how effective order management can help improve your business

Last Updated On July 26, 2020 / Written By ميشيل جاكو

كيف يمكن لإدارة الطلبات الفعالة أن تساعد في تحسين إدارة

مخزون الأعمال لديك تأثير عميق على التدفق النقدي للمطعم وتلعب دورًا حيويًا في تقليل النفقات العامة وتحقيق أقصى قدر من الإيرادات. دعونا نحدد العوامل التي تؤثر على مخزون المطعم وكيف يمكن لبرامج الإدارة أن تساعد.

يؤثر دور إدارة المخزون في إدارة

مخزون المطاعم تأثيراً عميقاً على التدفق النقدي للمطعم ويلعب دوراً حاسماً في تقليل النفقات العامة وتعظيم الإيرادات. ويرجع ذلك إلى حد كبير إلى طبيعة المكونات الغذائية، والتي هي قابلة للتلف ولها مدة صلاحية محدودة.

لذلك بدون آلية إدارة المخزون الصحيحة، يصبح وضع الأوامر وإدارة الشراء تحديًا كبيرًا. تزداد الأمور تعقيدًا فقط، إذا كان النشاط التجاري يحتوي على سلاسل متعددة، حيث يتطلب ذلك إجراء عمليات فحص داخلية قبل وضع أوامر الشراء. وفي مثل هذه الحالات, يطلب من المدير أن يؤكد توافر الوحدات الأخرى قبل محاولة شرائها من موردين خارجيين.

والطريقة الوحيدة للتغلب على هذه التحديات بفعالية هي الاستفادة من التكنولوجيا المتاحة لتبسيط عملية إدارة الطلبات وتسريعها.

على الرغم من أنها قد تبدو عملية معقدة، إلا أنها يمكن إدارتها دون عناء من خلال الاستفادة من الأدوات والتقنيات المناسبة. ومع ذلك، هذا هو أسهل من القيام به لأن هناك العديد من العوامل التي لها تأثير قوي على المخزون مطعم.

وما لم يعالج الحل هذه العوامل، فإنه لا يمكن أن يؤدي إلى إدارة المخزون بكفاءة. ومع ذلك، مع حل قوي، لا ينبغي أن يكون الكثير من المتاعب للقيام بذلك. دعونا الآن تحديد العوامل المختلفة التي تؤثر على مخزون المطعم.

العوامل المؤثرة على قرارات إدارة المخزون

factors influencing inventory management decisions 1573861026 8600

قبل تخزين الرفوف الخاصة بهم، يجب على المطاعم تحديد العوامل الرئيسية التي تؤثر على قرارات الشراء الخاصة بهم. وهذا يمكّن صاحب المطعم أو المدير من تحديد متطلبات المطعم وتخطيط مشترياته وفقًا لذلك. وهذا ينطوي على الحفاظ على الرفوف مجهزة جيدا مع مكونات وصفات شعبية وأكثر من ذلك بكثير.

كما كنت قد استنتجت، إدارة النظام ينطوي على البحث عن مدخلات من مختلف الإدارات، مما يجعلها تستغرق وقتا طويلا وعرضة للأخطاء البشرية. لذلك، من أجل التخطيط للحل الصحيح، يجب على المرء قضاء بعض الوقت في تحديد العوامل الرئيسية التي تؤثر على إدارة المخزون.

فيما يلي بعض من أبرز العوامل التي تؤثر على إدارة الأوامر وقرارات الشراء.

مدة صلاحية المكونات الغذائية معظم مكونات
المطبخ مثل اللحوم والبقوليات والفواكه ومنتجات الألبان قابلة للتلف في الطبيعة، وبالتالي يجب على المطاعم الامتناع عن الإفراط في تخزينها. مع هذا الإجراء البسيط والسهل لتنفيذ، يمكن للمطاعم تقليل الهدر إلى حد كبير ومنع فقدان الإيرادات. كما أن بعض المكونات مثل اللحوم والعصائر تحتاج إلى تبريد وتخزينها بطريقة معينة، وهو ما تحدده الجهات المعنية. لذلك، فإن العمر الافتراضي لمكونات المطبخ له تأثير مباشر على إدارة النظام.

الطلب على المستهلك
كل مطعم لديه بعض الوصفات الناجحة جدا، والتي هي دائما في الطلب. لذلك، يجب على مطعم أو مدير الشراء معرفة عناصر القائمة هذه وتخزين المكونات الضرورية بشكل كاف.

