارة الطلبات
برنامج الشراء الجيد يتيح للمستخدمين تتبع جميع الطلبات التي يتم إجراؤها من خلال التطبيق. من خلال إظهار حالة جميع الطلبات في لوحة المعلومات، يمكن للمديرين الحصول على نظرة عامة جيدة عن متى يتم تعيين التسليم المختلفة للوصول، مما يساعد في التخطيط للأسبوع المقبل.

وهذا له فائدة إضافية تتمثل في جعل من السهل على المديرين تتبع كم ينفقون. يمكنهم التنقل في المعاملات التاريخية لمعرفة التكاليف الأسبوعية، وتسليط الضوء على فرص خفض النفقات.

Online employee scheduling software that makes shift planning effortless.
Try it free for 14 days.

ميزات للبحث عن

لضمان الخطوات المذكورة أعلاه كل عمل، هناك العديد من الميزات التي يجب عليك التأكد من برنامج الشراء الخاص بك.


يضمن برنامج الشراء المستندإلى السحابة اختيار المستند إلى مجموعة النظراء أنه كلما قمت بإجراء طلب أو ضبط مستويات المكونات، فإن هذه التغييرات تنعكس على الفور مع جميع المستخدمين الآخرين. كما أنه يتيح عمليات التكامل مع الأدوات الأخرى ويساعد على تزويدك بتقارير محدثة.

التكامل مع أدوات أخرى
برنامج الشراء يجب أن تعمل بشكل جيد مع الأدوات الأخرى الخاصة بك، وخاصة برنامج المخزون الخاص بك. من خلال الجمع بين البيانات من هذه الأنظمة، ستتمكن من الحصول على نظرة عامة أفضل على مقدار المخزون لديك، ومدى سرعة استخدامه، وكم تحتاج إلى طلب.

يعمل على برامج شراء الأجهزة المحمولة الموجودة
التي تعمل على الأجهزة المحمولة يجعل من السهل تحديث وإنشاء أوامر أثناء التنقل. بدلاً من الاضطرار إلى استخدام جهاز كمبيوتر لقبول الطلبات، يمكنك القيام بذلك بمجرد استلامها.

بالإضافة إلى ذلك، من خلال العمل على الهاتف الذكي الذي تملكه بالفعل، فهذا يعني أنك لن تضطر إلى شراء أي أجهزة إضافية (مكلفة) لتتبع طلباتك.

في الختام...

برمجيات المشتريات تجعل طلب الإمدادات أسهل. فإنه يتيح لأصحاب المطاعم طلب جميع الإمدادات الخاصة بهم من لوحة معلومات واحدة، مما قد يوفر الوقت. كما أنه يعطيهم رؤية أعلى لتغيرات الأسعار ومقدار إنفاقهم الذي يمكن أن يؤدي إلى وفورات في تكاليف الغذاء.

وأخيرًا، يمكن أن تكون برمجيات الشراء جزءًا من العملية الشاملة لإدارة المخزون في المطعم، مما يساعد على تقليل النفايات مع ضمان تخزين جميع الأصناف.



You May Also Enjoy