هذا النوع من التصنيف يجعل من السهل التأكد من الطلب على بعض المكونات وتخزينها وفقا لذلك. في حين أن ذلك يمكن القيام به من خلال دراسة نمط الطلب، فإن المتاعب تزحف في مع وصفات ليست شعبية جدا.

تحديد كميات الطلب الصحيحة لعناصر القائمة غير الشائعة يمكن أن يكون ساحقا جدا. في الواقع، هذه هي منطقة المتاعب التي تحتاج إلى التركيز عليها.

الطبيعة الديناميكية للأعمال
بسبب الطبيعة الديناميكية لأعمال المطاعم، هناك حاجة ماسة إلى حل في الوقت الحقيقي يساعد على تتبع الاستهلاك عند حدوثه. ولا يمكن تحقيق ذلك إلا من خلال الاستفادة من التكنولوجيا والابتكار لإدارة العملية برمتها بطريقة خالية من المتاعب. لذلك، تحتاج المطاعم إلى التوقف عن الاعتماد على جداول البيانات القديمة، بغض النظر عن مدى تخصيصها والتحول إلى حل في الوقت الحقيقي.

Online employee scheduling software that makes shift planning effortless.
Try it free for 14 days.

factors influencing inventory management decisions 1573861026 1840

الاتصال بالموردين
بعد وقت قصير من تحديد الأصناف التي تحتاج إلى طلب، فإن الخطوة التالية هي البحث عن عروض الأسعار والعثور على المورد المناسب. و ينطوي ذلك على سلسلة من المكالمات المحمومة لل موردين المحليين الذين قد يمتلكون أو لا يملكون المواد اللازمة. حتى إذا فعلت ذلك، يحتاج مدير الشراء إلى التواصل مع كل مورد، وتدوين الملاحظات وتقييم العرض من خلال مقارنته مع البيانات التاريخية. إن

القيام بذلك أمر مرهق ويستغرق وقتًا طويلاً، لذا فإن أفضل طريقة لتقديم الطلبات هي من خلال الاستفادة من الحلول المبتكرة. تتيح لك هذه الابتكارات الاتصال بالموردين المناسبين ومقارنة الأسعار ووضع الطلبات بنقرة زر واحدة. إدارة الموردين ليست مهمة سهلة ليس إلا إذا كنت إطلاق العنان لقوة التكنولوجيا لنقل الأشياء بطريقة سلسة.

تحتاج المطاعم إلى إدارة أسعارها على الرغم من التقلبات المستمرة في الأسعار، والتي تعد واحدة من أكبر التحديات التي تواجهها هذه الصناعة. وعلى الرغم من أن معظم المطاعم تتغلب على هذه المسألة من خلال إبرام عقود طويلة الأجل، فإن معظمها يميل إلى أن يكون لديه أكثر من مورد واحد ونطاق سعري محدد سلفا. الآن، يمكنك البحث بسهولة عن أفضل عرض داخل شبكة الموردين الخاصة بك.


تواجه المطاعممتعددة المواقع التي لديها سلسلة من خمسة فروع أو أكثر تحديا إضافيا يتمثل في تحديد ما قد يكون متاحا بالفعل مع فروع أخرى، قبل تقديم أي طلبات جديدة. و ينطوي ذلك على الاتصال الداخلي و تبادل المعلومات بين الفروع التي يسهل التنقل منها.

نقص التقنيات العلمية
معظم المطاعم لا تدرك الحاجة إلى حساب القياس الدقيق للمكونات التي تدخل في كل وصفة. عادة، يتم طلب المكونات المطلوبة بعد استشارة الشيف، والتي قد لا تكون دائما دقيقة. وبما أن عدم الدقة هذا يمكن أن يسبب المزيد من التناقضات، فمن الأهمية بمكان الاستفادة من المزيد من التقنيات العلمية مثل اختبار الوصفات دفعة واحدة. تشير وصفات الدفعة إلى الكمية الدقيقة من المكونات التي تدخل في كل وصفة، مما يلغي التخمين.

أيضا، القيام بذلك يساعد المطاعم على تخطيط أسعارها بشكل أكثر فعالية. ونتيجة لذلك، يمكن للمطاعم بعد ذلك تسليم أصناف القائمة دون أن تفقد الإيرادات.

أساسيات نظام

essentials of an ideal order management system 1573861256 7901

إدارة الطلبات المثالي صناعة الأغذية والمطاعم هي واحدة من الصناعات الأكثر ديناميكية وتطلبا، الأمر الذي يتطلب تنفيذ مهام متعددة في وقت واحد. لذلك، فإن مفتاح إدارة المطعم بشكل فعال يدور حول قدرة الإدارة على تحديد أولويات المهام وتنفيذها على الفور. ولا يمكن تحقيق ذلك إلا من خلال نظام قوي لإدارة الشراء والطلبات. دعونا ننظر الآن في بعض الأساسيات الأساسية لنظام مثالي لإدارة الطلبات.

إدارة الوقت والموارد
مع عدم وجود عطلة نهاية الأسبوع، فإن إدارة موارد المطعم تنطوي على نوبات دورية وتسلسل المهام إلى الموارد المتاحة. لذلك، تشغيل مطعم ينطوي على تعدد المهام على جميع المستويات وذلك أيضا ضمن إطار زمني محدود.

وبسبب هذه الطبيعة الصعبة لصناعة الأغذية والمطاعم، فإن تقليل الوقت الذي يقضيه في المهام الشاقة مثل إدارة المخزون يمكن أن يساعد على تحقيق أقصى قدر من الإيرادات. لذلك يجب أن تساعد الأداة المستخدمة لإدارة المخزون على تقليل مقدار الوقت المستغرق لتقديم الطلبات وإجراء عمليات الشراء اللازمة.

مستوى عال من الدقة
تساعد آلية قوية لإدارة الطلبات في الاستخدام الفعال لموارد المطعم، وبالتالي يجب أن تظهر مستوى عالٍ من الدقة. بعد كل شيء، تلعب آلية إدارة أوامر الشراء الدقيقة والموثوقة دورًا حيويًا في زيادة الإيرادات وضمان رضا العملاء.

تساعد الآلية الصحيحة على منع الإفراط في التخزين ونقص التخزين، وكلاهما يمكن أن يثبت أنه ضار بالتدفقات النقدية للمطعم. في حين أن التخزين يعوق قدرة المطعم على تنفيذ الأوامر، فإن الإفراط في التخزين يؤدي إلى هدر.

يتيح العديد من المستخدمين التواصل
يتطلب إدارة النظام مطعم مدخلات من الشيف، مدير الشراء، مدير الأسهم الخ

لذلك، تتبع المخزون دون منصة مشتركة للجميع للتواصل، يمكن أن تجعل عملية مرهقة. طريقة سهلة للقضاء على هذا الاحتمال باستخدام أداة إدارة الأوامر التي تأتي مع محرك دردشة مدمج. لذا، فإن جميع الاتصالات التي تم إجراؤها داخل محرك الدردشة هذا ستكون متاحة بسهولة للرجوع إليها في المستقبل. ونتيجة لذلك، يمكن أن يساعد ذلك في حساب الاستهلاك وتقليل الخسائر الناجمة عن الهدر والسرقات الداخلية.

يمنع الإفراط في تخزين
تخزين يمكن أن تغرق مطعم في أي وقت من الأوقات عن طريق تقليص الإيرادات بسبب زيادة في الهدر. لذلك المفتاح هو تجنب الإفراط في التخزين عن طريق تتبع ما هو متاح على الرفوف.

ولذلك، فإن وجود آلية فعالة لإدارة الطلبات إما أن يزيل الهدر أو يقلل إلى أدنى حد ممكن. ولا يمكن ذلك إلا باستخدام أداة تتبع المخزون في الوقت الحقيقي التي يمكن الوصول إليها عن بعد. وهذا يجعل من السهل على موظفي المطعم لجعل إدخالات المواد الغذائية المستهلكة، دون مغادرة المطبخ.

منذ التطبيقات النقالة يمكن الوصول إليها من أي مكان تقريبا، فإنه يمكن تحديثها باستمرار. هذا، بدوره، يوفر قائمة المخزون الحالي على الرفوف، مما يساعد على منع الإفراط في التخزين.

حل أحادي المحطة
تعتبر أداة إدارة الطلبات التي تتجاوز مجرد تسجيل الأصناف المتاحة أمرًا بالغ الأهمية لإدارة المخزون بفعالية. و إلى جانب توفير البيانات الآنية المتعلقة بالمخزون المتاح, يجب أن تتيح الأداة أيضا الاتصال الداخلي وأن توفر الرؤى اللازمة. استخدام أدوات مختلفة لكل من هذه المهام يمكن أن يؤدي إلى الفوضى والارتباك.

لذلك، هناك حاجة إلى حل شامل يساعد على الوصول إلى البيانات في الوقت الحقيقي، ويتيح للموظفين التواصل داخليا، ويقدم أيضا التقارير والسجلات التاريخية.

كيف يمكن لإدارة أمر الشراء أن تساعد في تقليل تكاليف الأغذية إدارة أمر

how purchase order management can help reduce food costs 1573861026 4379

الشراء على تحقيق أقصى قدر من الإيرادات عن طريق تقليل النفقات العامة والتحكم في التكاليف بطريقة فعالة. و باستراتيجيات التسعيرية التنافسية التي تعتمدها المطاعم, لا يمكن تحقيق ذلك باستخدام الأساليب التقليدية التي تتسم بطابع غير منتظم و تستغرق و قتا طويلا.

يمكن لأداة إدارة الطلبات المتقدمة تقنيًا حل هذه المشكلة من خلال المساعدة في تقليل التكاليف. وفيما يلي بعض السمات الرئيسية التي يجب على أي مطعم البحث عنها، في آلية فعالة لإدارة الطلبات.

اكتشف الموردين المحليين للحصول على أفضل العروض
بغض النظر عن مدى خططك لعقود الموردين، ستكون هناك أوقات ينفد فيها المخزون. يؤدي هذا الموقف إلى حالة من الذعر وما لم يكن لديك أدوات إدارة الأمر الصحيح، قد يكون العثور على مورد محلي آخر مستهلكًا للوقت.

لتجنب مثل هذه المشكلات، يمكنك الاستفادة من تطبيقات إدارة الطلبات الشاملة التي تتيح لك تحديد موقع بائعين محليين آخرين. هذا يوفر الوقت ويمنعك من التسرع في صفقة سيئة خلال مثل هذه الحالات السلبية.

الوصول إلى ما يصل إلى تاريخ الأسعار
المطاعم يجب أن يكون الوصول إلى أحدث كتالوجات المورد المحدثة من أجل الحصول على أفضل صفقة. على الرغم من أن التسعيرة تعتمد إلى حد كبير على نوع التفاهم أو العقد الذي أبرمته مع الموردين، إلا أنه ستكون هناك استثناءات. لذلك من خلال الوصول إلى أحدث المعلومات، المطاعم أو مديري المشتريات يمكن توفير الوقت وأيضا اتخاذ القرارات الأكثر ربحية.

الحصول على معلومات أفضل
تساعد المراجع السابقة في اتخاذ قرارات سليمة متعلقة بالشراء وهي جزء لا يتجزأ من عملية إدارة الطلبات. نظرًا لأن معظم تطبيقات إدارة الطلبات تسمح للمطاعم بالوصول إلى البيانات التاريخية مثل التقارير أو تأكيدات الطلبات أو الإلغاء، فإنها تساعد في عملية صنع القرار.

لذا، إذا كنت تستخدم خدمات مورد جديد لشراء المكونات الموسمية، فأنت تعرف نطاق السعر الذي تحتاج إلى التمسك به. وهذا يمنع اتخاذ قرارات خاطئة ويساعد على التفاوض على صفقات أفضل.

من خلال منع الإفراط في تخزين المخزون، يمكن للمطعم أن يقلل إلى حد كبير من الهدر، مما يترجم إلى ارتفاع الإيرادات. ومع ذلك، يتطلب ذلك تقديم أوامر فورية، وإجراء عمليات شراء في الوقت المناسب، ووضع حدود معقولة للتخزين، وتدريب الموظفين على استخدام أداة إدارة الطلبات بفعالية. بما أن إدارة النظام تنطوي على العديد من المهام، فإن إدارتها باستخدام تطبيقات الهاتف المتحرك هي تغيير موضع ترحيب.

وبصرف النظر عن المساعدة في تحديد الثغرات مثل الهدر بسبب الإفراط في التخزين، فإنه يساعد أيضا على تبسيط العملية برمتها من خلال توفير منصة للموظفين للتواصل. مع بعض التدابير الأخرى المعمول بها، يمكن للمطعم تقليل النفقات العامة إلى حد كبير وتعظيم إيراداته.

Online employee scheduling software that makes shift planning effortless.
Try it free for 14 days.



You May Also Enjoy